Trainervertrag-Vorlage

Wer sollte diese Vorlage für einen Trainervertrag verwenden?

Eine Vorlage für einen Coaching-Vertrag ist eine wiederverwendbare, vorgefertigte Vereinbarung, die Sie für verschiedene Coaching-Arrangements anpassen können, z. B. für Lebensberatung, Business-Coaching oder Fitness-Coaching. Es erfasst die Kernbegriffe der Beziehung zwischen Coach und Klient und wandelt informelle Erwartungen in schriftliche Verpflichtungen um, wodurch es einfacher wird, Coaching-Programme mit Klarheit und Professionalität zu starten und durchzuführen.

Was ist eine Trainervertragsvorlage und wozu dient sie?

Ein Coaching-Vertrag ist ein schriftlicher Vertrag, in dem festgelegt ist, was der Coach leistet, was der Kunde erwarten kann und welche Grundregeln für die Zusammenarbeit gelten. Es hilft dabei, informelle Erwartungen in klare Verpflichtungen umzuwandeln und sorgt dafür, dass beide Seiten während der gesamten Arbeit aufeinander abgestimmt bleiben.

Die Vereinbarung enthält in der Regel den Umfang der Dienstleistungen, die Dauer und Häufigkeit der Sitzungen, die Art der Leistungserbringung (per Video, Telefon oder persönlich) sowie alle Leistungen, die der Kunde erhält. Ein 12-wöchiges Programm könnte beispielsweise sechs 60-minütige Sitzungen sowie zwei 15-minütige Check-ins umfassen. Es umfasst auch Zahlungsbedingungen, Stornierungsregeln, Vertraulichkeit und ethische Richtlinien und bietet beiden Parteien einen soliden Bezugspunkt, falls später Fragen oder Streitigkeiten auftreten sollten.

Da der Vertrag die Erwartungen im Voraus festlegt, reduziert er Scope Creep und schützt sowohl den Coach als auch den Kunden, indem er von Anfang an Verantwortlichkeiten und Grenzen klar definiert.

When should I use this template in my workflow?

Die Verwendung einer Vorlage ist in mehreren gängigen Szenarien hilfreich.

Beispielsweise profitieren neue Einzelkunden von einer standardisierten Aufnahme und im Voraus festgelegten Bedingungen, während Teilnehmer an Gruppencoachings von klaren Regeln hinsichtlich Gruppendynamik, Teilnahme und Aufzeichnungsanforderungen profitieren. Unternehmenscoaching-Verträge helfen dabei, den Umgang mit vertraulichen Daten, die Berichterstattung und das Sponsoring zu regeln. Die Vorlage sollte vor der Erbringung von Dienstleistungen verwendet werden und kann für kurzfristige Programme (4–8 Wochen), längerfristige Engagements (3–12 Monate) oder fortlaufendes Coaching auf Retainer-Basis mit monatlichen Laufzeiten angepasst werden.

Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, können Sie für jeden Kunden oder jedes Programm Nachträge hinzufügen, z. B. zu den Leistungen, Zeitplänen oder Änderungen des Umfangs. Durch die Verwendung von Tools wie Google Docs lässt sich die Basisvorlage leicht anpassen, während DocuSign oder PandaDoc sich um sichere elektronische Signaturen und die Versionskontrolle kümmern. Die Speicherung der endgültigen Vereinbarungen in einem gemeinsamen Ordner (Google Drive oder Dropbox) stellt sicher, dass alle Zugriff auf die aktuellen Bedingungen haben.

Kernvorteile für Coaches und Kunden

Ein gut strukturierter Vertrag bringt für beide Seiten klare Vorteile mit sich.

Für Coaches definiert es Grenzen, Umfang, Gebühren und Stornierungsregeln, was Fragen reduziert und die Einarbeitung beschleunigt. Es unterstützt auch ethisches Handeln, indem es sich an den Richtlinien von Coaching-Verbänden wie der ICF und der EMCC orientiert, was Audits und Verlängerungen im Laufe der Zeit erleichtert. Ein klarer Vertrag hilft auch dabei, Erwartungen zu steuern und schützt Sie vor Scope Creep.

Für Kunden erhöht ein schriftlicher Vertrag die Transparenz hinsichtlich Preisgestaltung, Zeitplanung und Fortschrittskontrolle, was Vertrauen und Zuversicht in die Coaching-Beziehung schafft. Eine übersichtliche, zweiseitige Vorlage lässt sich schnell überprüfen und dient als zuverlässiger Bezugspunkt, wenn sich Pläne ändern oder Ziele verschieben. Schließlich gewährleisten Tools wie DocuSign oder PandaDoc eine sichere Unterzeichnung und eine einfache Versionskontrolle für beide Parteien.

Wesentliche Elemente einer Vorlage für einen Coaching-Vertrag

Eine solide Vorlage für einen Coaching-Vertrag hilft dabei, Erwartungen festzulegen, beide Parteien zu schützen und die Anpassung an verschiedene Nischen und Rechtsordnungen zu vereinfachen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Abschnitte, die üblicherweise in Coaching-Verträgen enthalten sind, mit Hinweisen dazu, was die einzelnen Klauseln abdecken, warum sie wichtig sind und welche Formulierungen Sie verwenden sollten. Behandeln Sie diese als Bausteine, die Sie für Business-Coaching, Life-Coaching oder Executive-Coaching anpassen und an lokale Vorschriften anpassen können.

Beziehung zwischen Coach und Klient und Umfang

Die Klausel zur Beziehung zwischen Coach und Klient definiert die Partnerschaft und legt klare Grenzen für den Umfang des Coachings fest.

Coaching ist ein gemeinschaftlicher Prozess, der darauf abzielt, Fähigkeiten zu entwickeln, Ziele zu erreichen und Verantwortungsbewusstsein aufzubauen. Es handelt sich weder um eine Therapie noch um eine medizinische Behandlung oder Rechtsberatung. Der Coach stellt keine Diagnosen, verschreibt keine Behandlungen und führt keine Therapien durch. Bei klinischem Bedarf sollte der Vertrag eine Überweisung an qualifizierte Fachleute vorsehen.

