30 softwares e ferramentas indispensáveis para agências (2025)

Os softwares e ferramentas de agência não são opcionais no ambiente de agência.

As estatísticas comprovam isso. De acordo com a Statista, em 2022, uma empresa média utiliza 130 aplicações diferentes de Software como Serviço (SaaS). Esse número disparou. Em 2015, eram oito, com os programas SaaS se estabelecendo claramente como itens indispensáveis no ambiente das agências.

E esses números não abrangem todos os aplicativos que não são SaaS de que sua agência precisa. Todas as plataformas que não vêm com uma assinatura aumentam a pilha. Para algumas agências, o grande volume de software disponível pode ser esmagador.

É aí que entra este artigo.

Não lhe dirá que a sua agência não precisa de software. Sim, faz. Muito mesmo. Mas com esta lista de 30 aplicativos – divididos em categorias específicas – você verá quais são os softwares e ferramentas indispensáveis para agências em 2024.

Por que você precisa de vários softwares para administrar uma agência?

Antes de entrarmos na lista, vamos responder a uma pergunta crucial:

Por que tantos softwares?

Afinal, 130 parece ser um número considerável de aplicativos SaaS para uma agência média. Deve haver uma razão pela qual as empresas não podem confiar em um único software para lidar com tudo. O software multifuncional não é uma das categorias mencionadas neste artigo?

Sim, mas o termo “tudo em um” refere-se à gestão da agência. E aí está a sua resposta: há tanta coisa acontecendo na sua agência que um único software não consegue cobrir tudo.

Pense em um projeto médio de web design como exemplo.

Esse projeto requer designers que tenham ferramentas como Photoshop e Figma para ajudá-los. Nos bastidores, seus programadores utilizam os aplicativos necessários para programar. Se você tem uma equipe de conteúdo, isso significa que provavelmente utiliza aplicativos de SEO e gramática. Além disso, você está acompanhando o progresso dos clientes, o que também requer um aplicativo.

A questão é que cada software da sua agência deve, idealmente, atender a uma necessidade específica. Você precisa de todos esses aplicativos – integrados aos seus processos – para otimizar a entrega de projetos e manter o relacionamento com os clientes. Retirar qualquer um deles pode atrasar o seu pessoal, levando a atrasos que os seus clientes não irão apreciar.

Que tipos de software você precisa para sua agência?

Portanto, é evidente que você precisa de software e ferramentas para agências. Muitos deles. O desafio é que existem literalmente milhões de softwares disponíveis. A maioria deles não é relevante para as operações da sua agência. Mas os sete a seguir são todos tipos de software que você precisa incorporar ao seu negócio:

Software completo para gestão de agências

Pense nesse tipo de software como uma visão geral de toda a sua agência.

Dependendo do aplicativo que você escolher, um software completo pode ajudá-lo a gerenciar seu orçamento e seus projetos. Ele o manterá em dia com as finanças, além de servir como um útil repositório de dados sobre seus clientes.

O que esse tipo de software não faz é ajudá-lo com os detalhes práticos da conclusão das tarefas. Por exemplo, você não usará esses tipos de software e ferramentas de agência para projetar sites. Isso é para o Photoshop e o Figma. Em vez disso, este software é basicamente o painel de controle da sua agência – ele ajuda você a gerenciar sua equipe e seus projetos.

Software de Gestão de Relacionamento com o Cliente

Mais de três quartos (77%) dos seus clientes afirmam que uma experiência ineficiente reduz a sua “qualidade de vida”. Isso pode parecer dramático, mas o ponto é que o relacionamento da sua agência com seus clientes é fundamental. Muitos erros e o cliente vai embora.

Um software completo pode ajudar, até certo ponto, na gestão do relacionamento com o cliente (CRM). Mas, idealmente, você terá um software dedicado ao cliente. Algo que permite criar perfis de clientes exclusivos e serve como um repositório central para todos os materiais relevantes para o cliente. Os melhores exemplos desses softwares incentivam os clientes a serem participantes ativos em um projeto.

Software do Portal do Cliente

Um portal do cliente geralmente acompanha um CRM.

A principal diferença?

Um portal é uma plataforma específica para cada cliente – muitas vezes incluindo a marca do cliente – dedicada ao compartilhamento de recursos. As agências podem usar este software para criar plataformas individuais para cada cliente, proporcionando-lhes uma forma segura de compartilhar documentos confidenciais.

Software de gerenciamento de projetos

O agendamento, a gestão e o acompanhamento de tarefas são os componentes fundamentais destes softwares e ferramentas para agências. O software de gerenciamento de projetos permite que você pegue um projeto grande e o divida em tarefas menores.

Cada uma dessas tarefas é atribuída aos membros da equipe, com o software dando acesso a todos os envolvidos para que possam ver o cronograma do projeto. Pense nisso como uma lista de verificação avançada – este software ajuda você a manter o controle de projetos complexos.

