Agentur-KPIs: Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg

Haben Sie eine Agentur oder ein Unternehmen, das Dienstleistungen für Privat- und Gewerbekunden anbietet? Wenn Sie es geschafft haben, das erste entscheidende Jahr zu überstehen – in dem laut der Small Business Administrationetwa 20 % aller neuen Unternehmen scheitern –, dann versuchen Sie wahrscheinlich herauszufinden, wie Sie wachsen und Ihr Angebot weiterentwickeln können.

Sie könnten einen organischen Ansatz verfolgen und sich auf Mundpropaganda und einige Verkaufskampagnen verlassen. Wenn Sie jedoch die Leistung Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit nicht messen, können Sie keine geeignete Marketing- und Wachstumsstrategie entwickeln, um Ihren neu gewonnenen Erfolg optimal zu nutzen.

Geben Sie KPIs oder Key Performance Indicators (Leistungskennzahlen) ein. Es ist fast unmöglich, irgendeine Art von Geschäftsstrategie zu erwähnen, ohne KPIs mit einzubeziehen, und das aus gutem Grund. Sie funktionieren.

Und wenn Sie die Messung der KPI Ihrer Agentur in Ihre bevorzugte Projektmanagement-Software integrieren, erhalten Sie einen genauen Überblick über das Wachstum Ihres Unternehmens. Hier ist, was Sie wissen müssen.

Was genau sind Agentur-KPIs?

Leistungskennzahlen sind messbare Werte, die Ihren Fortschritt in Richtung eines bestimmten Ziels verfolgen. Sie ähneln traditionellen Kennzahlen insofern, als dass man sie anhand aktueller Trends im Unternehmen quantifizieren kann. Durch die Überwachung relevanter KPIs können Sie feststellen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und letztendlich Erfolg haben.

Was KPIs jedoch langfristig nützlich macht, ist ihre zielabhängige Ausrichtung. Ein Ziel könnte beispielsweise sein, 20 % mehr Kunden als im Vorjahr zu gewinnen. Sobald Sie Ihr Ziel festgelegt und es in überschaubare Teilziele unterteilt haben, können Sie Leistungsindikatoren erstellen, die aufeinander abgestimmt sind und Ihnen jederzeit zeigen, wie weit Sie bereits gekommen sind. In diesem Fall können Sie KPIs wie Website-Traffic, Landing-Page-Conversions, Kosten pro Lead, Lead-Qualifizierungsrate und Verkaufs-Conversion-Rate verwenden.

Wie Sie dem Beispiel entnehmen können, gehen zielorientierte Agentur-KPIs über einzelne Abteilungen oder Projekte hinaus. Stattdessen arbeiten sie auf das große Ganze hin und helfen Ihnen dabei, das Potenzial Ihres Unternehmens auszuschöpfen. Aus diesem Grund werden Agentur-KPIs im Vergleich zu einfachen Kennzahlen als überlegen angesehen. Zwar müssen Sie sich nach wie vor mit den Einzelheiten der Funktionsweise jeder Abteilung befassen (da Sie deren Fortschritte verfolgen müssen), doch dank KPIs können Sie sich ein ganzheitliches Bild davon machen, wie diese Fortschritte mit dem Geschäftserfolg zusammenhängen.

Arten von KPIs

Innerhalb unserer Agentur stellen wir sicher, dass bestimmte Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgt werden, um unseren Erfolg zu messen. Ein wesentlicher Teil davon dreht sich um bezahlte Suchmaschinenwerbung. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel über KPIs für bezahlte Suchmaschinenwerbung. Die Auswahl der geeigneten KPIs trägt dazu bei, die bestmöglichen Ergebnisse für unsere Kunden sicherzustellen.

