Modelo de fatura de gerenciamento de projetos

Who should use this project management invoice template?

Use our project management invoice template to bill clients efficiently for completed projects. Customize service details, track payments, set terms, and ensure timely compensation.

Definição e finalidade

Este modelo é um layout de fatura reutilizável projetado especificamente para trabalhos de projeto.

Ele conecta o planejamento e a entrega do projeto — tarefas, marcos, tempo e recursos — ao faturamento e ao fluxo de caixa.

Ajuda gerentes de projeto, empreiteiros e consultores a apresentar faturas claras e profissionais que refletem como o projeto foi definido e executado. O modelo inclui campos para código do projeto, nome do marco, horas, taxa, despesas e alterações aprovadas, para que você possa faturar com precisão e manter o cliente alinhado com o plano. Quando combinado com ferramentas como QuickBooks Online, FreshBooks, Xero ou HelloBonsai, você pode gerar faturas refinadas rapidamente e manter os registros sincronizados com seu contrato ou SOW.

Como as faturas de projeto diferem das faturas padrão

As faturas de projeto diferem em estrutura e dados das faturas de serviços genéricos.

As principais diferenças são as seguintes:

• Faturamento por fase do projeto ou marco, em vez de um único item de linha
• Capturar um código ou nome de projeto para vincular a fatura ao contrato
• Referenciando contratos, declarações de trabalho (SOW) ou documentos pro forma
• Incluindo detalhes sobre o progresso ou a porcentagem concluída para refletir o trabalho realizado

O uso de um modelo de fatura de gerenciamento de projetos ajuda a garantir que esses detalhes permaneçam consistentes e fáceis de revisar. Os aplicativos de contabilidade modernos em 2025, como QuickBooks Online, FreshBooks, Xero e HelloBonsai, oferecem suporte a itens baseados em marcos e códigos de projeto para otimizar o processo.

Why use a project management invoice template

Este modelo é ideal sempre que o trabalho é planejado em fases e os pagamentos são acionados após a conclusão.

Use-o para projetos de longa duração com várias datas de faturamento, como desenvolvimento de software com quatro marcos trimestrais, obras de construção ou engenharia com pagamentos parcelados, contratos de consultoria vinculados a entregas e trabalhos de agências acompanhados em relação aos orçamentos. Esse alinhamento ajuda tanto o cliente quanto o freelancer a ver o que deve ser feito em cada etapa e reduz surpresas na hora do pagamento.

Para maximizar o valor, certifique-se de que o modelo corresponda ao seu fluxo de trabalho planejado e ao processo de aprovação. Se o seu contrato define marcos e etapas de aprovação do cliente, o modelo facilita o faturamento; combine-o com ferramentas de gerenciamento de projetos (Asana, Trello, Monday.com) e aplicativos de controle de tempo (Harvest, Clockify, Toggl) para preencher automaticamente horas, marcos e despesas.

Elements of a project management invoice template

Uma fatura clara e completa ajuda os clientes a aprovar e pagar mais rapidamente. Em 2025, as faturas mais eficientes e focadas em projetos combinam escopo, tempo, despesas e termos em um único documento fácil de revisar. A well designed and detailed project management invoice template can be a representative of your service or what your business stands for. Hence, you must ensure you craft a solid template and oversee every invoice that leaves your desk to your client. Use identificadores de projeto consistentes em propostas, proformas e faturas para simplificar o rastreamento e a geração de relatórios.

Informações sobre o projeto e o cliente

Liste os campos de identificação principais que aparecem na parte superior da fatura para que os clientes vejam imediatamente quem está envolvido e por qual projeto estão pagando.

Give your invoice a professional header by including your business name and contact information including email address, phone number, and contact address Inclua números de identificação fiscal ou de registro, quando relevante, e adicione o nome do projeto, um ID ou código do projeto e uma referência ao contrato ou ordem de compra. O uso de identificadores de projeto consistentes em propostas, documentos comerciais proforma e faturas facilita muito o rastreamento, a geração de relatórios e a auditoria para ambas as partes. Mantenha o cabeçalho organizado, alinhando esses campos em um único bloco ou em um layout de duas colunas, e reutilize o mesmo código do projeto no campo de referência PO para evitar incompatibilidades. Por exemplo, o PM2025-031 vinculado ao PO-2025-1098 mantém os documentos relacionados vinculados ao longo do ciclo de vida do projeto.

