Was ist das Formular 1099-NEC? Anweisungen und Leitfaden zur Einreichung für 2025

Wenn Sie Freiberufler oder Auftragnehmer sind oder ein Unternehmen betreiben, das solche Arbeitnehmer beschäftigt, müssen Sie mit dem Formular 1099-NEC vertraut sein. Da dieses Formular jedoch erst 2020 eingeführt wurde, sind viele Menschen verwirrt darüber, welchem Zweck es dient und wie es auszufüllen ist. Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie wissen müssen, einschließlich detaillierter Anweisungen zum Formular 1099-NEC.

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Was ist das Formular 1099-NEC?

Bevor wir uns genauer ansehen, wie das Formular 1099-NEC auszufüllen ist, ist es wichtig zu verstehen, was es ist und wozu es dient. Hier eine kurze Einführung für Neulinge: Das Formular 1099-NEC ist ein Formular der US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS), das von Unternehmen zur Meldung von Zahlungen an Freiberufler, Auftragnehmer, Einzelunternehmer und Selbstständige verwendet wird.

Dieses Formular gab es tatsächlich bereits in den frühen 80er Jahren, wurde jedoch zugunsten des Formulars 1099-MISC auslaufen lassen. Viele Jahre lang war das Formular 1099-MISC das Dokument, das jedes Unternehmen zur Meldung von Vergütungen für Auftragnehmer usw. verwendete. Im Jahr 2020 hat die US-Steuerbehörde IRS jedoch beschlossen, das Formular 1099-NEC wieder einzuführen.

Dies geschah aus Gründen der Vereinfachung, da viele Menschen die Einreichungsfristen für das Formular 1099-MISC als verwirrend empfanden. Durch die Wiedereinführung des Formulars 1099-NEC und die Einführung von zwei separaten Steuerformularen für Vergütungen an Nicht-Arbeitnehmer und sonstige Vergütungen hoffte die IRS, diese Verwirrung auszuräumen. Es ist auch erwähnenswert, dass es verschiedene andere Arten von 1099-Formularen gibt, die jeweils einen eigenen Zweck haben.

Was ist der Zweck des Formulars 1099-NEC?

Einfach ausgedrückt dient das Formular 1099-NEC dazu, Vergütungen an Nicht-Arbeitnehmer zu melden (dafür steht die Abkürzung NEC). Wenn Ihnen der Begriff „Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer“ vage erscheint, so bezieht er sich im Wesentlichen auf Geldzahlungen an Arbeitnehmer, die technisch gesehen nicht bei einem Unternehmen angestellt sind – mit anderen Worten: Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer.

Wenn Sie Angestellter eines Unternehmens sind, sind Steuern in der Regel relativ einfach. Der Arbeitgeber zieht die Bundes- und Landessteuern (Lohnsteuern) direkt von Ihrem Gehaltsscheck ab, sodass Sie Ihre Steuern praktisch automatisch bezahlen können. Wenn Sie jedoch als Auftragnehmer oder Freiberufler tätig sind, sieht die Sache anders aus, da die Unternehmen, für die Sie arbeiten, keine Lohnsteuer von Ihnen einbehalten.

Stattdessen liegt es an Ihnen, die Formulare auszufüllen und den geschuldeten Betrag zu bezahlen. Und genau aus diesem Grund gibt es das Formular 1099-NEX: Es zeigt die Zahlungen, die Sie im Laufe des Jahres für Ihre freiberufliche oder vertragliche Tätigkeit erhalten haben. Dies erleichtert Selbstständigen die Nachverfolgung ihrer Einnahmen und Unternehmen die Erfassung der an Auftragnehmer ausgezahlten Beträge.

Wer muss das Formular 1099-NEC einreichen?

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, die technisch gesehen keine Angestellten sind, wie beispielsweise Freiberufler oder Auftragnehmer, müssen Sie höchstwahrscheinlich das Formular 1099-NEC ausfüllen. Tatsächlich müssen Sie für jede Person, der Sie im Laufe des Jahres mindestens 600 Dollar gezahlt haben, mehrere Exemplare des Formulars ausfüllen. Wenn Sie viel mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, kann das zu einer ganzen Menge Formularen führen.

