Os componentes essenciais de uma estrutura de agência sólida

Não é fácil administrar uma agência de sucesso. Envolve uma enorme quantidade de trabalho árduo, com inúmeras tarefas diárias a realizar. Felizmente, existem muitas ferramentas tecnológicas para ajudar nas operações da sua agência. Juntas, essas ferramentas formam o que é conhecido como “pilha de agências”.

Se sua agência está apenas começando, é fundamental estabelecer uma base sólida para ajudar nos primeiros meses desafiadores. Enquanto isso, para agências mais estabelecidas que buscam expandir e melhorar, é vital revisar regularmente sua pilha de agências para atender às necessidades da sua empresa. Este guia explorará alguns dos principais componentes das pilhas de agências, juntamente com dicas para otimização de pilhas.

O que é uma pilha de agências?

Vamos começar com uma definição. Conforme mencionado acima, uma pilha de agências é um conjunto de softwares, programas e outras ferramentas tecnológicas utilizadas por uma agência para realizar suas operações. O termo está intimamente ligado ao conceito de“pilha de tecnologia”, que geralmente descreve as ferramentas e aplicativos que as empresas utilizam para criar produtos e serviços.

O trabalho de agência pode envolver uma ampla gama de processos, dependendo do tipo de agência em questão. Uma agência de marketing, por exemplo, pode ter equipes dedicadas à redação, design, estratégia, orçamento e muito mais. Todas essas equipes diferentes podem precisar de várias ferramentas tecnológicas ou aplicativos para ajudá-las em suas tarefas. Juntas, essas ferramentas fazem parte de todo o conjunto de recursos da agência.

A importância de uma estrutura de agências sólida

Naturalmente, no mundo tecnológico atual, toda agência precisa de uma pilha de tecnologia. É impossível competir nos dias de hoje sem fazer uso da tecnologia moderna. No entanto, as agências podem variar muito em termos de tamanho, escopo e força. Alguns são bastante simples e até básicos, enquanto outros são muito mais aprofundados e abrangentes.

Naturalmente, algumas agências contam apenas com algumas ferramentas para ajudá-las. Outros vão muito além, buscando constantemente adotar novas tecnologias emergentes para apoiar suas diversas equipes e operações. Embora você não precise necessariamente ir tão longe, é importante ter uma estrutura sólida e versátil para ajudar sua agência a ter sucesso.

Aqui estão algumas razões para isso.

Razão 1 – Economia de tempo e dinheiro

Não importa o tipo de trabalho que você esteja fazendo, é sempre importante ter as ferramentas certas para o trabalho. No caso do trabalho em agências, as “ferramentas certas” incluem programas de software como CRMs, software de agendamento e aplicativos de gerenciamento de tarefas. Todas essas ferramentas podem economizar muito tempo e dinheiro para uma agência.

Sim, geralmente todos eles custam uma quantia significativa para serem configurados. Mas a economia a longo prazo é enorme. Muitas dessas ferramentas podem automatizar processos ou otimizar fluxos de trabalho. Elas economizam horas de trabalho da sua equipe e permitem que eles concentrem suas habilidades e esforços em tarefas mais importantes.

Razão 2 – Melhorar o moral

A moral no local de trabalho é extremamente importante nos dias de hoje. Muitos trabalhadores simplesmente não se adaptam a ambientes onde não se sentem satisfeitos e valorizados. Portanto, cabe aos proprietários das agências proporcionar as condições adequadas para que os funcionários se sintam à vontade. Sua agência pode ajudar com isso.

Os funcionários naturalmente se sentirão mais felizes e confortáveis em seu trabalho se tiverem ferramentas úteis para desempenhar suas funções. Portanto, fornecer à sua equipe um excelente conjunto de ferramentas que os ajude nas tarefas diárias rotineiras é uma ótima maneira de promover a felicidade e a lealdade.

Razão 3 – Manter-se à frente da concorrência

A concorrência é acirrada no mundo das agências. Sempre há outras agências realizando trabalhos semelhantes ao seu e visando o mesmo tipo de público. Para ter sucesso, cada agência precisa estar sempre no seu melhor, buscando constantemente maneiras de melhorar e ficar à frente dos seus concorrentes.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é por meio do seu conjunto de agências. Ao adotar e utilizar novas tecnologias a seu favor, você poderá realizar suas tarefas com mais eficiência do que outras agências. Isso pode ajudá-lo a conquistar mais clientes e tornar-se uma das empresas líderes em seu setor.

Razão 4 – Produtividade e lucros

Este é essencialmente um resumo de todos os outros benefícios listados acima. Ao economizar tempo, melhorar o moral e manter contato com seus concorrentes, sua agência deve se tornar mais produtiva e, portanto, mais lucrativa.