Software de controle de tempo

Quanto tempo cada membro da sua equipe de projeto precisa para realizar uma tarefa? A maioria dos proprietários de agências não sabe, porque apenas 17% das pessoas controlam ativamente o seu tempo.

O software de controle de tempo resolve esse problema.

Além do registro básico do horário de entrada e saída dos funcionários, permite que as pessoas registrem o tempo que dedicam às tarefas. Isso é ótimo para a sua agência – você vê como sua equipe é eficiente – e também para garantir que suas horas sejam cobradas corretamente.

Software de faturamento

Por falar em faturamento, você também precisa de um software para isso.

Esses softwares e ferramentas da agência são aplicativos de contabilidade. Eles ajudam você a criar um processo de faturamento e receber pagamentos de seus clientes. Mais uma vez, algumas dessas funcionalidades podem estar integradas às suas ferramentas multifuncionais de gerenciamento de agências. No entanto, um software de faturamento dedicado geralmente permite que sua equipe de contabilidade gere relatórios que outros softwares não conseguem fornecer.

Esses relatórios podem então servir de base para futuras projeções de preços e agências.

Software de gerenciamento de recursos

Cada projeto tem recursos que você precisa atribuir. Pessoas. Dinheiro. Tecnologia. Equipamento. Sua agência tem quantidades limitadas de tudo, sendo que a gestão eficiente desses recursos é fundamental para o sucesso da entrega.

O software de gerenciamento de recursos ajuda você a listar seus recursos disponíveis, após o que você pode atribuí-los. Este software tem tudo a ver com equilíbrio – ele garante que sua agência não se estenda além de seus meios.

Os 30 softwares e ferramentas de agência que você precisa

Agora que você entende a finalidade de cada tipo de software, é hora de conhecer algumas ferramentas específicas. Os 30 seguintes estão divididos em categorias – correspondentes aos sete tipos de software acima – para ajudá-lo a fazer as escolhas certas.

O melhor software completo para gestão de agências

Vamos começar com as melhores plataformas multifuncionais para supervisionar sua agência.

Bonsai

A Bonsai se apresenta como a única ferramenta de gestão empresarial que combina quase tudo. Gerenciamento de projetos, faturamento, pagamentos, controle de tempo e CRM estão todos incluídos, tornando-o extremamente versátil.

Uma das suas características mais impressionantes é a marca branca. Quando você envia uma fatura ou relatório usando o Bonsai, ele não é genérico. Em vez disso, você pode preenchê-lo com sua marca, melhorando o profissionalismo e oferecendo aos clientes uma experiência personalizada.

Mas essa é apenas uma das inúmeras funcionalidades. Os recursos de CRM do Bonsai permitem que você mantenha uma lista completa de clientes, com cada cliente tendo sua própria seção dedicada. Você também tem acesso a dezenas de modelos – desde faturas a contratos – que pode usar em seus projetos.

Reúna tudo isso em um pacote completo que permite acompanhar projetos e orçamentos individuais para obter um aplicativo poderoso. Além disso, é econômico. Mesmo o pacote “Starter” – que custa US$ 21 por mês – oferece acesso a todos os modelos e criação ilimitada de projetos.

Zoho

Assim como o Bonsai, o Zoho oferece funcionalidades de CRM. Esse CRM possui uma interface intuitiva, facilitando a navegação. Melhor ainda, o Zoho oferece centenas de integrações – incluindo Slack e MailChimp – para que você possa personalizar esse CRM de acordo com suas necessidades.

Então, por que não está na categoria CRM?

Porque a Zoho incorpora uma série de outros recursos ao aplicativo para torná-lo uma solução completa. O Desk é um software desenvolvido para auxiliar o seu helpdesk a fornecer suporte aos seus clientes. Com o Books, você obtém uma plataforma de contabilidade que pode gerar relatórios e ajudá-lo a enviar faturas em tempo hábil.

O único problema é que você não tem acesso a todas as funcionalidades na versão básica.

Somente após atualizar para a versão Enterprise do Zoho é que você terá acesso ao CRM completo. Isso pode ser adequado para agências menores, pois muitos de seus recursos mais complexos podem não ser necessários. Mas, para empresas maiores, esses softwares e ferramentas de agência são essenciais, tornando o paywall uma grande barreira.

Productive

A Productive se posiciona no mercado como uma ferramenta específica para agências. Enquanto outras plataformas multifuncionais adotam uma abordagem mais ampla, a Productive é dedicada exclusivamente a você.

Na prática, isso significa que essa ferramenta combina gerenciamento de recursos e tarefas com algumas ferramentas financeiras úteis. Seus painéis personalizáveis permitem que você adapte as métricas exibidas a projetos específicos e detalhe os aspectos financeiros para acompanhar os orçamentos deles.

Ele também vem com um portal do cliente – semelhante a um CRM, porém mais dedicado aos seus clientes. Você pode usar este portal para compartilhar documentos, embora agora ele não seja tão eficiente quanto outros aplicativos para rastreamento de clientes.

