Die wesentlichen Komponenten einer starken Agentur-Stack

Eine erfolgreiche Agentur zu führen ist nicht einfach. Es ist mit einer enormen Menge harter Arbeit verbunden, mit unzähligen täglichen Aufgaben, die zu erledigen sind. Glücklicherweise gibt es zahlreiche technologische Hilfsmittel, die Sie bei der Arbeit Ihrer Agentur unterstützen. Zusammen bilden diese Tools einen sogenannten „Agency Stack“.

Wenn Ihre Agentur gerade erst anfängt, ist es entscheidend, eine starke Basis aufzubauen, um die schwierigen ersten Monate zu überstehen. Für etabliertere Agenturen, die expandieren und sich verbessern möchten, ist es hingegen unerlässlich, regelmäßig die Agentur-Stack zu überprüfen, um ihn an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Dieser Leitfaden befasst sich mit einigen der wichtigsten Komponenten von Agency Stacks und enthält Tipps zur Stack-Optimierung.

Was ist ein Agency Stack?

Beginnen wir mit einer Definition. Wie oben erwähnt, ist ein Agency Stack eine Sammlung von Software, Programmen und anderen technologischen Tools, die von einer Agentur zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwendet werden. Der Begriff ist eng mit dem Konzept eines„Tech-Stacks“ verbunden, der im Allgemeinen die Tools und Anwendungen beschreibt, die Unternehmen zur Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen einsetzen.

Die Arbeit einer Agentur kann je nach Art der Agentur eine Vielzahl von Prozessen umfassen. Eine Marketingagentur kann beispielsweise Teams haben, die sich mit Texterstellung, Design, Strategie, Budgetierung und vielem mehr befassen. All diese verschiedenen Teams benötigen möglicherweise unterschiedliche technische Tools oder Apps, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen. Zusammen bilden diese Tools den gesamten Agency Stack.

Die Bedeutung einer starken Agentur-Struktur

Natürlich benötigt jede Agentur in der heutigen technologischen Welt einen Tech-Stack. Heutzutage ist es unmöglich, ohne den Einsatz moderner Technologien wettbewerbsfähig zu sein. Allerdings können Agentur-Stacks hinsichtlich Größe, Umfang und Stärke stark variieren. Einige sind recht einfach und sogar grundlegend, während andere weitaus tiefgreifender und umfassender sind.

Natürlich verlassen sich einige Agenturen nur auf wenige Tools, die ihnen dabei helfen. Andere gehen noch viel weiter und sind ständig auf der Suche nach neuen Technologien, um ihre verschiedenen Teams und Abläufe zu unterstützen. Auch wenn Sie vielleicht nicht unbedingt so weit gehen müssen, ist es wichtig, über einen starken und vielseitigen Stack zu verfügen, um den Erfolg Ihrer Agentur zu unterstützen.

Hier sind einige Gründe dafür.

Grund 1 – Zeit und Geld sparen

Unabhängig davon, welche Art von Arbeit Sie ausführen, ist es immer wichtig, die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe zu haben. Im Falle von Leiharbeit gehören zu den „richtigen Tools“ Softwareprogramme wie CRMs, Terminplanungssoftware und Aufgabenverwaltungs-Apps. All diese Tools können einer Agentur viel Zeit und Geld sparen.

Ja, ihre Einrichtung ist in der Regel mit erheblichen Kosten verbunden. Aber die langfristigen Einsparungen sind enorm. Viele dieser Tools können Prozesse automatisieren oder Arbeitsabläufe optimieren. Sie sparen Ihren Mitarbeitern Arbeitszeit und ermöglichen es ihnen, ihre Fähigkeiten und Anstrengungen auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Grund 2 – Verbesserung der Arbeitsmoral

Die Arbeitsmoral ist heutzutage enorm wichtig. Viele Arbeitnehmer lassen sich einfach nicht in Umgebungen nieder, in denen sie sich nicht wohl und geschätzt fühlen. Es liegt also an den Agenturinhabern, die richtigen Bedingungen zu schaffen, damit sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Ihre Agentur-Stack kann Ihnen dabei helfen.

Mitarbeiter fühlen sich natürlich glücklicher und wohler bei ihrer Arbeit, wenn sie über nützliche Hilfsmittel verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Daher ist es eine hervorragende Möglichkeit, die Zufriedenheit und Loyalität Ihres Teams zu fördern, wenn Sie ihm eine großartige Agentur-Plattform zur Verfügung stellen, die es bei alltäglichen Routineaufgaben unterstützt.

