Benefícios do EIN para proprietários individuais: 8 razões pelas quais um EIN é crucial para o seu negócio

Um EIN é um recurso valioso para qualquer empresa — mesmo que você não seja legalmente obrigado a ter um. Ao obter um EIN, você pode aproveitar uma série de benefícios, incluindo facilidade na declaração de impostos, contratação de funcionários e estabelecimento de crédito comercial.

Aqui, você aprenderá o que é um EIN, quando ele é necessário, como solicitá-lo e quais são os benefícios que ele oferece. Vamos começar.

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O que é um Número de Identificação do Empregador (EIN)?

Um EIN, ou Número de Identificação do Empregador, é um número de nove dígitos atribuído às empresas pela Receita Federal (IRS). Também é conhecido como número de identificação fiscal federal e ajuda o governo a identificar empresas para fins tributários. Pode ser considerado como a versão comercial do número de segurança social (SSN) de uma pessoa.

Os proprietários individuais não precisam de um EIN, a menos que tenham funcionários. Em outras palavras, se você é o único proprietário da sua empresa, não precisa de um EIN. Sem um EIN, você não poderá comprar uma empresa existente, herdar uma empresa, formar uma parceria comercial e muito mais.

No entanto, pode ser uma boa ideia para um proprietário único que não precisa de um EIN obter um simplesmente porque isso é rápido e simples no site do IRS. Ele oferece vários benefícios potenciais, sobre os quais falaremos a seguir.

Quando é necessário um EIN?

Os EINs são exigidos para a maioria das entidades comerciais, mas não para todas. As empresas que cumprem qualquer um dos seguintes critérios devem ter um EIN:

• Operar como uma corporação ou parceria
• Contrata funcionários (incluindo empregados domésticos)
• Tem um plano de aposentadoria Keogh
• Administra patrimônios ou fundos fiduciários
• Declara impostos ao IRS relativos a emprego, tabaco, armas de fogo ou álcool
• Reteve impostos sobre pagamentos efetuados a estrangeiros não residentes.
• Tem envolvimento com organizações sem fins lucrativos, administradores de planos ou cooperativas agrícolas.

As empresas que não necessitam de um EIN incluem aquelas que não são obrigadas a declarar impostos separadamente dos seus impostos de renda pessoais pela Receita Federal dos Estados Unidos (IRS). Essas entidades comerciais também não devem satisfazer nenhuma das condições mencionadas acima.

Como obter um EIN

Você pode solicitar um EIN online através do site do IRS – o processo é simples e leva apenas alguns minutos. Você precisará fornecer algumas informações básicas sobre sua empresa, como nome e endereço, nome comercial, bem como seu número de Seguro Social.

Se você se inscrever online de segunda a sexta-feira, entre 7h e 17h, e 22h, horário local, você deverá receber seu EIN em poucos minutos. Você também pode preencher o Formulário SS-4 por fax ou correio.

O problema de usar fax ou correio, porém, é que eles demoram muito mais tempo do que as inscrições online. Por exemplo, você receberá seu EIN em três dias se enviar um fax. E se você enviar um e-mail, o processamento do seu EIN pode levar até quatro semanas.

Para obter um EIN, sua empresa individual deve estar localizada nos Estados Unidos e você deve ter seu próprio número de identificação fiscal, como um número de previdência social.

Os benefícios de obter um EIN

Algumas das razões pelas quais você pode precisar solicitar um Número de Identificação do Empregador para sua empresa individual incluem:

Ajuda a estabelecer você como um profissional de negócios.

Você precisa de um EIN para trabalhar como freelancer? Quando você está começando, cada detalhe ajuda – e um EIN pode fazer uma grande diferença.

Ter um EIN transmite aos outros que você é uma empresa profissional, e não apenas alguém que tem um negócio paralelo em casa. Isso pode facilitar a obtenção de empréstimos, atrair clientes e parceiros e, de modo geral, fazer com que a empresa seja levada mais a sério.

Ajuda você a controlar as despesas da empresa.

