Health Coach Contract Template

Modelo de contrato de entrenador de salud.

Una plantilla de contrato de coaching de salud es un documento estructurado que describe los términos de una relación de coaching. Describe los servicios, las responsabilidades, las condiciones de pago y las garantías para que ambas partes sepan qué esperar. Dado que no se trata de un tratamiento médico, la plantilla ayuda a mantener el coaching centrado en el estilo de vida, los hábitos y los objetivos de bienestar, al tiempo que se mantiene un tono profesional y claro en la redacción.

¿Cuál es el propósito de un acuerdo de coaching de salud?

Un acuerdo de coaching de salud es un documento claro y reutilizable que establece los términos en los que un coach de salud presta sus servicios a un cliente.

No se trata de un tratamiento médico, sino que se centra en el estilo de vida, los hábitos y los objetivos de bienestar. El objetivo es armonizar las expectativas, reducir los malentendidos y proporcionar un marco jurídico para trabajar juntos. Al detallar lo que se incluye, la frecuencia de las sesiones y cómo se realiza el seguimiento del progreso, el contrato ayuda a evitar disputas y hace que la relación de coaching sea más fluida para ambas partes.

Un acuerdo sólido también explica el alcance del trabajo, los límites, la privacidad y las protecciones de responsabilidad. Por ejemplo, puede especificar sesiones semanales durante un período de 12 semanas, cómo se definen los objetivos y cómo se almacena y comparte la información. También aclara lo que el entrenador puede y no puede hacer, lo que ayuda a mantener el entrenamiento profesional y centrado en el bienestar, en lugar de en el asesoramiento médico.

Plantilla de contrato de coaching de salud

Una plantilla de contrato de asesor de salud es un documento reutilizable que establece los términos en los que un asesor de salud presta servicios a un cliente. Sirve como base de la relación de coaching y se puede personalizar para diferentes clientes o programas. En 2025, muchos entrenadores utilizan herramientas en línea para la programación y los pagos, como Calendly para las reservas y Stripe o PayPal para los pagos, lo que facilita el intercambio y el cumplimiento de las condiciones. También ayuda a separar el coaching del tratamiento médico, manteniendo la relación profesional y centrada en los cambios de estilo de vida.

Además, la plantilla debe reflejar las prácticas actuales del sector, incluyendo formatos de sesión flexibles (sesiones de 60 minutos o revisiones de 30 minutos) y opciones de paquetes (contratos mensuales o precios por sesión). Este enfoque ahorra tiempo, reduce las disputas y facilita la incorporación y las renovaciones si amplía su negocio. Para los autónomos, el uso de una plantilla sólida crea coherencia entre los clientes y proporciona una vía clara para el crecimiento.

Hay varios tipos de plantillas de contratos de coaching de salud disponibles, cada una con sus ventajas y desventajas.

• Duración del contrato
• Plazo y renovación
• Descripción de los servicios
• Responsabilidades del coach y del cliente
• Pago y sesiones
• Confidencialidad
• Cancelaciones y reembolsos
• Limitación de responsabilidad
• Resolución de disputas
• Legislación aplicable
• Firmas

Fundamentos del contrato de entrenador de salud para definir la relación

Una plantilla de contrato de asesor de salud bien redactada comienza por nombrar quiénes son las partes implicadas, por qué existe el acuerdo y cuál es su duración. Los términos claros establecen el tono para la confianza y la responsabilidad, lo que ayuda tanto al cliente como al coach a trabajar hacia los objetivos de bienestar con menos sorpresas. En 2025, la mayoría de los profesionales combinan una declaración de intenciones clara con detalles sobre el alcance, la duración y la renovación para mantener la transparencia en la relación.

Objetivo del acuerdo y alcance de los servicios de coaching

El objetivo de este acuerdo es detallar las condiciones en las que el asesor de salud ayudará al cliente a alcanzar sus objetivos de bienestar. Debe quedar claro que el coaching es educativo y de apoyo, no terapia ni tratamiento médico. Utilice un lenguaje sencillo para que los clientes comprendan sus derechos y responsabilidades desde el primer día. La sección debe incluir una breve descripción de los servicios generales, como orientación nutricional, asesoramiento sobre hábitos y controles de responsabilidad, sin entrar en detalles sobre el plan sesión por sesión.