A desvantagem da personalização aprimorada é que o Productive pode parecer um pouco complicado. Existem tantas opções. Embora o aplicativo tente orientá-lo ao máximo, a curva de aprendizado é íngreme o suficiente para dissuadir algumas agências. Mas, se você superar essa curva, terá um aplicativo disponível para computadores e dispositivos móveis que sincroniza automaticamente as alterações em toda a sua conta.

Plutio

Plutio

O grande número de recursos que oferece diferencia o Plutio de outros softwares e ferramentas multifuncionais para agências. Além do CRM padrão, existem ferramentas para agendar, redigir propostas e gerenciar suas finanças. O Plutio também pode se conectar ao seu cliente de e-mail, oferecendo uma caixa de entrada dentro da ferramenta, e disponibiliza diversos formulários relevantes para projetos de agências.

Olhe para a direita e você verá a barra de notificações. Essa barra mantém você em dia com todas as tarefas com prazo determinado, além de oferecer uma maneira fácil de verificar o andamento do trabalho com os membros da equipe. Tudo se encaixa muito bem, proporcionando um portal simples que você pode personalizar de acordo com suas necessidades. Não quer a funcionalidade Timesheets? Tudo bem, basta excluí-lo da sua barra de ferramentas.

Infelizmente, a ferramenta falha no departamento de atendimento ao cliente. Não há suporte ao vivo, portanto, espere lidar com muitas respostas automáticas por e-mail se encontrar algum problema.

Melhor software de gestão de relacionamento com o cliente para agências

Surpreendentes 91% das empresas com mais de 10 funcionários utilizam software de CRM. Se não o fizer, ficará para trás. Mas tudo bem – você pode resolver o problema com estes cinco softwares e ferramentas para agências.

CRM Bonsai

No Bonsai, você encontrará um software dedicado ao gerenciamento de relacionamento com o cliente, com um portal integrado para clientes. No nível básico, a parte de gerenciamento de clientes permite que você mantenha um armazenamento central de dados para seus clientes. Novos leads podem ser adicionados juntamente com os clientes existentes, todos com notas para suas equipes de vendas e projetos, conforme necessário.

Em seguida, você escava o lado do portal.

Sempre que iniciar um novo projeto com um cliente, você pode criar um portal dedicado para ele. Nesse portal, você pode compartilhar documentos importantes, como projetos e conteúdos, bem como a lista de tarefas do projeto. Seu cliente recebe total transparência. O mesmo se aplica à sua equipe. E, graças ao Bonsai CRM, vocês podem trabalhar juntos para garantir que um projeto seja entregue na íntegra.

Com o objetivo de promover a colaboração, a plataforma também facilita o convite de colegas de equipe e clientes para um projeto. Adicione-os, defina os direitos de acesso e você estará pronto para começar.

Freshsales

O Freshsales se destaca por ser ideal para agências menores.

Por quê?

Seu plano gratuito permite que você cadastre três usuários e quantos clientes forem necessários. O plano gratuito para sempre é perfeito se você está apenas começando. Além disso, você pode expandir conforme necessário, com o crescimento dos negócios acompanhado pela expansão do software – por um preço.

No que diz respeito ao CRM, o plano gratuito não inclui relatórios, o que o torna menos útil do que a versão paga. O Freshsales, como o próprio nome indica, também se concentra predominantemente nas vendas. Todos os leads que você adiciona recebem uma pontuação gerada por IA para indicar sua força. Você pode então usar vários recursos de comunicação – como chamadas integradas, e-mails e chats ao vivo – para entrar em contato.

A desvantagem é que ele não oferece muitos recursos de gerenciamento de projetos. Pense nisso como uma ferramenta de vendas e marketing. Se você deseja algo mais focado em projetos, o Bonsai CRM pode ser uma escolha superior.

Pipedrive

As integrações são o principal argumento de venda do Pipedrive – mais de 350 aplicativos podem ser integrados, todos disponíveis através de sua loja integrada.

Isso significa que você pode tornar o CRM tão complexo (ou tão simples) quanto desejar. Mas, considerando apenas o Pipedrive, vemos um CRM focado principalmente no armazenamento e acompanhamento de leads. Assim como o Freshsales, ele ajuda você a realizar vendas. Infelizmente, não possui IA para pontuação de leads. Mas isso é compensado pela capacidade de desenvolver pipelines de vendas ilimitados, cada um adaptado a um tipo específico de lead.

A personalização é aprimorada com acesso à API, dando aos programadores da sua agência a oportunidade de fazer ajustes nos bastidores. O Pipedrive também pode automatizar tarefas manuais de entrada e atualização de dados, apesar de não utilizar IA para seus recursos.

Infelizmente, a personalização é prejudicada se você estiver inscrito em um dos planos de menor custo. Você descobrirá que alguns dos melhores relatórios do aplicativo estão bloqueados por paywalls, juntamente com algumas de suas opções de personalização. Você só recebe suporte por telefone se pagar pelo plano mais caro também.

HubSpot

“Software CRM gratuito” é o slogan de marketing oferecido pela HubSpot, e é preciso…na maior parte dos casos.

