O guia definitivo para processos de agências: aprenda a implementar, documentar e otimizar os processos da sua agência

É preciso muito trabalho para administrar uma agência. Desde reuniões com clientes e gerenciamento de projetos até a concepção criativa e execução de campanhas, as diversas tarefas exigem dedicação, coordenação e trabalho em equipe habilidoso. Embora o sucesso nessas tarefas dependa de muitos fatores, poucos são mais importantes do que os processos da agência.

Com um processo robusto em vigor, a eficiência torna-se a pedra angular das operações da agência. Tendo isso em mente, vamos explorar como sua agência pode implementar um novo processo ou otimizar um já existente com um único objetivo: desempenho máximo.

O que é um processo de agência?

Se você está apenas começando sua agência, é provável que não esteja familiarizado com o conceito de processo de agência. Então, vamos primeiro defini-lo.

Um processo de agência é a abordagem sistemática que uma agência utiliza para atingir seus objetivos. Embora a expressão “processo de agência” seja frequentemente utilizada na sua forma singular, existem, na realidade, inúmeros processos abrangidos por este quadro estabelecido. Elas dizem respeito a vários aspectos do trabalho, incluindo os seguintes:

• As funções e responsabilidades dentro da equipe
• O uso da tecnologia para operações da agência (por exemplo, a ferramenta de gestão empresarial Bonsai )
• A documentação do progresso
• Canais de comunicação
• Medindo e acompanhando os objetivos comerciais

Basicamente, um processo de agência deve responder a todas as questões críticas relacionadas às operações diárias. Aqui estão alguns exemplos dessas perguntas para ajudá-lo a entender a importância de um processo bem definido da agência:

• Qual é o processo de integração para novos funcionários (e clientes)?
• Com que frequência são realizadas as reuniões?
• Que documentos são enviados às partes interessadas?

Use um software de gerenciamento de projetos

Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos é tão importante quanto implementar processos em sua agência. Uma das melhores características do Bonsai é sua ferramenta confiável de gerenciamento de projetos. Possui recursos integrados de controle de tempo e gerenciamento de tarefas que podem ajudá-lo a obter um processo interno tranquilo.

Veja como o Bonsai pode melhorar de forma eficaz as capacidades de gerenciamento de projetos da sua equipe:

Acompanhe com precisão o tempo da sua equipe

O controle de tempo em uma agência é importante porque permite que os membros da sua equipe registrem com precisão o tempo que dedicam às suas tarefas. Os gerentes de projeto podem ver facilmente suas entradas de tempo no painel.

Saiba mais sobre os recursos de controle de tempo do Bonsai

Com o Bonsai, o controle de tempo é simples e fácil. Você só precisa iniciar um novo cronômetro e selecionar o projeto e a tarefa em que está trabalhando. Selecione se a tarefa deve ser faturável ou não e adicione a taxa faturável, se aplicável. Você também pode adicionar notas para ajudá-lo a lembrar quais tarefas foram realizadas durante esse período.

Se algum membro da sua equipe se esquecer de ativar o rastreador de tempo, ele poderá simplesmente adicionar entradas de tempo manualmente. Depois de adicionar os detalhes do projeto, registre quanto tempo foi gasto na tarefa e a data em que ela foi concluída. O temporizador também permite pausar e retomar quando necessário, tornando-o conveniente para intervalos ou interrupções. E é assim que o controle de tempo pode ser eficiente com o Bonsai.

Mantenha seus projetos dentro do prazo e do orçamento

Além do controle preciso do tempo, o Bonsai também possui um recurso de gerenciamento de tarefas. Você pode atribuir tarefas aos membros da sua equipe, definir prazos e acompanhar o progresso deles. O painel de tarefas permite que você veja suas prioridades em quadros Kanban ou em listas. Você também pode filtrar as tarefas por data, status ou responsável, entre outros.

Saiba mais sobre os recursos de gerenciamento de tarefas do Bonsai

Criar uma tarefa também é muito fácil. Basta clicar no botão Nova tarefa, adicionar o nome da tarefa, atribuí-la ao membro da equipe apropriado, definir a prioridade e pronto! Também permite definir a frequência, caso a tarefa seja recorrente. Adicionar dependências e tags ajuda você a organizar ainda mais suas tarefas. Como o Bonsai é uma ferramenta multifuncional para agências, ele também permite que você inicie temporizadores a partir da sua lista de tarefas. Isso facilita o faturamento preciso dos seus clientes.