Asegúrese de describir el alcance a un alto nivel, para que ambas partes sepan qué se incluye. Por ejemplo, puedes mencionar actividades generales como el establecimiento de objetivos, el seguimiento del progreso, la formación de hábitos y las estrategias de cambio de comportamiento. Evite prometer plazos para cada sesión de coaching; en su lugar, indique que los resultados están vinculados al plan de coaching y al paquete adquirido.

Incluye una frase sobre la exención de responsabilidad médica y los límites: el coaching no es un consejo médico, y si surgen problemas médicos, consulta a un profesional autorizado. Además, este contrato establece las expectativas del coach y los clientes, lo que ayuda a garantizar que el coach satisfaga las necesidades de sus clientes.

Duración, renovación y calendario de las sesiones de coaching

La sección «Plazo» debe especificar la fecha de inicio y una fecha de finalización fija o un acuerdo mensual renovable. Por ejemplo, un programa de seis meses podría durar desde el 1 de enero hasta el 30 de junio de 2025, con una opción independiente para renovarlo. Si prefiere un apoyo continuo, indique que el contrato continuará mes a mes hasta que cualquiera de las partes notifique su rescisión, con el plazo de preaviso correspondiente.

Incluya detalles sobre la duración y la forma de impartir las sesiones: por ejemplo, sesiones de 45-60 minutos; realizadas a través de Zoom, por teléfono o en persona; y la frecuencia con la que se llevan a cabo las sesiones, como llamadas semanales o controles mensuales. Describa también cómo funciona la reprogramación a alto nivel y mencione el lenguaje de renovación: renovación automática y cómo rechazar la renovación con previo aviso (por ejemplo, 30 días).

Añade una política de cancelación y una postura de reembolso sencillas: ambas partes deben avisar con antelación para cambiar la fecha o cancelar; los plazos habituales son de 24 horas, y anota dónde se envían los avisos para mantener todo organizado. Esto ayuda a evitar que los cambios de última hora descarrilen los objetivos.

Descripción de los servicios y paquetes de coaching

En esta sección se debe enumerar lo que se incluye en el contrato: los tipos de servicios, el número de sesiones, el acceso entre sesiones (correo electrónico, mensajería) y cualquier recurso proporcionado. Aclare cómo entregará los materiales, hará un seguimiento del progreso y compartirá las novedades para que los clientes sepan lo que obtienen con cada paquete.

Si ofreces paquetes, como un paquete de 6 sesiones o un programa de 12 semanas, desglosa los paquetes o niveles y vincula cada uno de ellos a resultados claros. Por ejemplo, un paquete puede incluir un plan de bienestar personalizado, controles semanales, acceso a hojas de trabajo y asistencia por correo electrónico en un plazo de 24 horas en días laborables.

Explique las expectativas y los límites: indique cualquier restricción en cuanto a los plazos de respuesta, las disposiciones de confidencialidad y la forma de entrega de los productos finales (plantillas digitales, archivos PDF o un portal para clientes). Esto ayuda a los clientes a comparar opciones y saber exactamente lo que están comprando.

Cómo establecer las responsabilidades del cliente y del coach

Los asesores de salud, consultores de bienestar y entrenadores personales que prestan servicios de asesoramiento deben utilizar esta plantilla para establecer acuerdos claros con sus clientes. Esta claridad reduce las expectativas erróneas y favorece una relación profesional y colaborativa. En esta sección, aprenderás a estructurar las responsabilidades para que ambas partes sepan dónde comienza la ayuda y dónde termina la responsabilidad, lo cual es especialmente importante para las sesiones continuas, el seguimiento de objetivos y las revisiones del progreso.

Responsabilidades del cliente y expectativas de participación

En esta sección, describa lo que el cliente se compromete a hacer para participar activamente en la relación de coaching. Comience por especificar la asistencia, la puntualidad y el compromiso con las acciones acordadas. Por ejemplo, los clientes deben asistir puntualmente a las sesiones, completar las tareas asignadas dentro del plazo acordado y compartir información veraz sobre su historial médico y sus preocupaciones actuales. También puede indicar que los clientes consultarán a sus propios proveedores de atención médica según sea necesario antes de realizar cambios en los planes médicos.

