La guía definitiva sobre los procesos de agencia: aprenda a implementar, documentar y optimizar los procesos de su agencia.

Dirigir una agencia requiere mucho trabajo. Desde las reuniones con los clientes y la gestión de proyectos hasta la ideación creativa y la ejecución de campañas, las numerosas tareas exigen dedicación, coordinación y un hábil trabajo en equipo. Aunque el éxito en estas tareas depende de muchos factores, pocos son más importantes que los procesos de la agencia.

Con un proceso sólido en la agencia, la eficiencia se convierte en la piedra angular de las operaciones de la agencia. Teniendo esto en cuenta, exploremos cómo su agencia puede implementar un nuevo proceso u optimizar uno existente con un único objetivo: alcanzar el máximo rendimiento.

¿Qué es un proceso de agencia?

Si acabas de empezar con tu agencia, es probable que no estés familiarizado con el concepto de proceso de agencia. Entonces, definámoslo primero.

Un proceso de agencia es el enfoque sistemático que utiliza una agencia para alcanzar sus objetivos. Aunque la expresión «proceso de agencia» se utiliza a menudo en su forma singular, en realidad hay numerosos procesos que se engloban en este marco establecido. Afectan a diversos aspectos del trabajo, entre los que se incluyen los siguientes:

• Las funciones y responsabilidades dentro del equipo
• El uso de la tecnología para las operaciones de la agencia (por ejemplo, la herramienta de gestión empresarial Bonsai ).
• La documentación del progreso
• Canales de comunicación
• Medición y seguimiento de los objetivos empresariales

Básicamente, un proceso de agencia debe responder a todas las preguntas críticas relacionadas con las operaciones diarias. A continuación, se incluyen algunos ejemplos de estas preguntas para ayudarle a comprender la importancia de un proceso bien definido por parte de la agencia:

• ¿Cuál es el proceso de incorporación para los nuevos empleados (y clientes)?
• ¿Con qué frecuencia se celebran las reuniones?
• ¿Qué documentación se envía a las partes interesadas?

Utiliza un software de gestión de proyectos.

El uso de una herramienta de gestión de proyectos es tan importante como implementar procesos en tu agencia. Una de las mejores características de Bonsai es su fiable herramienta de gestión de proyectos. Cuenta con funciones integradas de seguimiento del tiempo y gestión de tareas que pueden ayudarte a lograr un proceso interno fluido.

Así es como Bonsai puede mejorar eficazmente las capacidades de gestión de proyectos de tu equipo:

Realiza un seguimiento preciso del tiempo de tu equipo.

El control del tiempo en una agencia es importante porque permite a los miembros de tu equipo registrar con precisión el tiempo que dedican a sus tareas. Los gestores de proyectos pueden ver fácilmente sus entradas de tiempo en el panel de control.

Más información sobre las funciones de seguimiento del tiempo de Bonsai

Con Bonsai, el seguimiento del tiempo es sencillo y fácil. Solo tienes que iniciar un nuevo temporizador y seleccionar el proyecto y la tarea en los que estás trabajando. Seleccione si la tarea debe ser facturable o no y añada la tarifa facturable, si procede. También puede añadir notas para ayudarle a recordar qué trabajo se realizó durante ese tiempo.

Si un miembro de tu equipo se olvidó de ejecutar el rastreador de tiempo, simplemente puede agregar entradas de tiempo de forma manual. Después de añadir los detalles del proyecto, registre cuánto tiempo se dedicó a la tarea y la fecha en que se completó. El temporizador también permite pausar y reanudar cuando sea necesario, lo que resulta muy práctico para los descansos o las interrupciones. Y así es como se puede llevar un control eficiente del tiempo con Bonsai.

Mantenga sus proyectos al día y dentro del presupuesto.

Además del seguimiento preciso del tiempo, Bonsai también cuenta con una función de gestión de tareas. Puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo, establecer plazos y realizar un seguimiento de su progreso. El panel de tareas te permite ver tus prioridades en tableros Kanban o en listas. También puedes filtrar las tareas por fecha, estado o asignado, entre otros.

Más información sobre las funciones de gestión de tareas de Bonsai

Crear una tarea también es muy fácil. Simplemente haz clic en el botón Nueva tarea, añade el nombre de la tarea, asígnala al miembro del equipo adecuado, establece la prioridad y ¡listo! También te permite establecer la frecuencia si la tarea es recurrente. Añadir dependencias y etiquetas te ayuda a organizar aún más tus tareas. Dado que Bonsai es una herramienta todo en uno para agencias, también te permite iniciar temporizadores desde tu lista de tareas. Esto facilita la facturación precisa a sus clientes.