Der Wortlaut sollte deutlich machen, dass Ergebnisse nicht garantiert sind und von Aufwand, Zeit und Zusammenarbeit abhängen. Fügen Sie gegebenenfalls einen Hinweis zu ethischen Standards (z. B. den ICF-Ethikkodex) hinzu und legen Sie die Verantwortlichkeiten beider Parteien in klarer Sprache fest.

Dienstleistungen, Format und Ergebnisse

Der Abschnitt „Dienstleistungen, Format und Leistungen“ beschreibt, was enthalten ist, wie es geliefert wird und was Sie über die Sitzungen hinaus anbieten.

Typische Angaben sind die Anzahl und Dauer der Sitzungen, die Art der Kommunikation (persönlich, per Video oder Telefon) und die Art der Kommunikation zwischen den Sitzungen (E-Mail oder sichere Nachrichtenübermittlung). Außerdem werden alle Ressourcen aufgelistet, die Sie bereitstellen, wie z. B. Arbeitsblätter, Aufzeichnungen oder Gruppenanrufe. Verwenden Sie eine Aufzählung, um Einschlüsse und Ausschlüsse klar darzulegen, damit beide Seiten wissen, was abgedeckt ist und was nicht.

• Sitzungen: 6–12 Sitzungen à 45–60 Minuten
• Liefermodalitäten: persönlich, per Video (Zoom, Google Meet) oder per Telefon
• Kontakt zwischen den Sitzungen: E-Mail oder sichere Nachrichtenübermittlung (Antwort innerhalb von 24–48 Stunden)
• Zur Verfügung gestellte Ressourcen: Arbeitsblätter, Übungen, Aufzeichnungen und optionale Gruppenanrufe
• Zugriff auf Notizen: Zugriff nur für Kunden, Zugriff für Vorgesetzte nur mit ausdrücklicher Zustimmung
• Ausnahmen: Therapie, medizinische oder rechtliche Beratung, Krisendienste

Verwenden Sie eine praktische Sprache, die sich leicht an verschiedene Nischen oder Rechtsgebiete anpassen lässt, und stellen Sie sicher, dass der Wortlaut zu Ihren Bereitstellungsmethoden und Tools wie Zoom, Google Meet, Calendly oder einem Lernmanagementsystem passt.

Zeitplan, Dauer und Ablauf der Sitzungen

Der Abschnitt „Zeitplan, Dauer und Ablauf der Sitzungen“ beschreibt, wie oft das Coaching stattfindet, wie lange das Programm dauert und wie die Sitzungen gebucht werden.

Viele Coaching-Programme dauern 6 bis 12 Wochen, mit wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Sitzungen von 45 bis 60 Minuten Dauer. Sie können längere Programme (3–6 Monate) für eine vertiefte Entwicklung anbieten. Geben Sie das Start- und Enddatum an oder legen Sie den Programmzeitraum klar fest und beschreiben Sie, wie Kunden Links zur Terminplanung (z. B. Calendly) erhalten und wie sie Änderungen beantragen können.

Fügen Sie außerdem Anweisungen für die Teilnahme an Online-Sitzungen (Plattform, Anmeldedaten und technische Überprüfungen) sowie alle Vorbereitungsaufgaben oder Anforderungen hinzu, die Kunden vor jedem Meeting erfüllen müssen, um den Nutzen zu maximieren, z. B. ein Arbeitsblatt zur Zielsetzung oder Fortschrittsberichte.

Gebühren, Zahlungsbedingungen und Pakete

Der Abschnitt „Gebühren, Zahlungsbedingungen und Pakete“ legt den Preis, den Zahlungsplan und die Zahlungsweise für Kunden fest.

Geben Sie den Gesamtpreis oder Stundensatz, die Anzahl der enthaltenen Sitzungen und die Zahlungsmodalitäten an – ob Vorauszahlung, Ratenzahlung oder Zahlung pro Sitzung. Führen Sie akzeptierte Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Stripe, PayPal oder Banküberweisung sowie Fälligkeitstermine und etwaige Verzugsgebühren auf. Legen Sie außerdem die Rückerstattungsbedingungen und die Preisänderungen für bestehende Kunden dar, einschließlich der Handhabung von Rabatten oder Sonderangeboten.

Erwähnen Sie außerdem Coaching-Pakete und wie Änderungen an einem Paket gehandhabt werden, damit Kunden wissen, wofür sie derzeit bezahlen und was eine neue Vereinbarung erfordern würde.

Stornierungs-, Umbuchungs- und Nichterscheinen-Richtlinien

Die Stornierungs-, Umbuchungs- und Nichterscheinen-Richtlinie legt die Erwartungen für Änderungen an Sitzungen fest.

Geben Sie die erforderliche Kündigungsfrist an, z. B. 24 oder 48 Stunden, und erklären Sie, was als Nichterscheinen gilt. Entscheiden Sie, ob versäumte Sitzungen verfallen oder unter welchen Bedingungen sie verschoben werden können. Zur Verdeutlichung sollten Sie Beispiele zur Erläuterung der Richtlinie anführen und auf etwaige Gebühren für verspätete Stornierungen oder wiederholtes Nichterscheinen hinweisen.

Eine klare Sprache hilft, Streitigkeiten zu vermeiden und fördert eine reibungslose Coaching-Beziehung. Passen Sie die Einzelheiten an Ihre Praxis und die Bedürfnisse Ihrer Kunden an, wobei Sie darauf achten sollten, dass die Richtlinie fair und umsetzbar bleibt.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Vertraulichkeit und Datenschutz bestätigen den Schutz von Kundendaten, mit definierten Ausnahmen.

