Um guia completo para gerentes de projeto em agências

Toda agência precisa de um bom gerente de projetos que acompanhe os detalhes de tarefas complexas e, ao mesmo tempo, mantenha todos os membros no caminho certo. São essenciais para qualquer projeto e podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. De fato, as organizações que utilizam gerentes de projeto relatam uma taxa de sucesso de 92% no cumprimento dos objetivos do projeto.

Dito isto, nem todos os gerentes de projeto são iguais. Pode haver grandes diferenças entre as características e habilidades de um indivíduo e, da mesma forma, seus estilos e ferramentas de gestão. Continue lendo para saber mais sobre gerentes de projeto eficazes e o que eles utilizam para realizar o trabalho.

O que é um gerente de projetos?

Um gerente de projetos supervisiona um projeto, processo ou produto desde o início até a conclusão. Ao contrário dos departamentos ou membros da equipe com uma única função, o gerente de projeto tem uma visão holística e abrangente de toda a tarefa, muitas vezes desempenhando várias funções. Elas variam de acordo com o projeto, mas podem incluir motivar, delegar e facilitar uma comunicação eficaz.

A ideia de gerenciamento de projetos remonta à década de 1980, com o desenvolvimento do Microsoft Excel pela Microsoft. Nele, um grande número de equipes, departamentos e recursos precisava ser gerenciado e supervisionado de forma eficaz. A Microsoft teve a ideia de atribuir essa responsabilidade a uma única pessoa; assim, surgiu a função de gerente de projetos.

Em uma agência, um gerente de projetos supervisiona os briefings dos clientes e as soluções criativas que a agência desenvolve para atendê-los. É necessário ter cabeça fria e várias habilidades (inatas e aprendidas) para ser eficaz nessa função. Isso inclui o seguinte:

• Um conhecimento prático aprofundado do projeto, do setor, da agência e do cliente.
• Conhecimento técnico e capacidade de automatizar tarefas com o software adequado
• Excelentes habilidades organizacionais, por exemplo, gerenciamento de tempo, multitarefa, etc.
• Conhecimento criativo e olho para o que funciona
• Uma visão voltada para o futuro
• Uma certa dose de idealismo para o objetivo desejado de um projeto

Nem todas essas habilidades serão necessárias para todas as tarefas, mas elas são definitivamente comuns a muitos gerentes de projeto eficazes.

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As 10 principais responsabilidades de um gerente de projetos

Cada projeto é uma soma de muitas partes móveis. É dever do gerente de projeto manter tudo organizado, garantindo o fluxo de informações e a comunicação constante entre todos os participantes. Eles mantêm o projeto dentro do prazo, do orçamento e no caminho certo. Eles também atuam como uma ponte entre a agência e o cliente, esforçando-se para manter ambos em alinhamento.

As principais responsabilidades de um gerente de projetos podem variar em detalhes de tarefa para tarefa, mas essencialmente permanecem as mesmas. Aqui estão as áreas mais importantes em que um gerente precisa se destacar.

Alocação e planejamento de recursos

Considerando que cerca de 70% dos projetos fracassam, um planejamento bem-sucedido é uma necessidade crucial. Um gerente de projetos precisa planejar adequadamente qualquer empreendimento. Isso inclui levar em consideração os recursos da agência, o orçamento do cliente, o prazo esperado e projetado e o escopo geral do projeto.

Depois de elaborar um plano, o gerente de projeto deve delegar tarefas aos membros da equipe e recursos para obter a eficiência ideal.

Orçamento eficaz

O orçamento é uma parte crucial da gestão de projetos. Um projeto mal gerenciado pode custar ao cliente mais do que ele espera ou levar uma agência a incorrer em perdas por entregar mais do que o combinado. Os orçamentos devem ser definidos no início de cada projeto e constantemente revistos para garantir que os custos não fiquem fora de controle.

Um orçamento deve ser sempre transparente para as principais partes interessadas. Fundos extras também devem ser reservados para despesas imprevistas.

Gerenciamento do tempo

O tempo é um fator fundamental em qualquer empreendimento. Um gerente de projetos deve estar ciente do prazo desejado pelo cliente para uma tarefa e da capacidade da agência de cumpri-lo. Isso requer uma compreensão realista do tempo necessário para concluir os componentes do projeto. Além disso, eles precisam definir prazos claros para metas de curto e longo prazo.

Um gerente de projetos deve estar envolvido na criação de um calendário do projeto, acompanhando tarefas, monitorando o progresso e as atividades diárias, organizando cronogramas e monitorando planilhas de horas trabalhadas. Se uma determinada área estiver atrasada, eles devem ser capazes de priorizar e realocar recursos.

