Plantilla de factura de gestión de proyectos

¿Quién debería utilizar esta plantilla de factura de gestión de proyectos?

Una plantilla de factura de gestión de proyectos es un documento estructurado para facturar a los clientes. Describe los servicios prestados, las tarifas y las condiciones de pago para garantizar una compensación rápida y precisa.

Definición y finalidad

Esta plantilla es un diseño de factura reutilizable diseñado específicamente para trabajos por proyectos.

Conecta la planificación y ejecución de proyectos (tareas, hitos, tiempo y recursos) con la facturación y el flujo de caja.

Ayuda a los gestores de proyectos, contratistas y consultores a presentar facturas claras y profesionales que reflejan cómo se definió y ejecutó el proyecto. La plantilla incluye campos para el código del proyecto, el nombre del hito, las horas, la tarifa, los gastos y los cambios aprobados, para que puedas facturar con precisión y mantener al cliente alineado con el plan. Al combinarlo con herramientas como QuickBooks Online, FreshBooks, Xero o HelloBonsai, puedes generar facturas impecables rápidamente y mantener los registros sincronizados con tu contrato o SOW.

En qué se diferencian las facturas de proyectos de las facturas estándar

Las facturas de proyectos difieren en estructura y datos de las facturas de servicios genéricas.

Las principales diferencias son las siguientes:

• Facturación por fase del proyecto o hito en lugar de una sola partida.
• Capturar un código de proyecto o nombre de proyecto para vincular la factura al contrato.
• Referencias a contratos, declaraciones de trabajo (SOW) o documentos pro forma.
• Incluir detalles sobre el progreso o el porcentaje completado para reflejar el trabajo realizado.

El uso de una plantilla de factura de gestión de proyectos ayuda a garantizar que estos detalles sean coherentes y fáciles de revisar. Las aplicaciones de contabilidad modernas de 2025, como QuickBooks Online, FreshBooks, Xero y HelloBonsai, admiten elementos basados en hitos y códigos de proyecto para agilizar el proceso.

https://cdn.prod.website-files.com/67db1ca556342937e18be8f2/692099a16856175aa64f23b4_67e13fe1d6c1e4300ca083f2_63934ad8059d3566cb212bac_60879940ad24917fce9a7744_project-management-invoice-template-example-2.png

Esta plantilla es ideal cuando el trabajo se planifica por fases y los pagos se activan al completarse cada una de ellas.

Úselo para proyectos de larga duración con múltiples fechas de facturación, como el desarrollo de software con cuatro hitos trimestrales, trabajos de construcción o ingeniería con pagos por etapas, anticipos de consultoría vinculados a entregables y trabajos de agencia controlados en función de los presupuestos. Esta alineación ayuda tanto al cliente como al profesional independiente a ver lo que se debe hacer en cada paso y reduce las sorpresas a la hora de facturar.

Para maximizar el valor, asegúrese de que la plantilla se ajuste a su flujo de trabajo y proceso de aprobación previstos. Si tu contrato define hitos y etapas de aprobación por parte del cliente, la plantilla facilita la facturación; combínala con herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Monday.com) y aplicaciones de seguimiento del tiempo (Harvest, Clockify, Toggl) para rellenar automáticamente las horas, los hitos y los gastos.

Elementos de una plantilla de factura de gestión de proyectos

Una factura clara y completa ayuda a los clientes a aprobar y pagar más rápido. En 2025, las facturas más eficientes centradas en proyectos combinarán el alcance, el tiempo, los gastos y las condiciones en un único documento fácil de revisar. En esta sección se explican los campos y secciones esenciales que deben aparecer en todas las plantillas de facturas de gestión de proyectos, con directrices prácticas para que su plantilla sea conforme, auditable y fácil de usar para el cliente. Utilice identificadores de proyecto coherentes en todas las propuestas, formularios y facturas para simplificar el seguimiento y la presentación de informes.

Información sobre el proyecto y el cliente

Enumera los campos de identidad principales que aparecen en la parte superior de la factura para que los clientes vean inmediatamente quién está involucrado y por qué proyecto están pagando.