Benefícios do processo da agência

Como você verá em breve, implementar um novo processo na agência não é tarefa fácil. Requer várias etapas complexas que podem parecer muito difíceis para um novo proprietário de agência. Mas lembre-se de uma coisa: os benefícios de implementar um processo de agência bem planejado superam em muito os desafios iniciais.

Na verdade, comece a administrar sua agência sem esse componente crucial e os desafios só vão se multiplicar.

Sem um processo de agência, você provavelmente lidará com fluxos de trabalho ineficientes, funções pouco claras, falhas de comunicação e desorganização geral. Os prazos dos projetos se tornarão imprevisíveis, os prazos serão perdidos, os funcionários sofrerão de esgotamento e os clientes ficarão insatisfeitos.

O pior de tudo? Como os processos da agência dizem respeito apenas ao monitoramento e relatórios eficazes, você nem mesmo poderá aprender com suas experiências passadas para otimizar estratégias futuras.

Mas, com um processo de agência, todos esses cenários infelizes desaparecem.

Em vez disso, sua agência (e seus funcionários) poderão fazer o seguinte:

• Economize tempo. Diga adeus aos lembretes “amigáveis”, às trocas de e-mails e às intermináveis pesquisas por informações relacionadas ao projeto.
• Responsabilize todas as partes interessadas. Graças ao processo da agência, você sempre saberá quem está fazendo o quê e quando. Isso também significa que você saberá quem é responsável tanto pelos sucessos quanto pelos fracassos.
• Aumente a eficiência. Um processo de agência elimina todas as suposições da gestão de tarefas. Com etapas claramente definidas, as tarefas avançam de forma contínua, desde o início até a conclusão.
• Transfira conhecimentos empresariais. Um processo de agência implementado corretamente sempre vem acompanhado de uma documentação extensa. Essa documentação pode ser usada para garantir que a equipe opere de forma coesa, independentemente de mudanças em sua estrutura (por exemplo, um membro da equipe se ausenta por motivo de doença, sai de férias ou se demite).
• Melhorar continuamente. Um processo otimizado é o seu bilhete só de ida para o crescimento da sua agência. Você saberá exatamente o que funciona e o que não funciona e, o melhor de tudo, como melhorar o que não funciona.

Como desenvolver um processo de agência: um guia passo a passo

Agora que você sabe por que um processo de agência é crucial para a sua agência, vamos mostrar como desenvolvê-lo. Siga este guia passo a passo cuidadosamente e tudo correrá bem.

Passo 1 – Avalie as necessidades da sua agência

Não existem duas agências iguais. Em outras palavras, confiar em uma abordagem única para todos simplesmente não funcionará. Portanto, antes de se apressar em implementar um processo de agência, reserve um tempo para avaliar as necessidades individuais da sua agência.

Você pode começar listando e analisando todas as tarefas envolvidas em projetos específicos, interações com clientes e operações internas. Idealmente, sua agência utilizará uma ferramenta de gestão empresarial como o Bonsai para essa tarefa. Se for esse o caso, essa etapa será muito fácil graças aos recursos integrados de gerenciamento de tarefas.

Em seguida, você pode identificar todas as partes interessadas relevantes e suas funções e responsabilidades atuais. Organizar uma reunião com todos os funcionários pode ajudá-lo nessa tarefa. Você também pode usar essa reunião para ouvir diretamente seus funcionários ou membros da equipe. A questão é simples: quais são os obstáculos que os impedem de executar suas tarefas?

Se você já possui um processo de agência em vigor, esta é a etapa em que você o analisa. Identifique seus pontos fortes, pontos fracos e áreas que precisam ser melhoradas.

Como você provavelmente já deve ter concluído, o objetivo da Etapa 1 é compreender as principais operações e dinâmicas da sua agência. Somente assim você poderá começar a desenvolver um processo que realmente beneficie sua agência. Portanto, pesquise a fundo, obtenha o máximo de informações possível e prepare-se para o sucesso desde o início.

Passo 2 – Defina objetivos claros

Pense na Etapa 1 como uma auditoria do fluxo de trabalho – você avaliou a situação atual da sua agência. Na Etapa 2, você determinará para onde deseja que sua agência vá.

A elaboração de um processo de agência não é feita apenas por fazer. Deve haver um objetivo comercial claro por trás de cada decisão que você toma. E não estamos falando de objetivos vagos e indefinidos, como “ganhar mais dinheiro” ou “melhorar a eficiência”. Suas metas precisam ser muito mais inteligentes do que isso (trocadilho intencional!).