Grund 3 – Mit der Konkurrenz Schritt halten

In der Welt der Agenturen herrscht ein harter Wettbewerb. Es gibt immer andere Agenturen, die ähnliche Arbeit wie Sie leisten und dieselbe Zielgruppe ansprechen. Um erfolgreich zu sein, muss jede Agentur stets ihr Bestes geben und ständig nach Möglichkeiten suchen, sich zu verbessern und ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein.

Eine der besten Möglichkeiten dafür ist Ihr Agentur-Stack. Durch die Einführung und Nutzung neuer Technologien zu Ihrem Vorteil können Sie möglicherweise Aufgaben effizienter erledigen als andere Agenturen. Das könnte Ihnen helfen, mehr Kunden zu gewinnen und zu einem der führenden Unternehmen in Ihrem Bereich zu werden.

Grund 4 – Produktivität und Gewinne

Dies ist im Wesentlichen eine Zusammenfassung aller anderen oben aufgeführten Vorteile. Indem Sie Ihrer Agentur Zeit sparen, die Arbeitsmoral verbessern und mit Ihren Mitbewerbern in Kontakt bleiben, sollte Ihre Agentur produktiver und damit profitabler werden.

Das ist das oberste Ziel jedes Unternehmens, und die richtige Agentur kann Ihnen dabei helfen, es zu erreichen. Mit einer ausgewogenen und sorgfältig ausgewählten Palette an technischen Tools profitieren Sie von effizienterer Arbeit, zufriedeneren Kunden, geringerer Fluktuation und einer stärkeren Position in Ihrer Branche.

Wichtige Komponenten jedes Agentur-Stacks

Die Bedeutung einer starken Agentur-Stack ist offensichtlich. Aber eine solche Plattform aufzubauen ist nicht so einfach, wie sich einfach für jede Software anzumelden, die man sieht. Stattdessen ist es besser, Elemente sorgfältig auszuwählen und sich dabei auf die Grundlagen zu konzentrieren, die Ihre Agentur für den Erfolg benötigt.

In diesem Abschnitt behandeln wir die wichtigsten Komponenten, aus denen sich Agency Stacks zusammensetzen. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie für alle Agentur-Stacks erforderlich sind. Je nach Art Ihrer Arbeit gibt es möglicherweise einige, auf die Sie verzichten können. Die meisten Agenturen, insbesondere solche, die sich auf Marketing spezialisiert haben, werden jedoch von allen folgenden wesentlichen Tech-Stack-Komponenten profitieren.

CRM

Die gesamte Arbeit der Agentur dreht sich um die Kunden. Ihr Hauptziel ist es, zu beeindrucken, zufrieden zu stellen und ihnen Gründe zu geben, sich für Ihre Agentur zu entscheiden und nicht für eine der anderen Optionen, die es gibt. Ein CRM-System (Customer Relationship Management) kann dabei eine wichtige Rolle spielen.

CRM-Software hilft Ihnen dabei, alle Interaktionen und Beziehungen Ihrer Agentur zu Ihren Kunden zu verwalten, mit dem Ziel, diese Beziehungen zu verbessern. Damit können Sie Kundenlisten erstellen, Feedback so effizient wie möglich verfolgen und darauf reagieren, Leads und Verkaufschancen identifizieren und vieles mehr.

Kundenportal

Das nächste Element, das in keinem Agentur-Stack fehlen sollte, ist ein Kundenportal. Das ist genau das, wonach es klingt – ein digitaler Raum, den Ihre Kunden nutzen können. Damit können sie den Fortschritt ihrer Bestellungen und Projekte einsehen und verfolgen, Dateien hochladen, mit Ihrem Team in Kontakt treten und vieles mehr.

Ein Kundenportal bietet unzählige Vorteile. Sie können die Erfahrungen Ihrer Kunden bei der Zusammenarbeit mit Ihnen erheblich verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und den Menschen, für die Sie arbeiten, erleichtern. Außerdem helfen sie Ihren Mitarbeitern, viel Zeit bei der Beantwortung von Kundenanfragen oder -anliegen zu sparen.

Scheduling

Zeit ist Geld, wie das alte Sprichwort sagt, und wenn es um die Arbeit in einer Agentur geht, scheint Zeit oft Mangelware zu sein. Viele Agenturen fühlen sich oft überfordert mit allem, was zu tun ist, aber Terminplanungssoftware sorgt für Klarheit und Organisation in Ihren Abläufen.