Im Allgemeinen gibt es verschiedene Kategorien von KPIs, die eine Agentur jederzeit verfolgen kann:

• Strategisch
• Finanziell
• Betriebsbereit
• Führend
• Verkäufe
• Kunde

Fühlen Sie sich jedoch nicht durch eine bestimmte Art von KPI eingeschränkt. Verschiedene Branchen ordnen einen KPI einer bestimmten Kategorie zu, während andere denselben KPI einer anderen Kategorie zuordnen. Glücklicherweise gibt es unabhängig von der Branche genügend Überschneidungen bei nützlichen KPIs, sodass Sie sich unabhängig davon, wie Sie diese klassifizieren, ein gutes Bild davon machen können, was Sie tun müssen.

In diesen großen Gruppen gibt es Dutzende oder sogar Hunderte verschiedener Agentur-KPIs, die Sie verfolgen können. Das heißt aber nicht, dass Sie das auch tun sollten.

Wenn Sie versuchen, alles über Ihr Unternehmen auf einmal zu verfolgen, werden Sie sich wahrscheinlich in zu vielen Details verlieren und nicht erkennen können, wie eine bestimmte Kennzahl mit Ihrem Ziel zusammenhängt.

Glücklicherweise gibt es eine einfache Möglichkeit, Ihren Berichtsprozess zu vereinfachen.

Wie man KPIs verfolgt, um das Wachstum zu maximieren

Sobald Sie ein Ziel für Ihr Unternehmen festgelegt haben, müssen Sie ermitteln, welche Agentur-KPIs am besten zu diesem Ziel passen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. KPIs müssen nicht nur präzise messbar, sondern auch umsetzbar sein. Es nützt Ihnen nichts, wenn die von Ihnen verfolgten Kennzahlen nicht durch einen Anstoß in eine andere Unternehmensrichtung beeinflusst oder umgesetzt werden können.

Aber wie genau hält man die Zahlen fest?

Nun, am einfachsten ist es, alles auf Blätter (Papier oder digital) zu schreiben und alle neuen Änderungen im Unternehmen manuell einzugeben.

Das ist natürlich extrem zeitaufwendig und lenkt Sie wahrscheinlich von Ihrem eigentlichen Ziel ab – dem täglichen Betrieb des Unternehmens.

Und nachdem alle Daten zusammengestellt sind, muss jemand daraus einen nützlichen Bericht erstellen, was Zeit und Schulung erfordert. Dies kann zu unnötigen Gemeinkosten führen, die Ihr Budget belasten.

Selbst wenn Sie jemanden haben, der Tag für Tag damit beschäftigt ist, Tabellen mit wertvollen Daten zu füllen, die Sie verfolgen, sind Ihre Kennzahlen anfällig für menschliche Fehler.

Alternativ können Sie moderne Technologien nutzen und ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) sowie ein Projektmanagementsystem einsetzen.

Mit diesen beiden Systemen können Sie leichter den Überblick darüber behalten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht und in welcher Phase des Projekts Sie sich mit jedem einzelnen Kunden befinden.

Anschließend können Sie die Systeme mit einer Berichtssoftware integrieren, um auf der Grundlage aller gesammelten Daten genaue Berichte zu erstellen. Das Beste daran ist, dass Sie dank der Fortschritte in der KI-Software noch mehr Zeit sparen können, indem Sie die Dateneingabe und Sortieraufgaben an einen KI-Assistenten auslagern und sich dann auf die Interpretation der Ergebnisse konzentrieren können.

Wie man die zu verfolgenden KPIs einer Agentur auswählt

Wie bereits erwähnt, gibt es so viele verfügbare Kennzahlen, die Sie als KPIs verwenden können, dass es äußerst unproduktiv wäre, alle zu verfolgen. Bei der Entscheidung, welche KPIs es wert sind, verfolgt zu werden, sollten Sie sich an den SMART-Kriterien orientieren:

• Spezifisch
• Messbar
• Umsetzbar
• Relevant
• Zeitgebunden

Ja, das sind dieselben Konzepte wie beim Setzen eines Ziels. Aber genau so funktionieren KPIs im Grunde genommen: Ihr Unternehmen setzt sich ein Ziel, das innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden soll, und dann stellen KPIs sicher, dass es auf dem richtigen Weg ist, dieses Ziel zu erreichen.