Análise incisiva

Um bom gerente de projetos conhece bem o setor. Eles estão cientes do mercado-alvo do cliente e do que os concorrentes estão fazendo. Essa capacidade analítica é vital para garantir a organização e direção eficazes do projeto, mantendo-o relevante e o mais eficaz possível.

No entanto, esse olhar perspicaz não deve se limitar à fase de planejamento. Os gerentes de projeto devem reconhecer novas oportunidades de crescimento e eficácia à medida que o projeto avança e saber como aproveitá-las de forma eficaz.

Mantendo a motivação elevada

Embora qualquer projeto possa começar com grandes expectativas e entusiasmo, estes podem ser lentamente desgastados com o tempo e as constantes reversões do cliente. Uma equipe precisa de motivação para entregar projetos de forma eficaz e pontual. Assim, um gerente de projeto deve definir metas claras para todos os envolvidos no projeto, criando objetivos viáveis e conquistas claramente sinalizadas. A burocracia e as tarefas adicionais que distraem o trabalho da equipe devem ser monitoradas e minimizadas.

Além disso, um bom gerente de projetos mantém os pés no chão com as equipes, fornecendo informações e resolvendo quaisquer problemas ou reclamações que possam surgir.

Análise e mitigação de riscos

Todo projeto acarreta algum grau de risco. Na verdade, as medidas de mitigação de riscos são uma das práticas mais amplamente adotadas em todo o setor. Um gerente de projetos eficaz deve ser capaz de identificar e analisar riscos em qualquer tarefa de maneira eficaz. Embora o risco em si nunca possa ser totalmente eliminado, ele pode ser levado em consideração e medidas podem ser tomadas para minimizar seu impacto.

Os clientes devem ter suas preocupações atendidas e receber resultados previsíveis para qualquer projeto.

Manutenção das relações com os clientes

Falando em clientes, um gerente de projetos precisa garantir que eles estejam constantemente informados durante todo o projeto. Qualquer feedback deve ser prontamente enviado à agência, e o cliente deve receber atualizações e relatórios regulares. Os gerentes de projeto devem evitar que as equipes criativas se desviem do briefing e garantir que as metas do cliente sejam alcançadas.

Um bom gerente de projetos atua como uma ponte entre as duas partes, mantendo a comunicação fluida e o fluxo de informações.

A Bonsai oferece um portal personalizado para clientes, permitindo que os gerentes de projeto compartilhem facilmente documentos, registros de tempo e tarefas com seus clientes.

Monitoramento e colaboração

O gerente de projeto supervisiona todo o processo criativo, do início ao fim. Isso inclui quaisquer reversões, atrasos e eventos imprevistos. Para manter a eficácia, o gerente de projeto precisa colaborar ativamente com todos os envolvidos no projeto, incluindo o cliente. A colaboração consistente permite uma gestão mais eficaz e a capacidade de responder às questões à medida que elas surgem.

As informações e os orçamentos podem mudar rapidamente, e um gerente de projetos precisa estar sempre a par de tudo.

Garantia de Qualidade

Um projeto não deve apenas atender aos padrões de uma agência e do cliente, mas cada componente dentro dele também deve fazer o mesmo. O trabalho de todos os participantes deve ser constantemente monitorado para garantir a manutenção da qualidade. Um gerente de projetos também deve trabalhar em estreita colaboração com os clientes e quaisquer departamentos de controle de qualidade para garantir que o trabalho produzido atenda aos requisitos da marca.

O controle de qualidade constante não só garantirá a satisfação do cliente, mas também minimizará o tempo perdido com retrabalhos em qualquer trabalho abaixo do padrão.

Relatórios constantes

Atualizações e relatórios regulares são essenciais para o fluxo claro de informações. Cinquenta por cento das empresas afirmam que o envolvimento das partes interessadas é crucial para o seu sucesso. Um relatório final abrangente sobre um projeto fornece informações valiosas sobre os sucessos e fracassos de um projeto concluído e identifica áreas para melhorias futuras.

Isso pode ajudar tanto o cliente quanto a agência a entender melhor o fluxo de trabalho e a eficiência de um projeto. Softwares de gerenciamento de projetos como o Bonsai vêm equipados com modelos de relatórios para facilitar o processo.

No entanto, não se trata apenas do resultado final, e o gerente de projeto deve fornecer atualizações regulares em todos os principais pontos de verificação e marcos de um projeto. Um relatório preciso e incisivo é fundamental para manter todas as partes satisfeitas e o projeto em andamento.