Esse é o objetivo número 1 de qualquer empresa, e a combinação certa de agências pode ajudá-lo a alcançá-lo. Com um conjunto equilibrado e cuidadosamente selecionado de ferramentas tecnológicas, você desfrutará de um trabalho mais eficiente, clientes mais satisfeitos, menor rotatividade e uma posição mais sólida no seu setor.

Componentes essenciais de cada pilha de agências

A importância de uma estrutura de agência sólida é evidente. Mas criar um não é tão simples quanto sair e se inscrever em todos os softwares que você vê. Em vez disso, é melhor selecionar os elementos com cuidado, concentrando-se nos fundamentos de que sua agência precisa para ter sucesso.

Nesta seção, abordaremos os componentes mais importantes que compõem as pilhas de agências. Isso não significa que elas serão necessárias para todas as pilhas de agências. Pode haver alguns que você possa dispensar, dependendo do tipo de trabalho que você faz. No entanto, a maioria das agências, especialmente aquelas especializadas em marketing, se beneficiará de todos os seguintes elementos essenciais da pilha tecnológica

CRM

Todo o trabalho da agência gira em torno dos clientes. Seu principal objetivo é impressionar, satisfazer e dar a eles motivos para escolherem sua agência em vez de todas as outras opções disponíveis. Um sistema de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) pode desempenhar um papel importante nesse sentido.

O software CRM ajuda você a gerenciar todas as interações e relacionamentos da sua agência com seus clientes, com o objetivo final de melhorar esses relacionamentos. Permite-lhe criar listas de clientes, acompanhar e responder a comentários da forma mais eficiente possível, identificar leads e oportunidades, e muito mais.

Client portal

O próximo elemento que nenhuma agência deve deixar de ter é um portal do cliente. É exatamente o que parece: um espaço digital para seus clientes usarem. Permite que eles visualizem e acompanhem o andamento de seus pedidos e projetos, enviem arquivos, entrem em contato com sua equipe e muito mais.

Existem inúmeras vantagens em ter um portal do cliente. Eles podem melhorar drasticamente a experiência dos seus clientes ao trabalhar com você, além de facilitar a colaboração entre você e as pessoas para quem trabalha. Eles também ajudam a economizar muito tempo da sua equipe quando se trata de responder às dúvidas ou preocupações dos clientes.

Scheduling

Tempo é dinheiro, como diz o velho ditado, e quando se trata de trabalho em agências, o tempo parece estar sempre em falta. Muitas agências muitas vezes se sentem sobrecarregadas com tudo o que precisa ser feito, mas o software de agendamento traz clareza e organização às suas operações.

Como o nome sugere, o software de agendamento tem como objetivo organizar seu tempo e calendário. Facilita aos clientes marcar consultas ou reuniões com você, atualizando automaticamente sua agenda para refletir reuniões e outros compromissos.

Invoicing

Todas as agências têm de ser pagas. Mas isso também pode consumir tempo e esforço da sua equipe. Até mesmo o processo de criação, envio e gerenciamento de faturas pode se tornar um desgaste para seus recursos e uma influência negativa para sua produtividade. É aí que entram em cena as ferramentas de faturamento.

O software de faturamento ajuda você a receber seus pagamentos em dia e integralmente de forma mais rápida e fácil, com menos esforço da sua parte. Permite-lhe elaborar faturas em segundos, configurar sistemas de pagamento globais, enviar lembretes de pagamento automaticamente aos clientes, etc.

Gerenciamento de projetos

Em última análise, o sucesso ou o fracasso da maioria das agências depende da qualidade da gestão dos projetos. Se você conseguir realizar as tarefas de maneira eficiente e organizada, geralmente terá muito mais chances de construir uma boa reputação e conquistar clientes fiéis. Mas muitas vezes há tantos desafios no caminho para uma gestão de projetos eficiente.

Felizmente, as plataformas de gerenciamento de projetos podem ajudar nisso. Eles foram projetados para facilitar a colaboração entre sua equipe, automatizar processos triviais e gerenciar seus projetos até a conclusão mais rapidamente do que antes.

Task management

Em muitos aspectos, o software de gerenciamento de tarefas é semelhante às plataformas de gerenciamento de projetos, mas em menor escala. As ferramentas de gerenciamento de tarefas permitem acompanhar tarefas individuais, atribuindo-as às pessoas certas e monitorando seu progresso.