É verdade que você terá vários recursos úteis com a versão gratuita desta poderosa ferramenta. O CRM permite que você crie pipelines de negócios – ideais para lidar com novos leads – e oferece ferramentas de gerenciamento de pipeline que ajudam a acompanhar a eficácia. A HubSpot também pode revelar informações interessantes sobre sua empresa. Quanto você está gastando por lead? E quanto à venda? Essas informações (e muito mais) podem ser encontradas nos relatórios do CRM. Isso o torna uma ferramenta útil para acompanhar orçamentos básicos.

Além disso, você obtém integrações úteis e gratuitas com o Gmail e o Outlook, para que possa utilizá-lo para enviar e-mails para sua lista. Se você está procurando um portal do cliente, o HubSpot não é o aplicativo ideal para você. Mas, como ferramenta gratuita de vendas e marketing, sua única concorrência real é a Freshsales.

Força de vendas

A Salesforce é o gigante do mundo do CRM. Tem 150.000 usuários e continua crescendo, provavelmente tornando-se o CRM preferido das agências maiores. Mas aí reside um problema: a Salesforce está mais voltada para agências de grande porte do que para empresas boutique.

Não possui plano gratuito e está entre os CRMs mais caros desta lista. Seu pacote profissional – que inclui relatórios e cotações – custará US$ 80 por mês. Acrescente a isso uma interface de usuário bastante complexa e você poderá se perguntar por que ele está em nossa lista de softwares e ferramentas para agências.

A resposta é simples:

Familiarize-se com o Salesforce e ele oferecerá mais do que qualquer outro CRM. A posição da plataforma como a mais popular do mundo significa que ela oferece integração com mais de 1.000 aplicativos. Possui opções de personalização em todos os aspectos e excelentes sistemas de gerenciamento e pontuação de leads.

Uma agência pequena pode não conseguir tirar o máximo proveito desses recursos. Mas para aqueles com centenas de clientes, o Salesforce está entre as soluções mais versáteis.

Melhor software de portal do cliente para agências

Um CRM ajuda você a acompanhar os clientes e, potencialmente, a realizar vendas. Com um portal do cliente, você obtém uma ferramenta de gerenciamento de projetos projetada para facilitar a colaboração com esses clientes. Eles economizam muito tempo nos projetos. Os clientes adoram isso – o cliente médio pagará 19% a mais se você puder economizar tempo para eles.

Portal do Cliente Bonsai

Vamos aprofundar um pouco mais.

Ao criar um portal para o seu cliente, você pode convidar todas as partes interessadas relevantes para esse portal. Cada um recebe direitos de acesso – definidos por você –, o que significa que você controla o que eles podem ou não ver. Por exemplo, digamos que você esteja compartilhando um documento confidencial. O responsável pelo projeto do cliente precisa ver esse documento, mas ninguém mais da equipe dele deve vê-lo. O Bonsai CRM permite atribuir direitos de acesso, para que apenas o responsável pelo contato veja as informações. A marca branca permite que você personalize os portais que cria para torná-los ainda mais relevantes para seus clientes. Além disso, o Bonsai vem com vários modelos. Propostas. Contratos. Faturas. Você pode encontrar todos eles neste portal do cliente e personalizar cada um para o seu cliente.

Em uma escala mais ampla, a plataforma permite criar listas de tarefas — novamente, visíveis para os clientes — e até mesmo gerenciar pagamentos. Pense nisso como uma ferramenta de comunicação, tanto quanto uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Zoho

O portal do cliente da Zoho concentra-se mais no aspecto financeiro da gestão de clientes do que nos detalhes específicos dos projetos.

Dito isso, ele possui algumas ferramentas relacionadas ao seu projeto. O principal deles é o sistema de registro de horas. Você pode registrar as horas que trabalhou no projeto – faturadas e não faturadas – para que seu cliente veja onde seu tempo está sendo gasto. Essas horas estão vinculadas a um projeto, e você e o cliente também podem adicionar comentários.

No entanto, é na área financeira que o portal da Zoho se destaca. O portal está conectado ao Zoho Invoice, o que significa que você recebe uma notificação assim que um cliente visualiza ou paga uma fatura que você enviou. Por falar em faturas, elas são disponibilizadas ao cliente em formato de fatura assim que estão prontas.

Por fim, você obtém um processo de pagamento mais tranquilo com um portal dedicado a um único cliente. Além disso, o sistema permite que você envie estimativas – com um recurso de comentários para negociação – para eliminar o tempo perdido com idas e vindas.

Productive

O portal do cliente da Productive vem na forma de um sistema de convites integrado a cada projeto que você cria na plataforma. Você convida um cliente. Eles só veem os projetos relacionados à sua empresa. A principal diferença entre este e outros softwares e ferramentas de agência é que você convida o cliente como um usuário real.

