Änderung 1099: Wie man Informationserklärungen korrigiert

Sie haben also festgestellt, dass Sie einen Fehler in einem bereits eingereichten 1099-Formular gemacht haben. Vielleicht haben Sie die falsche TIN eingegeben, vielleicht haben Sie versehentlich den falschen Betrag eingegeben, vielleicht haben Sie die Adressen verwechselt. Was auch immer der Grund sein mag, Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen. Sie können eine 1099-Korrektur oder ein korrigiertes Formular beim IRS einreichen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein 1099-Formular korrigieren können, wenn Sie einen Fehler gemacht haben, und wie Sie steuerkonform bleiben.

Was Sie über das Formular 1099 wissen sollten

Obwohl es mehrere Varianten des Formulars 1099 gibt, werden wir uns in diesem Artikel mit den Formularen 1099-NEC und 1099-MISC befassen.

Das Formular 1099-MISC ist ein Steuerformular der US-Steuerbehörde IRS, das zur Meldung verschiedener Einkünfte dient, darunter Mieteinnahmen, Rechtskosten, Gesundheitsgebühren, Lizenzgebühren und andere.

Das Formular 1099-NEC hingegen wird zur Meldung von Vergütungen an Nicht-Arbeitnehmer verwendet. Früher gehörte die Vergütung von Nicht-Arbeitnehmern in das Formular 1099-MISC, aber das hat sich inzwischen geändert. Die US-Steuerbehörde IRS verlangt nun von Unternehmen, dass sie alle Zahlungen in Höhe von mindestens 600 US-Dollar an Nicht-Mitarbeiter, wie beispielsweise unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler, auf dem neuen Formular 1099-NEC melden. Die Vergütung für Nicht-Mitarbeiter kann Provisionen, Gebühren, Preise und Prämien umfassen.

Wie korrigiert man jedoch einen Fehler auf einem Formular 1099-MISC oder Formular 1099-NEC, das Sie bereits an die IRS geschickt haben?

So ändern Sie ein bereits eingereichtes Formular 1099

Die Korrektur von 1099-Fehlern ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken. Sie müssen lediglich ein neues, korrigiertes Formular ausfüllen, es an die IRS schicken und sicherstellen, dass Sie das Kästchen „korrigiert” oben auf Ihrem 1099-Formular ankreuzen. Dadurch kann die IRS Ihr neues Formular von anderen unterscheiden, die entweder ungültig sind oder zum ersten Mal eingereicht werden. Denken Sie auch daran, die Originalkopie nicht zu versenden.

Beachten Sie, dass Sie zusammen mit der berichtigten Steuererklärung auch ein neues Formular 1096 einreichen müssen. Das Formular 1096 ist ein Abstimmungsblatt, das die Informationen aus allen 1099-Formularen zusammenfasst, die Sie an die US-Steuerbehörde IRS senden.

Das Formular 1096 muss jeder eingereichten Charge von Formularen 1099 beigefügt werden. Wenn Sie Ihre Steuererklärung jedoch elektronisch einreichen, müssen Sie das Übermittlungsformular nicht beifügen.

Was passiert, wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Steuernummer falsch angegeben haben?

Bei einigen Fehlern müssen Sie kein korrigiertes 1099-Formular einreichen. Wenn Sie einen einfachen Fehler gemacht haben – beispielsweise Ihren Namen oder Ihre Steuernummer (oder beides) falsch eingegeben haben – müssen Sie lediglich einen Brief an die IRS senden, der folgende Angaben enthalten muss:

• Ihr Name
• Ihre Adresse
• Ihre TIN
• Das Steuerjahr
• Art des Fehlers
• Zahlungsempfänger
• Ihre Ablagemethode
• Sendersteuerungscode
• Art der Rückgabe
• Wenn Einkommensteuer einbehalten wurde

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Steuererklärung elektronisch oder manuell eingereicht haben, können Sie dennoch einen Brief an die IRS schicken, um Ihren Namen oder Ihre TIN zu korrigieren.