Wie der Name schon sagt, geht es bei Terminplanungssoftware darum, Ihre Zeit und Ihren Kalender zu organisieren. Es erleichtert Kunden die Buchung von Terminen oder Beratungsgesprächen mit Ihnen, indem Ihr Terminkalender automatisch aktualisiert wird, um Besprechungen und andere Vereinbarungen widerzuspiegeln.

Rechnungsstellung

Jede Agentur muss bezahlt werden. Das kann jedoch auch viel Zeit und Mühe Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Selbst der Prozess der Erstellung, des Versands und der Verwaltung von Rechnungen kann Ihre Ressourcen belasten und sich negativ auf Ihre Produktivität auswirken. Hier kommen Rechnungs stellungstools ins Spiel.

Mit einer Rechnungssoftware können Sie schneller und einfacher pünktliche und vollständige Zahlungen erhalten, ohne dass Sie dafür viel Aufwand betreiben müssen. Damit können Sie in Sekundenschnelle Rechnungen erstellen, globale Zahlungssysteme konfigurieren, Zahlungserinnerungen automatisch an Kunden versenden und vieles mehr.

Projektmanagement

Letztendlich hängt der Erfolg oder Misserfolg der meisten Agenturen davon ab, wie gut sie Projekte verwalten. Wenn Sie Ihre Aufgaben effizient und ordentlich erledigen können, haben Sie in der Regel viel bessere Chancen, sich einen guten Ruf aufzubauen und treue Kunden zu gewinnen. Aber oft gibt es so viele Herausforderungen, die einem effizienten Projektmanagement im Weg stehen.

Glücklicherweise können Projektmanagement-Plattformen dabei helfen. Sie wurden entwickelt, um die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu erleichtern, triviale Prozesse zu automatisieren und Ihre Projekte schneller als bisher zum Abschluss zu bringen.

Aufgabenverwaltung

In vielerlei Hinsicht ähnelt Aufgabenverwaltungssoftware Projektmanagement-Plattformen, allerdings in kleinerem Maßstab. Mit Aufgabenmanagement-Tools können Sie einzelne Aufgaben verfolgen, sie den richtigen Personen zuweisen und ihren Fortschritt überwachen.

In Verbindung mit anderen Tools, wie Projektmanagement- und Terminplanungssoftware, kann dies von unschätzbarem Wert sein. Es kann dazu beitragen, dass viele Prozesse effizienter werden, wodurch die Mitarbeiter Zeit sparen und die Vorgesetzten einen besseren Überblick über die täglichen Arbeitsabläufe erhalten.

Workflow-Automatisierung

Automatisierung ist ein wiederkehrendes Thema vieler Elemente des Agentur-Stacks, die in diesem Leitfaden aufgeführt sind. Viele Tools und Programme sind darauf ausgelegt, Ihnen Arbeit abzunehmen, indem sie alltägliche Aufgaben automatisieren und Ihnen so Zeit sparen. Es gibt auch spezielle Programme zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit denen Sie bestimmte Arbeitsabläufe optimieren und so die Abläufe in Ihrer Agentur verbessern können.

Die besten Programme zur Automatisierung von Arbeitsabläufen unterstützen häufig plattformübergreifende Konnektivität. Mit anderen Worten: Sie können die Lücke zwischen Ihrem CRM und Ihrer Terminplanungssoftware schließen. Dadurch können sie beispielsweise die Seite eines Kunden in Ihrem CRM aktualisieren, wenn dieser Kunde einen Termin vereinbart.

Vertragsgestaltung

Agenturen bearbeiten in der Regel eine Vielzahl von Verträgen. Oft wird Zeit damit verschwendet, sie zu erstellen, das Kleingedruckte zu überprüfen, sie unterschreiben zu lassen und so weiter. Auch hier gibt es Tools, die bei jedem Schritt dieses Prozesses helfen können.

Vertragserstellungssoftware ist ein unverzichtbares Element für Agenturen, die regelmäßig viele Verträge erstellen und verwalten müssen. Es kann automatisch Verträge für Sie erstellen (oder Vorlagen zum Ausfüllen bereitstellen) und Ihnen bei digitalen Signaturen helfen oder Verträge automatisch an die entsprechenden Personen senden.

Suchmaschinenoptimierung

SEO ist nicht nur etwas für Agenturen für digitales Marketing. Das ist für jede Agentur wichtig. Wenn Sie möglichst viele Klicks, Kunden und Aufträge erhalten möchten, benötigen Sie eine starke SEO-Kampagne, um Ihre Website und Ihre Dienstleistungen in den Google-Rankings ganz nach oben zu bringen.

