Modèle de contrat d'entraîneur

Qu'est-ce qu'un modèle de contrat d'entraîneur et à quoi sert-il ?

Un modèle de contrat de coaching est un accord pré-rédigé et réutilisable que vous pouvez personnaliser pour différents types de coaching, tels que le coaching de vie, le coaching d'entreprise ou le coaching sportif. Il définit les termes essentiels de la relation entre le coach et le client et transforme les attentes informelles en engagements écrits, ce qui facilite le lancement et la mise en œuvre de programmes de coaching avec clarté et professionnalisme.

Définition et objectif d'un contrat de coaching

Un contrat de coaching est un contrat écrit qui définit les prestations fournies par le coach, les attentes du client et les règles de base de la mission. Cela permet de transformer les attentes informelles en engagements clairs et de maintenir l'alignement des deux parties tout au long du travail.

L'accord précise généralement l'étendue des services, la durée et la fréquence des séances, le mode de prestation (vidéo, téléphone ou en personne) et les prestations que le client recevra. Par exemple, un programme de 12 semaines peut comprendre six séances de 60 minutes et deux entretiens de 15 minutes. Il couvre également les conditions de paiement, les règles d'annulation, la confidentialité et les directives éthiques, offrant ainsi aux deux parties un point de référence solide en cas de questions ou de litiges ultérieurs.

Comme il définit clairement les attentes dès le départ, le contrat réduit les risques de dérive des objectifs et protège à la fois le coach et le client en clarifiant les responsabilités et les limites dès le premier jour.

Quand dois-je utiliser ce modèle dans mon flux de travail ?

L'utilisation d'un modèle est utile dans plusieurs scénarios courants.

Par exemple, l'intégration de nouveaux clients individuels bénéficie d'une procédure d'admission standard et de conditions préalables, tandis que les participants au coaching de groupe bénéficient de règles claires concernant la dynamique de groupe, la participation et les exigences en matière d'enregistrement. Les contrats de coaching d'entreprise permettent de définir les modalités relatives au traitement des données confidentielles, à la communication d'informations et au parrainage. Le modèle doit être utilisé avant la prestation des services et peut être adapté à des programmes à court terme (4 à 8 semaines), à des engagements à plus long terme (3 à 12 mois) ou à un accompagnement continu sous forme de contrat mensuel.

À mesure que le contexte évolue, vous pouvez ajouter des addenda pour chaque client ou programme, tels que les livrables, les calendriers ou les changements de périmètre. L'utilisation d'outils tels que Google Docs permet de personnaliser facilement le modèle de base, tandis que DocuSign ou PandaDoc gèrent les signatures électroniques sécurisées et le contrôle des versions. Le stockage des accords finaux dans un dossier partagé (Google Drive ou Dropbox) garantit que tout le monde a accès aux dernières conditions.

Avantages principaux pour les coachs et les clients

Un contrat bien structuré apporte des avantages évidents aux deux parties.

Pour les coachs, il définit les limites, le champ d'application, les honoraires et les règles d'annulation, ce qui réduit les questions et accélère l'intégration. Il soutient également les pratiques éthiques en s'alignant sur les directives des associations de coaching telles que l'ICF et l'EMCC, ce qui facilite les audits et les renouvellements au fil du temps. Un contrat clair permet également de gérer les attentes et vous protège contre les dérives.

Pour les clients, un contrat écrit augmente la transparence en matière de tarification, de calendrier et de suivi des progrès, ce qui renforce la confiance dans la relation de coaching. Un modèle concis de deux pages est rapide à consulter et constitue un point de référence fiable en cas de changement de plans ou d'objectifs. Enfin, l'utilisation d'outils tels que DocuSign ou PandaDoc garantit une signature sécurisée et un contrôle facile des versions pour les deux parties.

Éléments essentiels d'un modèle de contrat de coaching

Un modèle de contrat de coaching solide permet de définir les attentes, de protéger les deux parties et de faciliter l'adaptation à différents créneaux et juridictions. Vous trouverez ci-dessous les sections principales que l'on retrouve généralement dans les contrats de coaching, avec des indications sur ce que couvre chaque clause, pourquoi elle est importante et le type de formulation que vous devriez utiliser. Considérez-les comme des éléments de base que vous pouvez personnaliser pour le coaching d'entreprise, le coaching de vie ou le coaching de cadres, et adaptez-les aux règles locales.