Der Coach behandelt die Informationen seiner Klienten vertraulich, mit Ausnahme von Fällen, in denen eine Gefahr besteht, gesetzliche Verpflichtungen bestehen oder eine Meldepflicht besteht. Beschreiben Sie, wie Sitzungsnotizen, E-Mails und Aufzeichnungen gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Passen Sie diesen Abschnitt an die einschlägigen Datenschutzgesetze und bewährten Verfahren zur Datensicherheit an und vermeiden Sie in einem allgemeinen Leitfaden rechtliche Hinweise, die sich auf bestimmte Rechtsordnungen beziehen.

Fügen Sie einen Hinweis zur Einwilligung für Aufzeichnungssitzungen hinzu und erläutern Sie, wie diese verarbeitet und gespeichert werden und wer die Aufzeichnungen einsehen kann. Stellen Sie sicher, dass die Kunden ihre Rechte und Möglichkeiten zur Kontrolle oder Löschung der Aufzeichnungen verstehen, sofern dies zulässig ist.

Weitergabe von Informationen und Dritte (optional)

Die Weitergabe von Informationen und Dritte beschreibt einen optionalen Abschnitt für den Austausch von Informationen mit anderen.

In diesem optionalen Abschnitt können Kunden die Weitergabe von Informationen an Dritte, wie beispielsweise einen Arbeitgeber, Vorgesetzten oder medizinischen Fachmann, genehmigen.

Beschreiben Sie, welche Informationen weitergegeben werden dürfen, an wen und zu welchem Zweck. Fügen Sie hinzu, dass die Einwilligung jederzeit eingeschränkt oder widerrufen werden kann, und legen Sie fest, wie Widerrufsbelehrungen zu übermitteln und zu dokumentieren sind. Passen Sie die Sprache an Ihre Praxis und alle Datenschutz- oder Datenaustauschvorschriften in Ihrer Gerichtsbarkeit an.

Beendigung des Coaching-Vertrags

Die Kündigung des Coaching-Vertrags erläutert, wie der Vertrag beendet werden kann.

Geben Sie die Bedingungen an, unter denen jede Partei die Vereinbarung beenden kann (z. B. Vertragsbruch, Nichtzahlung, Uneinigkeit oder ethische Bedenken), sowie die erforderliche Kündigungsfrist. Erläutern Sie, wie verbleibende Sitzungen oder Gebühren behandelt werden, und legen Sie Erwartungen hinsichtlich Rückerstattungen oder Gutschriften fest, falls die Vereinbarung vorzeitig beendet wird. Beschreiben Sie den Prozess für die schriftliche Mitteilung der Kündigung, um einen klaren und professionellen Austritt zu gewährleisten.

Eine klar definierte Kündigungsklausel schützt beide Seiten und gewährleistet Professionalität, auch wenn sich die Ziele ändern.

Haftungsbeschränkungsklausel

Haftungsbeschränkungen und Haftungsausschlüsse regeln, inwieweit der Coach haftbar gemacht werden kann.

Fügen Sie eine Klausel hinzu, die die Haftung des Trainers im gesetzlich zulässigen Umfang auf das Maximum beschränkt. Stellen Sie klar, dass der Coach nicht für die Entscheidungen, Handlungen oder Ergebnisse des Klienten verantwortlich ist und dass Coaching keine medizinische, psychologische, finanzielle oder rechtliche Beratung ersetzt. Verwenden Sie eine klare, einfache Sprache und beachten Sie, dass dieser Abschnitt möglicherweise länderspezifische Angaben oder eine rechtliche Überprüfung erfordert.

Eine klare Formulierung dieses Abschnitts trägt dazu bei, realistische Erwartungen zu wecken und das Risiko von Streitigkeiten über Ergebnisse oder Maßnahmen des Kunden zu verringern.

Streitbeilegung und anwendbares Recht

Streitbeilegung und geltendes Recht erläutert, wie Streitigkeiten behandelt werden und welchem Recht die Vereinbarung unterliegt.

Beschreiben Sie, ob die Parteien zunächst eine informelle Lösung anstreben sollten, dann eine Mediation oder ein Schiedsverfahren anstreben sollten, und geben Sie an, welches Landes- oder Bundesrecht für die Vereinbarung gilt. Eine klare Formulierung der Schritte und des Ortes der Streitbeilegung hilft, Unsicherheiten darüber zu vermeiden, wo und wie Probleme gelöst werden, und spart beiden Seiten Zeit und Kosten.

Um den Prozess übersichtlich zu gestalten, sollten Sie einen Zeitrahmen für die Einleitung der Streitbeilegung und ein akzeptables Forum für Vergleichsgespräche festlegen.

Gesamte Vereinbarung und sonstige rechtliche Standardklauseln

Die gesamte Vereinbarung und andere rechtliche Standardformulierungen enthalten Standard-Schlussklauseln.

Erklären Sie, dass die Vereinbarung die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien darstellt und dass alle vorherigen Gespräche oder Entwürfe durch den schriftlichen Vertrag ersetzt werden. Enthalten Sie eine Salvatorische Klausel (wenn ein Teil des Vertrags ungültig ist, bleibt der Rest weiterhin gültig), einen Verzicht (die Nichtdurchsetzung einer Klausel bedeutet keinen zukünftigen Verzicht) und eine Bindungswirkung (die Vereinbarung ist für Rechtsnachfolger und Abtretungsempfänger bindend). Fügen Sie diese als kurze, separate Absätze am Ende der Vorlage ein, um ihren Zweck zu unterstreichen.

Diese Standardklauseln sorgen für mehr Robustheit und Klarheit und verringern das Risiko späterer Unklarheiten.

Angaben zum Coach und zum Kunden sowie Unterschriften

Die Vorlage sollte mit klar gekennzeichneten Feldern für die Kontaktdaten und Unterschriften des Coaches und des Kunden enden.

