1099-nec Fälligkeitsdatum – Alles, was Sie wissen müssen

Das Jahr 2020 war für alle ein Jahr voller Veränderungen. Mit diesen Änderungen gingen neue Gesetze und Vorschriften einher, darunter das Fälligkeitsdatum für das Formular 1099-NEC und andere wichtige Aspekte des Formulars.

Vor 2020 mussten Unternehmen, die Auftragsarbeiten ausführten oder freiberuflich tätig waren, entweder ein Formular 1099-MISC erhalten oder ausstellen. Nun wurde ein neues Formular zur Meldung von Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit erstellt.

Das Formular 1099-NEC ist der neue Bösewicht in der Stadt. Dieses Formular, das auch als „Entschädigung für Nicht-Arbeitnehmer“ bezeichnet wird, richtet sich an alle Selbstständigen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wann Sie das Formular 1099-NEC einreichen müssen.

Was ist das Formular 1099-NEC?

Das Formular 1099-NEC ist ein Steuerformular, das speziell für die Meldung von Vergütungen an Nicht-Arbeitnehmer erstellt wurde. Diese Vergütung wird für Personen gezahlt, die nicht auf der Gehaltsliste stehen und ihre Vergütung erst nach Abschluss eines Projekts erhalten.

Hier sprechen wir über Gig-Worker und unabhängige Auftragnehmer. Dazu gehören auch Selbstständige, die zuvor das Formular 1099-MISC zur Angabe ihrer Einkünfte verwendet haben.

Dieses Formular kann nicht online heruntergeladen werden. Sie müssen es entweder über das FIRE-System (Filing Information Forms Electronically) einreichen oder über die Website der IRS bestellen.

Die Frist für das Formular 1099-NEC

Wann ist der Stichtag für die 1099-Formulare? Das Fälligkeitsdatum für das Formular 1099-NEC ist am Ende jedes Steuerjahres, also am 31. Januar. In diesem Fall müssen Sie die Steuerunterlagen bis zum 31. Januar 2022 beim IRS einreichen.

Falls dieser Tag kein Werktag ist, verschiebt sich der Termin für die Einreichung der 1099-Formulare auf den nächsten Werktag. Wenn beispielsweise der 31. Januar auf einen Feiertag fällt, können Sie diese Zahlung am 1. Februar vornehmen.

Dies gilt auch für Kopie B des Formulars. Um die Frist einzuhalten, müssen Sie die Steuererklärung bis zum 31. Januar, dem Ende des Steuerjahres, einreichen.

Was wird im Formular 1099-NEC gemeldet?

Für diejenigen, die eine Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer einreichen, enthält das Formular 1099-NEC folgende Angaben:

• Zahlungen an eine andere Person, die kein Mitarbeiter ist. Dazu gehören Materialien und Teile für das Projekt.
• Zahlungen für Dienstleistungen im Rahmen ihrer gewerblichen oder geschäftlichen Tätigkeit. Dazu gehören gemeinnützige Organisationen und Regierungsbehörden.
• Zahlungen an den Zahlungsempfänger von mehr als 600 Dollar pro Person im Laufe des Jahres.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kann der Kunde die Steuern für Selbstständige berechnen und eine Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer beantragen.

Unterschiede zwischen Formular 1099-NEC und Formular 1099-MISC

1099-MISC und 1099-NEC sind eng miteinander verbunden. Bevor das Formular 1099-NEC eingeführt wurde, wurde das Formular 1099-MISC für die Vergütung von Nicht-Arbeitnehmern verwendet. Jetzt wird dafür stattdessen das Formular 1099-NEC verwendet.

Das bedeutet nicht, dass das Formular 1099-MISC nicht mehr verwendet wird. Zahlungen an Auftragnehmer werden zwar mit 1099-NEC gemeldet, aber es gibt auch andere Meldungen, die mit 1099-MISC gemacht werden.

Das Formular 1099-MISC wird heute hauptsächlich für die Meldung von sonstigen Einkünften verwendet. Wenn Sie beispielsweise Zahlungen an einen Anwalt oder Miete leisten müssen, müssen Sie das Formular 1099-MISC verwenden.

Früher, als das Formular 1099-MISC verwendet wurde, wurden die Informationen in Feld 7 des Formulars angegeben. Die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC sind ähnlich – letzteres verfügt jedoch nun über eigene Felder (Formular 1099 für Miete, Anwaltshonorare oder andere Zahlungsarten).

Wer benötigt das Formular 1099-NEC?

Es gibt bestimmte Umstände, unter denen Sie möglicherweise das Formular 1099-NEC versenden oder einreichen müssen, aber meistens hängt dies von den Umständen der Arbeit ab.