Die Freiberufler und Auftragnehmer selbst erhalten ebenfalls Kopien der entsprechenden 1099-NEC-Formulare, die von den Unternehmen, für die sie gearbeitet haben, eingereicht wurden. Diese Kopien können von den Freiberuflern für ihre eigenen Unterlagen und Steuererklärungen aufbewahrt werden. Wenn Sie freiberufliche/Auftragsarbeiten im Wert von 600 USD oder mehr ausgeführt haben, können Sie davon ausgehen, dass Sie ein Formular 1099-NEC erhalten.

Genauer gesagt sind hier die wichtigsten IRS-Bedingungen aufgeführt, die bei der Entscheidung, ob ein Formular 1099-NEC erforderlich ist, eine Rolle spielen.

Mehr als 600 Dollar

Für Zahlungen unter 600 US-Dollar muss das Formular 1099-NEC nicht eingereicht werden. Dies gilt nur in Fällen, in denen die Gesamtzahlung an einen Auftragnehmer, Freiberufler oder Selbstständigen 600 Dollar oder mehr beträgt.

Nur Unternehmensdienstleistungen

Das Formular 1099-NEC wird ebenfalls nur für Zahlungen benötigt, die für geschäftliche Dienstleistungen und nicht für persönliche Dienstleistungen geleistet wurden. Nehmen wir an, Sie beauftragen einen Handwerker mit Arbeiten im Personalraum Ihres Büros und beauftragen später dieselbe Person mit Renovierungsarbeiten in Ihrem Haus. Die Büroarbeit gilt als Unternehmensdienstleistung, daher ist ein Formular 1099-NEC erforderlich, für die Heimarbeit hingegen nicht.

GmbH Einzelunternehmen

Wenn Sie einen Vertrag oder eine Arbeitsvereinbarung mit einem Einzelunternehmen in Form einer LLC haben, müssen Sie ein Formular 1099-NEC ausfüllen. Sie können anhand des W-9-Formulars feststellen, ob ein Unternehmen als Einzelunternehmen mit beschränkter Haftung gilt.

Bestimmte Arten von Unternehmen

Es gibt sogar Fälle, in denen Sie ein Formular 1099-NEC ausfüllen müssen, wenn Sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten. Für die meisten S- und C-Corporations besteht kein Grund, sich um diese Formulare zu kümmern. Es gibt jedoch einige bemerkenswerte Ausnahmen:

• Anwaltshonorare
• Gesundheitszahlungen
• Ersatzzahlungen anstelle von Zinsen oder Dividenden

Beachten Sie, dass einige dieser Zahlungen (Anwaltskosten, Arztkosten usw.) ebenfalls unter die Kategorie „Sonstige Zahlungen” fallen und auf dem Formular 1099-MISC angegeben werden müssen, das auch Lizenzgebühren, Prämien, Preise, Mieten, Erträge aus Ernteversicherungen, Erträge aus Fischereibooten und mehr umfasst. Wenn Sie sich über etwas unsicher sind, lohnt es sich, die Details des Formulars 1099-MISC nachzuschlagen, um zu verstehen, wie es sich von 1099-NEC unterscheidet.

So füllen Sie ein Formular 1099-NEC aus

Wir haben uns die Grundlagen des Formulars 1099-NEC angesehen. Sehen wir uns nun die wichtigsten Anweisungen an, die Sie befolgen müssen, um alles korrekt auszufüllen, beginnend oben auf der Seite und fortfahrend durch alle wichtigen Abschnitte und Felder.

Beachten Sie zunächst, dass genau wie bei anderen 1099-Formularen der obere Teil des Formulars 1099-NEC rot markiert ist und nicht vom Zahler ausgefüllt werden sollte. Lassen Sie diesen Abschnitt stattdessen leer, damit sich die Steuerbehörde darum kümmern kann. Füllen Sie nur die schwarz markierten Felder aus und konzentrieren Sie sich darauf.

Im ersten Abschnitt des Formulars (das Feld oben links) werden Sie gebeten, einige Angaben zu Ihrer Person (dem Zahler) zu machen. Dazu gehören Name, Adresse und Telefonnummer.

Darunter sehen Sie zwei Felder, in die Sie Ihre TIN (Steueridentifikationsnummer) und die TIN des Empfängers eingeben können.

