Preciso de uma licença comercial? seu guia para estar em conformidade com a lei

Como freelancer, você provavelmente começou a fazer o que faz como hobby, mas agora está enfrentando um problema diferente: os freelancers precisam de uma licença comercial? Há alguma vantagem em adquirir um - ou riscos em não adquirir um?

Independentemente do trabalho freelance que você faça, é preciso pensar em quanto dinheiro pretende ganhar com ele, bem como na sua intenção. Se você planeja transformar seu trabalho freelance em uma carreira, talvez seja interessante se informar sobre como obter uma licença para sua pequena empresa.

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Estruturas empresariais mais comuns para proprietários de pequenas empresas

Muitas vezes, a entidade empresarial que você solicitará dependerá do local onde você está emitindo, bem como do que você planeja fazer com sua empresa no futuro. Dependendo da estrutura da sua empresa, você pode ou não precisar obter uma licença comercial.

Aqui estão os tipos de estrutura empresarial mais comuns que os trabalhadores independentes normalmente escolhem:

Empresa individual

Começar uma empresa individual representa uma boa opção para empresários que atuam principalmente sozinhos no que fazem. Por exemplo, se você é freelancer e é o único a realizar o trabalho para o seu cliente, então esta pode ser a escolha mais adequada.

Com uma empresa individual, seu negócio freelance será registrado em seu nome. Isso significa que não haverá distinção legal entre sua empresa e seu nome.

Com uma empresa individual, você poderá colocar todos os lucros do negócio no seu próprio bolso. Como você não terá sócios ou acionistas em sua sociedade de responsabilidade limitada, poderá tomar todas as decisões sozinho, e todo o dinheiro irá para sua conta.

Também não haverá necessidade legal de solicitar uma licença, pois o registro servirá como prova de atividade comercial. Você só pode se inscrever se precisar de credibilidade extra para seus clientes.

A principal desvantagem de uma empresa individual é que você tem responsabilidade pessoal por qualquer coisa que possa dar errado. Não há diferença legal entre você e sua empresa. Portanto, se você é proprietário único e sua empresa falir, seus bens pessoais estarão em risco.

As empresas individuais são geralmente uma boa opção quando os freelancers precisam de uma licença comercial e têm um baixo risco de ocorrerem disputas legais. Se você registrar sua empresa como a única pessoa nela, isso pode poupar muitos aborrecimentos a longo prazo.

Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC)

Uma LLC é uma mistura entre uma empresa individual e uma corporação. Aqueles que optarem por este tipo de negócio terão proteção legal caso algo aconteça com seus negócios.

Ao contrário de ser um proprietário único, uma LLC se beneficia da proteção de seus bens pessoais caso você entre com um pedido de falência ou enfrente um processo judicial. Você também evita impostos corporativos, pois suas perdas e lucros vão diretamente para sua declaração de imposto de renda pessoal.

Com uma LLC, você tem a liberdade de alterar a classificação fiscal federal da sua empresa. A longo prazo, isso permite que você economize dinheiro, pois não pagará por uma classificação tributária à qual não pertence.

Uma LLC oferece proteção de responsabilidade limitada, o que pode ser tanto uma vantagem quanto uma desvantagem. Seus ativos estão protegidos com esse tipo de licença comercial, mas, ao mesmo tempo, você não recebe tanta cobertura de proteção. A longo prazo, isso ainda pode colocá-lo em risco.

A desvantagem é que, em comparação com uma empresa individual, uma LLC é um pouco mais difícil de registrar. Você também acabará pagando mais impostos do que pagaria como proprietário único. Isso torna as LLCs uma solução conveniente para proprietários de pequenas empresas com poucos funcionários, mas também um pouco mais cara.

Sociedade Anônima de Tipo S

Ao fazer uma seleção do IRS, você pode receber o status de S-corporation (ou simplesmente S-corp). Antes de fazer isso, você precisa primeiro registrar uma corporação ou algum tipo de empresa, como uma LLC.