Relation coach-client et champ d'application

La clause relative à la relation coach-client définit le partenariat et fixe des limites claires quant à ce que couvre le coaching.

Le coaching est un processus collaboratif visant à développer des compétences, à atteindre des objectifs et à renforcer la responsabilisation. Il ne s'agit pas d'une thérapie, d'un traitement médical ou d'un conseil juridique. Le coach ne posera pas de diagnostic, ne prescrira pas de soins et ne fournira pas de traitement ; si des besoins cliniques apparaissent, le contrat doit prévoir l'orientation vers des professionnels qualifiés.

Le libellé doit clairement indiquer que les résultats ne sont pas garantis et dépendent des efforts, du temps et de la coopération. Si nécessaire, ajoutez une note sur les normes éthiques (par exemple, le code de déontologie de l'ICF) et précisez clairement les responsabilités des deux parties.

Services, format et livrables

La section Services, format et livrables décrit ce qui est inclus, comment cela est fourni et ce que vous fournissez en dehors des sessions.

Les éléments généralement inclus sont le nombre et la durée des séances, le mode de communication (en personne, par vidéo ou par téléphone) et le moyen de communication entre les séances (courriel ou messagerie sécurisée). Il répertorie également toutes les ressources que vous fournirez, telles que des feuilles de travail, des enregistrements ou des appels de groupe. Utilisez une liste à puces pour énoncer clairement les inclusions et les exclusions, afin que les deux parties sachent ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas.

• Sessions incluses : 6 à 12 sessions, chacune d'une durée de 45 à 60 minutes
• Modalité de prestation : en personne, par vidéo (Zoom, Google Meet) ou par téléphone
• Contact entre les séances : courriel ou messagerie sécurisée (réponse dans les 24 à 48 heures)
• Ressources fournies : fiches de travail, exercices, enregistrements et appels de groupe facultatifs.
• Accès aux notes : accès réservé au client, avec accès du superviseur uniquement si explicitement autorisé par consentement
• Exclusions : thérapie, conseils médicaux ou juridiques, services d'urgence

Utilisez un langage pratique et facile à adapter à différents créneaux ou juridictions, et veillez à ce que la formulation corresponde à vos méthodes et outils de prestation, tels que Zoom, Google Meet, Calendly ou un système de gestion de l'apprentissage.

Calendrier, durée et déroulement des sessions

La section consacrée au calendrier, à la durée et au déroulement des séances décrit la fréquence des séances de coaching, la durée du programme et les modalités de réservation des séances.

De nombreux programmes de coaching durent entre 6 et 12 semaines, avec des séances hebdomadaires ou bihebdomadaires d'une durée de 45 à 60 minutes. Vous pouvez proposer des programmes plus longs (3 à 6 mois) pour un développement plus approfondi. Indiquez les dates de début et de fin, ou définissez clairement la période du programme, et décrivez comment les clients reçoivent les liens de planification (tels que Calendly) et comment demander des modifications.

Incluez également les instructions pour participer aux sessions en ligne (plateforme, identifiants de connexion et vérifications techniques) et toutes les tâches préalables ou conditions préalables que les clients doivent remplir avant chaque réunion afin d'optimiser la valeur ajoutée, telles qu'une fiche de travail pour définir les objectifs ou des mises à jour sur les progrès réalisés.

Frais, conditions de paiement et forfaits

La section « Frais, conditions de paiement et forfaits » définit le prix, le calendrier de paiement et les modalités de paiement des clients.

Indiquez le prix total ou le tarif horaire, le nombre de séances incluses et les modalités de paiement (paiement initial, paiement échelonné ou paiement par séance). Énumérez les modes de paiement acceptés, tels que les cartes de crédit, Stripe, PayPal ou les virements bancaires, ainsi que les dates d'échéance et les éventuels frais de retard. Précisez également les conditions de remboursement et la manière dont les changements de prix s'appliquent aux clients existants, y compris la manière dont les remises ou les promotions sont gérées.