Comience con el nombre del cliente y sus datos de contacto, seguido del nombre y la dirección de su empresa. Incluya los números de identificación fiscal o de registro cuando sea pertinente, y añada el nombre del proyecto, un identificador o código del proyecto y una referencia al acuerdo o a la orden de compra. El uso de identificadores de proyecto coherentes en todas las propuestas, documentos proforma comerciales y facturas facilita enormemente el seguimiento, la presentación de informes y la auditoría para ambas partes. Mantenga el encabezado ordenado alineando estos campos en un solo bloque o en un diseño de dos columnas, y reutilice el mismo código de proyecto en el campo de referencia PO para evitar discrepancias. Por ejemplo, PM2025-031 vinculado a PO-2025-1098 mantiene los documentos relacionados vinculados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Metadatos de la factura y detalles del pago

Esta sección abarca el conjunto de campos que hacen que la factura sea procesable y fácil de tramitar.

Utilice un número de factura único, como PM-2025-0012, e incluya la fecha de emisión y la fecha de vencimiento. Establezca condiciones de pago claras (las opciones más comunes son 14, 30 o 45 días netos) y especifique la moneda y los métodos de pago aceptados (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, PayPal, Stripe o ACH). La numeración y la fecha ayudan a la contabilidad interna y reducen la confusión de los clientes, mientras que las instrucciones de pago explícitas acortan el ciclo desde la aprobación hasta el pago. Incluya una breve nota sobre los recargos por demora, si procede (por ejemplo, 1,5 % mensual tras la fecha de vencimiento), y considere la posibilidad de añadir una indicación de la moneda por defecto para los clientes internacionales, a fin de evitar malentendidos.

Alcance del proyecto, hitos y entregables

Esta sección ayuda a vincular la facturación con el alcance y los hitos definidos, de modo que los clientes puedan verificar lo que están pagando.

Describa los campos o filas para los nombres de las fases, los hitos o los entregables, incluyendo la descripción, las fechas de inicio y finalización, el porcentaje completado y una referencia al alcance original o a la plantilla proforma del negocio. Proporcione una descripción clara del plan del proyecto para que el cliente pueda ver rápidamente lo que se le está facturando en este periodo. Para cada hito, muestra el resultado esperado y vincúlalo a un desencadenante de pago correspondiente si utilizas la facturación basada en hitos. Considere incluir aquí una breve nota sobre cualquier cambio en el alcance para proporcionar contexto a los totales y evitar disputas más adelante en el ciclo de vida del proyecto.

Tiempo, tarifas y servicios prestados

Explique cómo estructurar las partidas individuales para el trabajo basado en el tiempo, de modo que los revisores puedan verificar las horas y las tareas.

Utilice partidas que incluyan la fecha o el período, la función o el miembro del equipo, una descripción concisa del trabajo, las horas o los días y la tarifa. Para los gestores de proyectos, incluya líneas separadas para la planificación, la coordinación, la presentación de informes y la supervisión in situ. Sea preciso en las descripciones, al igual que en un ejemplo detallado de factura de gestión de la construcción, para que los revisores puedan ver exactamente qué trabajo se realizó y cuándo. Si utiliza tarifas mixtas o diferentes tarifas, indique el tipo de tarifa entre paréntesis y mantenga la coherencia en las descripciones de todas las partidas para minimizar las dudas durante la revisión.

Gastos, materiales y costes repercutidos

Describa los gastos que pueden aparecer en la factura y cómo presentarlos de forma clara.

Proporcione una lista de campos de gastos comunes: fecha del gasto, categoría, proveedor, descripción, cantidad, coste unitario, margen de beneficio (si lo hay) y total. En una plantilla de factura de gestión de servicios de construcción, esto podría incluir materiales, alquiler de equipos, permisos y subcontratistas. Agrupa o etiqueta los gastos por fase del proyecto o código de coste para que la factura sea fácil de auditar. Adjunte los recibos siempre que sea posible y distinga claramente los costes transferidos de la mano de obra reembolsable para reducir las dudas durante las aprobaciones.

