Melhore o processo de criação de faturas da sua agência: 10 dicas importantes

Uma fatura é um documento importante que mostra aos clientes o que eles precisam pagar e quando. Permite que as agências mantenham registros claros dos serviços prestados e, da mesma forma, permite que os clientes mantenham seus próprios registros atualizados. No entanto, uma fatura eficaz da agência também pode ser muito mais do que isso.

Este artigo explorará como as agências podem usar suas faturas para melhorar a marca, construir melhores relacionamentos com os clientes e receber pagamentos mais rapidamente. Além disso, reunimos dez dicas importantes para melhorar rapidamente os processos de criação de faturas da sua agência.

Vamos começar explorando por que faturas bem elaboradas são fundamentais para o sucesso dos negócios da agência.

A importância de uma fatura eficaz

Quando sua agência está apenas começando, pode ser tentador concordar com condições de pagamento ad hoc. Cada cliente confirmado é motivo de comemoração. Um e-mail ou mensagem do WhatsApp confirmando que os pagamentos foram enviados pode parecer adequado nessas circunstâncias.

No entanto, sem processos de faturamento claros desde o início, você pode acabar com registros incompletos. Você pode deixar de acompanhar um cliente e perder um pagamento. Você pode até mesmo acabar oferecendo serviços gratuitamente sem perceber.

Isso tem várias desvantagens:

• Isso cria uma imagem pouco profissional.
• Os clientes tentarão tirar proveito da sua falta de organização e obter serviços adicionais gratuitamente.
• Os clientes podem dizer aos seus colegas para fazerem o mesmo.
• Os lucros ficam estagnados.

O resultado final é que, sem uma faturação clara, não há maneira de gerir eficazmente o seu fluxo de caixa. As faturas mostram exatamente a quem você cobrou, o que cobrou e quem pagou.

Isso simplifica a cobrança de pagamentos em atraso e o envio de lembretes educados aos clientes sobre quando e como efetuar o pagamento. Você também pode usar suas faturas como um ponto de referência rápido. Se um cliente voltar a procurá-lo, uma fatura anterior documenta os últimos serviços que você prestou. Você pode fortalecer seu relacionamento existente mostrando que se lembra das necessidades deles e oferecendo mais dos mesmos serviços ou serviços relacionados.

Fatura versus ordem de compra

Uma fatura é o mesmo que um pedido de compra? Uma ordem de compra é outro registro de bens ou serviços. No entanto, geralmente é emitida por um cliente para um fornecedor ou vendedor, e não o contrário. Um cliente pode entrar em contato com uma agência com um pedido de compra de serviços. Depois que os serviços forem prestados, é hora de criar uma fatura da agência.

Em resumo, as ordens de compra são o que o cliente deseja. As faturas mostram o que uma agência forneceu e o que o cliente precisa pagar.

Noções básicas sobre faturas

Seguir as melhores práticas de faturamento significa incluir informações que tornam sua fatura juridicamente válida. Este é um ponto importante — uma fatura é um documento legal, o que é mais um motivo para dedicar tempo para garantir que ela contenha todas as informações relevantes. Aqui estão alguns dos detalhes normalmente encontrados em uma fatura de agência.

Detalhes da agência e informações de contato

Todas as faturas devem indicar claramente quem as emitiu e quem deve pagá-las — o emissor e o pagador. No mínimo, inclua o nome, endereço e detalhes de contato da sua agência. Você também pode adicionar um endereço de site e várias formas de contato. Um nome de contato para o especialista designado para consultas sobre faturamento também é muito útil para os clientes.

Certifique-se de que o nome do cliente esteja claramente indicado, seja ele uma pessoa física ou jurídica. Quanto mais detalhada for a sua fatura, mais ela o ajudará caso você tenha uma disputa legal por pagamentos não efetuados.

Descrição completa dos serviços prestados

Também deve haver espaço na fatura para escrever exatamente o motivo da fatura. Uma agência de marketing pode emitir uma fatura por um único conteúdo ou por uma campanha completa de marketing nas redes sociais. Uma fatura de campanha deve incluir pontos destacados para que o cliente compreenda a que se refere o valor total devido.