Insbesondere müssen die KPIs Ihrer Agentur mit den Werten und Zielen Ihres Teams übereinstimmen. In der Regel geben Branchenstandards vor, welche KPIs für Ihre jeweilige Situation am besten geeignet sind. Sie können sich also an Branchenführern orientieren und beobachten, wie diese ihr Geschäft führen.

Darüber hinaus müssen Sie festlegen, wer für die Nachverfolgung und Berichterstattung der von Ihnen ausgewählten KPI der Agentur verantwortlich ist. Auch wenn Sie wahrscheinlich CRM- und Projektmanagement-Software einsetzen, um einen guten Überblick über das gesamte Unternehmen zu haben, muss es dennoch eine Person geben, die dafür verantwortlich ist, dass das Unternehmen nicht ins Stocken gerät. Es hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn etwas schief geht, und verhindert, dass Menschen die Schuld auf andere Teammitglieder abwälzen.

Wenn Sie herausgefunden haben, welche KPIs Sie verfolgen sollten, ignorieren Sie keine Warnsignale, die darauf hindeuten, dass das Unternehmen schlechter abschneidet als Sie gedacht haben. Sie sollten Ihre KPIs regelmäßig überprüfen und den Kurs ändern, wenn etwas Dringenderes auftaucht, das zusätzliche Aufmerksamkeit erfordert. Sie müssen sich nicht auf die Denkweise versteifen, dass die KPIs die einzigen lohnenden Messgrößen für den Erfolg Ihres Unternehmens sind. Natürlich sind sie wichtig, aber wenn Sie sich zu sehr auf die Entwicklung bestimmter KPIs konzentrieren, könnten Sie die kurzfristigen Ziele aus den Augen verlieren, die Ihr Unternehmen stützen und ihm helfen, zu überleben.

Scheuen Sie sich auch nicht, Ihre Ziele von Zeit zu Zeit anzupassen. Wenn Sie besser abschneiden als erwartet, wächst Ihr Unternehmen wahrscheinlich über das hinaus, was Ihre KPIs Ihnen sagen. Passen Sie Ihre Ziele entsprechend an, um sicherzustellen, dass das plötzliche Wachstum in Berichten nicht wie ein statistischer Fehler erscheint.

Die besten KPIs für Agenturen

Da es so viele verschiedene Arten von KPIs gibt, ist es hilfreich, die Auswahl ein wenig einzugrenzen, indem man sich auf die Art von Unternehmen konzentriert, die einen bestimmten KPI am ehesten benötigen. Selbst dann sind einige KPIs so nützlich, dass man es sich in der Regel nicht leisten kann, sie nicht zu verfolgen, auch wenn sie nicht vollständig mit dem aktuellen Ziel zusammenhängen.

Hier sind einige Kennzahlen, die Sie in Ihre Projektmanagement-Software aufnehmen sollten.

Auslastungsrate

Die Auslastungsrate gibt an, zu wie viel Prozent eine Ressource (z. B. Ausrüstung, Einrichtungen oder sogar Personal) genutzt wird. Es wird in der Regel als Maßstab für die genutzte Zeit oder Menge einer Ressource im Vergleich zu ihrem theoretischen Maximum ausgedrückt.

Die Auslastungsrate ist ein gängiger KPI für Dienstleistungsunternehmen, wenn Sie über wichtige Ressourcen wie erfahrene Mitarbeiter verfügen, die nur die schwerwiegendsten Probleme für die Kunden lösen.