Metadados da fatura e detalhes do pagamento

Esta seção abrange o conjunto de campos que tornam a fatura acionável e fácil de processar.

Use um número de fatura exclusivo, como PM-2025-0012, e inclua a data de emissão e a data de vencimento. Defina condições de pagamento claras — as opções mais comuns são 14, 30 ou 45 dias — e especifique a moeda e os métodos de pagamento aceitos (transferência bancária, cartão de crédito, PayPal, Stripe ou ACH). A numeração e a datação auxiliam na contabilidade interna e reduzem a confusão dos clientes, enquanto as instruções de pagamento explícitas encurtam o ciclo de aprovação para pagamento. Inclua uma breve nota sobre multas por atraso, se aplicável (por exemplo, 1,5% ao mês após a data de vencimento) e considere adicionar uma exibição da moeda padrão para clientes internacionais, a fim de evitar interpretações erradas.

Escopo do projeto, marcos e resultados esperados

Esta seção ajuda a conectar o faturamento ao escopo e aos marcos definidos, para que os clientes possam verificar o que estão pagando.

Descreva campos ou linhas para nomes de fases, marcos ou entregas, incluindo descrição, datas de início e término, porcentagem concluída e uma referência ao escopo original ou modelo de proforma comercial. Forneça um mapeamento claro do plano do projeto para que o cliente possa ver rapidamente o que está sendo cobrado neste período. Para cada marco, mostre o resultado esperado e vincule-o a um gatilho de pagamento correspondente, caso utilize faturamento baseado em marcos. Considere incluir uma breve nota sobre quaisquer alterações no escopo aqui para fornecer contexto para os totais e evitar disputas mais tarde no ciclo de vida do projeto.

Tempo, tarifas e serviços prestados

Explique como estruturar itens de linha para trabalhos baseados em tempo, para que os revisores possam verificar as horas e as tarefas.

Use itens de linha que incluam data ou período, função ou membro da equipe, uma descrição concisa do trabalho, horas ou dias e taxa. Para gerentes de projeto, inclua linhas separadas para planejamento, coordenação, relatórios e supervisão no local. Seja preciso nas descrições, semelhante a um exemplo detalhado de fatura de gerenciamento de construção, para que os revisores possam ver exatamente qual trabalho foi realizado e quando. Se você usar taxas combinadas ou tabelas de preços diferentes, anote o tipo de taxa entre parênteses e mantenha as descrições consistentes em todos os itens da linha para minimizar dúvidas durante a revisão.

Despesas, materiais e custos repassados

Descreva as despesas que podem aparecer na fatura e como apresentá-las de forma clara.

Forneça uma lista dos campos comuns de despesas: data da despesa, categoria, fornecedor, descrição, quantidade, custo unitário, margem de lucro (se houver) e total. Em um modelo de fatura de gerenciamento de serviços de construção, isso pode incluir materiais, aluguel de equipamentos, licenças e subcontratados. Agrupe ou identifique as despesas por fase do projeto ou código de custo para facilitar a auditoria da fatura. Anexe recibos sempre que possível e distinga claramente os custos repassados da mão de obra reembolsável para reduzir dúvidas durante as aprovações.

Totais, impostos e resumos

Descreva como o modelo deve lidar com cálculos e valores finais para que sejam fáceis de revisar.

Inclua subtotais por seção (por exemplo, mão de obra, materiais), impostos aplicáveis, descontos ou adiantamentos aplicados, pagamentos anteriores e o valor final devido. Um breve resumo do projeto ou recapitulação do progresso próximo aos totais ajuda os clientes a entender como o total foi construído, especialmente em projetos com várias etapas. Use rótulos claros como Subtotal (Mão de obra), Imposto (8,5%) e Total a pagar para garantir a precisão ao exportar para o QuickBooks, Xero ou outro software de contabilidade.

Notas, termos e informações sobre aprovação

Descreva a área para notas adicionais, termos e aprovações formais, para que tudo o que é necessário para o pagamento esteja presente.