Digamos que seu objetivo seja melhorar o processo de integração de clientes. Veja como essa meta deve ser estruturada usando a estrutura SMART:

• Específico: Implementar um sistema digital de integração para otimizar as interações com os clientes.
• Mensurável: Reduzir em 25% o tempo médio de integração do cliente, desde o contato inicial até o início do projeto.
• Alcançável. Identifique um software de gestão empresarial fácil de usar e com recursos robustos de integração (por exemplo, Bonsai).
• Relevante. Melhorar o processo de integração afeta diretamente os níveis de satisfação do cliente e, por sua vez, a reputação da sua agência.
• Baseado no tempo. Concluir a implementação do sistema digital dentro de um mês e alcançar a redução pretendida nos próximos três meses.

Escrever metas SMART ajudará você a preencher a lacuna entre os insights obtidos na Etapa 1 e as medidas práticas tomadas nas etapas subsequentes.

Etapa 3 – Adquira as ferramentas certas

Não vamos amenizar a situação: você dificilmente conseguirá atingir qualquer uma das metas da Etapa 2 sem tecnologia. Então, depois de aprender e definir exatamente quais ferramentas você precisa para ter sucesso, é hora de adquiri-las.

Agora, adquirir ferramentas independentes para cada objetivo de negócio seria uma perda de tempo e dinheiro. Pense em todas as curvas de aprendizado que sua equipe teria que enfrentar de uma só vez!

A melhor solução? Invista em uma plataforma integrada de gestão empresarial capaz de atender a vários objetivos de forma coesa. Por exemplo, o Bonsai pode ajudá-lo com a gestão de clientes, projetos e finanças. Então, digamos que seus objetivos sejam ser radicalmente transparente com seus clientes, otimizar a colaboração com prestadores de serviços e agilizar os pagamentos. Você pode alcançar todos esses objetivos usando o Bonsai, graças às suas ferramentas de Portal do Cliente, Colaboração e Faturamento, respectivamente.

Outras tecnologias que você pode precisar incluem plataformas de comunicação como o Slack, ferramentas de videoconferência como o Zoom e plataformas de compartilhamento de arquivos como o Dropbox.

Etapa 4 – Implementar o processo da agência

Depois de preparar tudo, é hora de começar a trabalhar. Mas, mesmo agora, não há necessidade de pressa. Reestruturar todo o processo da sua agência da noite para o dia só pode levar a confusão, resistência e caos.

Em vez disso, implemente mudanças, preencha lacunas e resolva problemas de forma estratégica e gradual. Comece pelas questões que você considera mais urgentes e avance no processo de implementação a partir daí.

Aqui está um exemplo de implementação gradual. Digamos que sua agência esteja enfrentando dificuldades com o esgotamento dos funcionários, resultando em um acúmulo de trabalho. Você pode resolver esse problema seguindo estas etapas:

1. Eliminando o trabalho de alto esforço e baixo valor
2. Automatizar tarefas rotineiras e repetitivas sempre que possível
3. Introduzindo modalidades de trabalho mais flexíveis
4. Distribuir a carga de trabalho de forma mais uniforme entre as partes interessadas

Etapa 5 – Defina e acompanhe os marcos

Seu trabalho não termina após a implementação do processo da agência. Na verdade, isso só está começando!

Agora, é hora de ficar de olho nas partes “mensuráveis” e “baseadas no tempo” das metas SMART. Em outras palavras, você deve garantir que sua agência esteja alcançando os objetivos desejados dentro do prazo pré-determinado.

No entanto, alguns dos seus objetivos comerciais provavelmente são de longo prazo. Portanto, em vez de esperar alguns anos para “concretizar” uma meta, defina marcos importantes ao longo do caminho. Dessa forma, você não perderá meses ou anos antes de perceber que sua estratégia não é eficaz, afinal. O marco não foi atingido a tempo? OK, algo precisa mudar!

Com essa abordagem, você garantirá que o processo da agência evolua e se adapte de forma eficiente. Além disso, todos os seus Indicadores-chave de desempenho (KPIs) serão cumpridos.

E não se esqueça de uma parte crucial: documente tudo!

Como documentar adequadamente um processo de agência: as melhores práticas

Como mencionado, um dos principais benefícios de um processo eficiente da agência é a transferência contínua de conhecimento empresarial. Mas para que essa transferência ocorra (e o processo da agência funcione), você deve documentar tudo detalhadamente.