Quando usado em conjunto com outras ferramentas, como software de gerenciamento de projetos e programação, isso pode ser inestimável. Isso pode ajudar muitos processos a se tornarem mais eficientes, economizando tempo dos funcionários e dando aos supervisores uma visão mais clara do que está sendo feito a cada dia.

Automação do fluxo de trabalho

A automação é um tema recorrente em muitos dos elementos da pilha de agências listados ao longo deste guia. Muitas ferramentas e programas são projetados para fazer coisas por você, automatizando tarefas diárias para economizar seu tempo. Existem também programas especializados em automação de fluxos de trabalho que podem ajudá-lo a otimizar fluxos de trabalho específicos para melhorar as operações da sua agência.

Os melhores programas de automação de fluxo de trabalho geralmente oferecem suporte à conectividade entre plataformas. Em outras palavras, eles podem preencher a lacuna entre o seu CRM e o seu software de agendamento. Isso permite que eles, por exemplo, atualizem a página de um cliente no seu CRM quando esse cliente agendar uma reunião.

Criação de contratos

As agências tendem a lidar com muitos contratos. Muitas vezes, perde-se tempo elaborando-os, verificando as letras pequenas, obtendo assinaturas e assim por diante. Mais uma vez, existem ferramentas que podem ajudar em todas as etapas desse processo.

O software de criação de contratos é um elemento essencial para agências que precisam regularmente elaborar e gerenciar muitos contratos. Ele pode criar contratos automaticamente para você (ou fornecer modelos para você preencher), além de ajudar com assinaturas digitais ou enviar contratos automaticamente para as pessoas relevantes.

SEO

O SEO não é apenas para agências de marketing digital. Isso é importante para todas as agências. Se você deseja obter o máximo de cliques, clientes e trabalho, precisa ter uma campanha de SEO forte e colocar seu site e seus serviços no topo do ranking do Google.

As ferramentas de SEO podem ajudar nisso.

Eles podem ajudá-lo a identificar os tipos certos de palavras-chave para segmentar em suas campanhas e aumentar a visibilidade. Eles também são essenciais para agências que oferecem qualquer tipo de serviço de SEO. Eles fornecem tudo o que você precisa para criar e implementar campanhas de otimização eficazes para seus clientes.

Design gráfico

Hoje em dia, ter uma boa imagem é fundamental para construir uma marca de sucesso. Você não precisa apenas de um logotipo impactante, mas também de uma identidade visual identificável que os clientes compreendam e com a qual se identifiquem. As ferramentas de design gráfico dão vida ao projeto.

Essas ferramentas permitem que as agências criem logotipos e elementos de sites impressionantes em questão de minutos. Eles também são úteis para materiais de marketing, permitindo que você gere infográficos, imagens conceituais e muito mais, sem necessariamente precisar de especialistas em design internos.

Gestão de mídias sociais

Muitas agências também têm presença de destaque nas redes sociais. Sites como Facebook, LinkedIn e Instagram podem ser usados a seu favor. São ótimos para entrar em contato com seus usuários, gerar leads e construir o reconhecimento da marca.

O software de gerenciamento de mídias sociais faz exatamente o que diz: ajuda a gerenciar seus diversos perfis sociais, postagens e agendas. Você pode usá-lo para fazer publicações automaticamente, por exemplo, ou para acompanhar métricas e desempenho de suas campanhas de marketing social.

Dicas e truques para construir a melhor estrutura de agência

É evidente que há muitos elementos que compõem uma estrutura de agência sólida. Com tantas ferramentas possíveis à sua disposição, pode ser um pouco assustador começar a construir sua pilha de startups ou ajustar a que você já tem.

Aqui estão algumas estratégias inteligentes para ajudar.

Revise e audite regularmente sua pilha

Quando se trata da sua agência, você nunca deve descansar sobre os louros. Não veja isso como uma estrutura fixa ou rígida de aplicativos e elementos tecnológicos. Em vez disso, veja isso como algo dinâmico. Ele deve mudar e evoluir com o tempo, com novos aplicativos adicionados e ferramentas antigas descontinuadas para apoiar o crescimento da sua agência.

Adquira o hábito de revisar ou auditar regularmente a pilha de agências, a cada seis meses ou pelo menos uma vez por ano. Observe o que está funcionando, o que não está e mantenha-se atualizado com as tendências e novos lançamentos para encontrar ferramentas que possam ajudar sua agência a avançar para o próximo nível.

Busque o máximo de integração possível

Idealmente, é útil ter softwares que funcionem bem juntos. Se o seu CRM for capaz de se conectar facilmente à sua plataforma de gerenciamento de projetos e ao seu portal do cliente, por exemplo, tudo fluirá de maneira agradável e tranquila. Portanto, procure encontrar programas e ferramentas que se integrem entre si.