Inclua notas como instruções de pagamento, multas por atraso, políticas de alteração de pedidos ou links para o contrato. Para projetos que exigem aprovação formal, adicione um espaço opcional para o nome, cargo e data de aprovação do cliente. Isso reflete a forma como as indústrias formais estruturam as faturas dos projetos em modelos, nos quais um registro assinado complementa os dados financeiros. Inclua também quaisquer termos de alteração de pedido e etapas de resolução de disputas aplicáveis para reduzir idas e vindas e manter o projeto em dia para o pagamento.

Project Management Invoice Template Sample

A project management invoice template would help you to bill customers faster so that you can receive payment promptly. Esta seção descreve variações comuns de faturas focadas em projetos para que você possa escolher uma estrutura que corresponda à sua forma de trabalhar e às expectativas dos clientes em relação ao faturamento. Ao compreender cada tipo de modelo, você pode adaptar o Modelo de Fatura de Gerenciamento de Projetos para se adequar aos fluxos de trabalho e condições de pagamento do mundo real.

Fatura do projeto por tempo e materiais

Este modelo concentra-se nas horas faturáveis e nas despesas reembolsáveis, tornando-o ideal para equipes que acompanham o trabalho à medida que ele é realizado. O layout normalmente apresenta entradas de tempo detalhadas agrupadas por tarefa ou fase, seguidas por uma seção separada para despesas e, em seguida, subtotais claros que somam o valor final.

Na prática, você incluirá a data, o nome da tarefa, as horas e a taxa para cada entrada, com recibos ou despesas comprovadas por recibos anexados ou vinculados para fins de auditoria. O controle preciso do tempo é fundamental para conquistar a confiança do cliente, portanto, incentive o registro diário usando ferramentas como Toggl Track, Harvest ou QuickBooks Time. Para uma experiência tranquila para o cliente, adicione um breve resumo do escopo do projeto e uma nota sobre como as despesas são calculadas (por exemplo, quilometragem a US$ 0,65 por milha, custos aprovados do fornecedor). Essa estrutura funciona bem para consultores, agências e gerentes de projeto que desejam total transparência e faturamento preciso à medida que o trabalho avança.

Faturamento de projetos com base em marcos ou fases

Essa estrutura vincula os pagamentos a marcos ou fases predefinidos do projeto, tornando-a ideal para projetos longos com etapas de decisão claras. Cada linha documenta o nome do marco, uma breve descrição, o valor acordado, a porcentagem do marco concluída e o valor devido no período atual.

Os setores comuns para essa abordagem incluem construção, engenharia, implementação de software e grandes projetos de marketing, nos quais as aprovações do cliente desbloqueiam cada pagamento. Use uma descrição curta do marco para evitar ambiguidades e inclua um campo de status (por exemplo, Não iniciado, Em andamento, Concluído) para evitar disputas. Este modelo permite um fluxo de caixa previsível e marcos claros para ambas as partes: você sabe o que desencadeia o pagamento e os clientes sabem exatamente o que estão pagando em cada etapa. Combine isso com um processo simples de alteração de pedidos para lidar com mudanças no escopo sem prejudicar a confiança.

Fatura de projeto com taxa fixa

Este modelo é adequado para projetos com um preço único acordado ou um preço fixo por fase, proporcionando previsibilidade tanto para você quanto para o cliente. Os elementos principais incluem uma descrição do projeto, uma discriminação das taxas por entrega ou fase (mesmo que o cliente pague um valor total) e um status de progresso ou conclusão, caso você fature em parcelas.

A clareza sobre qual parte da taxa fixa é cobrada agora e qual será cobrada posteriormente ajuda a evitar disputas. Uma fatura com taxa fixa geralmente lista os resultados esperados ou as fases com datas estimadas, para que o cliente entenda como o progresso se relaciona com os custos. Para pagamentos contínuos ou parcelados, mostre o valor atual da fatura junto com uma breve nota sobre o que ainda está pendente. Essa abordagem é comum no desenvolvimento de software, campanhas de marketing e projetos de design, onde o escopo é bem definido e as mudanças são cuidadosamente gerenciadas por meio de um processo formal de mudança.

Fatura de serviços contínuos e de retenção

Este modelo do tipo contrato de prestação de serviços oferece suporte a serviços recorrentes de gerenciamento de projetos e relacionamentos estáveis com os clientes. Geralmente, inclui um valor fixo recorrente, o escopo incluído e linhas explícitas para excedentes ou alterações de pedidos, além do período coberto (por exemplo, mês ou trimestre).

