Verbessern Sie den Rechnungsstellungsprozess Ihrer Agentur: 10 wichtige Tipps

Eine Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das Kunden zeigt, was sie wann bezahlen müssen. Es ermöglicht Agenturen, klare Protokolle über die von ihnen erbrachten Dienstleistungen zu führen, und ermöglicht es Kunden ebenfalls, ihre eigenen Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand zu halten. Eine effektive Agenturrechnung kann jedoch noch viel mehr sein.

In diesem Artikel wird untersucht, wie Agenturen ihre Rechnungen nutzen können, um ihr Branding zu verbessern, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen und schneller bezahlt zu werden. Außerdem haben wir zehn Top-Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Rechnungserstellung in Ihrer Agentur schnell verbessern können.

Beginnen wir damit, zu untersuchen, warum gut gestaltete Rechnungen für den Erfolg einer Agentur entscheidend sind.

Die Bedeutung einer effektiven Rechnung

Wenn Ihre Agentur gerade erst anfängt, könnte es verlockend sein, Zahlungsbedingungen auf Ad-hoc-Basis zu vereinbaren. Jeder bestätigte Kunde ist ein Grund zum Feiern. Eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht, die den Versand der Zahlungen bestätigt, könnte unter diesen Umständen ausreichend erscheinen.

Ohne klare Rechnungsstellungsprozesse von Anfang an kann es jedoch zu unvollständigen Aufzeichnungen kommen. Sie könnten es versäumen, sich bei einem Kunden zu melden, und eine Zahlung verpassen. Sie könnten sogar unbeabsichtigt Dienstleistungen kostenlos anbieten.

Dies hat mehrere Nachteile:

• Das vermittelt einen unprofessionellen Eindruck.
• Kunden werden versuchen, Ihre mangelnde Organisation auszunutzen und zusätzliche Dienstleistungen kostenlos zu erhalten.
• Kunden können ihren Kollegen empfehlen, dasselbe zu tun.
• Die Gewinne stagnieren.

Das Fazit lautet: Ohne eine klare Rechnungsstellung ist es unmöglich, Ihren Cashflow effektiv zu verwalten. Rechnungen zeigen genau, wem Sie etwas in Rechnung gestellt haben, wofür Sie es in Rechnung gestellt haben und wer bezahlt hat.

Dadurch wird es einfacher, ausstehende Zahlungen einzufordern und Kunden höflich daran zu erinnern, wann und wie sie bezahlen müssen. Sie können Ihre Rechnungen auch als schnelle Referenz verwenden. Wenn ein Kunde zu Ihnen zurückkehrt, dokumentiert eine frühere Rechnung die zuletzt erbrachten Leistungen. Sie können Ihre bestehende Beziehung ausbauen, indem Sie zeigen, dass Sie sich an die Bedürfnisse Ihrer Kunden erinnern, und ihnen weitere ähnliche oder verwandte Dienstleistungen anbieten.

Rechnung versus Bestellung

Ist eine Rechnung dasselbe wie eine Bestellung? Eine Bestellung ist eine weitere Aufzeichnung von Waren oder Dienstleistungen. In der Regel wird sie jedoch eher von einem Kunden an einen Anbieter oder Lieferanten ausgestellt als umgekehrt. Ein Kunde kann sich mit einem Auftrag für Dienstleistungen an eine Agentur wenden. Sobald die Dienstleistungen erbracht wurden, ist es an der Zeit, eine Agenturrechnung zu erstellen.

Kurz gesagt, Bestellungen sind das, was der Kunde will. Rechnungen zeigen, was eine Agentur geleistet hat und was der Kunde dafür bezahlen muss.

Grundlagen der Rechnungsstellung

Die Einhaltung bewährter Verfahren für die Rechnungsstellung bedeutet, dass Sie Informationen angeben müssen, die Ihre Rechnung rechtsverbindlich machen. Dies ist ein wichtiger Punkt – eine Rechnung ist ein rechtsgültiges Dokument, was ein weiterer Grund dafür ist, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass sie alle relevanten Informationen enthält. Hier sind einige der Angaben, die üblicherweise auf einer Agenturrechnung zu finden sind.

Agenturdetails und Kontaktinformationen

Auf jeder Rechnung muss klar ersichtlich sein, von wem sie stammt und wer sie bezahlen muss – also der Rechnungssteller und der Zahler. Geben Sie mindestens den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten Ihrer Agentur an. Sie können auch eine Website-Adresse und mehrere Kontaktmöglichkeiten hinzufügen. Ein Kontaktname für Ihren zuständigen Spezialisten für Rechnungsanfragen ist für Kunden ebenfalls sehr nützlich.

