Mejora el proceso de creación de facturas de tu agencia: 10 consejos principales

Una factura es un documento importante que muestra a los clientes lo que deben pagar y cuándo. Permite a las agencias mantener registros claros de los servicios que han prestado y, del mismo modo, permite a los clientes mantener sus propios registros actualizados. Sin embargo, una factura de agencia eficaz también puede ser mucho más.

Este artículo explorará cómo las agencias pueden utilizar sus facturas para mejorar su imagen de marca, establecer mejores relaciones con los clientes y cobrar más rápidamente. Además, hemos recopilado diez consejos clave para mejorar rápidamente los procesos de creación de facturas de su agencia.

Comencemos por explorar por qué las facturas bien elaboradas son fundamentales para el éxito empresarial de las agencias.

La importancia de una factura eficaz

Cuando tu agencia está empezando, puede resultar tentador aceptar condiciones de pago puntuales. Cada cliente confirmado es motivo de celebración. En estas circunstancias, un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp confirmando que se han enviado los pagos podría parecer adecuado.

Sin embargo, sin procesos de facturación claros desde el principio, es posible que acabes con registros incompletos. Podría dejar de hacer un seguimiento con un cliente y perder un pago. Incluso podrías terminar ofreciendo servicios gratis sin darte cuenta.

Esto tiene varias desventajas:

• Da una imagen poco profesional.
• Los clientes intentarán aprovecharse de tu falta de organización y obtener servicios adicionales de forma gratuita.
• Los clientes pueden decirles a sus compañeros que hagan lo mismo.
• Las ganancias se ven mermadas.

La conclusión es que sin una facturación clara, no hay forma de gestionar eficazmente tu flujo de caja. Las facturas muestran exactamente a quién le has cobrado, qué le has cobrado y quién ha pagado.

Esto facilita el seguimiento de los pagos pendientes y permite recordar amablemente a los clientes cuándo y cómo deben pagar. También puede utilizar sus facturas como punto de referencia rápido. Si un cliente vuelve a acudir a usted, una factura anterior documenta los últimos servicios que le prestó. Puedes fortalecer tu relación actual demostrando que recuerdas sus necesidades y ofreciéndoles más servicios similares o relacionados.

Factura frente a orden de compra

¿Una factura es lo mismo que una orden de compra? Una orden de compra es otro registro de bienes o servicios. Sin embargo, normalmente lo emite un cliente a un proveedor o vendedor, y no al revés. Un cliente puede dirigirse a una agencia con una orden de compra de servicios. Una vez prestados los servicios, es el momento de crear una factura de agencia.

En resumen, las órdenes de compra son lo que el cliente quiere. Las facturas muestran lo que una agencia ha proporcionado y lo que el cliente debe pagar.

Conceptos básicos sobre facturas

Seguir las mejores prácticas de facturación significa incluir información que haga que tu factura sea legalmente vinculante. Este es un punto importante: una factura es un documento legal, lo que constituye otra razón más para tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que contiene toda la información relevante. A continuación se indican algunos de los datos que suelen aparecer en las facturas de las agencias.

Detalles de la agencia e información de contacto

Todas las facturas deben indicar claramente quién las emite y quién debe pagarlas: el emisor y el pagador. Como mínimo, incluya el nombre, la dirección y los datos de contacto de su agencia. También puede añadir la dirección de un sitio web y varias formas de ponerse en contacto con usted. El nombre de contacto de su especialista en consultas de facturación designado también es muy útil para los clientes.

Asegúrese de que el nombre del cliente quede claramente indicado, ya sea el nombre de una persona física o jurídica. Cuanto más detallada sea, más te ayudará tu factura si alguna vez tienes un conflicto legal por pagos atrasados.

Descripción completa de los servicios prestados

También debe haber espacio en la factura para escribir exactamente a qué se refiere la factura. Una agencia de marketing puede emitir una factura por un solo contenido o por toda una campaña de marketing en redes sociales. Una factura de campaña debe incluir puntos con viñetas para que el cliente comprenda a qué se refiere el importe total adeudado.

Si esto sobrecargaría demasiado la factura, podría enviar un desglose detallado de los servicios por separado, indicando el coste correspondiente a cada uno de ellos. Hable con sus clientes para comprender cómo prefieren ver esta información. Tu CRM (sistema de gestión de relaciones con los clientes) puede proporcionar un portal para clientes donde estos puedan iniciar sesión y ver parte de esta información por sí mismos.