As faturas de retenção podem ajudá-lo a suavizar o fluxo de caixa e manter o trabalho em andamento alinhado com o projeto mais amplo. Inclua um escopo claro, o valor mensal ou trimestral do contrato e um item separado para quaisquer horas ou trabalhos além do escopo incluído. Documente como as horas não utilizadas são transferidas (se for o caso) e como as alterações no escopo são cobradas. Ferramentas como Harvest ou Toggl Track, combinadas com QuickBooks Online ou Xero, podem ajudá-lo a rastrear e faturar automaticamente o trabalho de retenção, garantindo consistência para clientes de longo prazo e governança contínua do projeto.

Faturamento progressivo e fatura proforma do projeto

As faturas de faturamento progressivo são emitidas com base na porcentagem de conclusão do projeto, geralmente vinculadas a um modelo proforma inicial ou estimativa. Essa abordagem ajuda a alinhar o pagamento com o progresso real, especialmente em projetos maiores ou com várias fases.

Uma fatura proforma pode servir como um documento preliminar que mostra os encargos planejados antes da emissão da fatura fiscal final. Isso é comum em contratos maiores ou internacionais, nos quais as aprovações envolvem várias etapas ou em que considerações monetárias e tributárias exigem documentação prévia. Inclua o valor proforma, uma breve descrição do trabalho planejado, os marcos acordados e uma nota sobre quando a fatura final será emitida. Quando o projeto atingir determinados limites (por exemplo, 25%, 50%, 75%), emita faturas de progresso subsequentes para refletir o escopo atualizado e as aprovações, mantendo ambas as partes alinhadas e reduzindo atrasos nos pagamentos.

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Use este guia passo a passo para criar um modelo reutilizável que reflita como você executa projetos, o que cobra e como relata o trabalho. O objetivo é uma estrutura clara e prática que se alinhe com seu fluxo de trabalho real e torne o faturamento mais rápido e preciso.

Etapa 1: Mapeie o modelo de entrega e faturamento do seu projeto

Esclareça como você executa projetos: tempo e materiais, taxa fixa, marcos ou um híbrido. Este mapa inicial ajuda o modelo a apoiar o seu processo, em vez de o complicar.

Comece listando tarefas típicas, fases e categorias de despesas. Por exemplo, um pequeno projeto de design pode ter fases como descoberta, design e entrega, com despesas como imagens de banco de imagens e viagens. Se você faturar por etapas, anote as datas e os valores das etapas ao lado de cada fase. Um fluxo simples em uma ferramenta que você já usa — Notion, Lucidchart ou até mesmo um caderno — manterá esse mapeamento visível enquanto você cria o modelo de fatura. Na prática, um designer poderia configurar três opções de modelo no modelo: tempo e materiais, taxa fixa por fase e um plano de pagamento baseado em marcos, e então usar aquele que correspondesse ao projeto atual.

Etapa 2: Defina os campos e seções principais

Decida quais componentes são indispensáveis em todas as faturas. Os campos principais geralmente incluem informações do projeto, marcos, entradas de tempo, despesas e totais, além de problemas e datas de vencimento. Elabore um esboço simples ou um rascunho das seções antes de começar a criar o modelo, para que o layout seja previsível de um projeto para outro.

Mantenha a estrutura consistente em todos os projetos para facilitar o acompanhamento do orçamento e a elaboração de relatórios. Ao reutilizar um layout uniforme, você pode comparar os gastos reais com o orçamento rapidamente. Muitos freelancers utilizam ferramentas populares como QuickBooks Online, FreshBooks, Xero ou Zoho Books para garantir essa consistência, permitindo anexar um código de projeto, ID do cliente e datas automaticamente, mantendo as mesmas seções em todas as faturas.

Etapa 3: Estruture os itens da linha para maior clareza

Pense em como você agrupa os itens para contar uma história clara do que foi feito. Agrupar por fase, categoria de tarefa ou tipo de recurso mantém a fatura legível e auditável. Use rótulos descritivos e evite termos vagos para que os clientes saibam exatamente pelo que estão pagando.