Se isso sobrecarregar demais a fatura, você pode enviar uma lista detalhada separada dos serviços, mostrando cada um com seu custo relevante. Converse com seus clientes para entender como eles preferem visualizar essas informações. Seu CRM (sistema de gestão de relacionamento com o cliente) pode fornecer um portal do cliente onde eles podem fazer login e ver algumas dessas informações por conta própria.

Um número de fatura exclusivo

Todas as faturas da agência também precisam de um número de fatura. Sua agência pode chamar esses números de identificação de fatura ou números de referência de fatura. Independentemente do nome que lhes der, o importante é garantir que todos sejam únicos. Isso permite que você acompanhe os pagamentos com facilidade. Também ajuda na organização. Você pode armazenar faturas digitais com o número da fatura no início do nome do arquivo. Organizá-los em ordem alfabética mostra instantaneamente quando os clientes tiveram o trabalho feito e o que esse trabalho envolveu.

A maioria das agências considera esse método mais confiável do que organizar as faturas por “Data de modificação”. Se outro membro do pessoal da agência tiver editado uma fatura recentemente, ela poderá ser exibida incorretamente como a mais recente.

Datas importantes

As faturas da sua agência também precisam incluir:

• A data em que a fatura foi criada.
• A data em que o pagamento deve ser efetuado.
• Datas de parcelamento, se aplicável.

Destaque essas datas e use um formato consistente. Seu cliente deve entender imediatamente quando precisa pagar e quanto deve pagar.

Termos e condições

Todas as faturas da agência também devem conter quaisquer termos e condições relevantes. Se um cliente puder incorrer em uma taxa de atraso no pagamento, anote isso na fatura. Da mesma forma, se houver T&Cs especificamente relacionados aos serviços prestados, certifique-se de que eles estejam incluídos na fatura.

Para simplificar para o seu cliente, você pode ter um conjunto padronizado de Termos e Condições (T&Cs) em seu site, com um link em todas as faturas.

Outros fatores importantes a incluir nas faturas da sua agência são os métodos de pagamento aceitos, as moedas aplicáveis e, é claro, o valor total devido. Se os produtos ou serviços que você fornece estiverem sujeitos a impostos, inclua uma descrição detalhada explicando o motivo.

Melhorando as faturas da sua agência

Depois de definir os fundamentos, é hora de pensar em como você pode personalizá-los de acordo com a marca da sua agência. Considere como você adicionará o seguinte:

• Um logotipo ou outros itens de identidade visual, por exemplo, as cores da sua marca.
• Texto que combina com a personalidade e a voz da sua marca.
• Consistência, por exemplo, usando sempre o mesmo formato ou modelo.
• Simplicidade — você pode fornecer links para que os clientes possam pagar imediatamente online?

Ajustar suas faturas é apenas uma das maneiras de usar a documentação da sua agência para se destacar da concorrência.

Benefícios de melhorar as faturas da sua agência

Você sabe como as faturas são importantes, mas por que é tão fundamental adicionar esses recursos adicionais? Pesquisadores especialistas da Deloitte previram recentemente que os gastos das empresas com terceirização poderiam chegar a US$ 731 bilhões por ano. Impressionar regularmente os clientes com documentos claros e concisos ajuda a garantir que sua agência mantenha uma fatia significativa do bolo.

Aqui estão mais algumas das principais vantagens de ajustar as faturas da sua agência.

Receba seus pagamentos mais rapidamente

Se seus clientes conseguirem entender suas faturas e pagar instantaneamente, é provável que eles façam exatamente isso. Faturas claras e intuitivas incentivam pagamentos mais rápidos. Há menos probabilidade de consultas, disputas ou reclamações relacionadas ao faturamento. O cliente não precisará verificar se a fatura foi emitida pela sua empresa, pois ela estará totalmente identificada com a sua marca. Todos esses fatores têm um impacto positivo na disposição do cliente em pagar.

Melhorar a organização administrativa

Quando você tem um processo de faturamento consistente, arquivar e recuperar informações se tornam tarefas muito mais simples. Os números consecutivos das faturas permitem que você identifique rapidamente quais faturas pertencem a um determinado período.

Os CRMs avançados podem até mesmo conectar faturas específicas diretamente aos perfis dos clientes. Os funcionários da agência de diferentes equipes podem ver rapidamente quais trabalhos já foram concluídos para esse cliente e se ele é um pagador confiável. Isso é útil, por exemplo, ao decidir se deve ou não iniciar um novo contrato com esse cliente.