Es wird nach folgender Formel berechnet:

Auslastungsrate = tatsächliche Nutzung / theoretische maximale Kapazität (mit 100 multiplizieren, um einen Prozentsatz zu erhalten)

Die tatsächlichen Werte und Zahlen, die Sie hier eingeben, hängen von der Ressource ab, die Sie berechnen müssen. Wenn Sie beispielsweise die Effektivität Ihrer Spitzenmitarbeiter berechnen möchten, können Sie eingeben, wie viele Stunden Sie den Kunden für deren Fachwissen in Rechnung stellen. Natürlich lassen sich manche Ressourcen wie Mitarbeiter nicht maximieren, und man muss ein Gleichgewicht zwischen Effektivität und Arbeitsmoral finden.

Dies kommt insbesondere bei der Berechnung von Kosten und Budgets zum Tragen. Wenn eine Ressource, über die Sie verfügen, nicht ordnungsgemäß genutzt wird, könnten ihre Gemeinkosten im Vergleich zu dem Wert, den Sie daraus ziehen, zu hoch sein. Andererseits muss eine wichtige Ressource möglicherweise nicht maximal genutzt werden, solange der Branding- und Marketingwert, den Sie daraus ziehen, dies rechtfertigt.

Gewinnspanne

Gewinnmargen sind eine weitere wichtige Kennzahl, die als finanzieller KPI verwendet werden kann. Im Grunde genommen handelt es sich um eine recht einfache Berechnung, aber um den korrekten Wert zu erhalten, muss man seine Ausgaben sorgfältig nachverfolgen.

Im Kern lässt sich die Gewinnspanne mit einer einfachen Formel berechnen:

Marge = prognostizierter Gewinn / prognostizierter Umsatz * 100

Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie Ihre Einnahmen in Bezug auf den Gewinn gegenüber den Kosten korrekt identifizieren. Daher wäre es genauer zu sagen, dass die Formel lautet:

Marge = prognostizierter Gewinn / (prognostizierter Gewinn – Kosten) * 100

Laut Oracle NetSuite liegt die beste Gewinnmarge für eine Werbeagentur zwischen 46,5 % und 60,1 %. Bei einem höheren Wert gehören Sie wahrscheinlich zu den leistungsstärksten Unternehmen Ihrer Branche, sodass dieser KPI für Sie wahrscheinlich keine große Bedeutung hat.

Kundenakquisitionskosten (CAC)

Dies mag wie ein weiterer einfacher KPI erscheinen, ist jedoch für so gut wie jede Agentur von entscheidender Bedeutung. Da jedoch verschiedene Agenturen unterschiedliche Ansätze für die Einarbeitung neuer Kunden verfolgen, müssen Sie bei der Berechnung wahrscheinlich etwas tiefer graben.

Beginnen Sie mit der einfachen Formel:

CAC = (Marketing- und Vertriebskosten) / (Anzahl neuer Kunden)

Diese Kennzahl ist vielleicht einer der wichtigsten KPIs für Marketingagenturen, die Sie haben können. Es fasst die gesamte Existenz eines Marketingunternehmens und den Wert, den es seinen Kunden bietet, prägnant zusammen.

Wenn die Marketingkosten im Vergleich zu den Kunden, die der Kunde erhält, zu hoch sind, könnte Ihr Ansatz bei diesem Kunden falsch sein. Sie müssen wahrscheinlich Kurskorrekturen vornehmen, um sicherzustellen, dass beide Seiten ein gutes Geschäft und eine erfolgreiche langfristige Beziehung erhalten.

Neukunden und Abwanderungsrate

Dies sind zwei scheinbar gegensätzliche kundenorientierte KPIs, die ein genaues Bild Ihrer Marketing-, Onboarding- und langfristigen Kundenbindungsmaßnahmen vermitteln können.

Während die Definition von Neukunden auffallend einfach ist, muss die Abwanderungsrate möglicherweise je nach dem Zeitraum, über den Sie berichten, angepasst werden. Einfach ausgedrückt ist die Abwanderungsrate der Prozentsatz der Kunden, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen ausprobiert haben und sich entschieden haben, die Geschäftsbeziehung zu beenden oder ihr Abonnement zu kündigen.