Versuchen Sie sicherzustellen, dass der Name des Kunden deutlich vermerkt ist, unabhängig davon, ob es sich um eine Privatperson oder einen Firmennamen handelt. Je detaillierter Ihre Rechnung ist, desto besser kann sie Ihnen im Falle eines Rechtsstreits wegen ausbleibender Zahlungen helfen.

Eine vollständige Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen

Auf der Rechnung sollte auch Platz sein, um genau anzugeben, wofür die Rechnung ausgestellt wird. Eine Marketingagentur kann eine Rechnung für einen einzelnen Inhalt oder eine gesamte Social-Media-Marketingkampagne erstellen. Eine Kampagnenrechnung sollte stichpunktartig aufgeführt sein, damit der Kunde versteht, worauf sich der Gesamtbetrag bezieht.

Wenn dies die Rechnung zu unübersichtlich machen würde, könnten Sie eine separate Aufstellung der Leistungen mit den jeweiligen Kosten versenden. Sprechen Sie mit Ihren Kunden, um zu verstehen, wie sie diese Informationen am liebsten sehen möchten. Ihr CRM-System (Customer Relationship Management) verfügt möglicherweise über ein Kundenportal, in dem sich Ihre Kunden anmelden und einige dieser Informationen selbst einsehen können.

Eine eindeutige Rechnungsnummer

Jede Agenturrechnung benötigt außerdem eine Rechnungsnummer. Ihre Agentur bezeichnet diese möglicherweise als Rechnungs-IDs oder Rechnungsreferenznummern. Wie auch immer Sie sie bezeichnen, wichtig ist, dass sie alle einzigartig sind. So können Sie Zahlungen ganz einfach nachverfolgen. Es hilft auch bei der Organisation. Sie können digitale Rechnungen mit ihrer Rechnungsnummer am Anfang des Dateinamens speichern. Durch die alphabetische Sortierung wird sofort ersichtlich, wann Kunden Arbeiten durchführen ließen und worum es sich dabei handelte.

Die meisten Agenturen halten dies für eine zuverlässigere Methode als die Sortierung von Rechnungen nach „Änderungsdatum“. Wenn ein anderes Mitglied des Agenturpersonals kürzlich eine Rechnung bearbeitet hat, wird diese möglicherweise fälschlicherweise als die neueste angezeigt.

Wichtige Termine

Ihre Agenturrechnungen müssen außerdem Folgendes enthalten:

• Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Das Datum, an dem die Zahlung fällig ist.
• Fälligkeitstermine, falls zutreffend.

Heben Sie diese Daten hervor und verwenden Sie ein einheitliches Format. Ihr Kunde sollte sofort verstehen, wann er bezahlen muss und wie viel.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Alle Rechnungen der Agentur sollten auch alle relevanten Geschäftsbedingungen enthalten. Wenn einem Kunden Verzugsgebühren entstehen können, vermerken Sie dies bitte auf der Rechnung. Ebenso sollten Sie sicherstellen, dass alle T&Cs, die speziell mit den erbrachten Dienstleistungen in Verbindung stehen, in der Rechnung aufgeführt sind.

&Um es für Ihren Kunden einfacher zu machen, können Sie auf Ihrer Website einen standardisierten Satz von AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) bereitstellen, auf den Sie in jeder Rechnung verweisen.

Weitere wichtige Angaben, die Sie auf Ihren Agenturrechnungen aufführen sollten, sind die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden, die geltenden Währungen und natürlich der zu zahlende Gesamtbetrag. Wenn für die von Ihnen gelieferten Produkte oder Dienstleistungen Steuern anfallen, fügen Sie eine Aufschlüsselung bei, um zu erklären, warum.

Verbesserung Ihrer Agenturrechnungen

Sobald Sie die Grundlagen geklärt haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie diese an die Marke Ihrer Agentur anpassen können. Überlegen Sie, wie Sie Folgendes hinzufügen möchten:

• Ein Logo oder andere Markenelemente, zum Beispiel Ihre Markenfarben.
• Text, der zu Ihrer Markenpersönlichkeit und Ihrem Tonfall passt.
• Konsistenz, z. B. durch die Verwendung desselben Formats oder derselben Vorlage bei jeder Verwendung.
• Einfachheit – können Sie Links bereitstellen, damit Kunden sofort online bezahlen können?

Die Optimierung Ihrer Rechnungen ist nur eine Möglichkeit, wie Sie sich mit Ihrer Agenturdokumentation von der Masse abheben können.