Facilite a vida dos seus clientes

Os clientes adoram quando você simplifica as coisas para eles. Eles não querem sentir que precisam de um diploma em matemática para entender suas faturas. Tornar tudo claro e intuitivo ajuda-os a lidar com as suas faturas e a seguir em frente com os seus dias atarefados.

Impulsione o reconhecimento da marca

Adicionar logotipos e conteúdo da marca às faturas ajuda a consolidar a aparência, o tom e os valores gerais da sua empresa. Os clientes passam a saber o que esperar de você. Eles começam a se conectar com a sua marca e a segui-lo nas redes sociais e outros canais de marketing.

Stephen Gilbert, CEO de uma agência de marketing de alto desempenho, afirma: “Um marketing de marca impactante pode ajudar as marcas a se diferenciarem melhor, a construir valor a longo prazo em vez de ganhos rápidos e a ressoar com os consumidores em um nível mais profundo”. Faturas cuidadosamente elaboradas e consistentes podem contribuir para essa estratégia e impulsionar o sucesso da marca a longo prazo para as agências.

Conecte sua marca a processos intuitivos

Sua marca fica associada à simplicidade e aos processos intuitivos quando você torna o faturamento mais fácil para seus clientes. Eles passarão a se referir à sua agência como aquela com a qual é fácil lidar. Esperamos que eles compartilhem essa experiência com seus colegas e ajudem a impulsionar sua estratégia de geração de leads também.

Como tornar as faturas da sua agência mais eficazes: dez dicas

Agora que você sabe por que deve melhorar suas faturas, veja como começar a implementar mudanças positivas. Reunimos dez maneiras de tornar as faturas das agências mais intuitivas, fáceis de pagar e claras para todos os envolvidos.

1. Revisar modelos de fatura existentes

Provavelmente, se existe uma boa maneira de fazer algo, alguém já a criou. Isso é definitivamente verdade para as faturas das agências. Use um provedor confiável de modelos comerciais, como o Bonsai, para obter layouts de faturas e analisar quais deles se adequam melhor às relações entre sua agência e seus clientes.

Combine um modelo testado e comprovado com sua própria marca e personalização para obter o melhor efeito.

2. Descubra com antecedência como os clientes preferem pagar

Durante a integração, pergunte como os clientes preferem pagar suas faturas. Dessa forma, você pode incluir esses tipos de pagamento de forma destacada ao criar faturas para esse cliente. Você pode ajustar um modelo existente e, em seguida, salvá-lo no perfil desse cliente para usar repetidamente.

Isso faz com que seus clientes se sintam valorizados e mostra que você está prestando atenção aos detalhes que importam.

3. Evite o “jargão jurídico”

Esses detalhes, no entanto, não devem incluir “jargão jurídico”, uma gíria para linguagem contratual que muitas vezes é difícil de entender. Embora todas as faturas devam conter termos e condições, como explicações sobre taxas de atraso no pagamento, considere cuidadosamente a formulação utilizada. Se a linguagem for excessivamente formal e complexa, seu cliente poderá não compreender os detalhes mais sutis. Eles podem nem mesmo ler.

Concentrar-se em uma linguagem clara e direta torna as faturas mais fáceis de entender e aumenta a probabilidade de você receber o pagamento em dia.

4. Garanta que as informações estejam corretas

Além de ser direto, certifique-se de que as informações fornecidas estejam corretas e sejam relevantes. Isso é especialmente importante ao usar modelos de fatura. Embora você possa ter informações padronizadas que usa repetidamente, sempre haverá algumas diferenças, incluindo:

• Data de emissão
• Data de vencimento do pagamento
• Número da fatura

Os valores e serviços prestados também podem variar. Verifique se você inseriu novas informações, em vez de simplesmente reenviar uma fatura antiga semelhante.

5. Verifique se o valor do pagamento corresponde ao detalhamento.

Quando você usa um software empresarial que permite criar pacotes de itens com preços pré-definidos, isso não é um problema tão grande. Plataformas como o Bonsai permitem que você crie rapidamente uma fatura com base em uma lista de produtos ou serviços pré-preenchidos. No entanto, se você não tiver esse tipo de software, vale sempre a pena verificar se o valor total devido é comprovado pela discriminação fornecida.