Ventajas del proceso de agencia

Como pronto verás, implementar un nuevo proceso en una agencia no es tarea fácil. Requiere varios pasos complejos que pueden parecer demasiado abrumadores para el propietario de una agencia nueva. Pero recuerde una cosa: los beneficios de implementar un proceso de agencia bien pensado superan con creces los retos iniciales.

De hecho, si empiezas a dirigir tu agencia sin este componente crucial, los retos no harán más que multiplicarse.

Sin un proceso de agencia, es probable que te enfrentes a flujos de trabajo ineficientes, funciones poco claras, fallos en la comunicación y desorganización generalizada. Los plazos de los proyectos se volverán impredecibles, se perderá la puntualidad, los empleados sufrirán agotamiento y los clientes quedarán insatisfechos.

¿Lo peor de todo? Dado que los procesos de la agencia solo se centran en la supervisión y la presentación de informes eficaces, ni siquiera podrás aprender de tus experiencias pasadas para optimizar las estrategias futuras.

Pero con un proceso de agencia, todos estos desafortunados escenarios desaparecen.

En cambio, su agencia (y sus empleados) podrán hacer lo siguiente:

• Ahorra tiempo. Despídete de los recordatorios «amistosos», los intercambios interminables de correos electrónicos y las búsquedas interminables de información relacionada con los proyectos.
• Hacer responsables a todas las partes interesadas. Gracias al proceso de la agencia, siempre sabrás quién hace qué y cuándo. Esto también significa que sabrás quién es responsable tanto de los éxitos como de los fracasos.
• Aumentar la eficiencia. Un proceso de agencia elimina todas las conjeturas de la gestión de tareas. Con pasos claramente definidos, las tareas avanzan sin problemas desde su inicio hasta su finalización.
• Transferir conocimientos empresariales. Un proceso de agencia correctamente implementado siempre viene acompañado de una amplia documentación. Esta documentación puede utilizarse para garantizar que el equipo funcione de forma cohesionada independientemente de los cambios que se produzcan en su estructura (por ejemplo, si un miembro del equipo se da de baja por enfermedad, se va de vacaciones o dimite).
• Mejorar continuamente. Un proceso optimizado es tu billete de ida hacia el crecimiento de tu agencia. Sabrás exactamente qué funciona y qué no, y, lo mejor de todo, cómo mejorar lo que no funciona.

Cómo desarrollar un proceso de agencia: una guía paso a paso

Ahora que ya sabes por qué un proceso de agencia es crucial para tu agencia, te mostraremos cómo desarrollarlo. Siga cuidadosamente esta guía paso a paso y todo debería ir sobre ruedas.

Paso 1: evalúe las necesidades de su agencia

No hay dos agencias iguales. En otras palabras, confiar en un enfoque único para todos simplemente no funcionará. Por lo tanto, antes de apresurarse a implementar un proceso de agencia, tómese el tiempo necesario para evaluar las necesidades individuales de su agencia.

Puede empezar por enumerar y analizar todas las tareas relacionadas con proyectos específicos, interacciones con clientes y operaciones internas. Lo ideal sería que tu agencia utilizara una herramienta de gestión empresarial como Bonsai para esta tarea. Si es así, este paso será muy sencillo gracias a sus capacidades integradas de gestión de tareas.

A continuación, puede identificar a todas las partes interesadas relevantes y sus funciones y responsabilidades actuales. Organizar una reunión con todo el personal podría ayudarte con esta tarea. También puede aprovechar esta reunión para escuchar directamente a sus empleados o miembros del equipo. La pregunta es sencilla: ¿cuáles son los obstáculos que les impiden llevar a cabo sus tareas?

Si ya cuenta con un proceso de agencia, este es el paso en el que debe analizarlo. Identifique sus fortalezas, debilidades y áreas de mejora.

Como probablemente ya habrás deducido, el objetivo del Paso 1 es comprender las operaciones y la dinámica fundamentales de tu agencia. Solo así podrás empezar a desarrollar un proceso que realmente beneficie a tu agencia. Así que, investiga a fondo, obtén toda la información posible y prepárate para el éxito desde el principio.

Paso 2: Establecer objetivos claros

Piensa en el paso 1 como una auditoría del flujo de trabajo: has evaluado la situación actual de tu agencia. En el paso 2, determinarás hacia dónde quieres que vaya tu agencia.

El diseño de un proceso de agencia no se hace solo por hacerlo. Debe haber un objetivo comercial claro detrás de cada decisión que tomes. Y no estamos hablando de objetivos vagos e indefinidos como «ganar más dinero» o «mejorar la eficiencia». Tus objetivos deben ser mucho más inteligentes que eso (¡juego de palabras totalmente intencionado!).