De plus, mentionnez les forfaits de coaching et la manière dont les modifications apportées à un forfait sont gérées, afin que les clients sachent ce pour quoi ils paient actuellement et ce qui nécessiterait un nouvel accord.

Politique de report et d'annulation

La politique d'annulation, de report et de non-présentation définit les attentes en matière de modification des séances.

Précisez le délai de préavis requis, par exemple 24 ou 48 heures, et expliquez ce qui est considéré comme une absence. Décidez si les séances manquées sont perdues ou peuvent être reprogrammées, et dans quelles conditions. Pour plus de clarté, incluez des exemples illustrant la politique et indiquez les frais facturés en cas d'annulation tardive ou d'absences répétées.

Un langage clair permet d'éviter les conflits et favorise une relation de coaching harmonieuse. Adaptez les détails à votre cabinet et aux besoins de vos clients, tout en veillant à ce que la politique reste équitable et réalisable.

Clause de confidentialité

La confidentialité et la protection de la vie privée garantissent la protection des données des clients, sauf exceptions définies.

Le coach préservera la confidentialité des informations relatives au client, sauf en cas de risque de préjudice, d'obligations légales ou de signalement obligatoire, le cas échéant. Décrivez comment les notes de séance, les courriels et les enregistrements sont stockés, qui peut y accéder et pendant combien de temps les enregistrements sont conservés. Alignez cette section sur les lois applicables en matière de confidentialité et les meilleures pratiques en matière de sécurité des données, et évitez les conseils juridiques spécifiques à une juridiction dans un guide générique.

Incluez une note concernant le consentement pour les sessions d'enregistrement et la manière dont celles-ci sont gérées, stockées et qui peut les visionner, afin de vous assurer que les clients comprennent leurs droits et leurs options pour contrôler ou supprimer les enregistrements lorsque cela est autorisé.

Divulgation d'informations et tiers (facultatif)

La divulgation d'informations et les tiers décrit une section facultative pour le partage d'informations avec d'autres personnes.

Cette section facultative permet aux clients d'autoriser le partage d'informations avec des tiers, tels qu'un employeur parrain, un superviseur ou un professionnel de santé.

Décrivez quelles informations peuvent être partagées, avec qui et dans quel but. Précisez que ce consentement peut être limité ou retiré à tout moment, et indiquez comment les avis de retrait doivent être transmis et enregistrés. Adaptez le libellé afin qu'il reflète votre pratique et les exigences en matière de confidentialité ou de partage des données dans votre juridiction.

Résiliation du contrat de coaching

La résiliation du contrat de coaching explique comment le contrat peut prendre fin.

Indiquez les conditions dans lesquelles chacune des parties peut mettre fin à l'accord (par exemple, violation des conditions, non-paiement, désaccord ou problèmes éthiques) et le préavis requis. Expliquez comment les sessions restantes ou les frais sont gérés, et définissez les conditions relatives aux remboursements ou aux crédits si le contrat prend fin prématurément. Décrivez le processus de communication écrite de la résiliation afin de garantir un départ clair et professionnel.

Une clause de résiliation bien définie contribue à protéger les deux parties et à préserver le professionnalisme même lorsque les objectifs changent.

Clause de limitation de responsabilité

La limitation de responsabilité et les clauses de non-responsabilité déterminent dans quelle mesure l'entraîneur peut être tenu responsable.

Inclure une clause qui limite la responsabilité de l'entraîneur dans la mesure maximale permise par la loi. Précisez que le coach n'est pas responsable des décisions, des actions ou des résultats du client, et que le coaching ne remplace pas les conseils médicaux, psychologiques, financiers ou juridiques. Utilisez un langage clair et simple, et notez que cette section peut nécessiter des informations spécifiques à la juridiction ou un examen juridique.

Le fait que cette section soit clairement rédigée permet de définir des attentes réalistes et réduit le risque de litiges concernant les résultats ou les mesures prises par le client.

Règlement des litiges et droit applicable

La section « Résolution des litiges et droit applicable » explique comment les litiges seront traités et quel droit régit l'accord.