A principal vantagem de uma S-corporation é que você poderá economizar dinheiro na hora de pagar os impostos. Suas perdas e seus lucros serão incluídos na declaração de imposto de renda pessoal, caso em que sua pequena empresa não será tributada. A Previdência Social e o Medicare são as áreas em que você tem mais chances de obter vantagens fiscais.

Além disso, esse tipo de entidade empresarial oferece proteção de responsabilidade limitada. Como seu nome e o nome da entidade comercial são separados, você não será responsabilizado pessoalmente pelo que aconteceu. Claro, haverá alguma responsabilidade, mas, como o nome sugere, a responsabilidade é limitada.

Se você precisa de uma licença comercial e opta por uma S-corporation, então precisa ter em mente que as regras do IRS são um pouco mais complicadas. A proteção de responsabilidade limitada, embora vantajosa em alguns casos, também pode ser desvantajosa para uma pequena empresa.

Em comparação com uma empresa individual ou uma LLC, as despesas também são mais elevadas. Os custos operacionais costumam ser elevados, portanto, essa é uma boa opção apenas se você já tiver uma grande carteira de clientes e quiser expandir seus negócios.

Tipos de licenças comerciais

Agora que você sabe exatamente que tipo de negócio freelance deseja administrar e já tem toda a documentação e o registro necessários, certifique-se de escolher a licença comercial adequada.

Lembre-se de que, ao registrar sua empresa sob uma licença comercial geral, ela deve se enquadrar em uma determinada categoria comercial. Aqui está o que você deve saber:

Operando sob o nome comercial (DBA)

A DBA é uma licença comercial necessária caso você esteja administrando sua empresa sob um nome que não seja o seu. Por exemplo, se você fosse uma freelancer chamada Lily Richardson, poderia dar à sua empresa um nome que não fosse necessariamente o seu.

Tenha em mente que, se você planeja manter seu próprio nome para sua empresa, não há necessidade de um DBA. Você pode continuar como está.

Licença municipal ou distrital

Se você decidir trabalhar como freelancer e não precisar de um DBA, poderá optar pela licença comercial clássica da cidade ou do município. Uma licença municipal ou distrital é uma autorização que permite que você receba sua receita tributária e lhe dá permissão para fazer negócios naquele local.

Dependendo da área em que você atua, pode ser necessário ou não obter uma licença comercial. Depende principalmente do tipo de negócio que você administra. Por exemplo, se você for um empresário individual, não será necessário obter uma licença comercial. Você pode circular com o registro da sua empresa individual.

Por outro lado, se você precisar obter uma licença do município ou da cidade, terá que ir ao escritório, preencher os formulários necessários e pagar a taxa exigida para obter sua licença comercial.

Regulamentos de zoneamento

Quando você começa a trabalhar como freelancer, pode ser necessário obter uma licença para exercer sua atividade freelance em casa. Isso geralmente se aplica àqueles que decidem trabalhar em seu escritório em casa, em vez de um escritório real ou um espaço de coworking.

Dependendo de onde você estiver, pode ou não ser necessária uma licença comercial alternativa para o zoneamento. Algumas áreas podem resultar em uma multa se você trabalhar em casa sem licença. É por isso que vale a pena verificar se você precisa dessa licença para trabalhar em casa.

O tipo de negócio que você administra também influenciará a necessidade ou não dessa licença. Por exemplo, se você estiver realizando trabalho físico e precisar de uma variedade de ferramentas operacionais, talvez seja necessário obter uma autorização para isso. Por outro lado, se você estiver trabalhando como freelancer na área de marketing ou oferecendo serviços de consultoria, talvez não precise desse tipo de licença comercial.

Quanto custa obter uma licença comercial?

Aqueles que precisam de uma licença comercial ficarão felizes em saber que não precisam gastar muito dinheiro para se registrar. Na verdade, custará apenas entre US$ 34 e US$ 100.

A taxa normalmente depende do local onde você está abrindo sua empresa. Todas as cidades ou estados têm suas próprias taxas. Dependendo de onde você opera sua empresa, você pode pagar uma taxa única ou uma taxa anual. Serve para se familiarizar com as leis do seu estado.