A continuación, recalca que el cliente es responsable de sus propias decisiones y resultados. La plantilla debe dejar claro que el entrenador proporciona orientación, no asesoramiento médico ni garantías de resultados. Incluya una cláusula que indique que las decisiones y sus resultados son responsabilidad del cliente, y que el progreso depende de una participación constante y de elecciones informadas. Es útil hacer referencia a los formularios de admisión o las hojas de trabajo para establecer objetivos que los clientes deben completar antes de comenzar, y señalar cómo se debe comunicar la información actualizada.

Por último, mencione cómo se utilizará y actualizará la información. Solicitar a los clientes que rellenen o actualicen los cuestionarios de admisión, los formularios de consentimiento y cualquier registro de progreso en los hitos acordados. Esto mantiene el plan de coaching preciso y alineado con los objetivos en constante evolución, al tiempo que garantiza que se respeten la privacidad y el consentimiento durante todo el proceso.

Responsabilidades y estándares profesionales del coach de salud

En esta subsección se establece lo que el entrenador se compromete a proporcionar y las normas que sigue. Comience con el compromiso de crear un entorno seguro y respetuoso, en el que la dignidad y la confidencialidad del cliente sean fundamentales. El contrato debe especificar que las conversaciones serán confidenciales dentro de los límites legales y que el coach mantendrá una postura imparcial, lo que permitirá un intercambio sincero y un progreso constante.

A continuación, describa los servicios de coaching en sí. Incluir orientación basada en pruebas dentro del ámbito de actuación del entrenador, con límites claros sobre lo que se ofrece y lo que no. Por ejemplo, los entrenadores pueden proporcionar estrategias para cambiar el comportamiento, responsabilidad y orientación sobre el estilo de vida, al tiempo que derivan a los clientes a profesionales sanitarios cualificados para que les realicen evaluaciones médicas o les proporcionen tratamiento cuando sea necesario. La plantilla también debe establecer las expectativas en cuanto a la duración de las sesiones, las tarifas y los detalles de la política, y indicar explícitamente que no se pueden garantizar resultados específicos en materia de salud.

Por último, haga referencia a las normas profesionales y la ética. Tenga en cuenta el cumplimiento de los códigos éticos o normas profesionales reconocidos, como los de la Federación Internacional de Coaching (ICF), la Junta Nacional Certificada de Coaching en Salud y Bienestar (NBC-HWC) o un marco de práctica de estilo empresarial (por ejemplo, el estilo AWB). El contrato puede incluir declaraciones sobre el desarrollo profesional continuo, la confidencialidad y el proceso para abordar inquietudes o quejas, lo que refuerza una relación creíble y conforme a las normas.

Gestionar la comunicación y los límites

Esta subsección proporciona normas claras sobre cómo y cuándo los clientes deben comunicarse con el coach. Comience con los canales preferidos (por ejemplo, un portal seguro o un correo electrónico designado) y los tiempos de respuesta habituales, como 24 a 48 horas en días laborables. Mencione que es posible que el entrenador no pueda responder de inmediato y que los asuntos urgentes deben tratarse a través de los canales médicos adecuados. Esto ayuda a establecer expectativas realistas y reduce la presión en ambos lados.

A continuación, defina los límites del soporte de mensajería. Indique los tipos de preguntas o temas que el entrenador puede abordar entre sesiones y especifique qué se considera comunicación de emergencia y qué no. Aclare que el entrenador no está disponible para emergencias médicas y aconseje a los clientes que se pongan en contacto con los servicios de emergencia o con su médico de cabecera si necesitan ayuda urgente. También puede establecer límites en cuanto al contacto fuera del horario laboral, la disponibilidad durante los fines de semana y si se supervisan los mensajes de voz o los mensajes de texto.

Por último, refuerza los límites profesionales. Incluya orientación sobre el cumplimiento de los horarios programados, el respeto de la privacidad y la evitación de revelaciones personales más allá del ámbito acordado para el coaching. Utilice nuestra plantilla de contrato de asesoramiento en materia de salud para formalizar acuerdos y proteger a ambas partes en las relaciones con los clientes.

Cómo estructurar las condiciones de pago y los detalles de la sesión

Las condiciones de pago claras y las políticas de sesión ayudan a proteger el flujo de caja y mantienen a los clientes informados sobre los costes y la programación. En una plantilla de contrato de asesor de salud, debes especificar las tarifas, los ciclos de facturación, los métodos de pago y cómo se reservan y cancelan las sesiones. A continuación, se incluyen directrices prácticas y lenguaje concreto que puede adaptar a su práctica en 2025, con ejemplos listos para usar que minimizan la ambigüedad.