Vorteile einer Verbesserung Ihrer Agenturrechnungen

Sie wissen, wie wichtig Rechnungen sind, aber warum ist es so entscheidend, diese zusätzlichen Funktionen hinzuzufügen? Forschungsexperten von Deloitte prognostizierten kürzlich, dass die Unternehmensausgaben für Outsourcing 731 Milliarden US-Dollar pro Jahr erreichen könnten. Wenn Sie Ihre Kunden regelmäßig mit klaren, prägnanten Dokumenten beeindrucken, kann Ihre Agentur sich einen bedeutenden Anteil am Kuchen sichern.

Hier sind noch einige weitere wichtige Vorteile, die sich aus der Optimierung Ihrer Agenturrechnungen ergeben.

Schneller bezahlt werden

Wenn Ihre Kunden Ihre Rechnungen verstehen und sofort bezahlen können, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie genau das tun werden. Übersichtliche, intuitive Rechnungen fördern eine schnellere Zahlung. Es ist weniger wahrscheinlich, dass es zu Rechnungsanfragen, Streitigkeiten oder Beschwerden kommt. Der Kunde muss nicht extra überprüfen, ob die Rechnung von Ihrem Unternehmen stammt, da Ihr Branding überall darauf zu sehen ist. All diese Faktoren wirken sich positiv auf die Zahlungsbereitschaft eines Kunden aus.

Verbesserung der Verwaltungsorganisation

Wenn Sie über einen einheitlichen Rechnungsprozess verfügen, werden das Ablegen und Abrufen von Informationen zu wesentlich einfacheren Aufgaben. Fortlaufende Rechnungsnummern ermöglichen es Ihnen, schnell zu erkennen, welche Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum stammen.

Fortgeschrittene CRMs können sogar bestimmte Rechnungen direkt mit Kundenprofilen verknüpfen. Mitarbeiter verschiedener Teams der Agentur können schnell erkennen, welche Arbeiten für diesen Kunden bereits erledigt wurden und ob er ein zuverlässiger Zahler ist. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie entscheiden müssen, ob Sie einen neuen Vertrag mit diesem Kunden abschließen möchten oder nicht.

Erleichtern Sie Ihren Kunden das Leben

Kunden lieben es, wenn man ihnen die Dinge einfach macht. Sie möchten nicht das Gefühl haben, dass sie einen Abschluss in Mathematik benötigen, um Ihre Rechnungen zu verstehen. Wenn Sie alles klar und intuitiv gestalten, können sie Ihre Rechnungen problemlos bearbeiten und sich dann wieder ihren geschäftigen Tagen widmen.

Markenbekanntheit steigern

Das Hinzufügen von Logos und Markeninhalten zu Rechnungen trägt dazu bei, das Gesamtbild, den Ton und die Werte Ihres Unternehmens zu festigen. Die Kunden wissen, was sie von Ihnen erwarten können. Sie beginnen, sich mit Ihrer Marke zu identifizieren und folgen Ihnen in den sozialen Medien und anderen Marketingkanälen.

Stephen Gilbert, CEO einer leistungsstarken Marketingagentur, sagt: „Wirkungsvolles Markenmarketing kann Marken dabei helfen, sich besser zu differenzieren, langfristigen Wert statt schneller Gewinne aufzubauen und bei den Verbrauchern auf einer tieferen Ebene Anklang zu finden.“ Sorgfältig ausgearbeitete, einheitliche Rechnungen können zu dieser Strategie beitragen und den langfristigen Erfolg der Markenbildung für Agenturen steigern.

Verbinden Sie Ihre Marke mit intuitiven Prozessen

Ihre Marke wird untrennbar mit Einfachheit und intuitiven Prozessen verbunden, wenn Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kunden vereinfachen. Sie werden Ihre Agentur als diejenige bezeichnen, mit der man gut zusammenarbeiten kann. Hoffentlich teilen sie diese Erfahrung mit ihren Kollegen und tragen so auch zur Umsetzung Ihrer Strategie zur Lead-Generierung bei.

So gestalten Sie Ihre Agenturrechnungen effektiver: Zehn Tipps

Jetzt wissen Sie, warum Sie Ihre Rechnungen verbessern sollten. Hier erfahren Sie, wie Sie positive Veränderungen umsetzen können. Wir haben zehn Möglichkeiten zusammengestellt, wie Agenturrechnungen für alle Beteiligten intuitiver, einfacher zu bezahlen und übersichtlicher gestaltet werden können.