Beenden Sie das Dokument mit dem vollständigen Namen des Coaches, dem Firmennamen und der Adresse sowie dem vollständigen Namen und den Kontaktdaten des Kunden. Fügen Sie Felder für das Datum, Unterschriften (oder elektronische Signaturen) und gegebenenfalls Genehmigungsdetails für Unternehmenssponsoren oder Eltern/Erziehungsberechtigte ein. Durch die Angabe dieser Felder wird sichergestellt, dass beide Parteien über eine unterschriebene Aufzeichnung verfügen und sich bei Aktualisierungen oder Fragen zuverlässig miteinander in Verbindung setzen können.

Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage, um die perfekte Coaching-Vereinbarung zu erstellen.

Die Anpassung einer generischen Vorlage für einen Coaching-Vertrag an Ihre Nische, Ihr Geschäftsmodell und Ihren Kundenstamm hilft Ihnen dabei, klare Erwartungen zu formulieren, ohne Ihre Kunden zu überfordern. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung konzentriert sich darauf, die Vertragssprache an Ihren Coaching-Stil, Ihre Programmstruktur und alle externen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig die Vereinbarung lesbar und kundenfreundlich zu halten.

Why use a template instead of creating from scratch?

Beginnen Sie damit, die Terminologie an Ihre spezifische Coaching-Nische anzupassen. Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse, die Ihre Kunden wünschen, und ersetzen Sie dann allgemeine Begriffe durch präzise Bezeichnungen wie „Führungskräftecoaching“, „Lebensberatung“ oder „Wellness-Coaching“. Ersetzen Sie Platzhalter durch konkrete Ergebnisse, zum Beispiel die Verbesserung der Entscheidungsfindung, die Etablierung von täglichen Routinen und die Erhöhung der Verantwortlichkeit. Beachten Sie auch die Methoden, die Sie tatsächlich anwenden, wie wöchentliche 45-minütige Sitzungen, monatliche Überprüfungen oder handlungsorientierte Übungen.

Passen Sie die Beispiele in der Praxis an Ihre Nische an. Beschreiben Sie im Executive Coaching Ergebnisse wie eine erhöhte strategische Klarheit und schnellere Entscheidungszyklen. Im Life Coaching sollten Sie den Schwerpunkt auf das Erreichen von Zielen und die Verbesserung der täglichen Routinen legen. Im Wellness-Coaching sollten nachhaltige Verhaltensänderungen und Stressabbau im Vordergrund stehen. Behalten Sie die Gesamtstruktur bei, damit wichtige Abschnitte wie Leistungsumfang, Gebührenordnung und Stornierungsbedingungen für Kunden klar bleiben.

Klare Pakete, Gebühren und Zeitpläne festlegen

Definieren Sie klare Pakete, indem Sie Ihre tatsächlichen Angebote auflisten und beschreiben, wie Kunden darauf zugreifen können. Beginnen Sie damit, die allgemeine Formulierung „ein einstündiges Training“ durch konkrete Optionen wie 4er-Pakete, 8er-Programme, Gruppentrainings oder Firmenverträge zu ersetzen. Beschreiben Sie jede Option kurz: Was ist enthalten, wie oft treffen Sie sich, welche Ergebnisse werden erwartet und wie funktioniert die Terminplanung? Geben Sie für jedes Paket Preisspannen und typische Zeitpläne an, damit Kunden schnell eine Entscheidung treffen können.

Zu den gängigen Optionen gehören:

• Einmalige Coaching-Sitzung – 60 Minuten, in der Regel 180 bis 250 US-Dollar.
• 4er-Paket – vier 60-minütige Sitzungen über einen Zeitraum von 4 bis 6 Wochen, 700 bis 900 US-Dollar.
• 8-Sitzungen-Programm – acht 60-minütige Sitzungen über einen Zeitraum von 8 bis 12 Wochen, 1.350 bis 1.750 US-Dollar.
• Gruppenprogramm – 6–8 Gruppensitzungen mit einer begrenzten Teilnehmerzahl, 300–550 $ pro Person.
• Unternehmens-Retainer – fortlaufendes monatliches Coaching für Teams, ab 2.000 $/Monat.

Zur Umsetzung sollten Sie separate Vorlagenvarianten für einmalige Sitzungen und strukturierte Programme erstellen und die Optionen übersichtlich in einer Tabelle oder Aufzählung darstellen. Legen Sie für jede Variante fest, was enthalten ist, welche Zusatzleistungen (wie E-Mail-Support oder herunterladbare Ressourcen) angeboten werden und welche Stornierungsbedingungen gelten. Dieser Ansatz hilft Kunden, Optionen schnell zu vergleichen, und ermöglicht Ihnen, die Preise entsprechend dem Wachstum Ihrer Praxis anzupassen.

Anpassung der Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen

Passen Sie Ihre Richtlinien an Ihre Kapazitäten und Ihr Kundenprofil an. Wenn Sie sehr gefragtes 1:1-Coaching anbieten, legen Sie strengere Regeln fest, um Ihre Zeit zu schützen. Bei Gruppenprogrammen bieten Sie mehr Flexibilität und Ersatztermine an, wenn dies möglich ist. Halten Sie die Richtlinie streng, aber fair, und formulieren Sie sie in einer für Kunden verständlichen Sprache. Geben Sie klare Fristen für Stornierungen an und was passiert, wenn Sie zu spät kommen oder eine Sitzung verpassen.