Totales, impuestos y resúmenes

Describa cómo debe gestionar la plantilla los cálculos y los importes finales para que sean fáciles de revisar.

Incluya subtotales por sección (por ejemplo, mano de obra, materiales), impuestos aplicables, descuentos o anticipos aplicados, pagos anteriores y el importe final adeudado. Un breve resumen del proyecto o un resumen del progreso cerca de los totales ayuda a los clientes a comprender cómo se ha calculado el total, especialmente en proyectos de varias fases. Utilice etiquetas claras como «Subtotal (mano de obra)», «Impuestos (8,5 %)» y «Total a pagar» para garantizar la precisión al exportar los datos a QuickBooks, Xero u otro software de contabilidad.

Notas, términos e información sobre la aprobación

Describa el área para notas adicionales, términos y aprobaciones formales, de modo que se incluya todo lo necesario para el pago.

Incluya notas tales como instrucciones de pago, cargos por mora, políticas de modificación de pedidos o enlaces al contrato. Para proyectos que requieren una firma formal, añada un espacio opcional para el nombre, cargo y fecha de aprobación del cliente. Esto refleja la forma en que las industrias formales estructuran las facturas de los proyectos en plantillas, donde un registro firmado complementa los datos financieros. Incluya también cualquier término aplicable relativo a órdenes de cambio y pasos para la resolución de disputas, con el fin de reducir las idas y venidas y mantener el proyecto encaminado hacia el pago.

Plantilla de factura de gestión de proyectos - Ejemplo

Una plantilla de factura de gestión de proyectos te ayudaría a facturar a los clientes más rápidamente, de modo que puedas recibir el pago sin demora. En esta sección se describen las variaciones más comunes de las facturas centradas en proyectos, para que puedas elegir una estructura que se adapte a tu forma de trabajar y a las expectativas de tus clientes en cuanto a la facturación. Al comprender cada tipo de plantilla, puede adaptar la plantilla de factura de gestión de proyectos para que se ajuste a los flujos de trabajo y las condiciones de pago del mundo real.

Factura por tiempo y materiales del proyecto

Esta plantilla se centra en las horas facturables y los gastos reembolsables, lo que la hace ideal para equipos que realizan un seguimiento del trabajo a medida que se realiza. El diseño suele presentar entradas de tiempo detalladas agrupadas por tarea o fase, seguidas de una sección separada para los gastos y, a continuación, subtotales claros que se acumulan hasta alcanzar el importe final.

En la práctica, incluirás la fecha, el nombre de la tarea, las horas y la tarifa de cada entrada, con los recibos o los gastos respaldados por recibos adjuntos o vinculados para fines de auditoría. El seguimiento preciso del tiempo es fundamental para ganarse la confianza de los clientes, por lo que es recomendable fomentar el registro diario mediante herramientas como Toggl Track, Harvest o QuickBooks Time. Para que el cliente tenga una experiencia fluida, añade un breve resumen del alcance del proyecto y una nota sobre cómo se calculan los gastos (por ejemplo, kilometraje a 0,65 dólares por milla, costes de proveedores aprobados). Esta estructura funciona bien para consultores, agencias y gestores de proyectos que desean una transparencia total y una facturación precisa a medida que avanza el trabajo.

Factura de proyecto basada en hitos o fases

Esta estructura vincula los pagos a hitos o fases predefinidos del proyecto, lo que la convierte en una opción ideal para proyectos largos con etapas de decisión claras. Cada línea documenta el nombre del hito, una breve descripción, el importe acordado, el porcentaje del hito completado y el importe adeudado en el período actual.