Indiquez si les parties doivent d'abord tenter un règlement à l'amiable, puis recourir à la médiation ou à l'arbitrage, et précisez quelle loi nationale ou régionale régit l'accord. Une formulation claire concernant les étapes et le lieu du règlement des litiges permet d'éviter toute incertitude quant à l'endroit et à la manière dont les problèmes seront résolus, ce qui permet aux deux parties de gagner du temps et de réduire les coûts.

Envisagez d'inclure un délai pour le lancement de la procédure de règlement des litiges et le forum acceptable pour les discussions de règlement afin de simplifier le processus.

Intégralité de l'accord et autres clauses juridiques standard

L'intégralité de l'accord et les autres clauses juridiques standard comprennent des clauses de clôture standard.

Expliquez que l'accord représente l'intégralité de l'entente entre les parties et que toutes les conversations ou ébauches antérieures sont remplacées par le contrat écrit. Inclure la divisibilité (si une partie du contrat est invalide, le reste reste valable), la renonciation (le fait de ne pas appliquer une clause ne constitue pas une renonciation future) et l'effet contraignant (l'accord lie les successeurs et ayants droit). Placez-les dans des paragraphes courts et distincts vers la fin du modèle afin de renforcer leur objectif.

Ces clauses types renforcent la solidité et la clarté du texte, réduisant ainsi le risque d'ambiguïté ultérieure.

Coordonnées et signatures du coach et du client

Le modèle doit se terminer par des champs clairement identifiés pour les coordonnées et les signatures du coach et du client.

Indiquez le nom complet, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, l'adresse de facturation (pour votre client) et toute autre information disponible. Prévoyez des espaces pour la date, les signatures (ou signatures électroniques) et, le cas échéant, les détails d'autorisation pour les sponsors d'entreprise ou les parents/tuteurs. Le fait de remplir ces champs garantit aux deux parties de disposer d'un document signé et d'un moyen fiable de se contacter pour obtenir des informations ou poser des questions.

Qui devrait utiliser ce modèle de contrat d'entraîneur ?

Adapter un modèle générique de contrat de coaching à votre niche, votre modèle commercial et votre clientèle vous aide à définir des attentes claires sans submerger vos clients. Ce guide étape par étape vous aide à adapter le libellé du contrat à votre style de coaching, à la structure de votre programme et à toute exigence externe, tout en veillant à ce que l'accord reste lisible et convivial pour le client.

Pour aligner le modèle sur votre niche de coaching

Commencez par adapter la terminologie à votre domaine de coaching spécifique. Identifiez les résultats fondamentaux que vos clients souhaitent obtenir, puis remplacez les termes génériques par des appellations précises telles que « coaching en leadership exécutif », « coaching de vie » ou « coaching bien-être ». Remplacez les espaces réservés par des résultats concrets, par exemple, améliorer la prise de décision, établir des routines quotidiennes et renforcer la responsabilité. Notez également les méthodes que vous utilisez réellement, comme des sessions hebdomadaires de 45 minutes, des revues mensuelles ou des exercices axés sur l'action.

Dans la pratique, adaptez les exemples à votre niche. Dans le cadre du coaching exécutif, décrivez les résultats tels qu'une plus grande clarté stratégique et des cycles décisionnels plus rapides. Dans le coaching de vie, mettez l'accent sur la réalisation des objectifs et l'amélioration des routines quotidiennes. Dans le cadre du coaching bien-être, mettez l'accent sur les changements d'habitudes durables et la réduction du stress. Conservez la structure générale intacte afin que les sections essentielles telles que l'étendue des services, le barème des honoraires et les conditions d'annulation restent claires pour les clients.

Définir clairement les forfaits, les tarifs et les calendriers

Définissez des offres claires en répertoriant vos offres réelles et la manière dont les clients peuvent y accéder. Commencez par remplacer l'expression générique « séance d'une heure » par des options concrètes telles que des forfaits de 4 séances, des programmes de 8 séances, des programmes de groupe ou des contrats de services pour les entreprises. Décrivez brièvement chaque option : ce qui est inclus, la fréquence des rencontres, les résultats attendus et le fonctionnement du calendrier. Pour chaque forfait, indiquez les fourchettes de prix et les délais habituels afin d'aider les clients à prendre rapidement leur décision.