Se você estiver controlando as despesas da sua empresa, pode usar o seu EIN para separá-las das suas despesas pessoais. Isso torna a época dos impostos muito mais simples e pode economizar dinheiro na hora de declarar o imposto de renda.

Além disso, ao controlar as despesas da sua empresa, você poderá aproveitar as deduções fiscais, economizando ainda mais dinheiro.

Ajuda a minimizar o risco de roubo de identidade.

Seu número de Seguro Social é uma das informações mais importantes sobre você. Divulgar essas informações a todas as empresas com as quais você trabalha deixa você vulnerável ao roubo de identidade. Os ladrões de identidade podem obter o seu número de segurança social pessoal e utilizá-lo para apresentar declarações fiscais fraudulentas. Com um EIN, você pode manter seu SSN para uso pessoal e ainda ter um identificador exclusivo para sua empresa.

Ajuda na contabilidade e na escrituração contábil.

Acompanhar as finanças da sua empresa pode ser um incômodo para um empresário, mas é muito mais simples quando você tem um EIN. Um EIN facilita a identificação de transações comerciais e mantém sua contabilidade em ordem.

Facilita a contratação de funcionários

Se você planeja contratar funcionários no futuro, obter um EIN agora tornará o processo muito mais simples. Você não precisará fornecer seu número de Seguro Social na documentação de novos funcionários e também terá uma conta dedicada para impostos sobre a folha de pagamento. Um EIN também permite que você retenha os impostos dos funcionários e contribua para a previdência social e o Medicare.

Ajuda você a declarar impostos comerciais e evitar multas fiscais.

Se você é autônomo ou prestador de serviços independente, é responsável pelo pagamento dos seus impostos pessoais e comerciais. Ao obter um EIN, você pode organizar melhor os impostos da sua empresa separadamente dos seus impostos pessoais, tornando o processo muito mais simples. Você também poderá evitar multas por atrasos ou erros nas declarações.

Facilita a solicitação de uma conta bancária empresarial.

Uma conta bancária empresarial é uma ótima maneira de manter suas finanças pessoais e empresariais separadas, permitindo que você acompanhe facilmente as receitas e despesas da sua empresa.

Além disso, ter uma conta bancária empresarial pode facilitar a obtenção de empréstimos e outros financiamentos no futuro.

Algumas instituições financeiras permitem que proprietários individuais abram uma conta bancária empresarial sem um EIN, mas outras têm requisitos mais rigorosos. Portanto, talvez seja melhor verificar primeiro com o seu banco.

Ajuda a acelerar os pedidos de empréstimos comerciais.

Se você está pensando em solicitar um empréstimo comercial no futuro, obter um EIN agora pode ajudar a acelerar o processo. Ao fornecer seu EIN ao credor, você demonstrará que leva seu negócio a sério e tomou as medidas necessárias para começar.

Facilita a obtenção de crédito empresarial.

Uma das vantagens de ter um EIN é que ele pode ajudá-lo a estabelecer crédito comercial. O crédito empresarial é diferente do crédito pessoal, e é importante tê-lo se você quiser obter um empréstimo ou leasing no futuro. Ao usar seu EIN em pedidos de empréstimo e crédito, você começará a construir um histórico de crédito para sua empresa em seu cartão de crédito empresarial.

Permite que você construa uma relação de confiança com fornecedores e clientes.

Se você estiver fazendo negócios com outras empresas, um EIN pode ajudá-lo a construir confiança. Os fornecedores e clientes podem se sentir mais confortáveis em fazer negócios com uma empresa que possui um EIN, sabendo que ela é legítima e foi avaliada pelo IRS.

Há também outros benefícios em obter um EIN. Por exemplo, se você tiver um sócio em sua empresa, poderá usar seu EIN para criar um contrato de parceria. Ou, se você decidir alterar a estrutura da sua empresa para uma LLC ou corporação posteriormente, precisará de um EIN para fazê-lo.

Como posso consultar o meu EIN?