Tarifas de coaching, paquetes y descuentos

Indique el coste total, la tarifa por sesión y cómo se cobran los pagos para que los clientes sepan exactamente lo que deben pagar y cuándo. Por ejemplo, un programa de 8 semanas puede tener un precio de 720 dólares, o los clientes pueden optar por una tarifa por sesión de 95 dólares. Si ofreces paquetes, un paquete de 6 sesiones podría costar 540 $ con pago por adelantado, mientras que un programa de 12 sesiones podría costar 1080 $ con sesiones programadas a lo largo de tres meses. Enumera los métodos de pago aceptados, como Visa, MasterCard, American Express, transferencias ACH, PayPal y Stripe, y especifica las fechas de vencimiento (por adelantado, mensualmente o por sesión). Incluya cualquier descuento para trabajadores sanitarios o clientes existentes, por ejemplo, un descuento del 15 % para enfermeros y médicos o un descuento del 5 % por fidelidad para clientes habituales, y explique cómo se aplican estos descuentos (no acumulables con otras promociones, se aplican al precio total del paquete). Explique también los gastos de tramitación y gestión de impuestos para que los clientes comprendan lo que se les va a cobrar.

Utilice un lenguaje preciso y evite términos ambiguos; especifique cómo se comunicarán los cambios en los precios y asegúrese de que el contrato cubra los impuestos y las comisiones del procesador. Esta claridad ayuda a evitar disputas y facilita la facturación continua para ambas partes.

Condiciones de pago, pagos atrasados y cargos fallidos

Explique cómo funcionan los pagos recurrentes y los planes de pago a plazos para que los clientes sepan cómo se les factura a lo largo del tiempo. Por ejemplo, ofrezca un pago automático mensual de 150 dólares por un plan de coaching de 6 meses, o un pago mensual de 300 dólares durante 3 meses, por un total de 900 dólares. Si un pago falla, conceda un periodo de gracia de 5 días y aplique un recargo por demora de 15 $; suspenda los servicios tras dos cargos fallidos consecutivos. Indique claramente si las tarifas son reembolsables o no reembolsables y vincúlelo a la política de cancelación para mantener la coherencia. Describa cómo notificará a los clientes sobre los problemas de pago (correo electrónico en el plazo de un día hábil, seguido de un segundo recordatorio) y qué pasos se siguen antes de la rescisión. Anote las plataformas de pago que utiliza (Stripe, PayPal o transferencia bancaria directa) y quién asume los gastos de tramitación.

Asegúrate de que los términos coincidan con las políticas de cancelación y reembolso para que el cliente entienda cuándo se pueden hacer reembolsos y cómo se hacen (por ejemplo, al método de pago original en un plazo de 10 días hábiles). Describa también el proceso para resolver disputas o negociar acuerdos alternativos, de modo que haya un camino claro antes de que se produzca cualquier interrupción del servicio.

Procedimientos de sesión, cancelaciones y reembolsos

Detalla cómo reservar y reprogramar sesiones, y cómo funcionan los reembolsos y los créditos. Utiliza una herramienta de programación (como Calendly o el portal de clientes) para facilitar las reservas y los cambios de reserva, y especifica los requisitos de notificación, que suelen ser de 24 a 48 horas para cancelaciones o cambios de fecha. Indique cuántas sesiones se pueden reprogramar sin penalización y si hay sesiones presenciales o virtuales disponibles (Zoom, Google Meet o en la oficina). Explique cómo se gestionan las ausencias y qué opciones de crédito o reembolso existen si se pierde una sesión, incluyendo cualquier plazo para reclamar un crédito. Por último, asegúrese de que estos procedimientos se ajusten a las condiciones generales de pago para evitar contradicciones en su plantilla de contrato de asesor de salud.

Si el entrenador debe cancelar una sesión, ofrezca un reembolso completo o una reprogramación obligatoria sin coste adicional, y comuníquelo rápidamente a través del método de contacto preferido por el cliente. Si el cliente cancela dentro del plazo permitido, proporcione un crédito para futuras sesiones o un reembolso parcial basado en el valor restante del programa prepagado. Cuando se aprueben los reembolsos, especifique el plazo para su tramitación y el método utilizado para emitir los fondos, garantizando la transparencia y la equidad para ambas partes.