Les options courantes comprennent :

• Séance de coaching unique — 60 minutes, généralement entre 180 et 250 dollars.
• Forfait de 4 séances — quatre séances de 60 minutes réparties sur 4 à 6 semaines, 700 $ à 900 $.
• Programme de 8 séances — huit séances de 60 minutes réparties sur 8 à 12 semaines, 1 350 $ à 1 750 $.
• Programme de groupe — 6 à 8 séances de groupe avec un nombre limité de participants, 300 $ à 550 $ par personne.
• Contrat de services — coaching mensuel continu pour les équipes, à partir de 2 000 $ par mois.

Pour mettre cela en œuvre, envisagez de créer des variantes de modèles distinctes pour les sessions ponctuelles et les programmes structurés, et utilisez un tableau ou une liste à puces pour présenter clairement les options. Pour chaque variante, définissez ce qui est inclus, les éventuels suppléments (tels que l'assistance par e-mail ou les ressources téléchargeables) et les conditions d'annulation applicables. Cette approche aide les clients à comparer rapidement les différentes options et vous permet d'adapter vos tarifs à mesure que votre cabinet se développe.

Pour adapter les règles d'annulation et de report

Adaptez vos politiques en fonction de vos capacités et du profil de vos clients. Si vous proposez un coaching individuel très demandé, fixez des règles plus strictes pour protéger votre temps ; pour les programmes de groupe, offrez plus de flexibilité et de substitutions lorsque cela est possible. Maintenez une politique ferme mais équitable, et rédigez-la dans un langage simple que les clients peuvent comprendre. Indiquez clairement les délais d'annulation et ce qui se passe en cas de retard ou d'absence à une séance.

Les mesures pratiques comprennent la définition des délais de préavis (par exemple, 24 à 48 heures pour les cours individuels, avec possibilité de remplacement dans les programmes de groupe) et la fixation des frais éventuels. Veillez également à expliquer la procédure que vous et votre client devez suivre en cas de report ou d'annulation d'une séance, ainsi que la politique de remboursement applicable dans de tels cas. Enfin, documentez la manière dont les exceptions sont traitées en cas d'urgence, de retard dans les déplacements ou de problèmes de santé afin d'éviter tout litige.

Pour refléter les pratiques en matière de confidentialité et de conservation des documents

Expliquez précisément où les notes sont stockées, qui peut y accéder, combien de temps vous les conservez et si les séances sont enregistrées. Utilisez un langage simple pour décrire le traitement des données, comme le stockage crypté dans le cloud, les journaux d'accès et l'accès réservé aux membres autorisés de l'équipe. Dans la plupart des endroits, les coachs conservent les notes relatives à leurs clients pendant 3 à 7 ans, mais vérifiez les règles locales et les directives d'accréditation, car certaines juridictions exigent une conservation plus longue pour les entreprises clientes. Évitez de promettre plus que ce que vous pouvez réellement offrir et fixez des attentes en conséquence.

Expliquez également comment vous gérez les enregistrements et les demandes de suppression des clients. Si vous enregistrez systématiquement les séances, indiquez clairement les conditions requises pour obtenir le consentement et la durée de conservation, et expliquez si les clients peuvent demander des transcriptions ou refuser l'enregistrement. En précisant les détails relatifs au stockage et aux délais de conservation, vous réduisez les malentendus et protégez la vie privée de vos clients à mesure que votre cabinet évolue.

Pour que le langage reste simple et convivial pour le client

Mettez l'accent sur la clarté en utilisant des phrases courtes, en évitant le jargon juridique et en définissant tous les termes susceptibles de semer la confusion chez les clients. Utilisez la voix active, des exemples concrets et un langage courant pour décrire les services, les résultats et les limites. Lisez les sections clés à haute voix ou partagez-les avec un collègue de confiance afin de vous assurer que le ton est encourageant et conforme à vos valeurs en matière de coaching, tout en restant ferme sur vos attentes.

Rendez les conditions d'utilisation faciles à comprendre et à parcourir. Divisez les longs paragraphes en plusieurs parties, utilisez des titres et des espaces, et définissez des termes tels que « confidentialité », « étendue des services » et « politique d'annulation » en termes simples. Lorsque vous révisez, testez votre texte auprès d'un ami qui n'est pas dans votre domaine afin de vous assurer qu'il semble utile plutôt qu'intimidant, et modifiez-le en conséquence.