Benefícios de obter sua licença comercial como freelancer

Caso não tenha ficado claro, obter uma licença comercial traz vários benefícios. Aqui estão alguns deles:

Você obtém uma sensação de legitimidade

Hoje em dia, todos procuram um profissional experiente para contratar seus serviços. Se descobrirem que você não possui licença para exercer sua profissão, as pessoas podem ficar relutantes em contratá-lo, por medo de golpistas.

Uma licença com o seu nome, que lhe permite fornecer um recibo oficial, deixará os seus clientes mais tranquilos. Eles se sentirão mais confiantes ao contratar seus serviços. Além disso, como alguém com uma licença comercial geral, deve ser muito mais fácil para você divulgar seu nome.

Pagamentos de impostos duplicam como prova de rendimentos

Sempre que você tentar solicitar um empréstimo ou um cartão de crédito, precisará apresentar um comprovante de renda - que você realmente recebe por algo e que será capaz de pagar seu empréstimo. Como freelancer sem licença, você pode não ter como comprovar sua renda.

No entanto, se você tiver uma licença comercial, a declaração anual de imposto de renda servirá como comprovante de renda. Guarde todos esses documentos para que você possa usá-los quando solicitar um empréstimo, seja em um banco ou em uma empresa de empréstimos privada.

Leia nosso guia para declarar impostos como empresário individual.

Você evita penalidades

Pode parecer tedioso continuar pagando impostos agora que você tem uma licença comercial. No entanto, a longo prazo, isso realmente ajudará você a manter sua renda segura. Sua licença comercial solicitará que você pague seus impostos em dia, permitindo que você evite sobretaxas e multas.

Você evita acusações de evasão fiscal

De acordo com as leis do IRS, os empresários devem pagar impostos sobre os seus rendimentos. A evasão fiscal é ilegal e você será punido por isso, independentemente do estado em que vive. Ao obter uma licença comercial para freelancer, você se tornará elegível para o pagamento de impostos e, portanto, evitará acusações de evasão fiscal.

Como me torno um freelancer legalmente?

Tornar-se um freelancer legal pode parecer para alguém como uma “maneira fácil de sair do mundo dos negócios”. No entanto, mesmo que você trabalhe por conta própria, prestando serviços como freelancer, você ainda é um tipo de empresário — seu próprio chefe, por assim dizer.

Isso significa que, para oferecer seus serviços, você deve se tornar um empresário. Você precisa passar por todas as etapas importantes, o que inclui obter uma licença comercial.

Configurar um site

Isso pode não parecer ter muito a ver com a parte jurídica de um negócio, mas, na verdade, tem tudo a ver com isso. Toda empresa precisa deixar sua marca, e um site é a melhor maneira de divulgar sua presença.

Obtenha um cartão de visita

Como freelancer, você deve ser capaz de entrar em contato com clientes e divulgar seu nome. Os cartões de visita são uma boa maneira de mostrar que você leva os negócios a sério e também o ajudarão a obter uma licença. Afinal, junto com o site, um cartão de visita servirá como prova de que você leva seu negócio a sério.

Selecione a estrutura empresarial

Como freelancer trabalhando por conta própria, você precisa determinar qual estrutura empresarial funciona melhor para você. Você pode escolher entre empresa individual, LLC ou s-corp, dependendo de quantas pessoas trabalham com você. Leia mais sobre as vantagens de constituir uma empresa.

Obtenha suas licenças e autorizações

Você determinou qual estrutura empresarial deseja para sua atividade freelance. Agora é hora de você solicitar a licença ou autorização propriamente dita. Aqui, você também pode determinar se deseja uma DBA ou uma licença local. Verifique também os regulamentos da sua região.

Conheça seus impostos estimados

Agora que você está trabalhando legalmente como freelancer, precisa saber tudo sobre o prazo para o pagamento de impostos. Na maioria dos casos, você terá que pagar trimestralmente. Certifique-se de guardar todos os seus recibos como comprovante de pagamento.