Cómo cubrir la confidencialidad, la responsabilidad y las cláusulas legales

En esta sección se explican las cláusulas legales y de protección esenciales que deben incluirse en una plantilla de contrato de asesor de salud. Ayuda a aclarar los límites de la privacidad, limitar la exposición legal y garantizar que el acuerdo se mantenga en caso de disputa. Utilice un lenguaje claro y sencillo, y ejemplos concretos, para que tanto usted como su cliente sepan qué esperar.

Garantizar la confidencialidad & fiabilidad

La redacción de una cláusula de confidencialidad establece expectativas claras en materia de privacidad y define qué información se mantiene privada. Comience por nombrar los tipos de información que deben permanecer confidenciales, como las notas de las sesiones, los objetivos, los datos personales de salud y cualquier formulario de admisión. Incluya excepciones explícitas para situaciones exigidas por la ley, como riesgo de daño, abuso u órdenes judiciales, para que ambas partes comprendan cuándo la divulgación es obligatoria por ley.

Ten en cuenta que, aunque los entrenadores respetan la privacidad, es posible que no estén sujetos a las mismas regulaciones que los proveedores de atención médica con licencia. Si maneja información médica protegida (PHI) como socio comercial, es posible que necesite un acuerdo relacionado con la HIPAA; de lo contrario, indique claramente que la HIPAA no se aplica a su relación de coaching. Aborda también cómo se almacenan los datos y quién puede acceder a ellos, incluidas las herramientas de terceros que utilizas para enviar mensajes, programar citas o tomar notas. Por ejemplo, mencione que las notas almacenadas en Google Drive cifrado con autenticación de dos factores solo serán accesibles para el coach y el cliente.

Por último, especifique los procedimientos de retención de datos y de violación de la seguridad. Recomendar un período de retención (por ejemplo, «los registros se conservarán durante 3-5 años después de la última sesión») y exigir que se notifique cualquier violación de datos en un plazo de 72 horas, si es posible. Incluya una breve declaración indicando que el cliente puede solicitar el acceso o la eliminación de sus datos dentro de los límites de la legislación aplicable, y que usted cumplirá con lo establecido en el contrato. Estos detalles evitan disputas y establecen expectativas claras en materia de privacidad desde el primer día.

Exención de responsabilidad y limitación de responsabilidad

Una advertencia clara ayuda a establecer las expectativas de que el coaching no es atención médica y no sustituye el consejo de un médico. Comience con una frase sencilla que explique que los servicios de coaching están destinados al desarrollo personal y al apoyo del bienestar, y no al diagnóstico, tratamiento o atención médica. Anime a los clientes a consultar a profesionales sanitarios titulados para cuestiones médicas y recuérdeles que el entrenador no sustituye al asesoramiento médico profesional.

Limite la responsabilidad indicando que el coach no es responsable de las decisiones, acciones o cualquier resultado o efecto adverso que se derive de la aplicación de las sugerencias. Utilice cláusulas habituales de limitación de responsabilidad, como la exclusión de daños consecuentes y la limitación de la responsabilidad a los importes pagados en virtud del acuerdo. Por ejemplo, se puede decir que la responsabilidad total no excederá las tarifas pagadas durante la vigencia del contrato. Haga hincapié en que, aunque usted se esfuerza por ofrecer una orientación útil, los resultados dependen del esfuerzo del cliente y de factores externos que escapan a su control.

Fomentar una revisión legal para adaptarse a las normas locales. Una breve nota como «consulte a un abogado para adaptar esta cláusula a su jurisdicción» ayuda a garantizar que el lenguaje se ajuste al lugar donde opera. Si incluye cláusulas de indemnización o renuncia en su plantilla general, asegúrese de que estén claramente separadas de las exenciones de responsabilidad del coaching para evitar confusiones. Estos pasos mantienen la viabilidad del acuerdo y protegen a ambas partes sin prometer resultados excesivos.

Legislación aplicable, resolución de disputas y honorarios de abogados

Describa qué ley estatal o nacional rige el contrato y dónde se resolverán las disputas. Esta claridad le ayuda a evitar confusiones futuras sobre qué reglas se aplican si surge un desacuerdo. Para simplificar, puede elegir un estado con una legislación contractual favorable a las empresas y un clima propicio para resolver disputas fuera de los tribunales.