Inspire-se em uma fatura detalhada de gerenciamento de construção: cada custo está vinculado a uma atividade ou local específico. Por exemplo, em vez de “Trabalho de desenvolvimento”, você poderia listar “Fase: Construção; Tarefa: API de back-end; Horas: 18; Taxa: $120; Subtotal: $2.160”. Outro item pode ser “Fase: Design; Tarefa: Wireframes; Horas: 10; Taxa: $90; Subtotal: $900”. Manter as descrições concisas, mas específicas, ajuda os clientes a aprovarem rapidamente e reduz as idas e vindas com perguntas.

Etapa 4: Configure uma numeração e datas consistentes

Estabeleça uma convenção de numeração de faturas que inclua códigos de projeto ou identificadores de clientes, além de datas claras de emissão e vencimento. Um formato previsível agiliza a contabilidade e as auditorias e reduz erros quando você consulta contratos ou relatórios de progresso.

Experimente um formato como INV-CLIENT-PRJ-AAAAAM-XXX, por exemplo, INV-ACME-PRJ-202505-001. Inclua o período de serviço (por exemplo, 2025-04 a 2025-04) e uma data de vencimento (30 dias a partir da data de faturamento é comum para freelancers). Use o recurso de numeração automática do seu software de contabilidade sempre que possível para minimizar a entrada manual e certifique-se de que a data de emissão apareça em todas as faturas para que os clientes saibam o prazo de cobrança rapidamente.

Etapa 5: Alinhe os termos com seus contratos e documentos proforma

Certifique-se de que as condições de pagamento, multas por atraso e definições de marcos correspondam ao que consta nos contratos, declarações de trabalho ou modelos proforma. Inconsistências são uma fonte comum de disputas ou atrasos nas aprovações, e a fatura deve parecer uma extensão natural desses documentos.

Incorpore os termos diretamente no modelo. Por exemplo, se o seu SOW indicar Net 30 com uma taxa de mora mensal de 1,5% após a data de vencimento, reflita isso exatamente na fatura. Se você usar pagamentos por etapas, indique a descrição da etapa, o valor devido e a condição que aciona o pagamento. Vincular esses termos ao seu contrato ajuda os clientes a entender por que o total é esse e reduz as perguntas repetitivas.

Etapa 6: Revisão da perspectiva do cliente

Faça uma revisão final fingindo que você é o cliente. O período coberto está claramente indicado? É óbvio o que foi entregue e por que o total é esse? Essa verificação ajuda você a detectar jargões, falta de contexto ou totais ambíguos antes de salvar o modelo para reutilização.

Simplifique quaisquer termos confusos, acrescente notas breves quando necessário e verifique novamente os cálculos e as referências. Uma rápida revisão da legibilidade pode economizar tempo: por exemplo, confirme se os totais das linhas correspondem à soma das horas multiplicadas pelas taxas e certifique-se de que os valores das etapas estejam alinhados com o contrato. Quando estiver satisfeito, salve o modelo em um formato reutilizável (por exemplo, uma planilha ou um arquivo de modelo em seu software de contabilidade) para que você possa trocar os detalhes do projeto e manter a mesma estrutura clara para todos os clientes. Essa abordagem mantém seu faturamento rápido, preciso e profissional em 2025.

Useful for tracking your projects and outstanding payment

Em 2025, o faturamento eficaz de projetos combina clareza, precisão e automação. Este guia compartilha orientações práticas e táticas para manter as faturas precisas, pontuais e fáceis de processar e pagar pelos clientes. Você aprenderá como vincular faturas a orçamentos e escopo, manter backups sólidos, programar uma cadência previsível, lidar com mudanças de forma clara e padronizar modelos em toda a sua equipe.

Manter as faturas do projeto alinhadas com os orçamentos e o escopo

Manter as faturas vinculadas ao orçamento e ao escopo originais ajuda a evitar disputas e mantém os projetos funcionando sem problemas.

Sempre mencione o orçamento e o escopo atual em todas as faturas. Se a fase de projeto tiver um orçamento de US$ 50.000 e a fase 1 estiver 60% concluída, com US$ 28.000 gastos, mostre esses números claramente. Adicione uma nota concisa sobre o progresso, como “Fase 1 concluída; aguardando aprovação para a Fase 2”. Essa transparência ajuda seu cliente a entender como os encargos se relacionam com o contrato e reduz as perguntas repetidas. Em um modelo de fatura de gerenciamento de serviços de construção, esse alinhamento é crucial para evitar disputas sobre ordens de alteração e excedentes.