SEO-Tools können dabei helfen.

Sie können Ihnen dabei helfen, die richtigen Keywords für Ihre Kampagnen zu identifizieren, um die Sichtbarkeit zu erhöhen. Sie sind auch für Agenturen, die SEO-Dienstleistungen jeglicher Art anbieten, von entscheidender Bedeutung. Sie bieten Ihnen alles, was Sie benötigen, um leistungsstarke Optimierungskampagnen für Ihre Kunden zu erstellen und umzusetzen.

Grafikdesign

Heutzutage ist ein gutes Image entscheidend für den Aufbau einer erfolgreichen Marke. Sie brauchen nicht nur ein aussagekräftiges Logo, sondern auch eine unverwechselbare visuelle Identität, die Ihre Kunden verstehen und mit der sie sich identifizieren können. Grafikdesign-Tools erwecken es zum Leben.

Mit diesen Tools können Agenturen in wenigen Minuten beeindruckende Logos und Website-Elemente entwerfen. Sie sind auch für Marketingmaterialien nützlich, da Sie damit Infografiken, Konzeptbilder und vieles mehr erstellen können, ohne dass Sie dafür unbedingt eigene Design-Experten benötigen.

Social-Media-Management

Viele Agenturen sind auch in den sozialen Medien sehr präsent. Websites wie Facebook, LinkedIn und Instagram können alle zu Ihrem Vorteil genutzt werden. Sie eignen sich hervorragend, um mit Ihren Nutzern in Kontakt zu treten, Leads zu generieren und die Markenbekanntheit zu steigern.

Social-Media-Management-Software macht genau das, was der Name sagt: Sie hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer verschiedenen Social-Media-Profile, Beiträge und Zeitpläne. Sie können es beispielsweise verwenden, um automatisch Beiträge zu erstellen oder um Kennzahlen und die Leistung Ihrer Social-Marketing-Kampagnen zu verfolgen.

Tipps und Tricks zum Aufbau des besten Agentur-Stacks

Es gibt natürlich viele Elemente, die einen starken Agency Stack ausmachen. Bei so vielen verfügbaren Tools kann es etwas entmutigend sein, mit dem Aufbau Ihres Startup-Stacks zu beginnen oder Ihren bestehenden Stack zu optimieren.

Hier sind einige clevere Strategien, die Ihnen helfen können.

Überprüfen und auditieren Sie regelmäßig Ihren Stack.

Wenn es um Ihre Agentur-Stack geht, sollten Sie sich niemals auf Ihren Lorbeeren ausruhen. Betrachten Sie es nicht als eine feste oder starre Struktur aus technologischen Anwendungen und Elementen. Betrachten Sie es stattdessen als etwas Dynamisches. Es sollte sich im Laufe der Zeit verändern und weiterentwickeln, wobei neue Anwendungen hinzugefügt und alte Tools auslaufen sollten, um das Wachstum Ihrer Agentur zu unterstützen.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Agentur-Stack regelmäßig zu überprüfen oder zu auditieren, beispielsweise alle sechs Monate oder mindestens einmal im Jahr. Schauen Sie sich an, was funktioniert und was nicht, und bleiben Sie über Trends und Neuerscheinungen auf dem Laufenden, um Tools zu finden, die Ihrer Agentur helfen können, die nächste Stufe zu erreichen.

Streben Sie eine möglichst umfassende Integration an.

Idealerweise ist es hilfreich, wenn die Softwareprogramme gut miteinander kompatibel sind. Wenn Ihr CRM beispielsweise problemlos mit Ihrer Projektmanagement-Plattform und Ihrem Kundenportal verknüpft werden kann, läuft alles reibungslos und flüssig. Versuchen Sie also, Programme und Tools zu finden, die sich miteinander integrieren lassen.

Denken Sie an die Werkzeuge, die Sie täglich am häufigsten verwenden. Suchen Sie dann nach weiterer Software, die diese ergänzt. Alternativ können Sie sich, um die Dinge zu vereinfachen, einfach für ein All-in-One-Agenturpaket entscheiden, das Ihnen alles bietet, was Sie brauchen – Rechnungsstellung, Terminplanung, Projektmanagement und vieles mehr.

Überwachen Sie Ihre Technologieausgaben

Es gibt einige nützliche kostenlose Tools. Die meisten Apps und Programme, aus denen sich Ihr Agentur-Stack zusammensetzt, sind jedoch wahrscheinlich kostenpflichtig. Diese Kosten können sich im Laufe der Zeit summieren, insbesondere wenn sie auf einer „pro Benutzer“-Basis berechnet werden.