Proporcionar orientación sobre cómo añadir un proceso de resolución de disputas, como la negociación, la mediación o el arbitraje, antes de cualquier acción judicial. Lo habitual es intentar una negociación informal durante 10-20 días, pasar luego a la mediación y, finalmente, al arbitraje vinculante si es necesario. Mencionar un marco específico (por ejemplo, las normas AAA o JAMS) le proporciona un proceso claro y práctico, al tiempo que mantiene un tono no jurídico. Recuerde que el objetivo es resolver los problemas de manera eficiente y privada siempre que sea posible.

Incluya una cláusula sobre los honorarios de los abogados que establezca si la parte ganadora puede recuperar los gastos legales razonables. Un enfoque habitual es decir que la parte ganadora puede recuperar los honorarios, pero si no hay una parte ganadora, cada parte asume sus propios costes. Mantenga un lenguaje general y educativo para evitar comprometerse con un resultado específico en cada caso. Como siempre, consulte a un abogado local para asegurarse de que la cláusula se ajusta a las leyes aplicables en su jurisdicción.

Cláusulas tipo de los contratos estándar

A continuación se incluyen las cláusulas tipo más habituales en una plantilla de contrato de asesor de salud, con breves explicaciones sobre la importancia de cada una de ellas. Esta sección utiliza una lista concisa con viñetas precedida por una breve introducción para que puedas consultar rápidamente por qué estas cláusulas son importantes.

• Rescisión del contrato: Define cuándo cualquiera de las partes puede rescindir el contrato, qué ocurre con las sesiones en curso y cualquier plazo de preaviso. Esto protege tanto al cliente como al coach si cambian las circunstancias (por ejemplo, si el cliente se muda o el coach cambia sus horarios).
• Divisibilidad: Si alguna parte del contrato no es válida, el resto seguirá siendo aplicable. Esto mantiene el acuerdo intacto incluso si una cláusula es anulada en los tribunales.
• Acuerdo completo: Establece que este documento sustituye a los acuerdos y comunicaciones anteriores. Evita que los acuerdos paralelos informales entren en conflicto con el contrato escrito.
• Modificaciones: Especifica que los cambios deben realizarse por escrito y estar firmados por ambas partes. Esto garantiza que todas las actualizaciones se acuerden y documenten, evitando confusiones posteriores.
• Renuncia: Aclara que el hecho de no hacer cumplir un término de inmediato no implica renunciar a él en el futuro. Esto ayuda a mantener la equidad del contrato si surge un problema puntual, pero la cláusula sigue siendo aplicable posteriormente.

¿Cómo encontrar un entrenador y empezar a utilizar los servicios de entrenamiento para mejorar la salud?

Finalizar tu plantilla de contrato de asesor de salud convierte un borrador sólido en un proceso profesional y repetible que puedes utilizar con todos tus clientes. Esta sección le guía a través de la personalización, la revisión de la claridad y el cumplimiento, y un flujo de trabajo de firma fluido para que tanto el coach como el cliente se sientan seguros desde el primer contacto hasta el inicio de los servicios. Si sigues estos pasos, conservarás los elementos esenciales intactos y adaptarás los detalles a cada oferta, lo que hará que todo el proceso sea eficiente y fácil de reproducir en 2025 y más allá.

Personalizar la plantilla para diferentes ofertas de coaching.

La personalización te ayuda a reutilizar el lenguaje básico al tiempo que adaptas cada oferta al cliente. Comience por identificar qué partes del contrato permanecen iguales para todos los clientes y cuáles deben cambiar con cada paquete.

Las secciones fijas deben cubrir las cláusulas legales y las responsabilidades del entrenador, tales como confidencialidad, límites de responsabilidad, legislación aplicable, alcance de los servicios y condiciones de pago estándar. Los elementos variables dependerán del programa específico y del cliente, incluyendo el número de sesiones, las tarifas totales, el calendario y el nombre del programa. Para mantener la eficiencia, utilice marcadores de posición para estos detalles variables, como [CLIENT_NAME], [PROGRAM_NAME], [SESSION_COUNT], [TOTAL_FEE], [START_DATE], [SCHEDULE] y [PAYMENT_TERMS]. A continuación, se puede completar una plantilla de contrato de coach de salud para cada cliente sin necesidad de volver a redactarla desde cero. Por ejemplo, puede tener un documento maestro que declare un programa de 6 semanas con 6 sesiones a 900 dólares, y otra versión para un programa de 12 semanas con 12 sesiones a 1800 dólares, ambos con cláusulas comunes extraídas del mismo texto base.