Un número de factura único

Todas las facturas de las agencias también deben incluir un número de factura. Tu agencia puede denominar estos números como «ID de factura» o «números de referencia de factura». Independientemente de cómo los denomines, lo importante es asegurarse de que todos sean únicos. Esto le permite realizar un seguimiento de los pagos con facilidad. También ayuda con la organización. Puede almacenar facturas digitales con su número de factura al principio del nombre del archivo. Organizándolos alfabéticamente se puede ver al instante cuándo los clientes encargaron un trabajo y en qué consistía.

La mayoría de las agencias consideran que este método es más fiable que organizar las facturas por «Fecha de modificación». Si otro miembro del personal de la agencia ha editado una factura recientemente, es posible que aparezca incorrectamente como la más reciente.

Fechas importantes

Las facturas de su agencia también deben incluir:

• La fecha en que se creó la factura.
• La fecha en la que vence el pago.
• Fechas de pago, si procede.

Destaque estas fechas y utilice un formato coherente. Tu cliente debe saber al instante cuándo tiene que pagar y cuánto.

Términos y condiciones

Todas las facturas de la agencia también deben contener los términos y condiciones pertinentes. Si un cliente puede incurrir en un recargo por demora en el pago, anótelo en la factura. Del mismo modo, si existen T&Cs específicamente relacionados con los servicios prestados, asegúrese de que estos se incluyan en la factura.

Para facilitar las cosas a tu cliente, puedes incluir en tu sitio web un conjunto estandarizado de Términos y condiciones (T&Cs) y proporcionar un enlace a ellos en cada factura.

Otros factores importantes que debes incluir en las facturas de tu agencia son los métodos de pago que aceptas, las divisas aplicables y, por supuesto, el importe total a pagar. Si se aplican impuestos a los productos o servicios que suministra, incluya un desglose para explicar por qué.

Mejorar las facturas de su agencia

Una vez que tengas claros los conceptos básicos, es hora de pensar en cómo puedes personalizarlos para adaptarlos a la marca de tu agencia. Considera cómo añadirás lo siguiente:

• Un logotipo u otros elementos de marca, por ejemplo, los colores de tu marca.
• Texto que se adapta a la personalidad y el tono de tu marca.
• Coherencia, por ejemplo, utilizando siempre el mismo formato o plantilla.
• Simplicidad: ¿puede proporcionar enlaces para que los clientes puedan pagar inmediatamente en línea?

Modificar tus facturas es solo una de las formas en que puedes utilizar la documentación de tu agencia para destacar entre la multitud.

Ventajas de mejorar las facturas de su agencia

Sabes lo importantes que son las facturas, pero ¿por qué es tan importante añadir estas funciones adicionales? Los expertos en investigación de Deloitte predijeron recientemente que el gasto empresarial en externalización podría alcanzar los 731 000 millones de dólares al año. Impresionar regularmente a los clientes con documentos claros y concisos ayuda a garantizar que su agencia se quede con una parte significativa del pastel.

A continuación, le presentamos algunas de las principales ventajas de ajustar las facturas de su agencia.

Cobra más rápido

Si tus clientes pueden entender tus facturas y pagarlas al instante, lo más probable es que lo hagan. Las facturas claras e intuitivas fomentan un pago más rápido. Hay menos probabilidades de que se produzcan consultas, disputas o reclamaciones relacionadas con la facturación. El cliente no tendrá que comprobar si la factura procede de su empresa, ya que su marca aparecerá en toda la factura. Todos estos factores influyen positivamente en la disposición del cliente a pagar.

Mejorar la organización administrativa.

Cuando se cuenta con un proceso de facturación coherente, archivar y recuperar información se convierte en una tarea mucho más sencilla. Los números de factura consecutivos le permiten comprender rápidamente qué facturas pertenecen a un periodo de tiempo concreto.

Los CRM avanzados pueden incluso conectar facturas concretas directamente con los perfiles de los clientes. El personal de la agencia de diferentes equipos puede ver rápidamente qué trabajo ya se ha completado para ese cliente y si es un pagador fiable. Esto resulta útil, por ejemplo, a la hora de decidir si iniciar un nuevo contrato con ese cliente o no.

Facilite la vida a sus clientes.

