Modelo de fatura de exportação

Se você é um exportador ou proprietário de uma empresa que oferece envios para outro país, é importante ter a documentação adequada para garantir o sucesso de todas as entregas internacionais. Uma parte muito importante da documentação de exportação, além da fatura pró-forma, é a fatura de exportação (também conhecida como fatura comercial), que muitos governos utilizam para controlar as importações e validar a entrada legal dos seus produtos no seu país.

Este documento é obrigatório para todas as importações/exportações e deve fornecer às autoridades todas as informações necessárias sobre a mercadoria que está sendo enviada. Mas você provavelmente não quer ficar sentado por horas escrevendo e revisando cada fatura de exportação que emite. É por isso que ter um modelo de fatura de exportação bem elaborado pode ajudar muito a reduzir o tempo gasto nessa tarefa complexa, ao mesmo tempo em que cobre todas as informações relevantes todas as vezes.

Continue lendo para descobrir os elementos essenciais que sua fatura comercial/de exportação deve incluir.

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Elementos essenciais de um modelo de fatura comercial/de exportação

Ao criar seu modelo de fatura comercial ou de exportação, lembre-se de que se trata de um documento legal que deve ser preenchido com cuidado para garantir que todos os detalhes estejam claramente incluídos. Incluir os elementos corretos em seu modelo evitará custos extras por atrasos, longas demoras e até mesmo complicações legais no caso de informações ausentes.

Confira os detalhes essenciais que você deve incluir.

Informações sobre o vendedor

Comece seu modelo de fatura de exportação com uma seção para as informações da sua empresa como vendedora ou exportadora. Inclua seu nome completo (ou nome da empresa), número de telefone, endereço, e-mail e site, número de registro fiscal e informações de licenciamento apropriadas. Para uma fatura comercial mais profissional, você pode reservar um espaço no canto superior esquerdo do seu modelo para adicionar o logotipo da sua empresa, marcas registradas, imagens relacionadas ao setor ou qualquer outro elemento de branding.

Informações do destinatário

Em seguida, inclua as informações do destinatário ou comprador (destinatário final), como nome completo, número de telefone, endereço de cobrança, e-mail e identificação fiscal. Se aplicável, adicione uma linha separada para um destinatário intermediário, como um banco, despachante aduaneiro, agente de frete, etc. Adicione um número de identificação do cliente se você mantiver um banco de dados para facilitar a consulta da fatura para esclarecimentos ou devoluções.

Número e data da fatura

Você deseja atribuir um número de fatura exclusivo a cada fatura de exportação emitida e a data em que a fatura foi criada, o que o ajudará a manter seus registros contábeis organizados. Você também pode incluir um número de identificação do pedido nesta seção para fins de rastreamento interno.

Informações sobre o envio

A próxima seção do seu modelo de fatura é para todos os detalhes de envio necessários para fins alfandegários. Você deve incluir o país de origem das mercadorias enviadas, a data do envio, o meio de transporte, a rota de envio, o seguro e o destino final (endereço de entrega).

Por fim, adicione o Incoterm ou os termos de venda e o motivo pelo qual os produtos estão sendo exportados (venda, transação entre empresas, reparo, etc...).

Detalhes dos produtos vendidos

É importante fornecer detalhes precisos sobre as mercadorias vendidas, pois a fatura de exportação será usada para fins de declaração alfandegária. Você deve descrever cada tipo de produto enviado, o peso (com e sem embalagem), as quantidades, o preço unitário e as medidas. Inclua também as informações sobre embalagens, como envelopes, caixas, etc. Não se esqueça de que cada tipo de produto enviado deve ser listado juntamente com o código HS de seis dígitos correspondente e o valor total da embalagem.

Encargos adicionais

Se houver cobranças adicionais a serem faturadas aos seus clientes, adicione uma seção ao seu modelo de fatura de exportação para especificá-las. Podem ser custos de envio e manuseio, despesas de frete, taxas de seguro, embalagens especiais, etc. Mesmo que essas taxas tenham sido previamente acordadas com seu cliente, é recomendável listá-las separadamente para evitar mal-entendidos ao calcular os direitos aduaneiros e impostos.

Valor total do pedido

Na seção de totais do seu modelo de fatura comercial/de exportação, você especificará o valor comercial total das mercadorias enviadas (algumas das taxas discutidas anteriormente), adicionará os impostos sobre vendas aplicáveis e fornecerá o valor total do pedido. Você também deve especificar a moeda de liquidação, que é a moeda acordada entre você (vendedor) e seu cliente (comprador) como pagamento pelo pedido.

Declaração

Inclua uma seção na parte inferior da sua fatura comercial/de exportação para a sua Declaração. Essa certificação legal é exigida pela alfândega para todas as remessas internacionais de saída, a fim de confirmar que as informações fornecidas sobre a remessa são verdadeiras e precisas.

Uma declaração padrão diz simplesmente: “Eu/Nós confirmamos que as informações contidas nesta fatura são corretas e verdadeiras, e que o conteúdo, bem como o valor total desta remessa, são os declarados”. Isso deve ser seguido pela sua assinatura, cargo como remetente e data em que a fatura foi assinada.

Dependendo do tipo e da origem das mercadorias enviadas, pode ser necessária uma declaração adicional, como NAFTA (Acordo de Livre Comércio da América do Norte) ou CITES (Convenção sobre o Comércio Internacional de Espécies Ameaçadas de Fauna e Flora Silvestres).

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