Para implementar isso de forma consistente, vincule a fatura ao modelo de fatura de gerenciamento de projetos que você usa. Inclua uma referência orçamentária, um indicador do orçamento restante e uma breve nota de progresso no cabeçalho, e mantenha os itens vinculados aos escopos aprovados. Agendar esses detalhes em seu software de gerenciamento de projetos, como Procore ou Smartsheet, ajuda a manter o alinhamento e minimiza o atrito quando chegam ordens de alteração.

Para manter um backup detalhado e transparente

Mesmo as faturas de alto valor devem ser comprovadas por registros de tempo, recibos de despesas e registros de alterações de pedidos que justifiquem cada cobrança.

Mantenha registros de tempo em uma ferramenta como Harvest ou Toggl e fotografe recibos ou faturas de despesas com uma simples etiqueta de projeto. Crie um registro de alterações que liste as modificações aprovadas com datas e números de aprovação. Isso lhe dá uma documentação sólida para anexar caso os clientes solicitem detalhes, além de facilitar as auditorias. Para trabalhos regulamentados ou de alto valor, você pode espelhar um estilo completo de fatura de projeto, mantendo um pacote de backup pronto para compartilhar que corresponda a cada fatura.

Quando necessário, compartilhe esses detalhes como anexos ou resumos, em vez de expor cada item publicamente, e mantenha-os organizados em uma unidade compartilhada (por exemplo, Google Drive) ou espaço de trabalho Notion. Essa abordagem de backup reduz as idas e vindas e ajuda os clientes a entender o que está por trás dos números, construindo confiança ao longo do tempo.

Faturar em um cronograma previsível

A cadência das faturas é importante porque ajuda ambas as partes a planejar o fluxo de caixa e reduz surpresas no final do projeto.

Escolha uma cadência adequada ao projeto: mensal para trabalhos contínuos, em marcos importantes para trabalhos de escopo fixo ou em datas específicas do projeto. A faturação mensal proporciona aos clientes um ritmo de pagamento constante e ajuda-o a prever o fluxo de caixa, enquanto a faturação baseada em marcos se alinha com os principais resultados, como “Aprovação do projeto” ou “Protótipo concluído”. Defina prazos que deem aos clientes tempo suficiente para revisar, normalmente 30 dias, e considere incorporar lembretes para ajudar a garantir o pagamento pontual.

Insira essas regras em seu software ou modelo de contabilidade para que todos os projetos sigam o mesmo padrão. Por exemplo, você pode programar faturas para o primeiro dia de cada mês com prazo de pagamento de 30 dias e configurar lembretes automáticos uma semana antes das datas de vencimento. Essa cadência previsível reduz a chance de acumular trabalhos faturáveis esquecidos e evita surpresas no final do projeto para ambas as partes.

Para comunicar claramente as alterações e os extras

O tratamento claro das alterações no escopo reduz o atrito à medida que o projeto evolui.

Os escopos mudam; lide com as mudanças criando itens separados para ordens de alteração, variações ou tarefas fora do escopo. Faça referência às datas ou documentos de aprovação na descrição do item da linha e atribua um número de ordem de alteração. Por exemplo, a Ordem de Alteração CO-001 aprovada em 01/04/2025 adiciona 12 horas à taxa aprovada. Essa separação facilita a identificação do que pertence ao contrato básico e do que são adições.

Mantenha o escopo básico e os extras claramente separados e mantenha as notas narrativas concisas. Use uma breve justificativa para cada item extra e inclua um link para o documento de apoio. Essa clareza gera confiança ao longo do tempo e reduz as discussões sobre o que está incluído no escopo básico e o que é novo ou está fora do escopo.

Para padronizar modelos em toda a sua equipe

Padronizar modelos em toda a sua equipe economiza tempo e reduz erros.

Use um modelo de fatura de gerenciamento de projetos consistente para todos os gerentes de projetos ou departamentos. Isso reduz erros e agiliza as aprovações. Certifique-se de que os campos principais tenham a mesma nomenclatura e que as descrições do trabalho sejam consistentes; campos típicos incluem nome do projeto, cliente, número da fatura, data, data de vencimento, fase, horas básicas, horas extras, taxa, subtotal, impostos e total.