A los clientes les encanta que les facilites las cosas. No quieren sentir que necesitan un título en matemáticas para entender sus facturas. Hacer que todo sea claro e intuitivo les ayuda a gestionar tus facturas y seguir adelante con sus ajetreadas jornadas.

Impulsar el reconocimiento de la marca

Añadir logotipos y contenido de marca a las facturas ayuda a consolidar la imagen, el tono y los valores generales de tu empresa. Los clientes saben qué esperar de ti. Empiezan a conectar con tu marca y te siguen en las redes sociales y otros canales de marketing.

Stephen Gilbert, director ejecutivo de una agencia de marketing de alto rendimiento, afirma: «Un marketing de marca impactante puede ayudar a las marcas a diferenciarse mejor, crear valor a largo plazo en lugar de ganancias rápidas y conectar con los consumidores a un nivel más profundo». Las facturas cuidadosamente elaboradas y coherentes pueden contribuir a esta estrategia y potenciar el éxito a largo plazo de la marca de las agencias.

Conecta tu marca con procesos intuitivos.

Tu marca se vincula intrínsecamente con la simplicidad y los procesos intuitivos cuando facilitas la facturación a tus clientes. Acabarán refiriéndose a tu agencia como aquella con la que es fácil tratar. Con suerte, compartirán esa experiencia con sus compañeros y también contribuirán a impulsar tu estrategia de generación de clientes potenciales.

Cómo hacer que las facturas de tu agencia sean más eficaces: diez consejos

Ahora que ya sabes por qué debes mejorar tus facturas, aquí te explicamos cómo empezar a implementar cambios positivos. Hemos reunido diez formas de hacer que las facturas de las agencias sean más intuitivas, fáciles de pagar y claras para todos los involucrados.

1. Revisar las plantillas de facturas existentes.

Lo más probable es que, si hay una buena manera de hacer algo, alguien ya la haya creado. Esto es especialmente cierto en el caso de las facturas de las agencias. Utiliza un proveedor de plantillas empresariales de confianza, como Bonsai, para obtener diseños de facturas y revisar cuáles se adaptan mejor a las relaciones entre tu agencia y tus clientes.

Combina una plantilla probada y comprobada con tu propia marca y personalización para obtener el mejor efecto.

2. Averigüe con antelación cómo prefieren pagar los clientes.

Durante la incorporación, pregunte a los clientes cómo prefieren pagar sus facturas. De esta manera, podrás incluir esos tipos de pago de forma destacada cuando crees facturas para ese cliente. Puede ajustar una plantilla existente y luego guardarla en el perfil de ese cliente para volver a utilizarla tantas veces como desee.

Esto hace que tus clientes se sientan valorados y demuestra que prestas atención a los detalles que importan.

3. Evite el lenguaje jurídico.

Sin embargo, esos detalles no deben incluir «jerga legal», un término coloquial que se refiere al lenguaje contractual, que a menudo es difícil de entender. Aunque todas las facturas deben incluir términos y condiciones, como la explicación de los recargos por demora en el pago, ten en cuenta la redacción que utilizas. Si el lenguaje es demasiado formal y complejo, es posible que su cliente no comprenda los detalles más sutiles. Es posible que ni siquiera lo lean.

Centrarse en un lenguaje claro y directo hace que las facturas sean más fáciles de entender y aumenta la probabilidad de que le paguen a tiempo.

4. Asegúrese de que la información sea precisa.

Además de ser directo, asegúrate de que la información que proporcionas sea correcta y relevante. Esto es especialmente importante cuando se utilizan plantillas de factura. Aunque es posible que tenga información estandarizada que utiliza una y otra vez, siempre habrá algunas diferencias, entre ellas:

• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento del pago
• Número de factura

Las cantidades y los servicios prestados también pueden variar. Comprueba dos veces que has introducido información nueva y que no se trata simplemente de reenviar una factura antigua que se parece a esta.

5. Comprueba que el importe del pago coincide con el desglose.

Cuando se utiliza un software empresarial que permite crear paquetes de artículos con precios preestablecidos, esto no supone un gran problema. Plataformas como Bonsai te permiten crear rápidamente una factura basada en una lista de productos o servicios preestablecidos. Sin embargo, si no dispone de este tipo de software, siempre conviene comprobar que el importe total adeudado se corresponde con el desglose proporcionado.

Si los servicios individuales no suman el importe del pago solicitado, podría pasar mucho tiempo lidiando con disputas de facturación. Esto perjudica a su marca y probablemente aleje a los clientes hacia sus competidores.