Pense nas ferramentas que você mais usa todos os dias. Em seguida, procure outros softwares que os complementem. Como alternativa, para facilitar as coisas, você pode simplesmente optar por um pacote completo de agência que oferece tudo o que você precisa: faturamento, agendamento, gerenciamento de projetos e muito mais.

Monitore seus gastos com tecnologia

Existem algumas ferramentas gratuitas úteis disponíveis. Mas a maioria dos aplicativos e programas que compõem o conjunto de ferramentas da sua agência provavelmente custará dinheiro. Esses custos podem aumentar com o tempo, especialmente se você estiver sendo cobrado por “usuário”.

Não basta se inscrever e baixar novas ferramentas sem considerar os custos e calcular seu orçamento. Primeiro, determine quanto você está disposto a gastar em sua pilha. Em seguida, tente determinar que tipo de valor ou ROI (retorno sobre o investimento) você pode obter com uma ferramenta para decidir se vale a pena usá-la.

Procure novas ferramentas emergentes para ajudá-lo

A beleza da tecnologia moderna é que ela está sempre evoluindo, com novas inovações surgindo constantemente. A cada ano, vemos constantemente grandes mudanças em áreas como tecnologia de CRM e automação de fluxo de trabalho, com cada vez mais recursos úteis e que economizam tempo chegando ao mercado.

Se você não conhece as últimas inovações, não saberá o quanto elas podem ajudar sua agência. Portanto, é sensato que os proprietários de agências – ou os responsáveis pelas adições à estrutura da agência – se mantenham a par das últimas notícias. Conheça as tendências e tecnologias emergentes, veja o que outras agências estão fazendo e descubra novas maneiras de aprimorar as operações da sua agência.

Peça feedback à sua equipe

Um erro comum que muitos proprietários de agências cometem é adotar novas tecnologias sem primeiro consultar as pessoas que as utilizarão: os funcionários. Isso muitas vezes sai pela culatra, pois os trabalhadores podem acabar com ferramentas que não resolvem totalmente seus problemas, quando alternativas melhores estavam disponíveis.

É muito mais sensato envolver seus funcionários no processo de tomada de decisão. Peça feedback sobre as tarefas diárias deles e quais ferramentas eles acham que poderiam ajudá-los. Você pode obter ótimas recomendações de sua equipe, que geralmente está em melhor posição para saber quais softwares são realmente necessários.

Invista em treinamento

Uma ferramenta só é eficaz na medida em que a pessoa que a utiliza também o é. Isso vale para todas as partes da sua estrutura de agência. Mesmo que invista no software mais bem cotado do mercado, ele pode não trazer os resultados esperados se seus funcionários não souberem como usá-lo.

Sempre que investir em uma nova ferramenta ou aplicativo, certifique-se de reservar um tempo para treinar os funcionários sobre como usá-los. Alguns desenvolvedores oferecem até mesmo processos completos de integração ou treinamento para seus clientes, além de centros de ajuda e tutoriais detalhados. Quanto mais seus funcionários souberem sobre como usar o software, mais eles tirarão proveito dele.

Reduza suas perdas com ferramentas que não funcionam

Você pode não investir sempre em ferramentas ou tecnologias vencedoras. Às vezes, você pode escolher um aplicativo que simplesmente não parece funcionar ou até mesmo causa mais problemas do que resolve. Vale a pena persistir no início, buscando treinamento ou suporte para talvez encontrar maneiras de usar melhor essa parte do seu conjunto de agências.

No entanto, se a ferramenta não oferecer exatamente o que você deseja, geralmente é melhor seguir em frente e mudar para outra opção. Obrigando os funcionários a usar uma ferramenta desatualizada ou inadequada pode prejudicar o moral e a produtividade a longo prazo.

Uma estrutura sólida é fundamental para o funcionamento eficiente e eficaz de uma agência. Ele oferece suporte a todos os aspectos do seu trabalho diário, ajudando você a ter o máximo desempenho e prestar os melhores serviços aos seus clientes. Em suma, isso é extremamente importante, e os proprietários de agências devem procurar regularmente maneiras de melhorar suas pilhas para ajudá-los a ter sucesso.

Uma das maneiras mais fáceis de atualizar sua pilha é investir no software completo para agências da Bonsai. Em vez de obrigá-lo a criar uma pilha de elementos separados que nem sempre funcionam bem juntos, o Bonsai oferece um pacote completo para gerenciar clientes, finanças e projetos. Entre em contato com a equipe da Bonsai hoje mesmo para saber mais.