E se você perder ou esquecer o seu Número de Identificação do Empregador (EIN)? Se você não conseguir encontrar seu EIN após ter solicitado um, existem várias maneiras de localizá-lo.

Se você abriu uma conta bancária empresarial usando seu EIN, entre em contato com seu banco e solicite seu EIN. Se você apresentou uma declaração de imposto anterior para sua empresa, consulte suas declarações de imposto anteriores. Se nenhum desses métodos funcionar para você, ligue para a Linha Especializada em Impostos para Empresas do IRS ( & ) pelo número (800) 829-4933.

Como posso consultar o EIN de outra pessoa?

Se você administra uma empresa que realiza muitas transações com outras empresas, talvez seja necessário verificar os EINs de tempos em tempos. Você também pode verificar as informações de outra empresa consultando o EIN dela.

Você pode consultar gratuitamente o EIN de uma empresa usando o sistema EDGAR da SEC, se ela for de capital aberto e estiver registrada na Comissão de Valores Mobiliários (SEC). Para organizações sem fins lucrativos, você pode pesquisá-las no Guidestar.

Se uma empresa não estiver registrada na SEC e for de propriedade privada, pode ser mais difícil encontrar seu EIN. Aqui estão algumas abordagens que você pode adotar:

• Entre em contato com o contador ou o departamento financeiro da empresa e pergunte sobre o EIN.
• Procure o W2 da empresa ou quaisquer outros registros locais ou federais que possam ser encontrados online.
• Contrate um serviço ou utilize um banco de dados pago para consultar o EIN.

Número de identificação federal vs. número de identificação fiscal estadual: qual é a diferença?

O IRS emite um Número de Identificação do Empregador (EIN) federal. Também são conhecidos como FEIN — Número de Identificação Federal do Funcionário.

Um número de identificação fiscal estadual, também conhecido como identificação estadual do empregador ou EIN estadual, é semelhante a um EIN federal. É a versão estadual do EIN federal e tem o mesmo objetivo: um número único vinculado à sua empresa individual para fins fiscais.

Não há distinção entre os números de identificação fiscal federal e estadual, exceto aquele que você usa para pagar seus impostos federais ou estaduais. As regras relativas à obtenção de um número de identificação fiscal estadual e à sua utilização podem variar de acordo com a legislação tributária do seu estado.

Para se qualificar para licenças e autorizações comerciais, contratar e pagar funcionários e declarar impostos estaduais e locais, você precisará, no mínimo, de um número de identificação fiscal estadual.

Quando precisarei de um novo EIN?

Geralmente, você só precisará enviar um novo pedido de EIN se sua empresa passar por uma mudança na propriedade ou estrutura empresarial. Não é necessário obter um novo EIN se você renomear sua empresa ou mudá-la para um local diferente.

Dito isso, como proprietário único, você é legalmente obrigado a fazer um novo pedido de EIN se:

• Você está passando por um processo de falência.
• Você constituiu uma empresa (leia sobre os benefícios de constituir uma empresa)
• Você aceitou sócios e administrou seu negócio como uma parceria.
• Você comprou ou herdou uma empresa existente que administra como uma empresa individual.

E se eu cometer um erro ao solicitar um EIN?

Se você cometer um erro, precisará enviar uma carta ao IRS — de preferência em papel timbrado da sua empresa — explicando o que aconteceu. Você deve incluir seu próprio nome como parte responsável, bem como o nome da sua empresa, para esclarecer as coisas. Também é uma boa ideia incluir o aviso de confirmação do EIN que você recebeu.

Você não pode ligar ou acessar a internet para fazer ajustes, e não quer preencher um novo formulário de solicitação de EIN (Formulário SS-4) — isso só tornará as coisas mais confusas para o IRS.

Conclusão

Independentemente de você precisar ou não de um EIN, há vários bons motivos para obter um. Isso pode ajudar a proteger sua identidade, fazer com que você pareça mais profissional para os outros e simplificar a declaração de impostos. Portanto, se você está pensando em abrir uma empresa individual, definitivamente vale a pena obter um EIN.