Crie diretrizes internas sobre como preencher campos, rotular fases e descrever o trabalho para que as faturas tenham uma aparência uniforme, independentemente de quem as prepara. Armazene o modelo em um local compartilhado e treine novos colegas de equipe no processo padrão. Em 2025, muitas equipes utilizam um modelo centralizado no QuickBooks, FreshBooks ou Xero, vinculado ao seu sistema de gerenciamento de projetos para manter a consistência e acelerar as aprovações.

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O Bonsai transforma o modelo de fatura de gerenciamento de projetos em uma parte viva do fluxo de trabalho do seu projeto. Ele reflete a estrutura familiar que você já usa em todas as faturas de clientes — informações do projeto, marcos, itens e totais —, ao mesmo tempo em que vincula cada parte diretamente ao projeto, ao controle de tempo e aos pagamentos. Com configuração, acompanhamento e automação em um só lugar, você pode passar do planejamento à entrega com uma visão clara de como o dinheiro flui ao longo das etapas do projeto.

Include your fees for each service and create a field on the project management invoice template to put the total amount due

Configure um layout de fatura focado no projeto uma vez no Bonsai — adicionando seções para informações do projeto, marcos, entradas de tempo e despesas — e salve-o como um modelo reutilizável.

Comece abrindo Faturas > Modelos e selecionando um layout de Projeto. Adicione seções para informações do projeto (cliente, título do projeto, datas de início/término), marcos com prazos e taxas, um bloco de entradas de tempo e uma seção de despesas. Nomeie o modelo como “Modelo de fatura de gerenciamento de projetos” para que você possa reconhecê-lo entre diferentes clientes e marque-o como reutilizável. Essa configuração garante que todas as novas faturas para projetos semelhantes tenham automaticamente a mesma estrutura, evitando que você precise recriar páginas e campos a cada vez.

Usar este modelo mantém a consistência da marca com seu logotipo, fontes e cores, e define termos padrão, como Net 30. Você pode preencher previamente campos como funções (gerente de contas, designer, desenvolvedor), alíquotas padrão de impostos e itens comuns (tabela de preços por hora, taxas por etapas, despesas reembolsáveis). Na prática, isso significa que criar uma nova fatura para um projeto com duas etapas leva cerca de 5 a 7 minutos, em vez de 45 a 60 minutos, liberando você para se concentrar na entrega.

Para acompanhar e gerenciar as faturas do projeto em um único lugar

Vincule faturas diretamente a projetos, clientes e registros de tempo/despesas para que tudo fique conectado em um só lugar.

No painel do Bonsai, você pode ver o status de cada fatura — Rascunho, Enviada, Vencida, Paga — e navegar rapidamente para o projeto relacionado. Essa visão centralizada ajuda os gerentes de projeto a monitorar o fluxo de caixa, gerenciar as comunicações com os clientes e garantir que o faturamento esteja alinhado com os orçamentos do projeto e o controle de tempo. Ao vincular as faturas aos marcos e orçamentos do projeto, você reduz a reconciliação manual e o risco de perder faturamentos, facilitando a previsão de receitas e mantendo os projetos em dia.

Como tudo está conectado, você pode responder mais rapidamente às perguntas dos clientes e ajustar as previsões com confiança. Por exemplo, se um marco for adiado ou uma entrada de tempo for aprovada, a fatura vinculada refletirá a alteração, e você poderá enviar atualizações ou uma fatura atualizada com um único clique. Essa visibilidade favorece conversas proativas com os clientes e uma gestão financeira mais tranquila ao longo do ciclo de vida do projeto.

Para automatizar cálculos, lembretes e fluxos de trabalho

A automação mantém o faturamento do seu projeto preciso e consistente, sem adicionar etapas extras.

O Bonsai pode simplificar o trabalho pesado, lidando com cálculos essenciais e fluxo de dados em todas as faturas do seu projeto. Aqui estão as automações que o Bonsai pode oferecer no contexto da faturação da gestão de projetos:

• Cálculo automático de totais de itens, subtotais, impostos e descontos
• Transferindo entradas de tempo e despesas aprovadas diretamente para as faturas
• Aplicar uma numeração consistente de faturas vinculada aos projetos
• Envio automático de e-mails com faturas e lembretes de pagamento
• Atualização das finanças do projeto quando as faturas são pagas

Essas automações reduzem erros, padronizam seu processo e liberam tempo para a entrega real do projeto.