Las industrias más comunes para este enfoque incluyen la construcción, la ingeniería, la implementación de software y los grandes proyectos de marketing, en los que las aprobaciones de los clientes desbloquean cada pago. Utiliza una breve descripción del hito para evitar ambigüedades e incluye un campo de estado (por ejemplo, «No iniciado», «En curso», «Completado») para evitar disputas. Esta plantilla permite un flujo de caja predecible y unos hitos claros para ambas partes: usted sabe qué es lo que desencadena el pago y los clientes saben exactamente lo que están pagando en cada etapa. Combínalo con un proceso sencillo de modificación de pedidos para gestionar los cambios de alcance sin minar la confianza.

Factura de proyecto con tarifa fija

Esta plantilla se adapta a proyectos con un precio único acordado o un precio fijo por fase, lo que ofrece previsibilidad tanto para usted como para el cliente. Los elementos fundamentales incluyen una descripción del proyecto, un desglose de los honorarios por entrega o fase (incluso si el cliente paga un importe total) y el estado de avance o finalización si se factura a plazos.

Aclarar qué parte de la tarifa fija se factura ahora y qué parte más adelante ayuda a evitar disputas. Una factura con tarifa fija suele incluir una lista de entregables o fases con fechas estimadas, para que el cliente comprenda cómo se relaciona el progreso con los cargos. Para pagos continuos o por fases, muestra el importe actual de la factura junto con una breve nota sobre lo que queda pendiente de pago. Este enfoque es habitual en el desarrollo de software, las campañas de marketing y los diseños, donde el alcance está bien definido y los cambios se gestionan cuidadosamente mediante un proceso de cambio formal.

Factura por servicios continuos y anticipo

Esta plantilla de estilo retenedor admite servicios recurrentes de gestión de proyectos y relaciones estables con los clientes. Por lo general, incluye un importe fijo recurrente, el alcance incluido y líneas explícitas para excedentes o órdenes de cambio, además del período cubierto (por ejemplo, mes o trimestre).

Las facturas de anticipos pueden ayudarte a suavizar el flujo de caja y mantener el trabajo en curso alineado con el proyecto más amplio. Incluya un alcance claro, el importe mensual o trimestral de los honorarios y una partida separada para cualquier hora o trabajo que exceda el alcance incluido. Documentar cómo se transfieren las horas no utilizadas (si es que se transfieren) y cómo se facturan los cambios en el alcance. Herramientas como Harvest o Toggl Track, combinadas con QuickBooks Online o Xero, pueden ayudarte a realizar un seguimiento automático y facturar el trabajo por anticipado, lo que garantiza la coherencia para los clientes a largo plazo y la gestión continua de los proyectos.

Útil para realizar un seguimiento de tus proyectos y pagos pendientes.

Las facturas de progreso se emiten en función del porcentaje de finalización del proyecto, a menudo vinculadas a una plantilla proforma inicial o a un presupuesto. Este enfoque ayuda a ajustar los pagos al progreso real, especialmente en proyectos más grandes o de varias fases.

Una factura proforma puede servir como documento preliminar que muestra los cargos previstos antes de emitir una factura fiscal definitiva. Esto es habitual en proyectos de gran envergadura o internacionales, en los que las aprobaciones se realizan en varias fases o en los que las consideraciones monetarias y fiscales requieren documentación previa. Incluya el importe proforma, una breve descripción del trabajo previsto, los hitos acordados y una nota sobre cuándo se emitirá la factura final. Cuando el proyecto supere determinados umbrales (por ejemplo, 25 %, 50 %, 75 %), emita facturas de progreso posteriores para reflejar el alcance actualizado y las aprobaciones, manteniendo a ambas partes alineadas y reduciendo los retrasos en los pagos.

Incluye tus tarifas por cada servicio y crea un campo en la plantilla de factura de gestión de proyectos para indicar el importe total a pagar.

Utiliza esta guía paso a paso para crear una plantilla reutilizable que refleje cómo gestionas los proyectos, cuánto cobras y cómo informas sobre el trabajo. El objetivo es crear una estructura clara y práctica que se adapte a su flujo de trabajo real y agilice y precise la facturación.

Paso 1: Planifique la ejecución de su proyecto y el modelo de facturación.