Comece a trabalhar como freelancer

Neste momento, você está legalmente pronto. Tudo o que você precisa fazer é oferecer seus serviços freelance para aqueles que o contratam e pagar suas dívidas durante a temporada de impostos. Agora você é um empresário legal, portanto, terá que efetuar pagamentos conscientemente.

E se eu não obtiver uma licença comercial?

Se você operar sem uma licença comercial, há uma boa chance de estar se colocando em risco. Mesmo que finja ignorância ou se faça de bobo, isso não lhe trará nenhum benefício. Você precisa de uma licença comercial e, se não conseguir obtê-la, será cobrada uma multa.

No início, a multa pode ser pequena. No entanto, quanto mais você evitar o licenciamento, mais você pagará por isso. Se o governo descobrir que você tem operado um negócio sem licença por algum tempo, eles podem cobrar retroativamente.

Qual é o valor da multa?

A penalidade dependerá de vários fatores, como há quanto tempo você administra o negócio e quantos serviços você presta regularmente. Você pode pagar apenas US$ 20 ou talvez tenha que pagar a quantia considerável de US$ 500.

Pode não parecer muito, mas 500 dólares podem causar um revés no seu trabalho. Você ficará sem fundos e poderá ter que aceitar mais projetos do que consegue lidar apenas para cobrir o déficit.

Em circunstâncias extremas, evitar a licença comercial pode levar à prisão, processo judicial ou encerramento do negócio, uma vez que seus bens pessoais tenham sido apreendidos. Isso geralmente acontece com aqueles que obtêm grandes lucros com seus negócios, sem realmente se registrarem.

Perguntas frequentes

Trabalhar na área freelance pode parecer confuso em alguns pontos, e você pode ter algumas dúvidas. Aqui estão algumas das perguntas mais frequentes, juntamente com suas respostas:

Os empresários podem ser freelancers?

Cada vez mais pessoas estão contratando freelancers para fazer seu trabalho. Pode ser uma entidade empresarial que procura contratar um colaborador adicional ou um cliente que procura uma pessoa para realizar um trabalho. Isso permite que freelancers ou empresas individuais se tornem trabalhadores autônomos , administrando seus próprios negócios legais.

Por que os freelancers precisam de uma licença?

Uma licença comercial registra você como proprietário de uma empresa ou serviço, permitindo que o IRS (Receita Federal dos EUA) acompanhe suas atividades e possibilitando que você obtenha deduções fiscais. Toda a renda, por menor que seja, precisa ser declarada — e fazê-lo sob uma licença comercial é a maneira mais fácil de evitar acusações de evasão fiscal.

Preciso de uma LLC como freelancer?

A resposta rápida é: não, você não precisa necessariamente de uma LLC para trabalhar como freelancer. Sua conta de impostos também não diminuirá muito, caso opte por uma licença com esse tipo de entidade empresarial. A única maneira de isso poder ajudá-lo é se seus rendimentos no formulário 1099 forem bastante significativos.

Como os freelancers declaram seus rendimentos?

Para que os freelancers declarem seus rendimentos, eles precisam preencher o Anexo C do Formulário 1040. É aqui que todas as receitas e despesas serão declaradas. Outros formulários também podem ser necessários, dependendo do tipo de negócio que você escolheu administrar.

Posso contratar pessoas se for freelancer?

Desde que você tenha sua licença comercial, como freelancer, também pode contratar pessoas para ajudá-lo em seu trabalho contínuo. Você pode contratá-los para o período completo, para ajudá-lo a concluir projetos, ou pode contratá-los para projetos menores ocasionais. A única questão é que você será o responsável pelo pagamento.

Conclusão

Então, os freelancers precisam de uma licença comercial? Sim, eles fazem isso. Os freelancers são basicamente um tipo de empresário - prestadores de serviços independentes que decidiram trabalhar por conta própria.

E, como todo tipo de empresário, você precisará de uma licença para o trabalho que realiza. Isso fará de você um contribuinte regular e você não correrá o risco de ser acusado de evasão fiscal.