Zu den praktischen Schritten gehören die Festlegung von Kündigungsfristen (z. B. 24–48 Stunden für Einzelunterricht, mit möglichen Ersatzterminen in Gruppenprogrammen) und die Festlegung etwaiger Gebühren. Legen Sie fest, wie Rückerstattungen oder Gutschriften gehandhabt werden, wenn eine Sitzung innerhalb des in den Richtlinien festgelegten Zeitraums storniert wird, und erklären Sie, wie Ersatztermine vereinbart werden, wenn ein Kunde eine Sitzung versäumt. Dokumentieren Sie abschließend, wie Ausnahmen in Notfällen, bei Reiseverspätungen oder gesundheitlichen Problemen behandelt werden, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Zur Berücksichtigung von Vertraulichkeits- und Aufbewahrungspraktiken

Erläutern Sie genau, wo Notizen gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann, wie lange Sie sie aufbewahren und ob Sitzungen aufgezeichnet werden. Verwenden Sie eine einfache Sprache, um die Datenverarbeitung zu beschreiben, z. B. verschlüsselte Cloud-Speicherung, Zugriffsprotokolle und nur autorisierte Teammitglieder. In den meisten Ländern bewahren Coaches ihre Kundenunterlagen 3 bis 7 Jahre lang auf. Informieren Sie sich jedoch über die örtlichen Vorschriften und Ihre Akkreditierungsrichtlinien, da in einigen Ländern eine längere Aufbewahrungsfrist für Firmenkunden vorgeschrieben ist. Versprechen Sie nicht mehr, als Sie tatsächlich halten können, und setzen Sie die Erwartungen entsprechend.

Behandeln Sie auch, wie Sie mit Aufzeichnungen und Löschanfragen von Kunden umgehen. Wenn Sie Sitzungen routinemäßig aufzeichnen, geben Sie die gesetzlichen Zustimmungsanforderungen und die Aufbewahrungsdauer klar an und erklären Sie, ob Kunden Transkripte anfordern oder die Aufzeichnung ablehnen können. Durch die Angabe von Speicherdetails und Aufbewahrungsfristen reduzieren Sie Missverständnisse und schützen die Privatsphäre Ihrer Kunden, während sich Ihre Praxis weiterentwickelt.

Um die Sprache einfach und kundenfreundlich zu halten

Konzentrieren Sie sich auf Klarheit, indem Sie kurze Sätze verwenden, juristische Fachsprache vermeiden und alle Begriffe definieren, die für Kunden verwirrend sein könnten. Verwenden Sie aktive Formulierungen, konkrete Beispiele und Alltagssprache, um Dienstleistungen, Ergebnisse und Grenzen zu beschreiben. Lesen Sie wichtige Abschnitte laut vor oder besprechen Sie sie mit einem vertrauenswürdigen Kollegen, um sicherzustellen, dass der Ton unterstützend ist und mit Ihren Coaching-Werten übereinstimmt, während Sie gleichzeitig Ihre Erwartungen klar kommunizieren.

Machen Sie die Bedingungen umsetzbar und leicht zu überfliegen. Teilen Sie lange Absätze in kleinere Abschnitte auf, verwenden Sie Überschriften und Leerzeilen und definieren Sie Begriffe wie „Vertraulichkeit“, „Leistungsumfang“ und „Stornierungsbedingungen“ in einfacher Sprache. Wenn Sie Ihre Texte überarbeiten, lassen Sie sie von einem Freund überprüfen, der nicht aus Ihrem Fachgebiet kommt, um sicherzustellen, dass sie hilfreich und nicht einschüchternd wirken, und passen Sie sie gegebenenfalls entsprechend an.

Bei Bedarf eine professionelle Überprüfung erhalten

Beauftragen Sie einen qualifizierten Juristen mit der Prüfung individueller Verträge, insbesondere wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind, Firmenkunden betreuen oder sensible Themen bearbeiten. Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt und kein Ersatz für eine Rechtsberatung. Lokale Vorschriften oder Akkreditierungsstellen können zusätzliche Anforderungen stellen, die Sie beachten müssen.

Wenn Sie bereit sind, erstellen Sie einen sauberen Entwurf und eine Redline-Version, in der die vorgeschlagenen Änderungen markiert sind. Sammeln Sie Ihre Notizen zu Datenschutz, Privatsphäre und allen branchenspezifischen Vorschriften und lassen Sie diese anschließend von einem Anwalt auf Durchsetzbarkeit und Konformität überprüfen. Wenn Sie nicht schnell einen Anwalt konsultieren können, sollten Sie eine regionale oder Online-Pro-Bono-Prüfung in Betracht ziehen, um wichtige Probleme zu erkennen, bevor Sie einen Vertrag mit einem Kunden unterzeichnen.

Häufige Fehler bei Coaching-Verträgen, die es zu vermeiden gilt

Eine gut ausgearbeitete Vorlage für einen Coaching-Vertrag schützt Ihre Praxis und schafft Vertrauen bei Ihren Kunden im Jahr 2025. Außerdem werden dadurch die Erwartungen klar definiert, sodass sich beide Seiten vom ersten Tag an respektiert und auf einer Wellenlänge fühlen. In diesem Abschnitt weisen wir auf häufige Fehler beim Verfassen und Verwenden von Verträgen hin und geben konkrete Korrekturen an, die Sie anwenden können, um Ihre Vereinbarung schützend und kundenorientiert zu gestalten.

Um vage oder unvollständige Leistungsbeschreibungen zu vermeiden

Vage Formulierungen wie „vereinbarte Coaching-Sitzungen” sorgen sowohl bei Ihnen als auch bei Ihrem Kunden für Verwirrung. Eine klare Leistungsbeschreibung hilft dabei, Erwartungen zu formulieren und Streitigkeiten zu vermeiden, bevor sie entstehen. Wenn die Formulierung präzise ist, wissen Sie und der Kunde genau, was enthalten ist und was nicht, wodurch spätere Meinungsverschiedenheiten über den Umfang oder die Leistungen vermieden werden.