O que queremos dizer com “tudo”?

A documentação adequada do processo deve incluir os seguintes elementos:

• O nome do processo. Esta parte é puramente prática – ajudará você a organizar os procedimentos de forma lógica e a encontrá-los rapidamente.
• O objetivo (SMART) por trás disso. Explique aos seus funcionários atuais (e novos) por que essa meta existe.
• Principais partes interessadas. Com esta parte, não haverá confusão sobre quem deve estar envolvido neste processo específico.
• Ferramentas e recursos. Indique quais ferramentas devem ser utilizadas para este processo, a fim de evitar qualquer confusão ou sobreposição. Por exemplo, o controle de tempo só deve ser feito através do Bonsai.
• Procedimento passo a passo. Esta é a parte principal da documentação. Pense nisso como um guia sobre o que exatamente precisa ser feito, passo a passo. Inclua instruções claras para cada etapa, com tantos detalhes quanto necessário.

Além de ajudar a integrar novos funcionários com facilidade, essa documentação detalhada garantirá que seus funcionários atuais realmente adotem e sigam o novo processo.

Dada a importância da documentação do processo, você deve prestar atenção especial à forma como a redige (e mantém). Aqui estão algumas das melhores práticas a esse respeito.

1. Escolha o formato de documento apropriado

Se um processo específico tiver várias etapas, considere apresentá-lo como um fluxograma ou lista de verificação para ajudar as partes interessadas a concluí-lo mais rapidamente. Afinal, o objetivo de um processo de agência é economizar tempo, não desperdiçá-lo. Esses formatos visuais são sucintos em palavras, mas ainda assim transmitem as informações necessárias de maneira eficaz.

Como alternativa, inclua tanto uma análise detalhada quanto sua representação visual e deixe que as partes interessadas decidam qual consultar com base no tempo disponível.

2. Use uma linguagem clara e concisa

O objetivo da documentação do processo é fazer com que todos estejam em sintonia. Você dificilmente alcançará esse objetivo usando uma linguagem complicada ou rebuscada. Em vez disso, priorize a clareza e a simplicidade para garantir que todas as partes interessadas compreendam facilmente todos os documentos. Se você precisar incluir muitas expressões técnicas, considere adicionar um glossário para explicar esses termos.

3. Inclua um índice

Se um procedimento específico for bastante extenso, você (e seus funcionários) se beneficiarão com a inclusão de um índice no início do documento. Com esse recurso prático, os usuários podem navegar rapidamente para seções específicas do documento para refrescar seus conhecimentos ou encontrar informações relevantes sem precisar percorrer todo o documento.

4. Torne a documentação do processo facilmente acessível a todas as partes interessadas

A documentação do processo só pode beneficiar todas as partes interessadas se todas elas forem capazes de encontrá-la. Portanto, armazene essa documentação em uma pasta central e certifique-se de que todas as partes interessadas tenham acesso a ela. Se houver algum procedimento que apenas os clientes devam conhecer, certifique-se de ter uma maneira conveniente de compartilhá-lo. Exemplo – Portal do Cliente da Bonsai .

5. Atualize regularmente a documentação do processo

Por mais tempo e esforço que você invista no desenvolvimento do processo da sua agência, é provável que pelo menos alguns procedimentos não funcionem a longo prazo. Se isso acontecer (e você alterar o procedimento), certifique-se de atualizar também a documentação.

Mas tenha cuidado – você não deve simplesmente descartar o documento anterior que descreve o procedimento malsucedido. Em vez disso, crie um registro de alterações e explique claramente os motivos por trás de modificações específicas. Isso ajudará sua equipe a aprender com os erros anteriores.

Mesmo que não haja alterações significativas, pode ser vantajoso agendar revisões regulares da documentação (por exemplo, a cada três meses) apenas para garantir que as informações estejam atualizadas, precisas e alinhadas com as necessidades da sua agência, dos funcionários e dos clientes.

Como introduzir um novo processo de agência: as melhores práticas

Digamos que você tenha implementado vários procedimentos e siga as etapas adequadas para monitorar e documentar seu progresso. Infelizmente, com o tempo, você percebe que algumas delas simplesmente não estão funcionando. Eles podem errar completamente o alvo ou não conseguir atingir a meta pré-definida dentro do prazo estabelecido. E então?

Se isso acontecer, é hora de mudar. Basicamente, você passará pelas etapas de desenvolvimento do processo da agência mais uma vez. No entanto, desta vez, você levará em consideração as lições aprendidas com os procedimentos malsucedidos.