Melden Sie sich nicht einfach an und laden Sie keine neuen Tools herunter, ohne die Kosten zu berücksichtigen und Ihr Budget zu berechnen. Überlegen Sie sich zunächst, wie viel Sie für Ihren Stack ausgeben möchten. Versuchen Sie dann zu ermitteln, welchen Wert oder ROI (Return on Investment) Sie mit einem Tool erzielen können, um herauszufinden, ob sich dessen Einsatz lohnt.

Suchen Sie nach neuen, aufkommenden Tools, die Ihnen helfen können.

Das Schöne an moderner Technologie ist, dass sie sich ständig weiterentwickelt und immer wieder neue Innovationen hervorbringt. Von Jahr zu Jahr erleben wir ständig große Veränderungen in Bereichen wie CRM-Technologie und Workflow-Automatisierung, wobei immer mehr nützliche, zeitsparende Funktionen auf den Markt kommen.

Wenn Sie nicht über die neuesten Innovationen informiert sind, wissen Sie nicht, wie sehr diese Ihrer Agentur helfen könnten. Daher ist es für Agenturinhaber – oder diejenigen, die für die Erweiterung des Agenturportfolios verantwortlich sind – ratsam, sich über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Informieren Sie sich über neue Trends und Technologien, sehen Sie sich an, was andere Agenturen tun, und entdecken Sie neue Wege, um die Abläufe Ihrer Agentur zu verbessern.

Bitten Sie Ihr Team um Feedback.

Ein häufiger Fehler, den viele Agenturinhaber begehen, ist die Einführung neuer Technologien, ohne zuvor die Menschen zu konsultieren, die diese nutzen werden – die Belegschaft. Dies hat oft den gegenteiligen Effekt, da die Mitarbeiter möglicherweise mit Tools arbeiten müssen, die ihre Probleme nicht vollständig lösen, obwohl es bessere Alternativen gäbe.

Es ist viel klüger, Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Bitten Sie um Feedback zu ihren täglichen Aufgaben und fragen Sie, welche Tools ihnen ihrer Meinung nach helfen könnten. Sie können einige großartige Empfehlungen von Ihren Mitarbeitern erhalten, die oft am besten wissen, welche Software sie wirklich benötigen.

In Schulungen investieren

Ein Werkzeug ist nur so effektiv wie die Person, die es benutzt. Das gilt für jeden Teil Ihres Agentur-Stacks. Selbst wenn Sie in die am besten bewertete Software auf dem Markt investieren, erzielen Sie möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse, wenn Ihre Mitarbeiter nicht sicher sind, wie sie diese Software verwenden sollen.

Wenn Sie in ein neues Tool oder eine neue App investieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter in deren Verwendung zu schulen. Einige Entwickler bieten ihren Kunden sogar umfassende Einführungs- oder Schulungsprozesse sowie detaillierte Hilfezentren und Tutorials an. Je besser Ihre Mitarbeiter mit der Software umgehen können, desto mehr profitieren sie davon.

Verringern Sie Ihre Verluste bei Werkzeugen, die nicht funktionieren.

Sie investieren möglicherweise nicht immer in erfolgreiche Tools oder Technologien. Manchmal kommt es vor, dass man eine App auswählt, die einfach nicht zu funktionieren scheint oder sogar mehr Probleme verursacht, als sie löst. Es lohnt sich, zunächst beharrlich zu bleiben und sich weiterzubilden oder Unterstützung zu suchen, um vielleicht Wege zu finden, diesen Teil Ihres Agentur-Stacks besser zu nutzen.

Wenn das Tool jedoch nicht ganz Ihren Anforderungen entspricht, ist es in der Regel am besten, sich nach einer Alternative umzusehen. Wenn Arbeitnehmer gezwungen werden, ein veraltetes oder ungeeignetes Werkzeug zu verwenden, kann dies langfristig die Arbeitsmoral und Produktivität beeinträchtigen.

Ein starker Agentur-Stack ist für einen effizienten und effektiven Agenturbetrieb von entscheidender Bedeutung. Es unterstützt Sie in allen Bereichen Ihrer täglichen Arbeit, damit Sie Ihre maximale Leistungsfähigkeit entfalten und Ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten können. Kurz gesagt, es ist enorm wichtig, und Agenturinhaber sollten regelmäßig nach Möglichkeiten suchen, ihre Stacks zu verbessern, um erfolgreich zu sein.

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