Geben Sie in der Praxis die Gesamtzahl der Sitzungen, die Dauer jeder Sitzung und das Format (Video, Telefon, persönlich) an. Geben Sie an, welche Unterstützung zwischen den Sitzungen enthalten ist (z. B. E-Mail-Check-ins oder Verantwortlichkeitsnotizen) und was nicht enthalten ist (z. B. Notfallzugang oder unbegrenzte Nachrichtenübermittlung). Eine schwache Beschreibung könnte beispielsweise lauten: „12 Coaching-Sitzungen, wie über 12 Wochen vereinbart.“ Eine strengere Version würde lauten: „12 wöchentliche 60-minütige Sitzungen über Zoom, mit E-Mail-Support für bis zu zwei Fragen pro Woche zwischen den Sitzungen und einer Antwortfrist von 24 Stunden an Werktagen; keine Notrufe oder unbegrenzte Nachrichten.“ Dieser Detaillierungsgrad entspricht realen Planungstools wie Calendly und reduziert Unstimmigkeiten, wenn Sie mit der Lieferung beginnen.

Um Verwirrung über Gebühren und Rückerstattungen zu vermeiden

Unklare Preise oder versteckte Kosten können das Vertrauen untergraben und zu Streitigkeiten führen. Ein klarer, transparenter Abschnitt zur Preisgestaltung hilft Kunden bei der Budgetplanung und reduziert Verhandlungen nach der Unterzeichnung. Wenn die Zahlen offen auf dem Tisch liegen, können beide Seiten mit Zuversicht voranschreiten.

Legen Sie die Gesamtinvestition, den Zahlungsplan und die Folgen einer vorzeitigen Kündigung durch den Kunden dar. Beispielsweise könnte ein 12-wöchiges Programm 1.800 US-Dollar kosten, wobei bei Vertragsunterzeichnung eine nicht erstattungsfähige Anzahlung in Höhe von 600 US-Dollar und die restlichen 1.200 US-Dollar vor Beginn der ersten Woche fällig werden. Wenn ein Kunde nach Woche 4 kündigt, bieten Sie einen klaren, anteiligen Ansatz für Rückerstattungen oder Gutschriften auf der Grundlage der genutzten und nicht genutzten Sitzungen. Wenn Sie Guthaben anbieten, erläutern Sie, wie diese verwendet werden können und ob sie verfallen. Beachten Sie auch, dass sich die Preise ändern können. Überprüfen Sie diesen Abschnitt mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass die Vorlage mit den aktuellen Tarifen und gängigen Zahlungsmethoden (Stripe, PayPal, ACH) übereinstimmt.

Realistische Grenzen und Erwartungen setzen

Übertriebene Versprechungen hinsichtlich der Ergebnisse oder Verfügbarkeit untergraben die Coaching-Beziehung. Seien Sie offen darüber, was Sie garantieren können und was nicht, und setzen Sie angemessene Grenzen, die beide Seiten schützen. Klare Grenzen helfen Ihnen auch dabei, nachhaltig zu bleiben und Burnout bei Ihnen oder Ihrem Kunden zu verhindern.

Legen Sie angemessene Reaktionszeiten und Kanäle für den Support fest. Geben Sie beispielsweise an, dass Sie keine bestimmten Ergebnisse oder Fristen garantieren und dass nicht dringende Nachrichten an Werktagen innerhalb von 24 bis 48 Stunden beantwortet werden. Legen Sie allgemeine Terminierungsregeln fest, z. B. wöchentliche Sitzungen an einem festen Tag/zu einer festen Uhrzeit, mit einer Stornierungsfrist von 24 Stunden. Erläutern Sie, wie Anfragen außerhalb des Leistungsumfangs behandelt werden und wann zusätzliche Gebühren anfallen. Indem Sie diese Grenzen in den Vertrag aufnehmen, schaffen Sie eine gesunde, dauerhafte Coaching-Beziehung, die auf Respekt und Klarheit basiert.

Zur Klärung, wie und wann die Vereinbarung endet

Das Weglassen von Kündigungsbedingungen führt dazu, dass beide Parteien unsicher sind, wenn etwas nicht funktioniert. Ein klarer Plan für das Ende hilft beiden Seiten, mit Würde voranzukommen, und verringert negative Gefühle.

Legen Sie fest, wie das Engagement beendet werden kann, welche Kündigungsfristen gelten und wie mit nicht in Anspruch genommenen Sitzungen oder Restzahlungen verfahren wird. Fügen Sie einen kurzen Absatz darüber ein, wie jede Partei vor der Kündigung Bedenken äußern kann, z. B. durch ein 30-minütiges Gespräch innerhalb von zwei Wochen nach Aufkommen des Problems. Beschreiben Sie auch, ob Rückerstattungen oder Gutschriften für nicht genutzte Sitzungen gelten und wie diese ausgestellt werden. Eine klar definierte Schlussformel sorgt für eine professionelle Beziehung und erleichtert Kunden, die das Coaching unterbrechen oder beenden möchten, den Übergang.

Um den Vertrag mit Ihrer tatsächlichen Praxis in Einklang zu halten

Ein Vertrag, der Prozesse beschreibt, die Sie nicht einhalten, kann Ihre Glaubwürdigkeit schädigen und Kunden verärgern. Stellen Sie sicher, dass die Sprache den tatsächlichen Ablauf Ihres Unternehmens widerspiegelt, einschließlich Terminplanungstools, Zahlungsmethoden und Ihrer Art der Kommunikation.

Überprüfen und aktualisieren Sie die Vorlage regelmäßig, damit Richtlinien, Kanäle und Datenpraktiken Ihre aktuelle Arbeitsweise widerspiegeln. Wenn Sie beispielsweise Calendly für die Terminplanung, Zoom für Besprechungen und Stripe für Zahlungen verwenden, stellen Sie sicher, dass der Vertrag diese Tools und die damit verbundene Datenverarbeitung erwähnt. Planen Sie eine einfache halbjährliche Überprüfung oder knüpfen Sie Aktualisierungen an Änderungen der Richtlinien, damit die Vorlage für den Coaching-Vertrag mit Ihrer aktuellen Praxis im Einklang bleibt und Sie und Ihre Kunden auch im Jahr 2025 und darüber hinaus weiterhin schützt.