1. Vorhandene Rechnungsvorlagen überprüfen

Die Chancen stehen gut, dass, wenn es einen guten Weg gibt, etwas zu tun, jemand ihn bereits gefunden hat. Dies trifft definitiv auf Agenturrechnungen zu. Verwenden Sie einen vertrauenswürdigen Anbieter von Geschäftsvorlagen wie Bonsai, um Rechnungslayouts zu finden und zu prüfen, welche am besten zu Ihren Agentur-Kunden-Beziehungen passen.

Kombinieren Sie eine bewährte Vorlage mit Ihrem eigenen Branding und Ihrer persönlichen Note, um die beste Wirkung zu erzielen.

2. Finden Sie im Voraus heraus, wie Kunden gerne bezahlen.

Fragen Sie während der Einarbeitung, wie Kunden ihre Rechnungen bezahlen möchten. Auf diese Weise können Sie diese Zahlungsarten bei der Erstellung von Rechnungen für diesen Kunden deutlich hervorheben. Sie können eine vorhandene Vorlage anpassen und dann im Profil dieses Kunden speichern, um sie immer wieder zu verwenden.

Dadurch fühlen sich Ihre Kunden wertgeschätzt und Sie zeigen, dass Sie auf die wichtigen Details achten.

3. Vermeiden Sie „Juristensprache“

Diese Details sollten jedoch keine „Juristensprache“ enthalten, ein Slangbegriff für Vertragssprache, die oft schwer zu verstehen ist. Jede Rechnung sollte zwar Geschäftsbedingungen enthalten, beispielsweise zur Erläuterung von Verzugsgebühren, aber achten Sie auf die Wortwahl. Wenn die Sprache zu formell und komplex ist, versteht Ihr Kunde möglicherweise die Feinheiten nicht. Sie lesen es vielleicht gar nicht.

Durch die Verwendung einer klaren, direkten Sprache werden Rechnungen verständlicher und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Sie pünktlich bezahlt werden.

4. Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind.

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen nicht nur direkt, sondern auch korrekt und relevant sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Rechnungsvorlagen verwendet werden. Auch wenn Sie möglicherweise standardisierte Informationen haben, die Sie immer wieder verwenden, wird es immer einige Unterschiede geben, darunter:

• Ausstellungsdatum
• Zahlungsziel
• Rechnungsnummer

Die Beträge und erbrachten Leistungen können ebenfalls abweichen. Überprüfen Sie noch einmal, ob Sie neue Informationen eingegeben haben und nicht einfach eine alte Rechnung erneut gesendet haben, die ähnlich aussieht.

5. Überprüfen Sie, ob der Zahlungsbetrag mit der Aufstellung übereinstimmt.

Wenn Sie eine Unternehmenssoftware verwenden, mit der Sie Pakete mit vorab festgelegten Preisen erstellen können, ist dies kein so großes Problem. Plattformen wie Bonsai ermöglichen es Ihnen, schnell eine Rechnung auf der Grundlage einer Liste vorab ausgefüllter Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen. Wenn Sie jedoch nicht über eine solche Software verfügen, lohnt es sich immer zu überprüfen, ob der Gesamtbetrag durch die bereitgestellte Aufschlüsselung belegt ist.

Wenn die einzelnen Dienstleistungen nicht den geforderten Zahlungsbetrag ergeben, könnten Sie viel Zeit mit Abrechnungsstreitigkeiten verbringen. Dies schadet Ihrer Marke und treibt Kunden wahrscheinlich zu Ihren Mitbewerbern.

6. Finden Sie heraus, wohin Sie Rechnungen senden sollen

Die meisten Kunden haben eine bestimmte Person oder Abteilung, die sich um die Rechnungszahlungen kümmert. Wenn Sie davon ausgehen, dass es sich um die Person handelt, mit der Sie Ihren Vertrag abgeschlossen haben, könnte es eine Weile dauern, bis Sie Ihr Geld erhalten. Dieses Modell ist einfach zu handhaben. Stellen Sie einfach während des Onboardings die Frage: An wen sollen wir die Rechnungen schicken?

7. Überprüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand.

Sobald Sie alle Details geklärt haben, nehmen Sie sich Zeit, die Rechnung noch einmal durchzusehen, bevor Sie sie abschicken. Wenn du dir jetzt 30 Sekunden mehr Zeit nimmst, kannst du dir später stundenlange oder sogar tagelange Verzögerungen ersparen. Neben den bereits behandelten Aspekten sollten Sie auch die Rechtschreibung, Grammatik und den Tonfall überprüfen. Denken Sie daran, dass Sie bei Ihrer ersten Rechnung keinen befehlenden Ton anschlagen müssen. Sparen Sie sich das für letzte Mahnungen auf.