Beachten Sie, dass Sie die TIN des Empfängers, falls Sie diese nicht kennen, auf dessen W-9-Formular finden sollten. Alternativ können Sie sich an sie wenden, um die TIN anzufordern. Wenn Sie versuchen, die Steuererklärung ohne TIN einzureichen, erhalten Sie möglicherweise eine CP2100A-Mitteilung vom IRS. Dies ähnelt der Ausstellung eines SS4-Formulars in Fällen, in denen Unternehmen ihre EIN (Employer Identification Number, Arbeitgeberidentifikationsnummer) nicht angeben.

Weiter unten auf der linken Seite des Formulars sehen Sie ein weiteres großes Feld, in das alle Angaben zum Empfänger eingetragen werden müssen. Dazu gehören Name, Straße, Ort und Postleitzahl. Schließlich gibt es noch ein weiteres Feld in der linken Spalte, in das Sie die Kontonummer des Empfängers eingeben müssen.

Als Nächstes sehen Sie auf der rechten Seite des Formulars eine Reihe nummerierter Felder.

In Feld 1 geben Sie den Gesamtbetrag der Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer ein. Beachten Sie, dass dies nur für Zahlungen über 600 US-Dollar gilt und nur für Zahlungen für Unternehmensdienstleistungen von Freiberuflern, Auftragnehmern und Selbstständigen.

Feld 2 sollte mit einem „X” markiert werden, wenn Sie Verkäufe von Konsumgütern im Wert von insgesamt 5.000 USD oder mehr melden möchten, die zum Weiterverkauf bestimmt sind, sei es auf Kauf-Verkaufs-, Einlagen-Provisions- oder anderer Basis.

Feld 3 ist derzeit für eine zukünftige Verwendung reserviert und sollte in Ihrem Formular ausgegraut sein. Derzeit müssen keine Beträge oder Informationen angegeben werden, aber die IRS könnte die Vorschriften in Zukunft aktualisieren, sodass Feld 3 relevant wird.

Feld 4 ist für die einbehaltene Bundessteuer vorgesehen. Dies gilt, wenn Sie von Ihrem Auftragnehmer oder Freiberufler Einkommenssteuer einbehalten haben. Normalerweise haben Sie dies nicht getan, sodass Sie sich wahrscheinlich auch um dieses Kästchen keine Gedanken machen müssen. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Löhne von Auftragnehmern einer Ersatzsteuer unterliegen können (z. B. wenn sie keine korrekte TIN angeben). Die Steuerbehörde sollte Sie darüber im Voraus informieren. Wenn Sie also nichts von ihr hören, brauchen Sie sich keine Gedanken über Feld 4 zu machen.

Feld 5 ähnelt Nr. 4. Es handelt sich um einbehaltene staatliche Steuern. Wenn Sie von Ihrem freiberuflichen Mitarbeiter oder Auftragnehmer Einkommenssteuer einbehalten haben, müssen Sie dies hier angeben. Auch hier gilt: Die meisten Zahler müssen sich darüber keine Gedanken machen.

Beachten Sie, dass Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung stehen, wenn Sie sich beim Ausfüllen der Felder oder deren Bedeutung unsicher sind. Sie können die offiziellen Anweisungen der IRS konsultieren, sich direkt an die IRS wenden, um Hilfe zu erhalten, oder sich von einem Steuerberater oder einem anderen Finanzfachmann beraten lassen.

In der Regel wird Ihnen das zu meldende Einkommen vom IRS mitgeteilt. Überprüfen Sie deren Plattform, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind.

Feld 6: Bundesstaaten / Bundesstaat des Kostenträgers Nr.

In Feld 6 können Sie die Abkürzung Ihres Bundesstaates sowie dessen ID-Nummer eintragen. Beachten Sie, dass Sie dies nur tun müssen, wenn Sie einen Wert in Feld 5 eingegeben haben. Wenn Feld 5 leer ist, können Sie dieses Feld (und Feld 7) leer lassen. Beachten Sie auch, dass die Felder 5 bis 7 nur zu Ihrer Information und für Ihre Unterlagen bestimmt sind, nicht für die Steuerbehörde IRS.

Feld 7: Staatliches Einkommen:

Schließlich haben wir Feld 7, das für den Gesamtbetrag der staatlichen Zahlung verwendet wird. Auch dies steht in direktem Zusammenhang mit den Feldern 5 und 6. Wenn Sie diese Felder leer gelassen haben, können Sie Feld 7 komplett ignorieren.

