Data de vencimento do 1099-nec - Tudo o que você precisa saber

O ano de 2020 foi uma montanha-russa de mudanças para todos. Junto com essas mudanças, surgiram novas leis e legislações, incluindo a data de vencimento do formulário 1099-NEC e outros aspectos importantes do formulário.

Antes de 2020, se sua empresa tinha contratos de trabalho ou atuava como freelancer, você recebia ou emitia um formulário 1099-MISC. Agora, foi criado um novo formulário para declarar os rendimentos dos prestadores de serviços independentes.

O formulário 1099-NEC é o novo problema na cidade. Também conhecido como remuneração de não empregados, este formulário destina-se a todos os trabalhadores independentes. Neste artigo, abordaremos quando você precisa apresentar o formulário 1099-NEC.

O que é o formulário 1099-NEC?

O formulário 1099-NEC é um formulário fiscal criado especificamente para declarar remunerações a não funcionários. Essa remuneração é paga a pessoas que não fazem parte da folha de pagamento e só recebem sua remuneração após a conclusão de um projeto.

Aqui, estamos falando sobre trabalhadores temporários e prestadores de serviços independentes. Também inclui trabalhadores independentes que anteriormente utilizavam o formulário 1099-MISC para declarar os seus rendimentos.

Este formulário não pode ser baixado online. Você teria que preenchê-lo através do sistema Filing Information Forms Electronically (FIRE) ou fazer o pedido pelo site do IRS.

O prazo para o formulário 1099-NEC

Qual é a data de vencimento dos formulários 1099? A data de vencimento do formulário 1099-NEC é no final de cada ano fiscal, em 31 de janeiro. Nesse caso, você deve apresentar os documentos fiscais ao IRS até 31 de janeiro de 2022.

Caso esse dia não seja um dia útil, o prazo para entrega dos formulários 1099 será transferido para o próximo dia útil. Por exemplo, se 31 de janeiro cair em um feriado bancário, você poderá efetuar esse pagamento em 1º de fevereiro.

Isso também se aplica à Cópia B do formulário. Para cumprir o prazo, você deverá apresentá-la até 31 de janeiro, no final do ano fiscal.

O que o formulário 1099-NEC declara?

Para aqueles que estão declarando remuneração de não funcionários, o formulário 1099-NEC informa o seguinte:

• Pagamentos efetuados a outra pessoa que não seja um funcionário. Isso inclui materiais e peças para o projeto.
• Pagamentos efetuados por serviços prestados no âmbito de suas atividades comerciais ou empresariais. Isso inclui organizações sem fins lucrativos e órgãos governamentais.
• Pagamentos efetuados ao beneficiário superiores a $600 por indivíduo, ao longo do ano.

Se essas condições forem atendidas, o cliente poderá calcular os impostos sobre o trabalho autônomo e solicitar a compensação para não empregados.

Diferenças entre o formulário 1099-NEC e o formulário 1099-MISC

Os formulários 1099-MISC e 1099-NEC estão intimamente relacionados. Antes do surgimento do formulário 1099-NEC, o formulário 1099-MISC era utilizado para remunerações de não funcionários. Agora, o formulário 1099-NEC é usado para isso.

Isso não significa que o formulário 1099-MISC não seja mais utilizado. Os pagamentos a prestadores de serviços são, de fato, declarados com o formulário 1099-NEC, mas também existem outras declarações feitas com o formulário 1099-MISC.

Atualmente, o principal uso do formulário 1099-MISC é para fazer relatórios de rendimentos diversos. Por exemplo, se você tiver que fazer pagamentos a um advogado ou aluguel, então terá que usar o formulário 1099-MISC.

Anteriormente, quando era utilizado o formulário 1099-MISC, as informações eram reportadas na caixa 7 do formulário. Os formulários 1099-MISC e 1099-NEC são semelhantes, mas o último agora tem suas próprias caixas separadas (formulário 1099 para aluguel, pagamentos a advogados ou outros tipos de pagamento).