Al configurar su proceso, cree un flujo claro: defina las ofertas que proporciona, fije las cláusulas fijas e inserte los detalles variables para cada cliente. Utiliza una herramienta de documentos sencilla que ya conozcas, como Google Docs, Microsoft Word o un sistema de plantillas específico como PandaDoc o DocuSign, para mantener las versiones organizadas y editables. Después de rellenar los campos, exporte un contrato específico para el cliente en formato PDF y guarde una copia en la carpeta del cliente. Este enfoque facilita la elaboración de acuerdos precisos y profesionales sin tener que empezar desde cero cada vez.

Revisar el acuerdo para garantizar su claridad y cumplimiento.

Revise el acuerdo para verificar su claridad y conformidad poniéndose en el lugar del cliente. Un contrato sencillo reduce las idas y venidas y establece expectativas claras desde la primera conversación.

Lea el documento para eliminar la jerga y las frases poco claras, y compruebe que las secciones relacionadas coincidan, como por ejemplo que las condiciones de pago coincidan con las normas de cancelación y reprogramación. Compruebe que los términos definidos (por ejemplo, «Sesión», «Programa» y «Cancelación») sean coherentes en todo el documento. Dado que se trata de un documento legal, considere la posibilidad de que un abogado cualificado revise la plantilla, especialmente en lo que respecta a la legislación local, los límites de responsabilidad y cualquier norma específica del sector que afecte a los servicios de bienestar o coaching. En Estados Unidos, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en virtud de la Ley ESIGN y la UETA, que admiten formatos digitales para la ejecución y el mantenimiento de registros; existen protecciones similares en muchas otras regiones, como el marco eIDAS de la UE. Si opera en una jurisdicción con directrices de bienestar únicas, una rápida revisión legal puede evitar disputas futuras y garantizar que cumpla con la normativa en 2025.

Para finalizar tu autoevaluación, realiza una comprobación de legibilidad con el objetivo de alcanzar un nivel de lectura de 8.º grado y asegurarte de que el lenguaje sigue siendo claro. Realice una rápida verificación cruzada de todas las referencias cruzadas (por ejemplo, que el enlace «Política de cancelación» apunte a la sección correcta) y pruebe un escenario de cliente para confirmar que no hay contradicciones entre las secciones (como un depósito no reembolsable que entre en conflicto con una cláusula de programación flexible). Una auditoría breve y estructurada como esta ahorra tiempo más adelante y le ayuda a presentar un documento profesional en el que los clientes confían.

Recoger firmas y confirmar la aceptación.

Explique que cada acuerdo debe estar firmado y fechado tanto por el coach como por el cliente, con los nombres y funciones claramente impresos. Un bloque de firma y una línea de fecha bien formados reducen la confusión y crean un registro de aceptación sólido y legalmente vinculante.

El flujo típico del contrato incluye un bloque de firma para el entrenador y otro para el cliente, además de líneas para las fechas, los nombres impresos y la función de cada parte. Si el cliente es menor de edad, proporcione espacio para que también firme uno de los padres o el tutor. Asegúrese de que el documento incluya una «fecha de entrada en vigor» o «fecha de inicio» definitiva y una declaración clara de que los servicios no comenzarán hasta que se haya firmado el contrato y se haya entregado una copia. Esta claridad ayuda a evitar el inicio accidental del servicio antes de que ambas partes se comprometan por escrito. Incluya una nota indicando que el cliente recibirá una copia debidamente firmada para sus archivos.

Utilice herramientas de firma acreditadas para formalizar el contrato, como DocuSign, HelloSign o PandaDoc, que admiten firmas electrónicas con validez legal y mantienen registros de auditoría. Las firmas digitales son ampliamente aceptadas y legalmente vinculantes en muchas jurisdicciones en virtud de leyes como la Ley ESIGN de los Estados Unidos y marcos equivalentes en otros lugares; confirme siempre los requisitos locales. Después de firmar, guarde la copia firmada de forma segura en su carpeta de clientes o en un CRM con acceso controlado, y confirme la entrega por correo electrónico con una copia adjunta o un enlace seguro. Como práctica recomendada, no comience a prestar servicios de coaching hasta que tenga el contrato firmado en su poder y el cliente confirme la recepción de su copia. Conserve los documentos firmados para sus registros como parte de su política estándar de retención de datos, normalmente durante siete años en muchas pequeñas empresas, cumpliendo al mismo tiempo con las leyes locales de privacidad y protección de datos.