Als Ausgangspunkt gilt: Wenn Sie ein Unternehmen haben und einen Auftragnehmer eingestellt haben, müssen Sie möglicherweise das Formular 1099-NEC einreichen. Wenn ihr Lohn innerhalb eines Jahres mehr als 600 Dollar beträgt, sind Sie als Zahler verpflichtet, diese Formulare einzureichen.

Als Zahler müssen Sie jedoch zwei Kopien einreichen: eine an die Steuerbehörde IRS und eine an den Auftragnehmer, den Sie für Ihr Gewerbe oder Ihr Unternehmen benötigt haben.

Wenn Sie die zweite Kopie von verschiedenen Geschäftsinhabern erhalten, mit denen Sie zusammenarbeiten, müssen Sie das Formular 1099-NEC nicht einreichen.

In diesem Sinne sollten Sie als Selbstständiger dennoch eine Kopie des Formulars von den Unternehmen anfordern, für die Sie arbeiten. Möglicherweise benötigen Sie die Unterlagen, um sie Ihren eigenen Unterlagen hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass Sie das Formular 1099-NEC nicht benötigen, wenn die Auftragnehmer als S- oder C-Unternehmen gekennzeichnet sind. In diesem Fall ist das Formular W-9 das richtige.

Wenn die Empfänger Mitarbeiter sind, müssen Sie das neue Formular nicht beim IRS einreichen. Stattdessen muss der Arbeitnehmer das Formular W-2 selbst einreichen. Diese Formulare sind erforderlich, um Trinkgelder, Löhne und andere Vergütungen anzugeben, die während des Steuerjahres erhalten wurden. Da die Steuerbehörde die Steuerinformationen erhält, wird die IRS eine fehlende 1099-Meldung bemerken, wenn Sie diese nicht einreichen.

Was benötigen Sie, um das Formular 1099-NEC einzureichen?

Wenn Sie die Zahlung vornehmen, müssen Sie das Formular W-9 einholen. Dazu benötigen Sie folgende Informationen:

• Firmenname oder rechtlicher Name, falls zutreffend
• Aktuelle Adresse
• Eine Geschäftseinheit (Personengesellschaft, Einzelunternehmen, Kapitalgesellschaft)
• Steueridentifikationsnummer

Technisch gesehen können Sie Ihre Steuererklärung auch ohne 1099-Formulare einreichen.

Der Zahler ist für die Einreichung des Formulars 1099-NEC verantwortlich und wird feststellen, dass alle zum Ausfüllen des Formulars erforderlichen Informationen bereits vorhanden sind.

Wenn Sie mit einem Lohnbuchhaltungsdienst zusammenarbeiten, um die Auftragnehmer zu bezahlen, ist dieser dafür zuständig, das Formular 1099-NEC einzureichen und zu versenden. Ihre einzige Aufgabe wäre es, das Formular W-9 im Voraus einzureichen.

Der Gesamtbetrag sollte in den Buchhaltungsunterlagen zu finden sein. Sehen Sie nach, wie viel jeder unabhängige Auftragnehmer bis zum Ende des Steuerjahres erhalten hat, und verwenden Sie diese Informationen, um das Formular 1099-NEC einzureichen. Vergessen Sie Ihre Steuerabzüge nicht. Wir empfehlen Ihnen, eine App zur Erfassung von Belegen für Steuerzwecke zu verwenden, die dies für Sie erledigt.

Alle Arten von Zahlungen, einschließlich Bargeld für Fisch oder Zahlungen für Anwälte, müssen in Feld 1 des Formulars angegeben werden.

Nachdem dies geklärt ist, müssen zwei Kopien des Formulars eingereicht werden: eine an die Steuerbehörde IRS und die andere an den Auftragnehmer. Diese werden als Kopie A und Kopie B bezeichnet.

Einreichung von Kopie A

Die erste Kopie des Formulars 1099-NEC, nämlich Kopie A, muss bis zum Ende des Steuerjahres beim IRS eingereicht werden. Dies kann entweder per Post oder per elektronischer Einreichung erfolgen.

Sie können eine gedruckte Version des Formulars 1099-NEC auf der Website der US-Steuerbehörde IRS anfordern. Wenn Sie eine Papierkopie einreichen möchten, beachten Sie bitte, dass das Deckblatt das Formular 1096 sein muss. Sobald Sie diese zusammengestellt und ausgefüllt haben, müssen Sie sie nur noch an die Steuerbehörde IRS schicken.

Elektronische Einreichung Kopie A

Wenn Sie dies hingegen elektronisch erledigen möchten, müssen Sie das FIRE-System verwenden.

Denken Sie daran, dass Sie einen Dienstleister oder eine Software benötigen, die das Dokument im richtigen Format erstellen kann. PDF- oder gescannte Kopien werden nicht berücksichtigt.

Wenn Sie FIRE verwenden, benötigen Sie außerdem einen Transmitter Control Code (TCC). Sie können dies tun, indem Sie das Formular 4419 ausfüllen und per Fax oder Post an die IRS senden.