8. Rechnungen umgehend versenden

Untersuchungen zeigen, dass etwa die Hälfte aller Rechnungen kleinerer Unternehmen verspätet bezahlt werden. Agenturen können verspätete Zahlungen vermeiden, indem sie dafür sorgen, dass Rechnungen so früh wie möglich mit klaren Zahlungsbedingungen versandt werden. Wenn Sie die vereinbarten Leistungen erbracht haben, zögern Sie nicht – stellen Sie sofort eine Rechnung. Ein weiterer wichtiger Tipp ist, Kunden im Voraus über die Zahlungsbedingungen zu informieren, damit es später keine Überraschungen gibt.

9. Bei Bedarf nachfassen

Wenn Ihre Rechnungen eine Zahlung innerhalb von sieben Tagen verlangen und Sie nach acht Tagen noch nichts gehört haben, zögern Sie nicht. Senden Sie eine kurze Folge-E-Mail und fragen Sie höflich nach, ob die Rechnung bei der richtigen Person angekommen ist. Viele Verzögerungen sind völlig unverschuldet, und in diesem Fall sind die meisten Kunden für die Erinnerung dankbar. Denken Sie daran, dass ihre Fähigkeit, pünktlich zu zahlen, sich auf ihren Markenruf auswirkt, genauso wie verwirrende Rechnungen sich auf Ihren auswirken könnten. Scheuen Sie sich nicht, Zahlungen einzufordern, denn Sie helfen dem Kunden damit, seine Finanzen im Griff zu behalten.

10. Nutzen Sie Agentur-Business-Software, um die Rechnungsstellung zu vereinfachen.

Alle oben genannten Tipps lassen sich mit einer unterstützenden Agentur-Software leichter umsetzen. Bonsai bietet eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche, mit der sich Agenturrechnungen ganz einfach erstellen und versenden lassen . Die Möglichkeit, vorhandene Vorlagen auszuwählen und anzupassen, reduziert den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung erheblich. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für den Vertrieb, den Aufbau von Beziehungen oder andere geschäftskritische Aufgaben.

Bonsai umfasst auch automatische Zahlungserinnerungen. Fordern Sie Kunden zur Zahlung auf, während Sie professionell bleiben und stets im Einklang mit Ihrer Marke handeln. Sie können die Plattform sogar nutzen, um wiederkehrende Zahlungen für Abonnementdienste einzurichten und monatliche Rechnungen für die Unterlagen Ihrer Kunden zu versenden.

Das Erstellen von Abonnementpaketen oder Dienstleistungspaketen ist immer einfach. Sobald Ihr Paket in Bonsai vorhanden ist, klicken Sie einfach einmal darauf, um die genauen Produkte und Dienstleistungen zu einer neuen Rechnung hinzuzufügen.

Ein Marketingmanager sagte: „Ich betreibe ein kleines Marketingunternehmen und finde es sehr einfach, den Überblick über die Rechnungen meiner Kunden zu behalten. Ich finde es toll, dass meine Kunden automatisch Zahlungserinnerungen erhalten und mit Karte bezahlen können, ohne dass mir dadurch Nachteile entstehen.“

Die richtige Software für den Technologie-Stack Ihrer Agentur hinzufügen

Wie Sie gesehen haben, lässt sich eine effektive Rechnungsstellung mit einer vielseitigen Softwarelösung leichter in die Organisationsstrategie Ihrer Agentur integrieren. Sie können die Effektivität Ihrer Rechnungssoftware steigern, indem Sie Tools mit mehreren Funktionen einsetzen. Die Möglichkeit, Angebote, Verträge und Einladungen zu Besprechungen über dieselbe Plattform zu versenden, macht Agenturen wesentlich effizienter.

Weltweit ist der Markt für elektronische Rechnungen seit 2018 um 80 % gewachsen. Es gibt so viele Softwareanbieter, die um das Geschäft Ihrer Agentur konkurrieren. Achten Sie darauf, einen Anbieter zu wählen, der Ihnen und Ihren Kunden zahlreiche Vorteile bietet. Ihre Software sollte Ihnen dabei helfen, Agenturrechnungen mühelos zu erstellen und gleichzeitig Reibungsverluste bei Prozessen wie Onboarding, Terminplanung und Beziehungsmanagement zu reduzieren. Erstellen Sie hier Ihr kostenloses Bonsai-Konto und sehen Sie, was wir Ihrer Agentur bieten können.