Arten von Fehlern in 1099-Formularen

Laut IRS gibt es zwei Arten von Fehlern, die Sie bei der Einreichung von 1099-Formularen machen können: Typ 1 und Typ 2.

Im ersten Fall – Typ 1 – müssen Sie nur ein korrigiertes 1099-Formular einsenden, um Ihren Fehler zu beheben. Bei Typ-2-Fehlern müssen Sie jedoch zwei 1099-Formulare einreichen, um Ihre Korrektur vorzunehmen.

Im nächsten Abschnitt erklären wir Ihnen, wie Sie beide Arten von Fehlern beheben können.

Aber zunächst einmal: Was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Fehlern?

Fehler vom Typ 1

Typ-1-Fehler treten auf, wenn Sie einen der folgenden Fehler begehen:

• Eingabe eines falschen Zahlungsempfängernamens
• Falsche Empfängeradresse melden
• Ein Formular einreichen, obwohl Sie es nicht hätten einreichen dürfen
• Eingabe eines falschen Betrags
• Eingabe eines falschen Codes oder Ankreuzen eines falschen Kontrollkästchens

Fehler vom Typ 2

Andererseits treten Fehler vom Typ 2 auf, wenn Sie einen der folgenden Fehler begehen:

• Wenn Sie die falschen Steuerformulare einreichen (Formular 1099-MISC statt Formular 1099-NEC)
• Eine ungültige Adresse melden
• Einreichen eines Formulars mit fehlender oder falscher Steueridentifikationsnummer

Wie man Fehler vom Typ 1 und Typ 2 korrigiert

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um einen korrigierten Typ-1-Fehler einzureichen:

• Beziehen Sie ein weiteres Formular 1099 vom IRS.
• Erhalten Sie ein weiteres Formular 1096 vom IRS. Verwenden Sie für jede zu korrigierende 1099-Form ein Formular 1096.
• Markieren Sie das Kästchen „korrigiert” auf Ihrem Formular 1099 mit einem X.
• Geben Sie die richtigen Informationen ein (Code, Kontrollkästchen, Betrag).
• Geben Sie die anderen Informationen in Ihrem neuen 1099-Formular genau so ein, wie Sie sie ursprünglich angegeben haben.
• Füllen Sie das Formular 1096 mit den aktualisierten Informationen aus.
• Senden Sie das korrigierte Formular 1099 und Formular 1096 an die IRS und die zuständigen staatlichen Behörden.
• Senden Sie das korrigierte Formular 1099 per Post an Ihren unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.

Die Korrektur von Fehlern vom Typ 2 erfolgt etwas anders: Sie müssen zunächst die von Ihnen eingereichte fehlerhafte Steuererklärung identifizieren und dann die korrekten Angaben melden. Hier ist, was Sie tun müssen:

Schritt 1:

• Beantragen Sie ein weiteres Formular 1099 beim IRS.
• Markieren Sie das Kästchen „korrigiert“ mit einem X.
• Geben Sie die Kontonummer, den Empfänger und den Zahler genau so ein, wie Sie es ursprünglich gemeldet haben.
• Geben Sie für alle Geldbeträge „0“ ein.

Schritt 2:

• Bereiten Sie eine aktualisierte Informationserklärung vor.
• Setzen Sie kein Kreuzchen in das Kästchen „korrigiert“.
• Geben Sie alle korrekten Informationen ein.
• Beantragen Sie ein neues Formular 1096 beim IRS.
• Geben Sie die richtigen Informationen in das Formular 1096 ein.
• Geben Sie oben auf Formular 1096 einen der folgenden Vermerke an: „zur Korrektur der Steuererklärung eingereicht“, „zur Korrektur der Sozialversicherungsnummer eingereicht“ oder „zur Korrektur des Namens eingereicht“.
• Senden Sie das korrigierte Formular 1099 per Post an Ihren unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.
• Senden Sie das korrigierte Formular 1099 und das Formular 1096 per Post an die IRS oder die zuständige staatliche Behörde.