Wie man eine Vorlage für einen Coaching-Vertrag mit neuen Kunden verwendet

Verwenden Sie unsere Vorlage für einen Trainervertrag, um Vereinbarungen zu formalisieren und beide Parteien in Kundenbeziehungen zu schützen. In diesem Abschnitt werden praktische Schritte vorgestellt, die Sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren können, vom ersten Gespräch bis zur Nachbereitung nach der Unterzeichnung. Sie erfahren, wann Sie die Vereinbarung versenden sollten, wie Sie die Bedingungen präsentieren sollten und was nach der Unterzeichnung durch beide Parteien zu tun ist, damit der Vertrag als hilfreiches, transparentes Instrument und nicht als reine Formalität wahrgenommen wird.

Um die Vereinbarung während der Beweisaufnahme oder der Aufnahme vorzustellen

Bringen Sie den Vertrag frühzeitig in der Beziehung zur Sprache, während der ersten Beratung, dem Erstgespräch oder dem Aufnahmeprozess. Betrachten Sie es als gegenseitige Absicherung, die Erwartungen klarstellt, beide Seiten schützt und für einen reibungslosen Ablauf des Coachings sorgt. Laden Sie den Kunden ein, Fragen zu stellen, damit er sich vor der Unterzeichnung wohlfühlt, und versichern Sie ihm, dass das Ziel Klarheit und Zusammenarbeit ist, nicht Druck.

Verwenden Sie eine einfache Sprache und einen dialogorientierten Ton, wenn Sie über die Vorlage für den Coaching-Vertrag sprechen. Man könnte sagen: „Diese Vorlage hilft uns dabei, uns darüber zu verständigen, was Sie erreichen möchten, wie wir zusammenarbeiten werden, wie die Gebühren und Stornierungsbedingungen aussehen und wie mit Vertraulichkeit umgegangen wird. Ich werde Sie durch die einzelnen Abschnitte führen, und Sie können jederzeit Fragen stellen oder um Erläuterungen bitten. Wenn Sie bereit sind, kann ich Ihnen den Vertrag direkt nach unserem Erstgespräch zusenden, damit Sie ihn vor unserer nächsten Sitzung durchsehen können. Dieser Ansatz konzentriert sich weiterhin auf die Abstimmung, legt aber gleichzeitig klare Grenzen und nächste Schritte fest.

Den Vertrag teilen, prüfen und unterzeichnen

Nach der Annahme senden Sie den Vertrag mit Ihrem bevorzugten E-Signatur-Tool an den Kunden. Geben Sie ihnen eine realistische Frist zum Lesen – oft 48 bis 72 Stunden – und heben Sie die wichtigsten Abschnitte hervor, die sie zuerst lesen sollten, wie z. B. angebotene Dienstleistungen, Gebühren und Zahlungsbedingungen sowie die Stornierungsbedingungen. Ermutigen Sie Ihre Kunden, sich Notizen zu machen oder Fragen mit Ihnen zu besprechen, und erinnern Sie sie daran, dass es völlig in Ordnung ist, sich selbst beraten zu lassen, wenn sie eine zweite Meinung einholen möchten.

Erklären Sie, dass elektronische Signaturen den formellen Beginn des Coaching-Auftrags markieren. Sie können die Nachricht freundlich und sachlich halten: „Ich habe Ihnen die Vorlage für den Coaching-Vertrag zur Überprüfung per E-Mail geschickt. Sie können mit DocuSign/HelloSign/PandaDoc unterschreiben oder in Ihrem Portal digital unterschreiben. Wenn irgendetwas angepasst werden muss, können wir das vor der Unterzeichnung klären, aber sobald beide Seiten unterschrieben haben, beginnt das Engagement offiziell. Diese Klarheit hilft allen, mit Zuversicht voranzukommen.

Zur Bestätigung der Logistik nach der Unterzeichnung

Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, senden Sie eine klare Bestätigung, in der die nächsten Schritte zusammengefasst sind. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit der ersten Sitzung an, wie man auf die Sitzungen zugreifen kann (Link oder Portal), den Zahlungsstatus oder anstehende Rechnungen und wo der Kunde die Vereinbarung später finden kann. Wenn Sie dies in eine einfache, wiederholbare Checkliste umwandeln, können Sie konsistent bleiben und unnötiges Hin und Her vermeiden.

Machen Sie die Bestätigung umsetzbar und maschinenfreundlich. Fügen Sie beispielsweise eine Kalendereinladung für die erste Sitzung, einen Link zum Kundenportal, in dem der Vertrag gespeichert ist, und eine kurze Notiz zum Zahlungszeitpunkt hinzu. Wenn Sie ein CRM- oder Onboarding-Tool (wie Dubsado oder HoneyBook) verwenden, fügen Sie den unterzeichneten Vertrag zur Kundendatei hinzu und richten Sie eine Erinnerung ein, um eine Woche vor der nächsten Sitzung eine kurze Nachfass-E-Mail zu versenden. Dadurch entsteht ein zuverlässiger, skalierbarer Workflow, auf den sich Kunden verlassen können.

Den Vertrag bei veränderten Umständen erneut prüfen

Behandeln Sie den Vertrag während der Zusammenarbeit als lebendige Referenz. Wenn der Kunde die Häufigkeit ändern, das Coaching unterbrechen oder das Programm verlängern möchte, erklären Sie ihm, wie dies in einem kurzen Nachtrag oder einer aktualisierten Vereinbarung festgehalten werden kann. Die Rückkehr zu schriftlichen Vereinbarungen hilft, Spannungen abzubauen und unterstützt die gemeinsame Problemlösung, indem Erwartungen klar formuliert werden.