As perguntas importantes

Saber como supervisionar melhor um projeto depende de fazer as perguntas certas antes mesmo de ele começar. Um bom gerente de projetos deve sempre perguntar o seguinte:

• Qual é o escopo do projeto?
• Em quanto tempo precisa ser entregue e em quanto tempo podemos recebê-lo?
• Qual é o orçamento e os custos previstos?
• Quantas pessoas e departamentos a agência precisará designar para isso?
• Quantas alterações e reversões devem ser acomodadas?
• Qual é a maneira mais eficaz de organizar este projeto?
• Como o feedback deve ser acompanhado e considerado?
• Com que frequência devem ser feitas as atualizações para os clientes?

Uma vez que o projeto esteja em andamento, o gerente de projeto deve examinar a fluidez do processo e analisar minuciosamente os resultados do projeto após sua conclusão.

Que tipo de gerente de projetos é o melhor?

Saber que tipo de gerente de projetos uma agência precisa é importante para maximizar seus talentos. As grandes agências podem ter vários gerentes internos para monitorar vários projetos, enquanto as menores podem contratar um gerente terceirizado para realizar tarefas específicas, conforme necessário. A escolha do gerente de projeto dependerá das suas necessidades.

Interno

Os gerentes de projetos internos da agência têm um relacionamento próximo com os colegas de trabalho e um conhecimento profundo da cultura e do funcionamento da agência. Além disso, é mais provável que eles se alinhem aos valores e interesses da empresa.

Eles normalmente estão no local para supervisionar tarefas e mitigar emergências, o que pode ser necessário para grandes projetos e para a gestão de vários departamentos.

Por outro lado, os gerentes de projeto internos são mais caros devido aos seus cargos assalariados. As empresas também podem considerá-los ineficazes ou inativos sem um fluxo regular de trabalhos que exijam sua supervisão.

Terceirizado

Os gerentes de projeto terceirizados são normalmente contratados por um curto período ou por projeto. Esta é uma forma econômica de utilizar a experiência deles para agências menores, que podem ter apenas um grande projeto ocasional. A natureza autônoma do gerente terceirizado pode proporcionar-lhe uma riqueza de novas percepções e ideias que podem não ser evidentes para os membros da agência.

Esse status de outsider também pode ser um obstáculo. Um gerente de projetos terceirizado terá pouco ou nenhum conhecimento do fluxo de trabalho da agência. Consequentemente, eles podem levar mais tempo para se familiarizar com os clientes e as equipes do que o prazo permite confortavelmente. Sua natureza autônoma também pode significar que eles não estão tão comprometidos com o sucesso da agência quanto um funcionário em tempo integral.

Gerentes de projetos criativos e técnicos

Embora não sejam uma categoria distinta dos gerentes de projeto internos e terceirizados, os gerentes de projeto criativos e técnicos diferem em suas funções e abordagens às tarefas. Um gerente de projetos criativo normalmente opera com uma visão abrangente do projeto como um todo, delegando e organizando de forma holística.

Por outro lado, um gerente de projetos técnico está intimamente envolvido no nível básico com os detalhes das várias tarefas. Os gerentes técnicos são mais comuns quando é necessário entregar um produto tangível, em oposição a um trabalho criativo.

Estilos de gestão

Diferentes trabalhos podem exigir diferentes abordagens, e alguns gerentes de projeto preferem uma maneira específica de realizar as tarefas. Existem inúmeros métodos e estilos de gerenciamento de projetos no mundo corporativo, todos com suas próprias vantagens e desvantagens. Aqui estão os principais que muitos gerentes de projeto utilizam:

Gerenciamento em cascata

Desde 2018, este método de gestão é o mais utilizado. O sistema de gerenciamento em cascata é um tipo de gerenciamento preditivo ideal para concluir tarefas de maneira linear e direta. As tarefas são concluídas uma a uma, e cada tarefa subsequente só pode ser iniciada após a conclusão da anterior.

Este método privilegia a conclusão por fases em detrimento da simultaneidade e é mais adequado para produtos claramente definidos que necessitam de ordem e dependem de sequência, como a cascata de uma queda d'água. No entanto, tal como uma cascata, o sistema é impossível de ajustar depois de iniciado, e qualquer problema grave exigirá o reinício de todo o processo desde o início.

Gestão Kanban

O sistema Kanban é um tipo de gestão ágil que permite maior flexibilidade do que um sistema preditivo. Essencialmente, o sistema Kanban coloca as tarefas e componentes do projeto como papéis em um quadro e acompanha seu progresso ao longo de colunas verticais, do início até a conclusão.

Um aspecto que diferencia esse sistema é sua natureza colaborativa. As equipes podem atualizar as tarefas por conta própria e acompanhar o progresso das outras. As tarefas podem ser concluídas de forma independente e, portanto, estão abertas a revisão e adaptação. Este método não está isento de limitações, e a falta de raias impede que as tarefas sejam divididas em módulos menores.