Verhängt die US-Steuerbehörde IRS Strafen für korrigierte Formulare oder Fehler in Formularen 1099?

In einigen Fällen kann die IRS Sie für Fehler im Formular 1099 mit einer Strafe belegen. Die Höhe Ihrer Strafe kann variieren und hängt von folgenden Faktoren ab:

• Wie groß ist Ihr Unternehmen? (Größere Unternehmen müssen oft mit härteren Strafen rechnen.)
• Was für einen Fehler haben Sie gemacht?
• Strafe für verspätete Einreichung: Wie spät haben Sie Ihre 1099 eingereicht? ( Wenn Sie kein Formular 1099 einreichen, müssen Sie mit einer höheren Strafe rechnen.)

Das heißt, im Folgenden sind einige der Fehler aufgeführt, die vom IRS geahndet werden:

• Manuelle oder papiergebundene Einreichung, obwohl eine elektronische Einreichung oder E-Einreichung vorgeschrieben ist
• Nichtmeldung einer Steueridentifikationsnummer
• Angabe einer falschen Steueridentifikationsnummer
• Einreichung nach Ablauf der Frist
• Einreichen eines Dokuments, das nicht maschinenlesbar ist
• Versäumnis, Ihrem unabhängigen Auftragnehmer ein Formular 1099 zuzusenden
• Wenn Sie nicht alle relevanten Informationen über sich als Zahler offenlegen

Wie man ein 1099-Formular für ungültig erklärt

Bisher haben wir erklärt, wie Sie einen Fehler korrigieren können, nachdem Sie Ihr Formular beim IRS eingereicht haben. Aber was ist, wenn Sie es noch nicht abgeschickt haben?

Angenommen, Sie reichen ein 1099-Formular ein, das mehrere 1099-Steuerformulare enthält. Jedes Formular 1099 gibt die Einkünfte einzelner unabhängiger Auftragnehmer an.

Wenn Sie feststellen, dass Sie bei einem der Formulare einen Fehler gemacht haben, müssen Sie es möglicherweise für ungültig erklären. Durch das Löschen können Sie ein Formular auf einem 1099-Blatt stornieren, wodurch Sie sich die Mühe ersparen, alles erneut ausfüllen zu müssen.

Sie müssen auch wissen, dass Sie ein Formular nicht von einem 1099-Blatt trennen können. Die IRS akzeptiert keine losen Formulare zur Bearbeitung. Wenn Sie also beim Eingeben Ihrer 1099-Daten einen Fehler entdecken, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, das Formular für ungültig zu erklären.

Hier ist die Vorgehensweise, um ein 1099-Formular für ungültig zu erklären:

1. Tragen Sie ein X in das Feld „void“ (ungültig) Ihres Formulars 1099 ein.
2. Geben Sie die korrekten Informationen für das von Ihnen stornierte Formular 1099 ein. Wenn das ungültige Formular zu einem unabhängigen Auftragnehmer gehört, der ein 1099-Formular benötigt, geben Sie die korrekten Informationen in das nächste leere 1099-Formular auf Ihrem Blatt ein.
3. Formular 1096 vorbereiten
4. Senden Sie sowohl die ungültigen als auch die korrigierten 1099-Formulare (zuzüglich Formular 1096) an die IRS oder die zuständige staatliche Behörde.

Beachten Sie, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen weniger als 250 Formulare pro Jahr einreicht, die 1099-Formulare in Papierform beim IRS einreichen können. Wenn Ihr Unternehmen jedoch mehr als 250 Formulare pro Jahr einreicht, müssen Sie diese elektronisch einreichen.

Wenn Sie zu viele Fehler machen

Manchmal kann es vorkommen, dass man etwas vermasselt und keine Lösung für sein Problem findet. Anstatt zu versuchen, sich selbst aus der Situation zu befreien, können Sie sich Hilfe vom Finanzamt holen.

Wenden Sie sich unter der Nummer (800) 455-7438 an den Kundendienst der IRS.