Aclare cómo gestiona los proyectos: tiempo y materiales, tarifa fija, hitos o un sistema híbrido. Este mapa inicial ayuda a que la plantilla facilite tu proceso en lugar de complicarlo.

Comience por enumerar las tareas típicas, las fases y las categorías de gastos. Por ejemplo, un pequeño proyecto de diseño puede tener fases como descubrimiento, diseño y entrega, con gastos como imágenes de archivo y viajes. Si factura por hitos, anote las fechas y los importes de los hitos junto a cada fase. Un flujo sencillo en una herramienta que ya utilizas (Notion, Lucidchart o incluso un cuaderno) mantendrá este mapa visible mientras creas la plantilla de factura. En la práctica, un diseñador podría establecer tres opciones de modelo en la plantilla: tiempo y materiales, tarifa fija por fase y un plan de pago basado en hitos, y luego utilizar la que se ajuste al proyecto actual.

Paso 2: Definir los campos y secciones principales

Decida qué componentes son imprescindibles en cada factura. Los campos principales suelen incluir información del proyecto, hitos, entradas de tiempo, gastos y totales, además de problemas y fechas de vencimiento. Elabora un esquema sencillo o un boceto de las secciones antes de empezar a crear la plantilla, para que el diseño sea predecible de un proyecto a otro.

Mantenga una estructura coherente en todos los proyectos para facilitar el seguimiento del presupuesto y la elaboración de informes. Cuando reutilizas un diseño uniforme, puedes comparar el gasto real con el presupuesto de un vistazo. Muchos autónomos confían en herramientas populares como QuickBooks Online, FreshBooks, Xero o Zoho Books para garantizar esta coherencia, lo que les permite adjuntar automáticamente un código de proyecto, un ID de cliente y fechas, manteniendo las mismas secciones en todas las facturas.

Paso 3: Estructurar las partidas para mayor claridad.

Piensa en cómo agrupas los elementos para contar con claridad lo que se ha hecho. Agrupar por fase, por categoría de tarea o por tipo de recurso mantiene la factura legible y auditable. Utilice etiquetas descriptivas y evite términos ambiguos para que los clientes sepan exactamente lo que están pagando.

Inspírate en una factura detallada de gestión de la construcción: cada coste está vinculado a una actividad o ubicación específica. Por ejemplo, en lugar de «Trabajo de desarrollo», podrías indicar «Fase: Construcción; Tarea: API backend; Horas: 18; Tarifa: 120 $; Subtotal: 2160 $». Otro elemento podría ser «Fase: Diseño; Tarea: Esquemas funcionales; Horas: 10; Tarifa: 90 $; Subtotal: 900 $». Mantener las descripciones concisas pero específicas ayuda a los clientes a aprobar rápidamente y reduce las idas y venidas en las preguntas.

Paso 4: Establecer una numeración y fechas coherentes.

Establezca una convención de numeración de facturas que incluya códigos de proyecto o identificadores de cliente, además de fechas claras de emisión y vencimiento. Un formato predecible agiliza la contabilidad y las auditorías, y reduce los errores al consultar contratos o informes de progreso.

Prueba un formato como INV-CLIENT-PRJ-YYYYMM-XXX, por ejemplo INV-ACME-PRJ-202505-001. Incluya el período de servicio (por ejemplo, de abril de 2025 a abril de 2025) y una fecha de vencimiento (30 días netos es lo habitual para los autónomos). Utilice la función de numeración automática de su software de contabilidad siempre que sea posible para minimizar la introducción manual de datos y asegúrese de que la fecha de emisión aparezca en todas las facturas para que los clientes conozcan el calendario de facturación de un vistazo.

Paso 5: Alinee los términos con sus contratos y documentos proforma.

Asegúrese de que las condiciones de pago, los recargos por demora y las definiciones de hitos coincidan con lo que aparece en los contratos, las declaraciones de trabajo o las plantillas proforma. Las inconsistencias son una fuente habitual de disputas o retrasos en las aprobaciones, y la factura debe parecer una extensión natural de esos documentos.