Wenn Änderungen erforderlich sind, beginnen Sie mit einer kurzen gemeinsamen Besprechung und erstellen Sie anschließend einen Nachtrag, der neben der ursprünglichen Vorlage für den Coaching-Vertrag hinzugefügt wird. Lassen Sie beide Parteien das aktualisierte Dokument überprüfen und unterzeichnen und speichern Sie es im selben Kundenportal oder Dateisystem. Indem Sie Änderungen transparent und dokumentiert halten, bewahren Sie Vertrauen und liefern eine klare Aufzeichnung dessen, was vereinbart wurde, was sich geändert hat und warum.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Coaching-Vertragsvorlagen hilft

Bonsai integriert alle bekannten Elemente einer Coaching-Vereinbarung in einen übersichtlichen, benutzerfreundlichen digitalen Workflow. Coaches können eine einzige, gut strukturierte Vorlage in ein einheitliches Kundenerlebnis verwandeln – vom ersten Entwurf über die Unterschrift bis hin zur laufenden Nachverfolgung –, ohne zwischen verschiedenen Tools oder Dateien hin- und herwechseln zu müssen. Diese einzige Quelle der Wahrheit sorgt dafür, dass Ihr Coaching-Geschäft in jeder Phase organisiert und professionell bleibt.

Angebotene Coaching-Dienstleistungen

Bei Bonsai beginnen Sie mit einem Master-Coaching-Vertrag, der die Standardklauseln enthält, auf die Sie sich verlassen können – Coach-Kunden-Beziehung, angebotene Dienstleistungen, Gebühren, Vertraulichkeit und Richtlinien. Speichern Sie diese Vorlage als wiederverwendbare Vorlage, damit jeder neue Kunde auf derselben soliden Grundlage starten kann. Dies sorgt für einen reibungsloseren Einstieg und gewährleistet, dass Ihre Bedingungen bei allen Verträgen einheitlich bleiben.

Sobald die Mastervorlage fertig ist, können Sie sie für verschiedene Angebote wie 1:1-Coaching, Gruppenprogramme oder Unternehmenspakete duplizieren. Leichte Änderungen am Umfang oder an den Preisen beeinträchtigen weder die von Ihnen erstellte Gesamtstruktur noch den Sprachstil, sodass Sie einen professionellen Ton beibehalten und Standardänderungen im gesamten Unternehmen reduzieren können. Das Ergebnis ist ein skalierbares System, das Ihnen Zeit spart und gleichzeitig die Übersichtlichkeit für Ihre Kunden gewährleistet.

Verwenden Sie bei der Überarbeitung Ihrer Texte Platzhalter für Kundennamen, Daten und Programmdetails, um zukünftige Entwürfe zu beschleunigen. Führen Sie eine kurze, gemeinsame Checkliste innerhalb der Vorlage, um Sie daran zu erinnern, wichtige Punkte wie Stornierungsbedingungen und Starttermine anzugeben. Mit der Versionshistorie können Sie Änderungen im Laufe der Zeit nachverfolgen und bei Bedarf rückgängig machen, sodass Sie einen zuverlässigen Nachweis für Compliance und Referenzzwecke erhalten.

Coaching-Verträge an einem Ort verfolgen und verwalten

Mit Bonsai können Sie Verträge direkt aus den Kontaktdaten Ihrer Kunden heraus versenden und auf einen Blick sehen, ob ein Vertrag bereits angesehen oder unterzeichnet wurde oder noch auf eine Aktion wartet. Alle ausgeführten Coaching-Vereinbarungen werden zusammen mit den Kundendaten gespeichert, sodass Sie nicht in Ordnern oder E-Mail-Verläufen nach dem richtigen Dokument suchen müssen.

Die praktischen Vorteile liegen auf der Hand: keine verlorenen PDF-Dateien mehr, keine anfälligen E-Mail-Anhänge und einfacher Zugriff vor den Sitzungen. Sie erhalten einen klaren Überblick darüber, wer unter Vertrag steht, wann die Laufzeiten ablaufen und welches Coaching-Paket jeder Kunde nutzt. Der zentralisierte Ansatz erleichtert auch das Abrufen der Vertragsgeschichte, wenn Sie während einer Sitzung oder einer Verlängerungsdiskussion auf den Umfang, die Preise oder die Verlängerungsbedingungen Bezug nehmen müssen.

Öffnen Sie in der Praxis das Profil eines Kunden, navigieren Sie zu „Verträge“ und überprüfen Sie den Status, die Ablaufdaten und die verknüpften Programme. Verwenden Sie Filter wie „Aktiv“, „Abgelaufen“ oder „Wartet auf Unterschrift“, um Ihre Woche schnell zu organisieren. Da Verträge in der Kundendatei gespeichert bleiben, können Sie Notizen, Rechnungen und Sitzungsprotokolle an einem Ort anhängen, um ein nahtloses Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Um Erinnerungen, Genehmigungen und nächste Schritte zu automatisieren

Bonsai optimiert Vertragsabläufe durch die Automatisierung wichtiger Aufgaben, sodass sich Coaches mehr auf ihre Arbeit und weniger auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren können. Automatisierungen decken die kritischen Momente im Vertragslebenszyklus ab, von der ersten Unterzeichnung bis hin zu Maßnahmen nach der Unterzeichnung, und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.

Diese Automatisierungen helfen Ihnen dabei, in Ihrem Coaching-Geschäft konsistent zu bleiben. Durch die Standardisierung der Kommunikation und der Übergaben sorgen Sie für einen professionellen Ablauf, der das Vertrauen und die Zuverlässigkeit Ihrer Kunden stärkt. Insgesamt reduzieren Sie manuelle Nachfassaktionen, beschleunigen die Einarbeitung und halten jeden Kunden mit klaren nächsten Schritten auf Kurs.

• Versenden automatischer Erinnerungen an Kunden, die noch nicht unterschrieben haben
• Auslösen von Willkommens-E-Mails und Aufnahmeformularen, sobald ein Vertrag unterzeichnet wurde
• Verknüpfung unterzeichneter Vereinbarungen mit Projekten, Rechnungen und Zahlungsplänen
• Reduzierung manueller Nachbearbeitungen, damit Trainer sich mehr auf die Durchführung und weniger auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren können