Los componentes esenciales de una sólida pila de agencias

Dirigir una agencia con éxito no es fácil. Implica una enorme cantidad de trabajo duro, con innumerables tareas diarias que realizar. Afortunadamente, existen numerosas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte con las operaciones de tu agencia. En conjunto, estas herramientas forman lo que se conoce como «conjunto de agencias».

Si tu agencia acaba de empezar, es fundamental establecer una base sólida que te ayude en esos primeros meses tan difíciles. Por su parte, para las agencias más consolidadas que buscan expandirse y mejorar, es fundamental revisar periódicamente su cartera de servicios para adaptarla a las necesidades de su empresa. Esta guía explorará algunos de los componentes clave de las pilas de agencias, junto con consejos para la optimización de las pilas.

¿Qué es una pila de agencias?

Comencemos con una definición. Como se ha indicado anteriormente, una pila de agencias es un conjunto de software, programas y otras herramientas tecnológicas que utiliza una agencia para llevar a cabo sus operaciones. El término está estrechamente relacionado con el concepto de«pila tecnológica», que generalmente describe las herramientas y aplicaciones que utilizan las empresas para crear productos y servicios.

El trabajo de agencia puede implicar una amplia gama de procesos, dependiendo del tipo de agencia en cuestión. Una agencia de marketing, por ejemplo, puede tener equipos dedicados a la redacción publicitaria, el diseño, la estrategia, la elaboración de presupuestos y mucho más. Todos esos equipos diferentes pueden necesitar diversas herramientas tecnológicas o aplicaciones que les ayuden en sus tareas. En conjunto, todas esas herramientas forman parte del conjunto completo de herramientas de la agencia.

La importancia de contar con una sólida cartera de agencias

Naturalmente, en el mundo tecnológico actual, todas las agencias necesitan una pila tecnológica. Hoy en día es imposible competir sin hacer uso de la tecnología moderna. Sin embargo, las agencias pueden variar enormemente en cuanto a tamaño, alcance y solidez. Algunos son bastante sencillos e incluso básicos, mientras que otros son mucho más profundos y exhaustivos.

Naturalmente, algunas agencias solo utilizan unas pocas herramientas para ayudarse. Otros van mucho más allá, buscando constantemente adoptar nuevas tecnologías emergentes para apoyar a sus diversos equipos y operaciones. Aunque quizá no sea necesario llegar tan lejos, es importante contar con una estructura sólida y versátil que ayude a tu agencia a alcanzar el éxito.

Aquí hay algunas razones por las que.

Razón 1: Ahorro de tiempo y dinero

No importa qué tipo de trabajo estés haciendo, siempre es importante contar con las herramientas adecuadas para ello. En el caso del trabajo de agencia, las «herramientas adecuadas» incluyen programas de software como CRM, software de programación y aplicaciones de gestión de tareas. Todas estas herramientas pueden ahorrarle a una agencia mucho tiempo y dinero.

Sí, normalmente todos ellos suponen un gasto considerable para su instalación. Pero el ahorro a largo plazo es enorme. Muchas de estas herramientas pueden automatizar procesos o optimizar flujos de trabajo. Ahorran horas de trabajo a su personal y les permiten centrar sus habilidades y esfuerzos en tareas más importantes.

Razón 2: Mejorar la moral

La moral en el lugar de trabajo es muy importante hoy en día. Muchos trabajadores simplemente no se adaptarán a entornos en los que no se sientan satisfechos y valorados. Por lo tanto, corresponde a los propietarios de las agencias proporcionar las condiciones adecuadas para que los trabajadores se sientan cómodos. Tu agencia puede ayudarte con eso.

El personal se sentirá naturalmente más feliz y cómodo en su trabajo si dispone de herramientas útiles para desempeñar sus funciones. Por lo tanto, proporcionar a tu equipo una excelente gama de herramientas que les ayude con las tareas cotidianas rutinarias es una forma estupenda de fomentar la felicidad y la lealtad.

Razón 3: mantenerse al día con la competencia

La competencia es feroz en el mundo de las agencias. Siempre hay otras agencias que realizan un trabajo similar al tuyo y se dirigen al mismo tipo de público. Para tener éxito, cada agencia debe dar lo mejor de sí misma sin descanso, buscando siempre formas de mejorar y adelantarse a sus rivales.

Una de las mejores formas de hacerlo es a través de tu agencia. Al adoptar y utilizar las nuevas tecnologías en su beneficio, es posible que pueda realizar las tareas de forma más eficiente que la agencia de al lado. Eso podría ayudarle a conseguir más clientes y convertirse en una de las empresas líderes en su sector.

Razón 4: Productividad y beneficios

Esto es, en esencia, un resumen de todos los demás beneficios enumerados anteriormente. Al ahorrar tiempo a su agencia, mejorar la moral y mantenerse en contacto con sus rivales, su agencia debería ser más productiva y, por lo tanto, más rentable.

Ese es el objetivo número uno de cualquier negocio, y contar con las agencias adecuadas puede ayudarte a lograrlo. Con una gama equilibrada y cuidadosamente seleccionada de herramientas tecnológicas, disfrutarás de un trabajo más eficiente, clientes más satisfechos, menos rotación de personal y una posición más sólida en tu sector.

Componentes clave de cada pila de agencias

La importancia de contar con una sólida estructura de agencias es evidente. Pero crear uno no es tan sencillo como salir y registrarse en todos los programas que veas. En cambio, es mejor seleccionar y elegir los elementos con cuidado, centrándose en los aspectos fundamentales que su agencia necesita para tener éxito.

En esta sección, abordaremos los componentes más importantes que conforman las pilas de agencias. Eso no significa que sean necesarios para todas las pilas de agencias. Puede que haya algunas de las que puedas prescindir, dependiendo del tipo de trabajo que realices. Sin embargo, la mayoría de las agencias, especialmente aquellas especializadas en marketing, se beneficiarán de todos los siguientes elementos esenciales de la pila tecnológica.

CRM

Todo el trabajo de la agencia gira en torno a los clientes. Tu objetivo principal es impresionar, satisfacer y darles razones para elegir tu agencia frente a todas las demás opciones que hay en el mercado. Un sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes) puede desempeñar un papel muy importante en este sentido.

El software CRM le ayuda a gestionar todas las interacciones y relaciones de su agencia con sus clientes, con el objetivo final de mejorar dichas relaciones. Te permite crear listas de clientes, realizar un seguimiento y responder a los comentarios de la forma más eficiente posible, identificar clientes potenciales y oportunidades, y mucho más.

Client portal

El siguiente elemento que no debe faltar en ninguna agencia es un portal para clientes. Es justo lo que parece: un espacio digital para que lo utilicen tus clientes. Les permite ver y realizar un seguimiento del progreso de sus pedidos y proyectos, cargar archivos, ponerse en contacto con su equipo y mucho más.

Tener un portal para clientes ofrece innumerables ventajas. Pueden mejorar drásticamente la experiencia de tus clientes al trabajar contigo, además de facilitar la colaboración entre tú y las personas para las que trabajas. También ayudan a ahorrar mucho tiempo a su personal a la hora de responder a las consultas o inquietudes de los clientes.

Agendamiento

El tiempo es oro, como dice el viejo refrán, y cuando se trata del trabajo en una agencia, el tiempo suele escasear. Muchas agencias suelen sentirse abrumadas por todo lo que hay que hacer, pero el software de programación aporta claridad y organización a sus operaciones.

Como su nombre indica, el software de planificación sirve para organizar tu tiempo y tu calendario. Facilita a los clientes la reserva de citas o consultas con usted, actualizando automáticamente su agenda para reflejar las reuniones y otros compromisos.

Invoicing

Todas las agencias tienen que cobrar. Pero eso también puede absorber tiempo y esfuerzo de su personal. Incluso el proceso de crear, enviar y gestionar facturas puede convertirse en una carga para sus recursos y tener una influencia negativa en su productividad. Ahí es donde entran en juego las herramientas de facturación.

El software de facturación le ayuda a cobrar a tiempo y en su totalidad de forma más rápida y sencilla, con menos esfuerzo por su parte. Le permite elaborar facturas en segundos, configurar sistemas de pago globales, enviar recordatorios de pago automáticamente a los clientes, etc.

Gestión de proyectos

En última instancia, el éxito o el fracaso de la mayoría de las agencias depende de lo bien que gestionen los proyectos. Si puedes hacer las cosas de manera eficiente y ordenada, normalmente tendrás muchas más posibilidades de labrarte una buena reputación y ganar clientes fieles. Pero a menudo hay muchos retos que dificultan la gestión eficiente de los proyectos.

Afortunadamente, las plataformas de gestión de proyectos pueden ayudar en eso. Están diseñadas para facilitar la colaboración entre los miembros de tu equipo, automatizar procesos triviales y gestionar tus proyectos para completarlos más rápidamente que antes.

Gestión de tareas

En muchos aspectos, el software de gestión de tareas es similar a las plataformas de gestión de proyectos, pero a menor escala. Las herramientas de gestión de tareas te permiten realizar un seguimiento de las tareas individuales, asignarlas a las personas adecuadas y supervisar su progreso.

Cuando se utiliza junto con otras herramientas, como el software de gestión de proyectos y programación, esto puede resultar muy valioso. Puede ayudar a que muchos procesos sean más eficientes, ahorrando tiempo a los trabajadores y proporcionando a los supervisores una visión más clara de lo que se hace cada día.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización es un tema recurrente en muchos de los elementos de la pila de agencias que se enumeran a lo largo de esta guía. Hay muchas herramientas y programas diseñados para hacer cosas por ti, automatizando las tareas cotidianas para ahorrarte tiempo. También existen programas especializados en la automatización de flujos de trabajo que pueden ayudarte a optimizar flujos de trabajo específicos para mejorar las operaciones de tu agencia.

Los mejores programas de automatización de flujos de trabajo suelen admitir la conectividad entre plataformas. En otras palabras, pueden salvar la distancia entre su CRM y su software de programación. Esto les permite, por ejemplo, actualizar la página de un cliente en su CRM cuando ese cliente programa una reunión.

Creación de contratos

Las agencias suelen gestionar muchos contratos. A menudo se pierde tiempo redactándolos, revisando la letra pequeña, consiguiendo que se firmen, etc. Una vez más, existen herramientas que pueden ayudar en cada paso de ese proceso.

El software de creación de contratos es un elemento imprescindible para las agencias que tienen que elaborar y gestionar muchos contratos de forma habitual. Puede crear contratos automáticamente (o proporcionar plantillas para que usted las rellene), así como ayudar con las firmas digitales o enviar automáticamente los contratos a las personas pertinentes.

SEO

El SEO no es solo para agencias de marketing digital. Es importante para todas las agencias. Si quieres conseguir el máximo número de clics, clientes y trabajo, debes llevar a cabo una sólida campaña de SEO y posicionar tu sitio web y tus servicios en los primeros puestos del ranking de Google.

Las herramientas SEO pueden ayudar con eso.

Pueden ayudarte a identificar los tipos de palabras clave adecuados para tus campañas y así aumentar la visibilidad. También son cruciales para las agencias que ofrecen cualquier tipo de servicios de SEO. Te proporcionan todo lo que necesitas para crear e implementar sólidas campañas de optimización para tus clientes.

Diseño gráfico

Hoy en día, tener una buena imagen es fundamental para crear una marca de éxito. No solo necesitas un logotipo potente, sino también una identidad visual identificable que los clientes comprendan y con la que puedan identificarse. Las herramientas de diseño gráfico le dan vida.

Estas herramientas permiten a las agencias diseñar logotipos y elementos web impresionantes en cuestión de minutos. También son útiles para materiales de marketing, ya que permiten generar infografías, imágenes conceptuales y mucho más, sin necesidad de contar con expertos en diseño internos.

Gestión de redes sociales

Muchas agencias también tienen una presencia destacada en las redes sociales. Sitios como Facebook, LinkedIn e Instagram pueden utilizarse en tu beneficio. Son ideales para ponerse en contacto con sus usuarios, generar clientes potenciales y crear conciencia de marca.

El software de gestión de redes sociales hace exactamente lo que dice: ayuda a gestionar tus distintos perfiles sociales, publicaciones y calendarios. Puedes utilizarlo para publicar automáticamente, por ejemplo, o para realizar un seguimiento de las métricas y el rendimiento de tus campañas de marketing en redes sociales.

Consejos y trucos para crear la mejor combinación de agencias

Es evidente que hay muchos elementos que conforman una sólida estructura de agencia. Con tantas herramientas posibles a tu disposición, puede resultar un poco abrumador empezar a crear tu pila de startup o ajustar la que ya tienes.

Aquí hay algunas estrategias inteligentes que pueden ayudarte.

Revise y audite periódicamente su pila.

Cuando se trata de tu conjunto de agencias, nunca debes dormirte en los laureles. No lo veas como una estructura fija o rígida de aplicaciones y elementos tecnológicos. En cambio, considéralo como algo dinámico. Debe cambiar y evolucionar con el tiempo, añadiendo nuevas aplicaciones y eliminando gradualmente las herramientas antiguas para apoyar el crecimiento de su agencia.

Acostúmbrate a revisar o auditar tu pila de agencias de forma regular, por ejemplo, cada seis meses o al menos una vez al año. Observe lo que funciona y lo que no, y manténgase al día de las tendencias y los nuevos lanzamientos para encontrar herramientas que puedan ayudar a su agencia a pasar al siguiente nivel.

Buscar la mayor integración posible.

Lo ideal es disponer de programas que funcionen bien juntos. Si tu CRM puede conectarse fácilmente con tu plataforma de gestión de proyectos y tu portal de clientes, por ejemplo, todo funcionará de maravilla. Por lo tanto, intenta encontrar programas y herramientas que se integren entre sí.

Piensa en las herramientas que más utilizas cada día. A continuación, busca otros programas que los complementen. Como alternativa, para facilitar las cosas, podrías optar por un paquete integral de agencia que te ofrezca todo lo que necesitas: facturación, programación, gestión de proyectos y mucho más.

Controle sus gastos en tecnología.

Hay algunas herramientas gratuitas muy útiles. Pero la mayoría de las aplicaciones y programas que componen el conjunto de herramientas de su agencia probablemente le costarán dinero. Esos costes pueden acumularse con el tiempo, especialmente si se cobra «por usuario».

No te limites a registrarte y descargar nuevas herramientas sin tener en cuenta los costes y calcular tu presupuesto. En primer lugar, calcula cuánto estás dispuesto a gastar en tu pila. A continuación, intenta determinar qué tipo de valor o ROI (retorno de la inversión) puedes obtener de una herramienta para calcular si vale la pena utilizarla.

Busca herramientas nuevas y emergentes que te ayuden.

La belleza de la tecnología moderna es que siempre está evolucionando, con nuevas innovaciones que surgen constantemente. Año tras año, vemos grandes cambios en campos como la tecnología CRM y la automatización de flujos de trabajo, con la aparición de funciones cada vez más útiles que permiten ahorrar tiempo.

Si no conoce las últimas innovaciones, no sabrá cuánto pueden ayudar a su agencia. Por lo tanto, es aconsejable que los propietarios de agencias, o los responsables de las incorporaciones a la estructura de la agencia, se mantengan al día de las últimas noticias. Conozca las últimas tendencias y tecnologías, vea lo que están haciendo otras agencias y descubra nuevas formas de mejorar las operaciones de su agencia.

Pide opiniones a tu equipo.

Un error común que cometen muchos propietarios de agencias es adoptar nuevas tecnologías sin consultar primero con las personas que las utilizarán: los empleados. Esto suele ser contraproducente, ya que los trabajadores pueden acabar con herramientas que no resuelven completamente sus problemas, cuando existían alternativas mejores.

Es mucho más sensato involucrar a los trabajadores en el proceso de toma de decisiones. Pídeles su opinión sobre sus tareas diarias y qué herramientas creen que les podrían ayudar. Es posible que reciba excelentes recomendaciones de su personal, que suele ser el más indicado para saber qué programas informáticos necesitan realmente.

Invertir en formación

Una herramienta solo es tan eficaz como la persona que la utiliza. Eso es válido para todas las partes de la pila de tu agencia. Incluso si invierte en el software mejor valorado del mercado, es posible que no obtenga los resultados que espera si sus trabajadores no saben cómo utilizarlo.

Siempre que inviertas en una nueva herramienta o aplicación, asegúrate de dedicar tiempo a formar a los trabajadores sobre cómo utilizarla. Algunos desarrolladores incluso ofrecen procesos exhaustivos de incorporación o formación para sus clientes, así como centros de ayuda y tutoriales detallados. Cuanto más sepan tus trabajadores sobre cómo utilizar el software, más partido le sacarán.

Reduzca sus pérdidas en herramientas que no funcionan.

Puede que no siempre inviertas en herramientas o tecnologías ganadoras. A veces, es posible que elijas una aplicación que simplemente no parece funcionar, o que incluso causa más problemas de los que resuelve. Vale la pena insistir al principio, buscar formación o apoyo para encontrar formas de utilizar mejor esa parte de tu conjunto de agencias.

Sin embargo, si la herramienta no te ofrece exactamente lo que deseas, lo mejor suele ser pasar a otra cosa y cambiar a algo diferente. Obligar a los trabajadores a utilizar una herramienta obsoleta o inadecuada puede perjudicar la moral y la productividad a largo plazo.

Una sólida estructura de agencia es fundamental para que las operaciones de la agencia sean eficientes y eficaces. Te ayuda en todos los aspectos de tu trabajo diario, para que puedas rendir al máximo y ofrecer los mejores servicios a tus clientes. En resumen, es sumamente importante, y los propietarios de agencias deben buscar regularmente formas de mejorar sus pilas para ayudarles a tener éxito.

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