Einreichungsfristen und Anforderungen

Bei allen Arten von Steuerformularen ist es wichtig, die entsprechenden Fristen zu beachten und sicherzustellen, dass Sie die Unterlagen rechtzeitig einreichen, um mögliche Verspätungsgebühren und Strafen zu vermeiden.

Wann ist das Formular 1099-NEC für 2025 fällig?

Im Falle des Formulars 1099-NEC ist die Frist der 31. Januar. Dies ist der späteste Termin, bis zu dem das Formular ausgefüllt und beim IRS eingereicht werden muss. In einigen seltenen Fällen – beispielsweise wenn der 31. Januar auf einen Feiertag fällt – kann das Datum um einen Tag auf den 1. Februar verschoben werden, aber in den allermeisten Jahren ist der 31. Januar das Datum, das man sich merken muss. Bis zu diesem Tag müssen Sie alle relevanten Kopien des Formulars an die IRS senden, sowie die Kopien B und 2 an die Auftragnehmer oder Nicht-Mitarbeiter, für die Sie die Formulare ausgefüllt haben.

Beachten Sie außerdem, dass dieses Datum sowohl für die manuelle (Papier-)Einreichung als auch für die elektronische Einreichung (E-Filing) gilt. Unabhängig davon, für welche Einreichungsmethode Sie sich entscheiden, gelten immer dieselben Fristen. Für das Jahr 2025 ist dieses Datum der 31. Januar 2025.

Darüber hinaus gibt es für das Formular 1099-NEC im Gegensatz zu bestimmten anderen Steuerformularen keine automatische Verlängerung. Wenn Sie also die Frist versäumen, erhalten Sie möglicherweise keine Steuerrückerstattung. Wenn Sie jedoch einen triftigen Grund für die Nichteinhaltung der Frist haben, können Sie sich an die IRS wenden und dies mit ihr besprechen – möglicherweise gewährt sie Ihnen eine Verlängerung, aber sie kann dies auch ablehnen.

Was ist die Strafe für das Versäumen der Frist für das Formular 1099-NEC?

Die US-Steuerbehörde IRS sieht Steuerzahler und Unternehmen, die ihre Formulare nicht rechtzeitig einreichen, in der Regel nicht gerne. Es werden Geldstrafen und Sanktionen gegen diejenigen verhängt, die sich nicht an die vorgegebenen Richtlinien und die Frist vom 31. Januar halten. Wenn Sie Ihr Formular nicht rechtzeitig einreichen, müssen Sie mit einer Strafe zwischen 60 und 310 Dollar rechnen, und zwar für jedes Formular, das zu spät eingeht.

Wenn das Unternehmen die Notwendigkeit der Einreichung des Formulars vollständig ignoriert, kann es mit einer Mindeststrafe von 630 USD pro Formular oder 10 % des im Formular angegebenen Gesamteinkommens belegt werden. Das gilt wiederum für jedes Formular. Wenn Sie mit vielen Auftragnehmern zusammenarbeiten und vergessen oder versäumen, die entsprechenden Formulare für sie einzureichen, könnten Ihnen hohe Geldstrafen vom Finanzamt drohen.

Elektronische oder papiergebundene Einreichung: Was sollten Sie verwenden?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihr Formular 1099-NEC einreichen können: entweder manuell per Post oder elektronisch über den digitalen Online-Einreichungsdienst der IRS.

Beide Optionen haben Vor- und Nachteile. Heutzutage reichen viele Menschen ihre Steuererklärung gerne online ein. Es geht schnell, ist bequem und Sie können die Formulare bis zum Stichtag einreichen, ohne sich um Verzögerungen oder Störungen sorgen zu müssen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Im Gegensatz dazu besteht beim Versand von Formularen per Post immer das Risiko, dass die Dokumente verloren gehen oder länger als erwartet brauchen, um ihr Ziel zu erreichen.

Gleichzeitig hat auch die altmodische Art der Einreichung ihre Vorteile. Viele Menschen bevorzugen es, Dokumente von Hand auszufüllen, da sie diese so leicht auf Fehler überprüfen und sich für jeden wichtigen Abschnitt Zeit nehmen können. Im Gegensatz dazu neigen manche Menschen dazu, digitale Formulare schnell auszufüllen und dabei wichtige Informationen oder Details zu übersehen.