Die Abwanderungsrate wird häufig verwendet, um die Kundenbindung und -loyalität zu messen (je niedriger, desto besser). Wenn die Abwanderungsrate nach einer neuen Kampagne sprunghaft ansteigt, hat diese wahrscheinlich nicht den beabsichtigten Effekt erzielt.

Beachten Sie, dass die Abwanderungsrate nur einen Teil der Geschichte widerspiegelt. Wenn die Anzahl der Neukunden die negativen Auswirkungen der Abwanderungsrate bei weitem übersteigt, dann läuft die Kampagne wahrscheinlich gut.

Mit Bonsai CRM können Sie schnell Ihre Abwanderungsrate und die Anzahl Ihrer Neukunden berechnen. Damit können Sie sich schnell einen Überblick über alle Kunden verschaffen, die Sie in einem bestimmten Zeitraum hatten, und feststellen, warum diese nicht mehr mit Ihnen zusammenarbeiten.

Durchschnittliche Zahlungsdauer (DSO – Days Receivable)

Dies ist einer der heimtückischeren finanziellen KPIs, die viele Unternehmen nicht richtig verfolgen. Das ist ein häufiger Grund dafür, dass Unternehmen keinen Erfolg haben. Dieser KPI der Agentur misst, wie lange es dauert, bis Ihre Kunden Sie für die von Ihnen geleistete Arbeit bezahlen.

Zurück zu den Statistiken von NetSuite: Die empfohlene Zahlungsfrist für Kunden beträgt 45 Tage oder weniger. In der Regel haben Unternehmen, die erst seit kurzem diese Kennzahl erfassen oder über kein zuverlässiges System zur Rechnungsverfolgung verfügen, eine Forderungslaufzeit von 100 Tagen oder mehr.

Ein hoher DSO kann die Planung Ihres Budgets und den Ausgleich Ihrer Ausgaben gegenüber Ihren Einnahmen erschweren. Deshalb sollten Sie in die Rechnungssoftware Bonsai investieren, um Ihre ausstehenden Verkäufe für Sie zu verfolgen. Mit einem automatisierten System können Sie Erinnerungen für Ihre Kunden einrichten und ihnen sogar eine praktische Plattform bieten, über die sie Sie direkt bezahlen können.

Kundenlebenszeitwert (CLV)

Diese Kennzahl gibt an, wie viel ein einzelner Kunde während der gesamten Dauer Ihrer Geschäftsbeziehung in Ihr Unternehmen investieren wird.

Dies ist jedoch nur ein prognostizierter Wert, daher sollten Sie darauf achten, nicht zu überschätzen, wie lange ein Kunde Ihnen treu bleiben wird. Im besten Fall geht der Wert davon aus, dass der Kunde auf unbestimmte Zeit bei Ihnen bleibt. Auch wenn Sie den Wert weiterhin unverändert behandeln sollten (d. h. als Best-Case-Szenario), kann eine hohe Abwanderungsrate Ihre Fähigkeit, daraus Wert zu schaffen, erheblich beeinträchtigen.

Kapitalrendite (ROI)

Viele Agenturen betrachten den ROI als das A und O der Agentur-KPIs, die es zu verfolgen gilt. Es gilt für nahezu jede Branche, da es weitgehend projektunabhängig ist.

Der ROI lässt sich pro Kunde genau berechnen, wenn Sie dessen prognostizierten Customer Lifetime Value sowie Ihren CAC kennen: ROI = CLV / CAC. Dies ist nur eine Formel, mit der Sie einen genau berechneten ROI erhalten können. Es gibt noch viele andere (Nettogewinn / Investition). Welche Option Sie wählen, hängt weitgehend davon ab, was genau Sie mit dem ROI verfolgen möchten.