Felizmente, esse convite não tem nenhuma condição – todos os clientes podem participar gratuitamente. O Productive também oculta o tempo de trabalho e as informações financeiras da sua equipe, garantindo que os clientes não possam contestar sua cobrança. É claro que alguns podem argumentar que isso não é algo positivo em termos de transparência. Portanto, você deve decidir se deseja que os clientes vejam as horas faturadas – nesse caso, outro software é mais adequado – ou não.

Depois de convidar um cliente, você pode criar um quadro de tarefas dedicado para ele. As tarefas que são privadas para sua agência permanecem privadas, com você tendo controle manual sobre o que seu cliente vê. O mesmo se aplica aos documentos compartilhados, que também incluem um recurso de comentários onde você pode usar notificações para alertar as pessoas relevantes.

Melhor software de gerenciamento de projetos para agências

Mais de um terço (36%) das agências citam a “funcionalidade” como a principal característica do software de gerenciamento de projetos. Portanto, os cinco softwares e ferramentas para agências listados aqui se concentram no aspecto funcional.

Gerenciamento de Projetos Bonsai

O Bonsai se destaca novamente graças aos recursos de gerenciamento de projetos integrados em sua ferramenta multifuncional.

No lado da gestão, você pode criar projetos específicos para cada cliente, permitindo que você insira tarefas específicas para cada projeto. Essas tarefas permitem que você designe um membro da equipe para sua conclusão. Além disso, você pode adicionar uma data para conclusão, para que o membro designado saiba quando a tarefa precisa ser realizada. Além disso, sua equipe poderá acompanhar o tempo gasto em cada tarefa, permitindo que o Bonsai gere relatórios instantâneos sobre a estimativa da tarefa em comparação com o tempo real, a utilização e a rentabilidade.

O software também se conecta ao CRM da Bonsai. Por exemplo, você pode adicionar notas relacionadas a um projeto na entrada específica de um cliente. Essas notas só são visíveis para você – o cliente não as verá, a menos que você queira – e podem ser essenciais ao trabalhar em um projeto.

Links personalizados (como pastas do Dropbox) podem ser adicionados, juntamente com quaisquer arquivos ou formulários relevantes para o projeto. Todos podem ser compartilhados com seus clientes. Você também pode adicionar propostas, formulários e contratos – o Bonsai fornece modelos para todos os três.

Asana

A Asana afirma com ousadia que mais empresas da Fortune 100 a escolhem em detrimento de outros softwares de gerenciamento de projetos. Na verdade, chega a impressionantes 80%, com a ferramenta afirmando ter a Amazon, a Dell e várias outras empresas entre sua lista de clientes.

Isso provavelmente se deve ao fato de seu software estar entre os mais versáteis do mercado. Os usuários podem realizar as tarefas básicas – criar projetos e definir tarefas às quais atribuem pessoas –, bem como projetar campos personalizados para seus projetos. Você também pode criar formulários no sistema, facilitando a captura dos detalhes do projeto. É possível definir prazos e datas, e cada tarefa também vem com a opção de adicionar anexos e links. A ferramenta também usa o cronograma de gerenciamento de projetos Gantt para ajudar você a visualizar as tarefas que criou.

Vale a pena notar que a ferramenta pode ser um pouco complicada para novos usuários. Permite atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Embora seja ótimo para garantir a responsabilidade pelas tarefas, não é ideal se você precisar que várias pessoas trabalhem em uma única tarefa. Ele também não possui um sistema de lista de verificação, optando por permitir que as agências criem subtarefas dentro das tarefas principais. O sistema funciona como uma lista de verificação, mas adiciona uma camada de complexidade que não precisa existir.

Segunda-feira

O plano gratuito de segunda-feira é sua característica mais marcante. Ideal para agências menores, o plano permite que você use seus painéis principais para gerenciamento de projetos com uma condição:

Você só pode adicionar 200 itens ao quadro.

Isso é adequado para projetos simples. Mas se você estiver trabalhando em algo complexo, terá que atualizar para a versão paga do software. Supondo que você faça isso, o Monday se mostra uma excelente ferramenta colaborativa, pois todos os usuários designados podem editar as listas de tarefas que você criar. Ele também incorpora recursos visuais para fornecer um cronograma do projeto, embora esse recurso possa ser aprimorado. Mudar para um formato de gráfico de Gantt, por exemplo, tornaria essa linha do tempo mais fácil de gerenciar.

No entanto, compensa essa deficiência com algumas funcionalidades interessantes específicas da agência. Por exemplo, equipes de design gráfico podem criar quadros que as ajudem a dividir o trabalho. Existem também conselhos imobiliários que ajudam você a listar propriedades e monitorar seu status de locação ou venda.

ClickUp

Se você está procurando um software de gerenciamento de projetos personalizável, o Clickup é uma excelente opção. Ele oferece cerca de uma dúzia de maneiras de visualizar as informações e o progresso do seu projeto – ideal se os recursos visuais padrão não forem adequados.

Um recurso de bate-papo está integrado – aprimorando a colaboração – com o Team View, facilitando a atribuição de tarefas. Basta acessar o Team View, escolher um membro e seguir as instruções para atribuir uma tarefa a ele. Falando em tarefas, cada uma delas pode receber uma data de conclusão e um nível de urgência. O último recurso é útil para priorização, algo que muitos aplicativos semelhantes não oferecem.