¿Por qué necesitas un contrato de coaching de salud?

Bonsai da soporte a todo el ciclo de vida de los contratos de coaching de salud, desde la creación de plantillas reutilizables hasta el seguimiento de los acuerdos firmados y la automatización de los flujos de trabajo posteriores. Con las actualizaciones de 2025, puede mantener las plantillas conformes, coherentes y listas para implementar en múltiples clientes y programas. Este enfoque ahorra tiempo, reduce los errores y proporciona a tu centro de bienestar una experiencia de incorporación más profesional.

Plantilla de contrato de coaching de salud

Configure una vez el contrato de asesor de salud en Bonsai, añadiendo cláusulas estándar sobre el alcance de los servicios, el pago, la confidencialidad y las protecciones legales, y guárdelo como plantilla maestra. Esta plantilla maestra puede incluir horarios de programas, políticas de cancelación y gestión de datos para cubrir situaciones habituales en tu práctica como coach.

Una vez guardada, puede duplicar rápidamente la plantilla para cada nuevo cliente o paquete, actualizando solo las variables clave, como el nombre del cliente, los detalles del programa y las tarifas. Utiliza marcadores de posición para campos como la fecha de inicio, la duración y las condiciones de pago, a fin de mantener todos los nuevos contratos alineados con tus condiciones básicas y, al mismo tiempo, poder adaptar rápidamente los detalles específicos.

Las ventajas son evidentes: coherencia en todos los acuerdos, menos errores humanos y una experiencia de incorporación más profesional para los clientes. Las plantillas reducen las idas y venidas y te ayudan a presentar un contrato pulido y listo para firmar desde el principio, en todo momento.

Para realizar un seguimiento y gestionar los acuerdos de asesoramiento sanitario en un solo lugar.

Bonsai almacena todos los acuerdos de coaching de salud activos y archivados en una ubicación centralizada, para que puedas ver rápidamente el estado de cada contrato desde un único panel de control. Esta centralización facilita el seguimiento de los acuerdos que se han enviado, consultado, firmado o están pendientes de renovación.

Esta visibilidad facilita la planificación de renovaciones y el seguimiento de fechas de vencimiento, lo que le permite coordinarse con los clientes si actualiza las ofertas o introduce nuevos paquetes. Por ejemplo, puede marcar los contratos que están a punto de caducar y ponerse en contacto con los clientes para ofrecerles programas o precios actualizados antes de que se produzca una interrupción, lo que le permitirá mantener su calendario y su flujo de ingresos estables.

Con documentos, registros de clientes y proyectos integrados, obtienes una única fuente de información veraz para tu práctica de coaching. Vincular los contratos a los perfiles de los clientes y los plazos de los proyectos ayuda a un pequeño equipo de bienestar a mantenerse alineado y receptivo, incluso cuando se pasa de una operación individual a una práctica de bienestar al estilo de una empresa.

Para automatizar recordatorios, aprobaciones y flujos de trabajo posteriores.

La automatización en Bonsai agiliza la gestión de los contratos de los asesores de salud, reduciendo los seguimientos manuales y acelerando todo el proceso. A continuación se enumeran las principales ventajas de la automatización que puede aplicar a los contratos.

• Envío de recordatorios automáticos a los clientes que aún no han firmado.
• Activar tareas o proyectos de incorporación una vez firmado el acuerdo.
• Vincular los contratos firmados con los calendarios de facturación y pago para que las tarifas coincidan con el acuerdo.
• Notificar al entrenador cuando un contrato se acerca a su fecha de finalización para facilitar las conversaciones sobre la renovación.

Estas automatizaciones ahorran tiempo al reducir las tareas manuales, garantizar que los siguientes pasos se realicen según lo previsto y ofrecer una experiencia más fluida al cliente, desde la firma hasta el coaching continuo. En la práctica, notarás menos firmas perdidas, una incorporación más rápida y un flujo de caja más predecible, todas ellas características distintivas de un negocio de coaching de salud bien gestionado y centrado en el cliente.