Der ROI ist ein hervorragender KPI für Agenturen, da er sowohl die prognostizierten Einnahmen als auch die damit verbundenen Kosten übersichtlich in einer einfachen, leicht verständlichen Zahl zusammenfasst. Wenn Sie nach einer effektiven Methode suchen, um den ROI Ihrer vergangenen Projekte zu messen, benötigen Sie die Buchhaltungssoftware von Bonsai. Es erstellt eine klare Übersicht über die Zahlungen jedes Kunden, und Sie können deren Profil mit allen damit verbundenen Kosten und Arbeitsstunden, die Sie in die Einarbeitung investiert haben, individuell anpassen.

Konversionsrate und Upselling-Rate

Die Konversionsrate ist eine relativ einfache Kennzahl, die häufig als KPI von Marketingagenturen verwendet wird. Es zeigt Ihnen, wie viele Kunden Sie gewonnen haben im Vergleich zu der Anzahl der Leads, die Sie durch eine Marketingkampagne generiert haben.

Im Gegensatz zu den meisten zuvor genannten Zahlen erscheint die Konversionsrate im Vergleich dazu möglicherweise erschreckend gering. Laut MailChimp liegt die Konversionsrate der meisten Websites zwischen 2 % und 5 %, unabhängig von der Branche, auf die sie abzielen.

Das bedeutet auch, dass selbst eine geringfügige Änderung der Konversionsraten drastische Auswirkungen darauf haben kann, wie viele Kunden Sie gewinnen können.

Eine gute Konversionsrate führt natürlich zu einem ausgezeichneten ROI für Ihre Kampagnen und Dienstleistungen im Allgemeinen. Das bedeutet, dass Sie nicht annähernd so viel in die Akquise neuer Kunden investieren müssen. Beachten Sie jedoch die oben erwähnte Abwanderungsrate. Viele Leads in zahlende Kunden zu verwandeln, bedeutet nicht annähernd so viel, wenn die meisten von ihnen relativ bald danach wieder abwandern.

Die Upselling-Rate ist hingegen etwas interessanter. Es gibt an, wie viele Kunden nach ihrer Aufnahme zusätzliche Dienstleistungen gekauft haben. Dies ist einer der wichtigsten KPIs für Kreativagenturen, da sie in hohem Maße darauf angewiesen sind, ihre Beziehung zu einem einzelnen Kunden durch ständige zusätzliche oder neue Aufträge aufrechtzuerhalten.

SEO-Agentur-KPIs

Dies ist eine relativ weit gefasste Kategorie von marketingnahen Konzepten, die sich auf alle Aspekte der Suchmaschinenoptimierung (SEO) beziehen. Es kann Folgendes umfassen:

• Keyword-Ranking
• Domain-Ranking
• Neue Backlinks
• Organischer Traffic
• Website-Impressionen
• Klickrate (CTR) und Absprungrate

Selbst technische Aspekte der Website, wie Ladegeschwindigkeit und Dateigröße, können eine Rolle dabei spielen, wie Ihre Website neue Kunden anziehen kann. Webanalyse-Tools wie Semrush können Ihnen dabei helfen, alle Details der Suchmaschinenoptimierung (SEO) kennenzulernen und zu erfahren, wie Sie diese Kennzahlen verbessern können.

Alles zusammenfügen

Um KPIs einfacher zu verfolgen, müssen Sie alle Ihre Kunden-, Projekt- und Zahlungsdaten an einem Ort haben. Damit können Sie nahtlos Ihre Gewinnmargen und die langfristige Kundenbindung berechnen und Ihre Einnahmen auf der Grundlage früherer Aufzeichnungen prognostizieren.

Und dafür gibt es keine bessere Möglichkeit als Bonsai. Bonsai ist eine All-in-One-Software für CRM, Buchhaltung und Projektmanagement, mit der Sie Ihr gesamtes Unternehmen über eine einzige Plattform verwalten können. Darüber hinaus unterstützt Sie Bonsai bei der Entwicklung einer Kundenplattform, damit Ihre Kunden ihre Projekte verfolgen und Sie schnell bezahlen können.

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