Supongamos que su objetivo es mejorar el proceso de incorporación de clientes. Así es como se debe estructurar ese objetivo utilizando el marco SMART:

• Específico: Implementar un sistema digital de incorporación para optimizar las interacciones con los clientes.
• Medible: Reducir en un 25 % el tiempo medio de incorporación de clientes desde el contacto inicial hasta el inicio del proyecto.
• Alcanzable. Identifique un software de gestión empresarial fácil de usar con sólidas capacidades de incorporación (por ejemplo, Bonsai).
• Relevante. Mejorar el proceso de incorporación influye directamente en los niveles de satisfacción del cliente y, a su vez, en la reputación de tu agencia.
• Basado en el tiempo. Completar la implementación del sistema digital en el plazo de un mes y alcanzar la reducción prevista en los tres meses siguientes.

Escribir objetivos SMART te ayudará a salvar la brecha entre los conocimientos adquiridos en el paso 1 y las medidas prácticas adoptadas en las etapas posteriores.

Paso 3: Adquiera las herramientas adecuadas.

No nos engañemos: sin tecnología, será muy difícil alcanzar cualquiera de los objetivos del paso 2. Así que, después de aprender y definir exactamente qué herramientas necesitas para tener éxito, es hora de adquirirlas.

Ahora bien, adquirir herramientas independientes para cada objetivo empresarial sería una pérdida de tiempo y dinero. ¡Piensa en todas las curvas de aprendizaje que tu equipo tendría que superar a la vez!

¿La mejor solución? Invierta en una plataforma de gestión empresarial integrada que pueda abordar múltiples objetivos de forma coherente. Por ejemplo, Bonsai puede ayudarte con la gestión de clientes, proyectos y finanzas. Supongamos que sus objetivos son ser radicalmente transparente con sus clientes, optimizar la colaboración con los contratistas y agilizar los pagos. Puedes alcanzar todos estos objetivos utilizando Bonsai, gracias a sus herramientas de portal de clientes, colaboración y facturación, respectivamente.

Otras tecnologías que podrías necesitar incluyen plataformas de comunicación como Slack, herramientas de videoconferencia como Zoom y plataformas para compartir archivos como Dropbox.

Paso 4: Implementar el proceso de la agencia

Después de sentar las bases, es hora de ponerse manos a la obra. Pero incluso ahora, no hay necesidad de apresurarse. Reformar todo el proceso de tu agencia de la noche a la mañana solo puede generar confusión, resistencia y caos.

En su lugar, implemente cambios, cubra las lagunas y aborde los problemas de forma estratégica y gradual. Comience con los asuntos que considere más urgentes y, a partir de ahí, avance en el proceso de implementación.

He aquí un ejemplo de implementación gradual. Supongamos que su agencia se enfrenta al agotamiento de los empleados, lo que provoca un retraso en el trabajo. Puede solucionar este problema siguiendo estos pasos:

1. Eliminar el trabajo que requiere mucho esfuerzo y aporta poco valor.
2. Automatizar las tareas rutinarias y repetitivas siempre que sea posible.
3. Introducción de modalidades de trabajo más flexibles
4. Distribuir la carga de trabajo de manera más equitativa entre las partes interesadas.

Paso 5: definir y realizar un seguimiento de los hitos

Tu trabajo no termina una vez que implementas el proceso de la agencia. De hecho, ¡acaba de empezar!

Ahora es el momento de prestar atención a las partes «medibles» y «basadas en el tiempo» de los objetivos SMART. En otras palabras, debe asegurarse de que su agencia esté alcanzando los objetivos deseados dentro del plazo predeterminado.

Sin embargo, es probable que algunos de sus objetivos empresariales sean a largo plazo. Por lo tanto, en lugar de esperar varios años para «marcar» un objetivo, define hitos importantes a lo largo del camino. De esta manera, no perderás meses o años antes de darte cuenta de que tu estrategia no es eficaz después de todo. ¿No se cumplió el hito a tiempo? ¡Vale, algo tiene que cambiar!

Con este enfoque, te asegurarás de que el proceso de la agencia evolucione y se adapte de manera eficiente. Además, se cumplirán todos sus indicadores clave de rendimiento (KPI).

Y no olvides una parte crucial: ¡documenta todo!

Cómo documentar adecuadamente un proceso de agencia: las mejores prácticas

Como se ha mencionado, uno de los principales beneficios de un proceso eficiente en la agencia es la transferencia fluida del conocimiento empresarial. Pero para que esta transferencia se lleve a cabo (y el proceso de la agencia funcione), debes documentar todo exhaustivamente.