6. Averigua dónde enviar las facturas.

La mayoría de los clientes tienen una persona o departamento específico que se encarga del pago de facturas. Si asumes que es la persona con la que estableciste tu contrato, es posible que tengas que esperar un tiempo para recibir el pago. Este es fácil de manejar. Simplemente haz la pregunta durante la incorporación: ¿A quién debemos enviar las facturas?

7. Revise todas las facturas antes de enviarlas.

Una vez que tengas todos los detalles claros, dedica un tiempo a revisar la factura antes de enviarla. Tres segundos más ahora podrían ahorrarle horas o incluso días de retrasos en el futuro. Otros aspectos que hay que revisar, además de los que ya hemos mencionado, son la ortografía, la gramática y el tono. Recuerda que no es necesario adoptar un tono autoritario en la primera factura. Guárdelo para los avisos de recordatorio final.

8. Envíe las facturas puntualmente.

Las investigaciones indican que aproximadamente la mitad de todas las facturas emitidas por las empresas más pequeñas se pagan con retraso. Las agencias pueden mitigar los retrasos en los pagos asegurándose de enviar las facturas lo antes posible con condiciones de pago claras. Si ha prestado los servicios según lo acordado, no se demore: envíe la factura inmediatamente. Otro consejo importante es informar a los clientes con antelación cuáles son las condiciones de pago, para que no se lleven una sorpresa más adelante.

9. Seguimiento cuando sea necesario

Si tus facturas solicitan el pago en un plazo de siete días y no has recibido ninguna respuesta después de ocho, no lo dudes. Envíe un breve correo electrónico de seguimiento y compruebe cortésmente que la factura ha llegado a la persona adecuada. Muchos retrasos son totalmente involuntarios, en cuyo caso la mayoría de los clientes agradecerán el recordatorio. Recuerda que su capacidad para pagar a tiempo afecta a la reputación de su marca, al igual que las facturas confusas podrían afectar a la tuya. No tengas miedo de reclamar los pagos, ya que estás ayudando al cliente a mantener sus finanzas bajo control.

10. Utilice software empresarial para agencias para simplificar la facturación.

Todos los consejos anteriores son más fáciles de seguir con un software de agencia que ofrezca apoyo. Bonsai ofrece una interfaz limpia e intuitiva que facilita la creación y el envío de facturas de agencia. La posibilidad de elegir y personalizar plantillas existentes reduce drásticamente el tiempo dedicado a la facturación. Esto libera a su personal para que pueda dedicar más tiempo a las ventas, a establecer relaciones o a otras tareas fundamentales para el negocio.

Bonsai también incluye recordatorios automáticos de pago. Solicite los pagos a los clientes manteniendo la profesionalidad y la coherencia con la marca. Incluso puede utilizar la plataforma para configurar pagos recurrentes para servicios de suscripción, enviando facturas mensuales para los registros de sus clientes.

Crear paquetes de suscripción o paquetes de servicios siempre es fácil. Una vez que tu paquete exista en Bonsai, solo tienes que hacer clic una vez para añadir los productos y servicios exactos a una nueva factura.

Un director de marketing dijo: «Dirijo una pequeña empresa de marketing y me resulta muy fácil llevar un control de las facturas de los clientes. Me encanta que envíe automáticamente recordatorios de pago a mis clientes y les permita pagar con tarjeta sin penalizarme».

Añadir el software adecuado a la pila tecnológica de tu agencia

Como ha podido comprobar, es más fácil implementar una facturación eficaz en la estrategia organizativa de su agencia con una solución de software multifacética. Puede aprovechar la eficacia del software de facturación utilizando herramientas que ofrezcan múltiples funciones. La posibilidad de enviar propuestas, contratos e invitaciones a reuniones desde la misma plataforma hace que las agencias sean mucho más eficientes.

A nivel mundial, el mercado de la factura electrónica ha crecido un 80 % desde 2018. Hay tantos proveedores de software compitiendo por el negocio de su agencia. Asegúrate de elegir un proveedor que ofrezca múltiples ventajas tanto para ti como para tus clientes. Tu software debería ayudarte a crear facturas de agencia con facilidad, al tiempo que reduce las fricciones en procesos como la incorporación, la programación y la gestión de relaciones. Crea aquí tu cuenta gratuita de Bonsai y descubre lo que podemos ofrecer a tu agencia.