Dies sollte mindestens einen Monat vor Ablauf der Steuerfrist für Ihr Formular 1099-NEC erfolgen. Anschließend werden Sie vom IRS kontaktiert, der Ihnen die TCC mitteilt. Nachdem Sie dies getan haben, können Sie Ihr FIRE-Konto erstellen.

Einreichung von Kopie B

Während Kopie A an die Steuerbehörde IRS geschickt werden muss, sollte Kopie B dem unabhängigen Auftragnehmer ausgehändigt werden. In diesem Sinne benötigen Sie zunächst deren Zustimmung.

Sie müssen die Zustimmung auf dieselbe Weise einholen, wie Sie die Kopie versenden würden. Wenn Sie beispielsweise das Formular per E-Mail versenden, müssen Sie auch die Einwilligung per E-Mail einholen. Wenn Sie auf diese Weise keine Zustimmung erhalten können, müssen Sie den herkömmlichen Postweg nutzen.

Einholung der Zustimmung

Damit die Einwilligungsanfrage den IRS-Vorschriften entspricht, müssen Sie Folgendes angeben:

• Bestätigung, dass Ihr Empfänger, falls er nicht mit dem Erhalt einer elektronischen Kopie einverstanden ist, eine Papierversion erhält.
• Dauer und Umfang der Einwilligung. Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob sie nur für dieses Jahr oder für jedes folgende Kalenderjahr einer elektronischen Kopie zustimmen.
• Methoden, um eine Papierkopie vom Absender (Ihnen) anzufordern, auch wenn dieser bereits zugestimmt hat, eine elektronische Kopie zu erhalten.
• Anweisungen zum Widerruf der Einwilligung, falls erforderlich.
• Bedingungen, unter denen die Einwilligung nicht mehr erforderlich ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Vertrag gekündigt wird oder wenn Sie ihnen mindestens 600 Dollar für ihre Dienstleistungen zahlen.
• Das Verfahren, das man durchlaufen muss, um alle potenziellen Informationen zu aktualisieren.
• Eine Software- oder Hardwarebeschreibung dessen, was der Empfänger zum Ausdrucken des Formulars benötigt.
• Das Datum, an dem das Formular möglicherweise nicht verfügbar ist. Wenn es beispielsweise nur von der Website Ihres Unternehmens heruntergeladen werden kann, müssen Sie auch das Datum angeben, an dem es möglicherweise nicht mehr verfügbar ist.

Sobald die Zustimmung eingegangen ist, können Sie ihnen eine elektronische Version von Kopie B zusenden.

Was sind die Strafen für das Versäumen der Frist für das Formular 1099-NEC?

Die Einreichung der Formulare 1099-NEC kann auch nach Ablauf der Frist erfolgen, jedoch ist zu beachten, dass hierfür eine Strafgebühr anfällt. Die Höhe der Strafe für die verspätete Einreichung des Formulars 1099 hängt davon ab, wie spät Sie mit der Zahlung sind. Die Strafen gliedern sich wie folgt:

• 50 $, wenn Sie das Formular innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist einreichen
• 100 $, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät sind, aber noch vor dem 1. August zahlen.
• 260 $, wenn Sie nach dem 1. August einreichen

Wenn Sie kein Formular 1099 einreichen, drohen Ihnen schwere Strafen. Die verspätete Einreichung der erforderlichen 1099-Formulare kann zu Geldstrafen zwischen 50 und 280 US-Dollar pro 1099-Formular führen, wobei die Höchststrafe für Ihr kleines Unternehmen 1.130.500 US-Dollar pro Jahr beträgt.

Der endgültige Betrag wird davon abhängig gemacht, wann Sie die richtigen Informationen einreichen. Wenn Sie sicher wissen, dass Sie bis zum 31. Januar nicht zahlen können, können Sie das Formular 8809 einreichen, um eine 30-tägige Verlängerung für das Formular 1099 zu beantragen.

Beachten Sie, dass Sie auch unter diesen Umständen Ihren unabhängigen Auftragnehmern diese Formulare 1099 bis zum 31. Januar vorlegen müssen. Wenn Sie Änderungen an einem eingereichten Formular vornehmen müssen, müssen Sie eine 1099-Änderung einreichen.

Das Fazit

Das neue Formular 1099-NEC für 2020 ist eine aktualisierte Version des Formulars 1099-MISC. Bis zum Ende des Steuerjahres 2020 mussten die Bürger das alte Formular nicht mehr verwenden, um Vertragseinkünfte zu melden. Jetzt könnte alles ganz einfach mit dem Formular 1099-NEC erledigt werden. Wir hoffen, dass unser Artikel Unternehmern dabei geholfen hat, die Funktionsweise zu verstehen.