Ele também vem com uma versão gratuita, que dá acesso a gráficos de Gantt e quadros Kanban. A única desvantagem é que você tem um limite de cinco projetos – facilmente removível se você atualizar para o nível “Ilimitado”. A única desvantagem real é que a grande variedade de opções pode ser intimidante para agências com experiência limitada em software de gerenciamento de projetos.

Trello

A Trello se autodenomina uma “potência em produtividade”, e é difícil contestar isso. No nível básico, seus quadros de projetos permitem dividir as tarefas em listas de “tarefas pendentes”, “em andamento” e “concluídas” – uma maneira simples e elegante de acompanhar o progresso. Cada uma dessas tarefas tem um usuário designado, com comentários e prazos integrados. É essencialmente o sistema Kanban integrado em uma ferramenta atraente.

O software também funciona em tempo real. Assim que um usuário faz uma atualização, como marcar uma tarefa como concluída, o Trello é atualizado para que todos os usuários relevantes possam ver. Na verdade, as notificações são o recurso mais forte do Trello. Cada atualização vem acompanhada de uma notificação por e-mail ou telefone, tornando-a ideal para gerentes que acompanham tarefas de alta prioridade.

No entanto, essa simplicidade também pode ser a ruína do Trello. O aplicativo não inclui controle de tempo nem ferramentas de relatórios, o que limita seu uso para agências maiores. No entanto, isso é compensado pelas integrações de terceiros, embora isso possa ser irritante para agências que desejam ter tudo em um só lugar.

Portanto, escolha o Trello pela simplicidade. Mas procure por softwares e ferramentas de agência mais personalizáveis se uma lista de tarefas interativa com notificações não for suficiente.

O melhor software de controle de tempo para agências

A Finances Online afirma que as empresas perdem coletivamente US$ 7,4 bilhões por dia devido a atividades de trabalho não registradas. Em uma agência, isso geralmente se traduz em trabalho não remunerado feito como favor aos clientes. O software de controle de tempo ajuda você a ter uma visão real do quanto seus funcionários trabalham (e quanto você deve cobrar dos clientes).

Controle de tempo do Bonsai

Com seus relatórios detalhados, o Bonsai Time Tracking ajuda você a ver quanto tempo suas equipes de projeto realmente dedicam às tarefas. Isso é ótimo para otimizar processos internos – você pode ver ativamente quando o tempo está sendo desperdiçado em uma tarefa. Mas também é útil para determinar quando as tarefas demoram mais do que o previsto por motivos legítimos. Com essas informações, você pode ajustar os preços para garantir que está recebendo a remuneração adequada pelo valor entregue aos clientes.

A plataforma integra-se com o software financeiro e de gerenciamento de projetos da Bonsai. Você verá isso nas faturas que pode enviar – elas permitem que você insira o tempo gasto com precisão de segundos. A ferramenta também automatiza a criação de faturas usando as horas que você registra para criar as faturas que você envia aos clientes.

O Bonsai Time Tracking também inclui recursos úteis para pessoas físicas.

Veja as notificações por e-mail como exemplo. Você pode configurá-los para serem enviados sempre que o rastreador de tempo detectar que uma tarefa está demorando mais do que o tempo que você atribuiu a ela. Assim, você pode ficar atento quando estiver acidentalmente gastando horas irrelevantes em um projeto.

Toggl

A Toggl afirma que seus usuários experimentam um aumento de 25% nas horas faturáveis ao usar o software.

Isso por si só já seria motivo suficiente para usá-lo. Mas a facilidade de uso do aplicativo ajuda a destacá-lo da multidão. O Toggl fornece relatórios úteis, usando gráficos e diagramas circulares, para representar visualmente o tempo que você dedicou a um projeto. Isso significa que você obtém uma visão geral e também pode se aprofundar nos detalhes com estatísticas mais detalhadas.

O Toggl também possui detecção de atividade. Você pode abrir uma “janela ativa” no aplicativo através da qual você conclui o trabalho. Essa janela controla quanto tempo você dedica a uma tarefa, adicionando automaticamente esse tempo à sua planilha de horas trabalhadas quando você fecha a janela. É simples, eficaz e pode até ser usado offline para aqueles raros casos em que sua internet está fora do ar. As integrações são outro ponto positivo – o Toggl integra-se com o Salesforce, o Asana e mais de 100 outros softwares e ferramentas de agências.

Colheita

O Harvest oferece aplicativos para Mac, Windows e dispositivos móveis – infelizmente, não para Linux –, o que o torna uma boa opção devido à sua grande versatilidade. Independentemente do dispositivo que você usa, o Harvest pode sincronizar seu controle de tempo para que você não tenha discrepâncias que confundam seus números.