¿Qué queremos decir con «todo»?

La documentación adecuada del proceso debe incluir los siguientes elementos:

• El nombre del proceso. Esta parte es puramente práctica: te ayudará a organizar los procedimientos de forma lógica y a encontrarlos rápidamente.
• El objetivo (SMART) que hay detrás. Explique a sus empleados actuales (y nuevos) por qué existe este objetivo.
• Principales partes interesadas. Con esta parte, no habrá confusión sobre quién debe participar en este proceso específico.
• Herramientas y recursos. Indique qué herramientas deben utilizarse para este proceso a fin de evitar cualquier confusión o solapamiento. Por ejemplo, el control del tiempo solo debe realizarse a través de Bonsai.
• Procedimiento paso a paso. Esta es la parte principal de la documentación. Piensa en ello como una guía sobre lo que hay que hacer exactamente, paso a paso. Incluya instrucciones claras para cada paso con tantos detalles como sea necesario.

Además de facilitar la incorporación de nuevos empleados, esta documentación detallada garantizará que los empleados actuales adopten y sigan el nuevo proceso.

Dada la importancia de la documentación de los procesos, debes prestar especial atención a cómo la redactas (y mantienes). A continuación se indican algunas de las mejores prácticas en este sentido.

1. Elija el formato de documento adecuado.

Si un proceso específico tiene numerosos pasos, considere presentarlo como un diagrama de flujo o una lista de verificación para ayudar a las partes interesadas a completarlo más rápidamente. Después de todo, el objetivo de un proceso de agencia es ahorrar tiempo, no perderlo. Estos formatos visuales contienen pocas palabras, pero transmiten la información necesaria de manera eficaz.

Como alternativa, incluya tanto un desglose detallado como su representación visual y deje que las partes interesadas decidan cuál consultar en función del tiempo disponible.

2. Utilice un lenguaje claro y conciso.

El objetivo de la documentación de procesos es que todos estén en sintonía. Difícilmente lograrás este objetivo utilizando un lenguaje complicado o enrevesado. En su lugar, prioriza la claridad y la simplicidad para garantizar que todas las partes interesadas comprendan fácilmente todos los documentos. Si necesita incluir muchas expresiones técnicas, considere la posibilidad de añadir un glosario para explicar estos términos.

3. Incluye un índice.

Si un procedimiento específico es bastante extenso, usted (y sus empleados) se beneficiarán de añadir un índice al principio del documento. Con esta práctica función adicional, los usuarios pueden navegar rápidamente a secciones específicas del documento para refrescar sus conocimientos o encontrar información relevante sin tener que desplazarse por todo el documento.

4. Facilitar el acceso a la documentación del proceso a todas las partes interesadas.

La documentación de los procesos solo puede beneficiar a todas las partes interesadas si todas ellas pueden encontrarla. Por lo tanto, guarde esta documentación en una carpeta central y asegúrese de que todas las partes interesadas tengan acceso a ella. Si hay algún procedimiento que solo los clientes deban conocer, asegúrese de disponer de una forma cómoda de comunicárselo. Ejemplo: portal de clientes de Bonsai .

5. Actualizar periódicamente la documentación del proceso.

Por mucho tiempo y esfuerzo que inviertas en desarrollar el proceso de tu agencia, es probable que al menos algunos procedimientos no funcionen a largo plazo. Si esto ocurre (y se modifica el procedimiento), asegúrese de actualizar también su documentación.

Pero ten cuidado: no debes desechar el documento anterior en el que se describe el procedimiento fallido. En su lugar, crea un registro de cambios y explica claramente los motivos que hay detrás de cada modificación específica. Esto ayudará a tu equipo a aprender de los errores cometidos anteriormente.

Aunque no haya cambios significativos, puede resultar beneficioso programar revisiones periódicas de la documentación (por ejemplo, cada tres meses) para garantizar que la información esté actualizada, sea precisa y se ajuste a las necesidades de su agencia, sus empleados y sus clientes.

Cómo introducir un nuevo proceso de agencia: las mejores prácticas

Supongamos que ha implementado varios procedimientos y sigue los pasos adecuados para supervisar y documentar su progreso. Desgraciadamente, con el tiempo, te das cuenta de que algunas de ellas simplemente no funcionan. Podrían no dar en el blanco o no lograr el objetivo predefinido dentro del plazo establecido. ¿Y entonces qué?

Si esto ocurre, es hora de cambiar. Básicamente, volverás a pasar por las etapas de desarrollo del proceso de la agencia. Sin embargo, esta vez tendrás en cuenta las lecciones aprendidas de los procedimientos fallidos.