Mas isso muitas vezes é mais fácil dizer do que fazer. Por quê? As partes interessadas podem resistir a outra mudança. Afinal, mudança significa que eles terão que se adaptar a uma nova forma de trabalhar e, potencialmente, enfrentar perturbações. Para evitar esse cenário infeliz, tenha em mente estas dicas ao introduzir um novo processo na agência.

Envolver as partes interessadas na tomada de decisões

Nenhuma mudança drástica deve ser feita sem o consentimento de todas as partes interessadas relevantes. Afinal, são eles que irão aplicar as mudanças. Se não conseguir o apoio deles antecipadamente, sua proposta de mudança não terá chance de ser implementada com sucesso.

Lembre-se de que a Etapa 1 do desenvolvimento do processo exige uma reunião com todos os funcionários, portanto, considere fazer o mesmo durante o processo de tomada de decisão para quaisquer mudanças significativas.

Oferecer treinamento às partes interessadas

O treinamento inicial sobre o processo da agência é obrigatório. No entanto, o mesmo se aplica à reciclagem das partes interessadas em caso de alterações significativas. Com os recursos, explicações e orientações adequados, as partes interessadas devem apresentar menos resistência às mudanças.

Enfatize o objetivo da mudança

A única maneira de conseguir que todas as partes interessadas aceitem mudanças drásticas é conscientizá-las sobre o motivo dessas mudanças. Idealmente, o objetivo por trás dessas alterações será do interesse deles, tornando mais fácil aceitá-las.

Por exemplo, digamos que o procedimento atual para gerar entregáveis faz com que os funcionários trabalhem horas extras para cumprir o prazo. É natural que eles recebam de braços abertos qualquer proposta que vise mudar essa situação.

Como otimizar um processo de agência: as melhores práticas

Mesmo após a implementação de um processo de agência, seja ele novo ou atualizado, é sempre possível melhorar sua eficiência e eficácia. Veja como.

Use o desenvolvimento automatizado

Um dos principais objetivos de um processo de agência é melhorar a eficiência dentro da organização. E que melhor maneira de fazer isso do que automatizando o desenvolvimento de tarefas?

Ao introduzir a automação sempre que possível, você reduzirá o esforço manual, minimizará erros e acelerará a conclusão das tarefas. Que situação vantajosa para todos!

É claro que, para fazer isso, você precisará de uma plataforma confiável como sua parceira. Com o Bonsai, você pode implementar várias ações automáticas, simplificando todos os processos, desde o gerenciamento de projetos até o faturamento.

Esclareça funções e responsabilidades

Por mais que você tente se preparar para tudo, desafios imprevistos certamente surgirão de tempos em tempos. Por sua própria natureza, esses desafios não serão cobertos pelo processo da sua agência, o que pode causar interrupções ou, pior ainda, uma paralisação total das operações.

Mas, desde que as funções e responsabilidades dentro da sua agência estejam bem definidas, não devem ocorrer cenários semelhantes.

Quando todos os membros da equipe compreendem completamente sua área de responsabilidade, eles podem se adaptar rapidamente e responder a qualquer desafio que possa surgir.

Realizar reuniões de revisão regulares

Este guia menciona várias vezes as reuniões de revisão, o que diz muito sobre a sua importância. Reuniões regulares são a melhor maneira de otimizar consistentemente o processo da sua agência sem fazer mudanças repentinas ou drásticas.

Estabeleça um intervalo de tempo previsível (por exemplo, uma vez por mês) em que a equipe possa se reunir para avaliar seu progresso e, potencialmente, levantar quaisquer pontos críticos. Essa abordagem também eliminará o excesso de comunicação ao longo do dia, pois os funcionários reservarão suas perguntas e preocupações para a reunião de revisão designada.

O processo da agência é um investimento

Duas coisas podem ser verdadeiras ao mesmo tempo. Sim, um processo de agência implementado corretamente trará inúmeros benefícios para sua agência. E sim, para chegar à parte da “implementação adequada”, você precisará investir muito tempo, energia e recursos. Mas, ei, o mesmo pode ser dito sobre qualquer transformação que traga eficiência, colaboração e inovação.

Desde que você saiba o que fazer (este guia pode ajudar nisso!) e conte com as melhores ferramentas ( a Bonsai vem em seu socorro!), o desenvolvimento do processo da sua agência não será nada além de uma jornada gratificante rumo à excelência.