Seus lembretes personalizados são um recurso de destaque. Você informa ao aplicativo quando precisa iniciar uma tarefa, e ele avisa quando chegar a hora. É simples de usar – você recebe uma notificação e ativa o cronômetro. O aplicativo rastreia seu tempo até você desligar o cronômetro. Em seguida, o tempo é registrado. Além disso, o aplicativo vincula o faturamento ao tempo que você rastreia, o que significa que todas as suas horas faturáveis são incorporadas às faturas que você envia.

É verdade que é um pouco limitado em seus incrementos de cobrança. Enquanto um aplicativo como o Bonsai Time Tracking permite faturar por segundo, o Harvest é limitado a incrementos de seis, 15, 30 e 60 minutos. Essa falta de flexibilidade é o preço que você pagará pela simplicidade do aplicativo.

Clockify

Qualquer proprietário de agência adora algo gratuito e, com o Clockify, recebe exatamente isso: uma ferramenta simples para que os indivíduos controlem o seu tempo. Você só precisa pagar se quiser adicionar vários usuários a uma única conta.

O aplicativo inclui os recursos padrão de cronometragem que você esperaria. Além do controle de tempo, você tem acesso a planilhas de horas e um calendário para criar agendas. Ele também permite que você registre sua entrada e saída com o recurso Kiosk – perfeito para controlar o tempo dedicado a uma tarefa específica. Existem até algumas funcionalidades úteis de gerenciamento. Por exemplo, os líderes de projeto podem usar o aplicativo para registrar PTO e lidar com o faturamento do projeto.

Portanto, você ganha muito com um pacote gratuito.

Infelizmente, o quiosque é mais complicado do que deveria ser. Além disso, o aplicativo não oferece nenhuma maneira de corrigir erros de registro de tempo automaticamente – você precisa fazer tudo sozinho.

Melhor software de faturamento para agências

O mercado de software de faturamento de agências e ferramentas deve crescer para US$ 8,45 bilhões até 2029 por um motivo:

Essas ferramentas são ideais para garantir que você receba pagamentos pontuais (e precisos) pelo trabalho da sua agência.

Faturamento Bonsai

A automação em todos os níveis é a principal razão para conhecer o Bonsai Invoicing. Você pode confiar no aplicativo para fazer tudo, desde criar e enviar faturas até enviar lembretes para você e seu cliente. Se a sua agência cobra multas por atraso, você também pode incorporá-las ao seu faturamento. A Bonsai adicionará o custo à fatura assim que for aplicável.

O Bonsai Invoicing permite criar pagamentos recorrentes, tornando-o perfeito para pacotes promocionais. Por exemplo, sua agência pode oferecer SEO por uma taxa mensal fixa. A Bonsai garante que suas faturas para essas assinaturas sejam enviadas semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, dependendo do seu contrato.

Os pagamentos dos clientes são tão simples quanto a criação de faturas. O cliente simplesmente escolhe um método de pagamento – cartão, PayPal e ACH estão disponíveis – e a porcentagem da sua conta pendente a pagar. O aplicativo ainda mantém o método de pagamento preferido do seu cliente.

QuickBooks

O QuickBooks se inclina mais para o lado introdutório dos softwares e ferramentas de faturamento para agências. O lado positivo é que isso o torna extremamente fácil de usar. Para agências menores – que podem não ter equipes de contabilidade – você obtém relatórios sólidos e métodos simples de faturamento aos clientes.

No que diz respeito ao faturamento, você pode criar faturas personalizadas que detalham os custos para seus clientes. O QuickBooks apresenta alertas de vencimento vinculados às datas das suas faturas e lembretes automáticos para cobrar quando um pagamento está atrasado. Existem também funcionalidades básicas de CRM com uma base de dados de clientes, facilitando o acompanhamento das faturas que já enviou.

No entanto, não é o melhor aplicativo a ser escolhido para escala. Mesmo o seu pacote mais completo limita a duração a 25 anos, o que significa que as agências maiores podem ter de procurar outras alternativas.

Onda

Outro aplicativo de faturamento voltado para agências menores, o Wave se destaca por oferecer um pacote gratuito completo. A faturação não custa nada, e a ferramenta permite até personalizar e enviar lembretes automáticos em seu nome. Você também recebe várias ferramentas de contabilidade, incluindo acompanhamento de receitas e despesas e relatórios de contas vencidas.

Mas há um porém:

Você não pode receber pagamentos sem pagar uma taxa.

A taxa varia dependendo da forma de pagamento, embora seja normalmente uma porcentagem mais uma taxa fixa. Por exemplo, os pagamentos com cartão de crédito têm uma taxa de $0,60 e uma comissão de 2,9%. Portanto, quanto mais pagamentos você aceitar, mais provável será que um software de faturamento de assinaturas seja mais adequado para você.

Xero

Você terá usuários ilimitados, independentemente do nível de assinatura que escolher para o Xero. Isso o torna uma opção versátil para agências de todos os tamanhos, assim como as centenas de integrações incorporadas à ferramenta. Você encontrará esses softwares e ferramentas integrados para agências na Xero App Store.