Pero esto suele ser más fácil decirlo que hacerlo. ¿Por qué? Las partes interesadas podrían resistirse a otro cambio. Después de todo, el cambio significa que tendrán que adaptarse a una nueva forma de trabajar y, posiblemente, enfrentarse a interrupciones. Para evitar esta desafortunada situación, tenga en cuenta estos consejos al introducir un nuevo proceso en la agencia.

Involucrar a las partes interesadas en la toma de decisiones.

No se debe realizar ningún cambio drástico sin el consentimiento de todas las partes interesadas pertinentes. Después de todo, son ellos quienes se encargarán de aplicar los cambios. Si no consigues su apoyo de antemano, tu propuesta de cambio no tendrá ninguna posibilidad de implementarse con éxito.

Recuerde que el paso 1 del desarrollo del proceso requiere una reunión con todo el personal, por lo que debe considerar hacer lo mismo durante el proceso de toma de decisiones para cualquier cambio notable.

Ofrecer formación a las partes interesadas.

La formación inicial sobre los procesos de la agencia es imprescindible. Sin embargo, lo mismo se aplica a la recapacitación de las partes interesadas en caso de que se produzcan cambios notables. Con los recursos, las explicaciones y la orientación adecuados, las partes interesadas deberían mostrar menos resistencia a los cambios.

Haga hincapié en el objetivo del cambio.

La única forma de conseguir que todas las partes interesadas acepten cambios drásticos es hacerles comprender por qué se producen esos cambios. Lo ideal sería que el objetivo de esas modificaciones les concierna, lo que facilitaría su aceptación.

Por ejemplo, supongamos que el procedimiento actual para generar los productos finales obliga a los empleados a hacer horas extras para cumplir con el plazo. Es natural que acojan con los brazos abiertos cualquier propuesta destinada a cambiar esa situación.

Cómo optimizar el proceso de una agencia: las mejores prácticas

Incluso después de haber implementado un proceso de agencia, ya sea nuevo o actualizado, siempre se puede mejorar su eficiencia y eficacia. Así es como se hace.

Utilizar el desarrollo automatizado

Uno de los objetivos principales de un proceso de agencia es mejorar la eficiencia dentro de la organización. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que automatizando el desarrollo de tareas?

Al introducir la automatización siempre que sea posible, reducirá el esfuerzo manual, minimizará los errores y acelerará la finalización de las tareas. ¡Hablemos de un escenario en el que todos ganan!

Por supuesto, para ello necesitarás una plataforma fiable como socio. Con Bonsai, puedes implementar numerosas acciones automáticas, optimizando todos los procesos, desde la gestión de proyectos hasta la facturación.

Aclarar funciones y responsabilidades.

Por mucho que intentes prepararte para todo, es inevitable que surjan retos imprevistos de vez en cuando. Por su propia naturaleza, estos retos no estarán cubiertos por el proceso de su agencia, lo que podría causar interrupciones o, lo que es peor, una interrupción total de las operaciones.

Pero siempre y cuando las funciones y responsabilidades dentro de su agencia estén bien definidas, no deberían darse situaciones similares.

Cuando todos los miembros del equipo comprenden a fondo su área de responsabilidad, pueden adaptarse rápidamente y responder a cualquier desafío que pueda surgir.

Organizar reuniones periódicas de revisión.

Esta guía menciona varias veces las reuniones de revisión, lo que debería decir mucho sobre su importancia. Las reuniones periódicas son la mejor manera de optimizar de forma constante los procesos de tu agencia sin realizar cambios repentinos o drásticos.

Establezca un intervalo de tiempo predecible (por ejemplo, una vez al mes) en el que el equipo pueda reunirse para evaluar su progreso y, potencialmente, plantear cualquier problema. Este enfoque también eliminará el exceso de comunicación a lo largo del día, ya que los empleados reservarán sus preguntas e inquietudes para la reunión de revisión designada.

El proceso de agencia es una inversión.

Dos cosas pueden ser ciertas al mismo tiempo. Sí, un proceso de agencia correctamente implementado aportará innumerables beneficios a su agencia. Y sí, para llegar a la parte de «implementación adecuada», tendrás que invertir mucho tiempo, energía y recursos. Pero bueno, lo mismo puede decirse de cualquier transformación que aporte eficiencia, colaboración e innovación.

Siempre que sepas qué hacer (¡esta guía te puede ayudar!) y cuentes con las mejores herramientas ( ¡Bonsai al rescate!), el desarrollo de procesos de tu agencia no será más que un gratificante viaje hacia la excelencia.