Se os serviços individuais não totalizarem o valor do pagamento solicitado, você poderá passar muito tempo lidando com disputas de cobrança. Isso prejudica a sua marca e provavelmente levará os clientes para os seus concorrentes.

6. Descubra para onde enviar as faturas

A maioria dos clientes tem uma pessoa ou departamento específico que lida com o pagamento de contas. Se você presumir que é a pessoa com quem você fez o contrato, poderá ter que esperar um pouco para receber o pagamento. Este é fácil de manusear. Basta fazer a seguinte pergunta durante a integração: Para quem devemos enviar as faturas?

7. Revise todas as faturas antes de enviá-las.

Depois de verificar todos os detalhes, reserve um tempo para dar uma olhada na fatura antes de enviá-la. Trinta segundos a mais agora podem poupar horas ou até dias de atrasos no futuro. Outros aspectos a serem verificados, além dos que já abordamos, incluem ortografia, gramática e tom. Lembre-se de que não é necessário adotar um tom autoritário na primeira fatura. Guarde isso para os avisos finais de cobrança.

8. Envie as faturas prontamente

Pesquisas indicam que cerca de metade de todas as faturas emitidas por empresas menores são pagas com atraso. As agências podem mitigar os atrasos nos pagamentos garantindo que as faturas sejam enviadas o mais cedo possível, com condições de pagamento claras. Se você prestou os serviços conforme acordado, não demore — envie a fatura imediatamente. Outra dica importante é informar aos clientes com antecedência quais são as condições de pagamento, para que não haja surpresas mais tarde.

9. Acompanhamento quando necessário

Se suas faturas exigem pagamento em até sete dias e você não recebeu nenhuma resposta após oito dias, não hesite. Envie um e-mail rápido de acompanhamento e verifique educadamente se a fatura chegou à pessoa certa. Muitos atrasos são totalmente inocentes, e nesse caso a maioria dos clientes ficará grata pelo lembrete. Lembre-se de que a capacidade deles de pagar em dia afeta a reputação da marca, assim como faturas confusas podem afetar a sua. Não tenha medo de cobrar pagamentos, pois você está ajudando o cliente a manter suas finanças em dia.

10. Utilize um software empresarial para agências para simplificar o faturamento.

Todas as dicas acima são mais fáceis de seguir com um software de agência que ofereça suporte. O Bonsai oferece uma interface limpa e intuitiva que facilita a criação e o envio de faturas da agência. A possibilidade de escolher e personalizar modelos existentes reduz drasticamente o tempo de faturamento. Isso libera sua equipe para dedicar mais tempo às vendas, ao desenvolvimento de relacionamentos ou a outras tarefas essenciais para os negócios.

O Bonsai também inclui lembretes automáticos de pagamento. Solicite pagamentos aos clientes mantendo a profissionalidade e a coerência com a marca. Você pode até mesmo usar a plataforma para configurar pagamentos recorrentes para serviços de assinatura, enviando faturas mensais para os registros dos seus clientes.

Criar pacotes de assinatura ou conjuntos de serviços é sempre fácil. Assim que o seu pacote estiver disponível no Bonsai, basta clicar uma vez para adicionar os produtos e serviços exatos a uma nova fatura.

Um gerente de marketing disse: “Eu administro uma pequena empresa de marketing e acho muito fácil controlar as faturas dos clientes. Adoro o fato de ele enviar automaticamente lembretes de pagamento aos meus clientes e permitir que eles paguem com cartão sem me penalizar.”

Adicionando o software certo ao conjunto de tecnologias da sua agência

Como você viu, é mais fácil implementar um faturamento eficaz na estratégia organizacional da sua agência com uma solução de software multifacetada. Você pode aumentar a eficácia do software de faturamento adquirindo ferramentas que oferecem vários recursos. A capacidade de enviar propostas, contratos e convites para reuniões a partir da mesma plataforma torna as agências muito mais eficientes.

Globalmente, o mercado de faturas eletrônicas cresceu 80% desde 2018. Existem muitos fornecedores de software disputando os negócios da sua agência. Certifique-se de escolher um fornecedor que ofereça vários benefícios para você e seus clientes. Seu software deve ajudá-lo a criar faturas da agência com facilidade, reduzindo o atrito em processos como integração, agendamento e gerenciamento de relacionamentos. Crie aqui a sua conta gratuita na Bonsai e veja o que podemos oferecer à sua agência.