Incrustar los términos directamente en la plantilla. Por ejemplo, si su SOW establece 30 días netos con un recargo mensual del 1,5 % por demora después de la fecha de vencimiento, refleje eso exactamente en la factura. Si utiliza pagos por hitos, indique la descripción del hito, el importe adeudado y la condición que da lugar al pago. Vincular estos términos a su contrato ayuda a los clientes a comprender por qué el total es el que es y reduce las preguntas de ida y vuelta.

Paso 6: Revisión desde la perspectiva del cliente

Haz una revisión final fingiendo que eres el cliente. ¿Se indica claramente el período cubierto? ¿Es obvio lo que se entregó y por qué el total es el que es? Esta comprobación te ayuda a detectar jerga, contexto faltante o totales ambiguos antes de guardar la plantilla para reutilizarla.

Simplifique cualquier término confuso, añada notas breves cuando sea necesario y compruebe dos veces los cálculos y las referencias. Una rápida revisión de la legibilidad puede ahorrar tiempo: por ejemplo, confirme que los totales de las partidas coincidan con la suma de las horas multiplicadas por las tarifas, y asegúrese de que los importes de los hitos se ajusten al contrato. Una vez que esté satisfecho, guarde la plantilla en un formato reutilizable (por ejemplo, una hoja de cálculo o un archivo de plantilla en su software de contabilidad) para poder intercambiar los detalles del proyecto y mantener la misma estructura clara para cada cliente. Este enfoque garantiza que su facturación sea rápida, precisa y profesional en 2025.

Una buena plantilla de factura de gestión de proyectos te ayudará a mantener los registros adecuados necesarios para rellenar los formularios fiscales de los contratistas independientes.

En 2025, la facturación eficaz de proyectos combina claridad, precisión y automatización. Esta guía ofrece consejos prácticos y tácticos para que las facturas sean precisas, puntuales y fáciles de procesar y pagar para los clientes. Aprenderás a vincular las facturas con los presupuestos y el alcance, a mantener copias de seguridad sólidas, a programar una cadencia predecible, a gestionar los cambios con claridad y a estandarizar las plantillas en todo tu equipo.

Mantener las facturas del proyecto alineadas con los presupuestos y el alcance.

Mantener las facturas vinculadas al presupuesto y al alcance originales ayuda a evitar disputas y garantiza que los proyectos avancen sin problemas.

Siempre haga referencia al presupuesto y al alcance actual en cada factura. Si la fase de diseño tiene un presupuesto de 50 000 dólares y la fase 1 está completada en un 60 % con un gasto de 28 000 dólares, muestre estas cifras claramente. Añade una nota concisa sobre el progreso, como «Fase 1 completada; a la espera de la aprobación de la fase 2». Esta transparencia ayuda a su cliente a comprender cómo se relacionan los cargos con el contrato y reduce las preguntas de ida y vuelta. En una plantilla de factura de gestión de servicios de construcción, esta alineación es crucial para evitar disputas sobre órdenes de cambio y sobrecostes.

Para implementar esto de manera coherente, vincule la factura a la plantilla de factura de gestión de proyectos que utilice. Incluya una referencia presupuestaria, un indicador del presupuesto restante y una breve nota sobre el progreso en el encabezado, y mantenga las partidas vinculadas a los ámbitos aprobados. Programar estos detalles en tu software de gestión de proyectos, como Procore o Smartsheet, ayuda a mantener la coordinación y minimiza los roces cuando llegan órdenes de cambio.

Para mantener copias de seguridad detalladas y transparentes.

Incluso las facturas de alto nivel deben estar respaldadas por registros de tiempo, recibos de gastos y registros de órdenes de cambio que justifiquen cada cargo.

Lleva un registro del tiempo con una herramienta como Harvest o Toggl, y haz fotos de los recibos o facturas de los gastos con una simple etiqueta de proyecto. Cree un registro de órdenes de cambio que enumere las modificaciones aprobadas con las fechas y los números de aprobación. Esto le proporciona documentación sólida que puede adjuntar si los clientes solicitan detalles, y facilita las auditorías. Para trabajos regulados o de alto valor, puede reflejar un estilo de factura de proyecto completo manteniendo un paquete de respaldo listo para compartir que coincida con cada factura.