Quem precisa do formulário 1099-NEC?

Existem certas circunstâncias em que pode ser necessário enviar ou preencher o formulário 1099-NEC, mas, na maioria das vezes, isso depende das circunstâncias do trabalho.

Como ponto de partida, se você tem uma empresa e contratou um prestador de serviços, talvez seja necessário entregar o formulário 1099-NEC. Se o pagamento for superior a US$ 600 no ano, é sua responsabilidade, como pagador, preencher esses formulários.

Dito isto, como pagador, você terá que enviar duas cópias: uma para o IRS e outra para o prestador de serviços necessário para o seu comércio ou negócio.

Se você é quem recebe a segunda cópia de vários empresários com quem trabalha, não precisa preencher o formulário 1099-NEC.

Com isso em mente, se você é autônomo, ainda assim deve solicitar uma cópia do formulário às empresas para as quais trabalha. Você pode precisar da documentação para adicioná-la aos seus próprios registros.

Tenha em mente que, se os contratados forem classificados como empresas S ou C, você não precisará do formulário 1099-NEC. Nesse caso, o formulário W-9 é o mais adequado.

Se os destinatários forem funcionários, você não precisará enviar o novo formulário ao IRS. Em vez disso, o funcionário terá que enviar o Formulário W-2 por conta própria. Esses formulários são necessários para declarar gorjetas, salários e outras remunerações recebidas ao longo do ano fiscal. Como a Receita Federal recebe as informações fiscais, o IRS detectará a falta do formulário 1099 se você não o apresentar.

O que você precisa para preencher o formulário 1099-NEC?

Se você for a pessoa responsável pelo pagamento, precisará obter o formulário W-9. Para isso, você precisa das seguintes informações:

• Nome comercial ou nome legal, se aplicável
• Endereço atual
• Uma entidade empresarial (sociedade, empresário individual, sociedade anônima)
• Número de identificação fiscal

Tecnicamente, você ainda pode declarar seus impostos sem os formulários 1099.

O pagador é responsável pelo preenchimento do Formulário 1099-NEC e encontrará todas as informações necessárias para preenchê-lo já disponíveis.

Se você estiver colaborando com um serviço de folha de pagamento para pagar os prestadores de serviços, eles serão os responsáveis por preencher e enviar o formulário 1099-NEC. A única coisa que você precisa fazer é preencher o formulário W-9 antecipadamente.

O valor total pago deve constar nos registros contábeis. Veja quanto cada prestador de serviços independente recebeu até o final do ano fiscal e use essas informações para preencher o formulário 1099-NEC. Não se esqueça das suas deduções fiscais. Recomendamos que você use um aplicativo para rastrear recibos para fins fiscais para fazer isso por você.

Todos os tipos de pagamentos, incluindo o dinheiro em espécie pelo peixe ou pagamentos a advogados, devem ser indicados na caixa 1 do formulário.

Com isso resolvido, duas cópias do formulário precisam ser enviadas: uma para o IRS e outra para o contratante. Elas são chamadas de cópia A e cópia B.

Envio da cópia A

A primeira cópia do formulário 1099-NEC, ou seja, a Cópia A, deve ser enviada ao IRS até ao final do ano fiscal. Isso pode ser feito por correio tradicional ou por meio de arquivamento eletrônico.

Você pode solicitar uma versão física do formulário 1099-NEC no site do IRS. Se você deseja apresentar uma cópia em papel, lembre-se de que a folha de rosto deve ser o formulário 1096. Depois de reuni-los e preenchê-los, tudo o que resta é enviá-los ao IRS.

Cópia A do arquivamento eletrônico

Por outro lado, se você deseja fazê-lo eletronicamente, terá que usar o Sistema FIRE.

Lembre-se de que você precisará de um provedor de serviços ou software capaz de criar o documento no formato adequado. PDFs ou cópias digitalizadas não serão considerados.