Gestão Scrum

O Scrum é outro sistema de gestão ágil que se concentra na produtividade em vez do processo de produção do sistema Kanban. Os projetos são divididos em “sprints” de duas semanas com uma série de objetivos claramente definidos. Há reuniões diárias dentro e entre os departamentos antes do início do trabalho para discutir as melhores práticas e uma revisão detalhada após a conclusão de todo o sprint.

Um sistema Scrum é liderado por um líder (chamado Scrum Master) que supervisiona o processo. O scrum master coordena, orienta e organiza.

Ao contrário do sistema Kanban, o Scrum tem várias etapas concretas que precisam ser seguidas, tornando-o o menos flexível dos dois sistemas ágeis. Isso pode proporcionar a estrutura e a orientação necessárias, mas também pode servir como um obstáculo em alguns casos.

Tecnologia de Gestão

Qualquer projeto de grande porte pode envolver muitas tarefas e informações que podem ser frustrantes e demoradas de gerenciar. Por esse motivo, muitos gerentes de projeto recorrem a softwares dedicados para ajudar a automatizar tarefas e otimizar seu fluxo de trabalho.

A adoção de software de gerenciamento de projetos ainda é baixa, com apenas 22% das organizações utilizando-o regularmente. Sem isso, porém, relatórios e comunicações eficazes podem ser prejudicados, e os projetos podem rapidamente ultrapassar os orçamentos. O software certo está se tornando cada vez mais essencial para a função do gerente de projetos. Aqui estão alguns líderes do setor.

Bonsai

O Bonsai é um software versátil que simplifica a organização de projetos. Permite que os gerentes de projeto deleguem tarefas e acompanhem seu progresso de forma eficaz. Entre suas muitas características estão:

• Controle eficaz do tempo que mantém os projetos em dia e as contas pagas dentro do prazo.
• Gerenciamento organizado de tarefas por meio de um quadro Kanban digital acessível a todos.
• Ferramentas fáceis para criação e organização de documentos e relatórios.
• Serviços de compartilhamento de arquivos que permitem acesso rápido a recursos de qualquer lugar do mundo.

No entanto, o software da Bonsai é mais do que uma simples ferramenta de gerenciamento de projetos. Há uma variedade de outros recursos para aumentar a produtividade das agências. Isso inclui desde o acompanhamento de leads de clientes até o acompanhamento de finanças e conteúdo. É uma maneira conveniente de gerenciar clientes, trabalhos e orçamentos, mantendo a colaboração e a flexibilidade.

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Nifty

A Nifty mantém o foco na gestão de projetos e simplifica o processo em um formato facilmente compreensível. Foi projetado com sistemas ágeis em mente e pode ser personalizado de acordo com as necessidades da agência. O software possui vários recursos, incluindo notificações automáticas de marcos importantes, controle de tempo para todas as partes e até mesmo a capacidade de organizar processos judiciais em projetos.

Infelizmente, a personalização completa do Nifty está disponível apenas para os membros pagos do nível mais alto. Além disso, muitos usuários relatam que o próprio painel do software é muito rígido e não pode ser alterado facilmente.

Trello

O Trello oferece aos usuários um sistema de gerenciamento Kanban para organizar seus projetos. As notificações de conclusão de tarefas e marcos podem ser automatizadas por gatilhos personalizados. Além disso, o software oferece colaboração em equipe, tornando o sistema acessível a todos.

Dito isso, o Trello faz pouco mais do que simples gerenciamento de projetos. Não há recursos de relatórios ou gerenciamento de conteúdo. A falta de swimlanes significa que as tarefas não podem ser divididas em componentes menores, e quaisquer funções extras de software exigem a instalação de complementos adicionais.

Wrike

O Wrike é uma das ofertas de gerenciamento de projetos mais caras, mas oferece um alto grau de personalização e modelos prontos para compensar isso. Seu painel é intuitivo e fácil de usar, e as tarefas podem ser facilmente divididas em componentes menores. O software também utiliza IA em seu Work Intelligence Suite para automatizar processos e organizar tarefas automaticamente.

A maior desvantagem do Wrike é o seu preço. O software é caro para uma ferramenta de gerenciamento de projetos, e todos os recursos estão ocultos atrás de um paywall.

Torne-o gerenciável

Os gerentes de projeto são uma parte vital do sucesso de uma agência, independentemente do tamanho ou da natureza da tarefa. Esse sucesso é impulsionado pelo caráter, estilo de gestão e software que utilizam. Agora você deve ter todas as informações necessárias sobre gerentes de projeto e pode decidir com eficácia qual é o mais adequado para o seu próximo grande projeto da agência.