Insgesamt hängt die richtige Wahl von den persönlichen Vorlieben ab. Sie haben wahrscheinlich eine bevorzugte Methode zum Ausfüllen Ihrer Steuerformulare und können sich einfach dafür entscheiden, dabei zu bleiben. Aber denken Sie daran: Wenn die Frist bald abläuft, ist es vielleicht besser, die Steuererklärung online einzureichen. Auf diese Weise erhält die Steuerbehörde Ihr Formular sofort, anstatt darauf warten zu müssen, dass es per Post eintrifft.

Was tun, wenn Sie ein falsches Formular 1099-NEC erhalten?

Nehmen wir an, Sie sind Auftragnehmer oder Freiberufler und haben zu Beginn des Jahres einige Arbeiten für ein Unternehmen durchgeführt. Wenn die Frist für die Steuererklärung näher rückt, erhalten Sie von diesem Unternehmen ein Formular 1099-NEC, das jedoch nicht korrekt ist. Vielleicht ist der Betrag falsch oder das Unternehmen hat sich beim Ausfüllen Ihrer Kontonummer oder Ihrer persönlichen Daten geirrt. Was sollten Sie tun?

Nun, das Wichtigste ist, proaktiv zu sein. Behalten Sie Ihre Post im Auge und überprüfen Sie alle 1099-Formulare, sobald sie eintreffen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen. Wenn etwas nicht stimmt, wenden Sie sich bitte umgehend an den Zahler. Informieren Sie sie über das Problem. In den meisten Fällen werden sie gerne ein korrigiertes Formular 1099-NEC mit den richtigen Angaben an die Steuerbehörde IRS senden.

Leider kann es in manchen Fällen vorkommen, dass der Zahler Ihre Behauptung ablehnt oder anzweifelt. In diesem Fall müssen Sie sich direkt an die Steuerbehörde wenden. Sie können die IRS-Hotline anrufen und mit einem Mitarbeiter sprechen, um das Problem zu schildern. Dieser sollte Ihnen dann weiterhelfen und Ihnen die besten nächsten Schritte aufzeigen können.

Wichtige Erkenntnisse

Das Formular 1099-NEC ist relativ kurz und einfach. Daher sollte es größtenteils einfach auszufüllen sein. Allerdings gibt es dabei einige Komplikationen, und viele Menschen und Unternehmen haben Schwierigkeiten mit bestimmten Feldern und Abschnitten. Außerdem könnten Sie mit einer erheblichen Strafe rechnen, wenn Sie es nicht rechtzeitig einreichen oder dabei einen Fehler machen.

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Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen zum Formular 1099-NEC.

Welche Arten von Zahlungen werden unter Feld 1 des Formulars 1099-NEC angegeben?

In Feld 1 des Formulars 1099-NEC sollte der Gesamtbetrag angegeben werden, der an Freiberufler, Auftragnehmer oder andere nicht angestellte Personen für geschäftliche Dienstleistungen, Teile und Materialien gezahlt wurde. Im Grunde genommen umfasst dies alle Zahlungen an Personen, die nicht auf Ihrer Gehaltsliste stehen, für von ihnen erbrachte geschäftliche Dienstleistungen. Das könnte beispielsweise ein Auftragnehmer sein, der Ihr Büro gestrichen hat, oder ein anderer selbstständiger Fachmann, mit dem Sie während des Steuerjahres zusammengearbeitet haben.

Was soll ich tun, wenn ich mein Formular 1099-NEC nicht rechtzeitig zur Einreichung erhalte?

Als Freiberufler oder Auftragnehmer kann es stressig sein, wenn Sie die erforderlichen 1099-Formulare nicht rechtzeitig erhalten, um Ihre Steuererklärung fristgerecht einzureichen. In diesem Fall können Sie andere Formulare ausfüllen, um die IRS zu informieren. Insbesondere die Formulare 4852 und 1099-R werden Freiberuflern empfohlen, um ihre Löhne und Einkünfte zu schätzen und diese an die IRS zu melden. Es ist auch ratsam, sich direkt an die IRS zu wenden, was Sie online oder telefonisch tun können, um die Einzelheiten der Situation zu besprechen und fachkundige Hilfe zu erhalten.