Cuando sea necesario, comparte estos detalles como archivos adjuntos o resúmenes en lugar de exponer cada elemento públicamente, y mantenlos organizados en una unidad compartida (por ejemplo, Google Drive) o en el espacio de trabajo de Notion. Este enfoque de respaldo reduce las idas y venidas y ayuda a los clientes a comprender lo que hay detrás de los números, lo que genera confianza con el tiempo.

Facturar según un calendario predecible.

La cadencia de las facturas es importante porque ayuda a ambas partes a planificar el flujo de caja y reduce las sorpresas al final del proyecto.

Elige una cadencia que se adapte al proyecto: mensual para trabajos continuos, en hitos clave para trabajos de alcance fijo o en fechas específicas del proyecto. La facturación mensual ofrece a los clientes un ritmo de pago constante y le ayuda a prever el flujo de caja, mientras que la facturación basada en hitos se alinea con los principales entregables, como la «aprobación del diseño» o la «finalización del prototipo». Establezca fechas de vencimiento que den a los clientes tiempo suficiente para revisar, normalmente 30 días netos, y considere la posibilidad de incorporar recordatorios para garantizar el pago puntual.

Introduce estas reglas en tu software de contabilidad o plantilla para que todos los proyectos sigan el mismo patrón. Por ejemplo, puede programar facturas para el primer día de cada mes con un plazo de pago de 30 días y configurar recordatorios automáticos una semana antes de las fechas de vencimiento. Esta cadencia predecible reduce la posibilidad de que se acumulen trabajos facturables olvidados y evita sorpresas al final del proyecto para ambas partes.

Comunicar con claridad los cambios y los extras.

Una gestión clara de los cambios en el alcance reduce las fricciones a medida que avanza el proyecto.

Los alcances cambian; gestione los cambios creando partidas separadas para órdenes de cambio, variaciones o tareas fuera del alcance. Indique las fechas de aprobación o los documentos de referencia en la descripción de la partida y asigne un número de orden de cambio. Por ejemplo, la orden de cambio CO-001 aprobada el 1 de abril de 2025 añade 12 horas a la tarifa aprobada. Esta separación facilita ver qué pertenece al contrato base y qué son adiciones.

Mantenga el alcance básico y los extras claramente separados, y sea conciso en las notas narrativas. Utilice una breve justificación para cada gasto adicional y añada un enlace al documento justificativo. Esta claridad genera confianza con el tiempo y reduce las conversaciones sobre lo que se incluye en el alcance básico frente a lo que es nuevo o está fuera del alcance.

Para estandarizar las plantillas en todo tu equipo.

La estandarización de plantillas en todo tu equipo ahorra tiempo y reduce errores.

Utilice una plantilla de factura de gestión de proyectos uniforme para todos los gestores de proyectos o departamentos. Esto reduce los errores y agiliza las aprobaciones. Asegúrate de que los campos principales estén etiquetados de la misma manera y que las descripciones del trabajo sean coherentes; los campos típicos incluyen el nombre del proyecto, el cliente, el número de factura, la fecha, la fecha de vencimiento, la fase, las horas básicas, las horas extras, la tarifa, el subtotal, los impuestos y el total.

Crea directrices internas sobre cómo rellenar los campos, etiquetar las fases y describir el trabajo, de modo que las facturas tengan un aspecto uniforme independientemente de quién las prepare. Guarde la plantilla en una ubicación compartida y forme a los nuevos compañeros de equipo en el proceso estándar. En 2025, muchos equipos utilizan una plantilla centralizada en QuickBooks, FreshBooks o Xero, vinculada a su sistema de gestión de proyectos para mantener la coherencia y agilizar las aprobaciones.