A principal dessas integrações é o Hubdoc, que você pode usar para capturar recibos e contas automaticamente. Quanto ao Xero em si, ele oferece a maior parte do que você esperaria de um sistema de faturamento. A personalização está presente, assim como várias opções de pagamento (reforçadas pelos aplicativos na loja da Xero). Você pode criar suas faturas nas versões desktop e móvel do aplicativo. Além disso, assim como os outros softwares desta seção, o Xero envia lembretes automáticos para o pagamento de contas.

FreshBooks

O FreshBooks é outro software de faturamento voltado para agências menores, o que fica evidente em seus planos de assinatura. Por exemplo, seu plano “Select” de alto nível permite instalar apenas dois usuários – uma limitação severa. Além disso, os níveis inferiores têm os mesmos limites de usuários, além de restrições quanto ao número de clientes faturáveis que você pode ter.

Então, por que o Freshbooks está nesta lista?

Sua simplicidade é um grande ponto positivo. Mas ele se destaca por incorporar alguns recursos de controle de tempo que ajudam você a criar faturas mais precisas. Para alguns, isso pode ser suficiente para ignorar suas limitações, especialmente se apenas uma ou duas pessoas na agência lidam com faturas. No entanto, para agências maiores, recomenda-se um software de faturamento mais escalável.

O melhor software de gerenciamento de recursos para agências

O gerente de projetos médio gerencia entre três e 20 projetos ao mesmo tempo. Eles precisam ser capazes de distribuir os recursos da sua agência entre esses projetos para manter tudo funcionando dentro do prazo e do orçamento. Esses softwares e ferramentas de agência ajudam a fazer isso:

Orçamento para bonsai

O Bonsai incorpora várias ferramentas que ajudam as agências a planejar o orçamento de tempo, dinheiro e recursos humanos para projetos.

Veja, por exemplo, seus recursos de acompanhamento de projetos. Isso permite que você crie tarefas – às quais você atribui pessoas – e construa cronogramas. Este último recurso é especialmente útil para verificar se você está sobrecarregando ou subutilizando os indivíduos em um único projeto.

No aspecto financeiro, o Bonsai Budgeting ajuda você a manter o controle das finanças da sua agência. Todas as despesas que você tiver podem ser importadas, e o aplicativo é capaz de aplicar automaticamente deduções fiscais quando você fizer a declaração. Isso é ideal para esticar seus orçamentos ao máximo. Seus recursos contábeis vão além, com a capacidade de dividir seu orçamento em subcategorias para contas, projetos e muito mais.

Grande Momento

O BigTime combina os recursos de um software de controle de tempo com um verificador de disponibilidade inteligente. Cada membro da sua equipe é inserido no aplicativo, com as tarefas que você atribui sendo adicionadas ao calendário deles. O BigTime apresenta então representações visuais – utilizando percentagens – que ilustram o excesso ou a falta de reservas na agenda de alguém. Uma porcentagem negativa indica que alguém está com excesso de alocações, o que significa que há espaço para adicionar tarefas, enquanto uma porcentagem positiva significa que essa pessoa está com excesso de reservas.

Com esses números, você obtém uma visão geral de como sua agência utiliza seus recursos humanos. Combine isso com seus recursos de definição de tarefas e acompanhamento de horas faturáveis e você poderá maximizar o tempo de sua equipe.

As informações financeiras também estão incluídas.

Os usuários podem definir orçamentos de projetos, planos de utilização e horas faturáveis para cada membro da equipe. Combinando essas informações, o BigTime cria relatórios para prever a rentabilidade de um projeto – ou o contrário – para você.

Scoro

O Scoro possui muitos dos recursos que você esperaria encontrar em um software e ferramentas completas para agências. Ele ajuda no gerenciamento de projetos, por exemplo, permitindo que os usuários acompanhem as tarefas usando um gráfico de Gantt. Essas tarefas podem estar vinculadas a dependências, ou seja, algumas tarefas não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas. O software também gera relatórios detalhados para os usuários, informando quais tarefas foram atribuídas e quanto tempo eles têm para concluí-las.

Além disso, o aplicativo possui um CRM – excelente para sua equipe de vendas – bem como relatórios detalhados e painéis de controle.

E é nos painéis que você vê seus recursos de gerenciamento de recursos. O Scoro apresenta gráficos circulares práticos que permitem acompanhar a porcentagem do trabalho de uma equipe atribuído a diferentes tarefas. Você também verá quanto esse trabalho custa em comparação com o orçamento do projeto – perfeito para garantir que os projetos não ultrapassem o escopo. Junto com todas essas informações, há projeções para toda a agência. Assim, você obtém uma visão clara de suas receitas para ajudá-lo a gerenciar suas despesas.

Tudo isso significa que você pode gerenciar seus recursos com base na disponibilidade humana e no custo. A desvantagem é que você está pagando o preço de um software completo por um aplicativo que é mais focado em gerenciamento de recursos. No nível Essential, você pagará US$ 26 por usuário – o que não é ideal para agências maiores com muitos funcionários.

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