Se você estiver usando o FIRE, também precisará de um Código de Controle do Transmissor (TCC). Você pode fazer isso preenchendo o Formulário 4419 e enviando-o por fax ou correio ao IRS.

Isso deve ser feito pelo menos um mês antes do prazo final para entrega do formulário 1099-NEC. Em seguida, você será contatado pela Receita Federal, que lhe fornecerá o TCC. Feito isso, você poderá criar sua conta FIRE.

Envio da cópia B

Enquanto a cópia A deve ser enviada ao IRS, a cópia B deve ser entregue ao prestador de serviços independente. Com isso em mente, você precisará primeiro do consentimento deles.

Você precisa obter consentimento da mesma forma que enviaria a cópia. Por exemplo, se você estiver enviando o formulário por e-mail, também deverá enviar um e-mail ao solicitar o consentimento. Se não conseguir obter o consentimento dessa forma, será necessário utilizar o correio tradicional.

Solicitação de consentimento

Para que a solicitação de consentimento esteja em conformidade com o IRS, você precisará incluir o seguinte:

• Confirmação de que, caso o destinatário não concorde em receber uma cópia eletrônica, ele receberá uma versão em papel.
• Duração e âmbito do consentimento. Por exemplo, isso pode especificar se eles concordam apenas com uma cópia eletrônica neste ano ou em todos os anos civis seguintes.
• Métodos para solicitar uma cópia em papel ao remetente (você), mesmo que já tenham concordado em receber uma cópia eletrônica.
• Instruções sobre como retirar o consentimento, se necessário.
• Condições em que o consentimento pode deixar de ser necessário. Por exemplo, isso pode acontecer se o contrato for cancelado ou se você pagar pelo menos US$ 600 pelos serviços prestados.
• O procedimento que é necessário seguir para atualizar qualquer informação potencial.
• Uma descrição do software ou hardware necessário para que o destinatário possa imprimir o formulário.
• A data em que o formulário pode estar indisponível. Por exemplo, se ele só puder ser baixado do site da sua empresa, você também precisará especificar a data em que ele poderá ficar indisponível.

Após receber o consentimento, você poderá enviar a eles uma versão eletrônica da Cópia B.

Quais são as penalidades por não cumprir o prazo do 1099-NEC?

O preenchimento dos formulários 1099-NEC ainda pode ser feito após a data de vencimento, mas lembre-se de que haverá uma multa por isso. A multa por atraso na apresentação do formulário 1099 que você deverá pagar dependerá do tempo de atraso no pagamento. As penalidades são as seguintes:

• $50 se você enviar o formulário dentro de 30 dias após a data de vencimento
• US$ 100 se você estiver mais de 30 dias atrasado, mas ainda assim pagar antes de 1º de agosto
• $260 se você apresentar a declaração após 1º de agosto

Há penalidades graves se você não apresentar o formulário 1099. O atraso na apresentação dos formulários 1099 exigidos pode resultar em multas que variam de US$ 50 a US$ 280 por cada formulário 1099, com uma penalidade máxima de US$ 1.130.500 por ano para sua pequena empresa.

O valor final será definido dependendo de quando você apresentar as informações corretas. Se você tem certeza de que não poderá pagar até 31 de janeiro, pode enviar o Formulário 8809 para solicitar uma prorrogação de 30 dias do prazo do 1099.

Lembre-se de que, mesmo nessas circunstâncias, você ainda precisará fornecer esses formulários 1099 aos seus prestadores de serviços independentes até 31 de janeiro. Se precisar fazer alguma alteração em um formulário enviado, será necessário apresentar uma emenda 1099.

Conclusão

O novo formulário 1099-NEC de 2020 é uma versão atualizada do formulário 1099-MISC. No final do ano fiscal de 2020, as pessoas já não precisavam usar o formulário antigo para declarar rendimentos contratuais. Agora, tudo pode ser feito facilmente com o formulário 1099-NEC. Esperamos que nosso artigo tenha ajudado os empresários a entender como isso funciona.