Plantilla de factura de gestión de proyectos

Bonsai convierte la plantilla de factura de gestión de proyectos en una parte viva del flujo de trabajo de tu proyecto. Refleja la estructura familiar que ya utilizas en todas las facturas de los clientes (información del proyecto, hitos, partidas y totales), al tiempo que vincula cada elemento directamente con el proyecto, el seguimiento del tiempo y los pagos. Con la configuración, el seguimiento y la automatización en un solo lugar, puedes pasar de la planificación a la entrega con una visión clara de cómo fluye el dinero junto con los hitos del proyecto.

Vea otras ventajas de utilizar una plantilla de factura:

Configura una vez en Bonsai un diseño de factura centrado en el proyecto, añadiendo secciones para la información del proyecto, los hitos, las entradas de tiempo y los gastos, y guárdalo como plantilla reutilizable.

Comience por abrir Facturas > Plantillas y seleccione un diseño de proyecto. Añade secciones para la información del proyecto (cliente, título del proyecto, fechas de inicio y finalización), hitos con fechas de vencimiento y tarifas, un bloque de entradas de tiempo y una sección de gastos. Asigne a la plantilla el nombre «Plantilla de factura de gestión de proyectos» para poder reconocerla entre los diferentes clientes y márquela como reutilizable. Esta configuración garantiza que todas las nuevas facturas de proyectos similares tengan automáticamente la misma estructura, lo que le evita tener que volver a crear páginas y campos cada vez.

El uso de esta plantilla mantiene la coherencia de la marca con su logotipo, fuentes y colores, y establece condiciones predeterminadas, como Net 30. Puede rellenar previamente campos como funciones (gestor de cuentas, diseñador, desarrollador), tipos impositivos estándar y partidas comunes (tarifas por hora, honorarios por hitos, gastos reembolsables). En la práctica, esto significa que crear una nueva factura para un proyecto de dos hitos lleva entre 5 y 7 minutos, en lugar de entre 45 y 60 minutos, lo que le permite centrarse en la entrega.

Para realizar un seguimiento y gestionar las facturas de los proyectos en un solo lugar.

Vincula las facturas directamente con los proyectos, los clientes y los registros de tiempo/gastos para que todo quede conectado en un solo lugar.

En el panel de control de Bonsai, puede ver el estado de cada factura (borrador, enviada, vencida, pagada) y navegar rápidamente al proyecto relacionado. Esta vista centralizada ayuda a los gestores de proyectos a supervisar el flujo de caja, gestionar las comunicaciones con los clientes y garantizar que la facturación se ajuste a los presupuestos de los proyectos y al seguimiento del tiempo. Al vincular las facturas a los hitos y presupuestos de los proyectos, se reduce la conciliación manual y el riesgo de perder facturas, lo que facilita la previsión de ingresos y mantiene los proyectos en marcha.

Como todo está conectado, puedes responder más rápido a las preguntas de los clientes y ajustar las previsiones con confianza. Por ejemplo, si se retrasa un hito o se aprueba una entrada de tiempo, la factura vinculada refleja el cambio y puedes enviar actualizaciones o una factura actualizada con un solo clic. Esta visibilidad favorece las conversaciones proactivas con los clientes y una gestión financiera más fluida a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Para automatizar cálculos, recordatorios y flujos de trabajo.

La automatización garantiza que la facturación de su proyecto sea precisa y coherente sin añadir pasos adicionales.

Bonsai puede agilizar el trabajo pesado al encargarse de los cálculos básicos y el flujo de datos en las facturas de tu proyecto. Estas son las automatizaciones que Bonsai puede admitir en el contexto de la facturación de la gestión de proyectos:

• Cálculo automático de totales de partidas, subtotales, impuestos y descuentos.
• Introducir directamente en las facturas las entradas de tiempo y los gastos aprobados.
• Aplicar una numeración coherente de facturas vinculada a los proyectos.
• Envío automático de correos electrónicos con facturas y recordatorios de pago.
• Actualización de las finanzas del proyecto cuando se pagan las facturas

Estas automatizaciones reducen los errores, estandarizan el proceso y liberan tiempo para la ejecución real del proyecto.