Pour obtenir un avis professionnel lorsque cela est nécessaire

Encouragez un professionnel juridique qualifié à examiner les contrats personnalisés, en particulier si vous travaillez à l'étranger, servez des entreprises ou traitez des sujets sensibles. Un modèle constitue un point de départ, mais ne remplace pas un avis juridique. Il est possible que les réglementations locales ou les organismes d'accréditation imposent des exigences supplémentaires que vous devez respecter.

Lorsque vous êtes prêt, préparez un brouillon propre et une version annotée indiquant les modifications proposées. Rassemblez vos notes sur la protection des données, la confidentialité et toutes les règles spécifiques à votre secteur d'activité, puis demandez à un avocat d'en vérifier l'applicabilité et la conformité. Si vous ne pouvez pas consulter rapidement un avocat, envisagez de faire appel à un service régional ou en ligne offrant des consultations gratuites afin de détecter les problèmes majeurs avant de signer avec un client.

Erreurs courantes à éviter dans les contrats de coaching

Utilisez notre modèle de contrat de coaching pour formaliser les accords et protéger les deux parties dans les relations avec les clients. Cela permet également de clarifier les attentes, afin que les deux parties se sentent respectées et sur la même longueur d'onde dès le premier jour. Dans cette section, nous relevons les erreurs fréquentes de rédaction et d'utilisation et proposons des solutions concrètes que vous pouvez appliquer pour que votre contrat reste protecteur et centré sur le client.

Pour éviter les descriptions de services vagues ou incomplètes

Des expressions vagues telles que « séances de coaching comme convenu » créent une confusion tant pour vous que pour votre client. Une description claire des services permet de définir les attentes et de réduire les litiges avant même qu'ils ne surviennent. Lorsque la formulation est précise, vous et le client savez exactement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas, ce qui évite les désaccords ultérieurs concernant la portée ou les livrables.

Précisez le nombre de séances de coaching convenu, ainsi que leur fréquence et la manière dont les réunions se dérouleront (appels vidéo, en personne, appels téléphoniques, etc.). Indiquez le soutien inclus entre les sessions (par exemple, vérification des e-mails ou notes de responsabilité) et celui qui n'est pas inclus (comme l'accès d'urgence ou les messages illimités). Par exemple, une description peu convaincante pourrait être formulée ainsi : « 12 séances de coaching convenues sur une période de 12 semaines ». Une version plus stricte dirait : « 12 séances hebdomadaires de 60 minutes via Zoom, avec une assistance par e-mail limitée à deux questions par semaine entre les séances et un délai de réponse de 24 heures les jours ouvrables ; pas d'appels d'urgence ni de messagerie illimitée. » Ce niveau de détail correspond à celui des outils de planification réels tels que Calendly et réduit les décalages lorsque vous commencez à livrer.

Pour éviter toute confusion concernant les frais et les remboursements

Des tarifs peu clairs ou des frais cachés peuvent nuire à la confiance et entraîner des litiges. Une section claire et transparente sur les tarifs aide les clients à établir leur budget et réduit les négociations après la signature. Lorsque les chiffres sont clairs, les deux parties avancent en toute confiance.

Présentez l'investissement total, le calendrier de paiement et ce qui se passe si un client arrête prématurément. Par exemple, un programme de 12 semaines peut coûter 1 800 $, avec un acompte non remboursable de 600 $ à verser à la signature et le solde de 1 200 $ à régler avant la première semaine. Si un client résilie son contrat après la quatrième semaine, proposez une approche claire et proportionnelle pour les remboursements ou les crédits, en fonction des séances utilisées par rapport à celles non utilisées. Si vous offrez des crédits, expliquez clairement comment ils peuvent être utilisés et leur date d'expiration. Notez également que les tarifs peuvent changer ; consultez cette section au moins une fois par an afin que le modèle reste conforme aux tarifs actuels et aux modes de paiement courants (Stripe, PayPal, ACH).

Fixer des limites et des attentes réalistes

Promettre des résultats ou une disponibilité excessifs nuit à la relation de coaching. Soyez franc sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas garantir, et fixez des limites raisonnables qui protègent les deux parties. Des limites claires vous aident également à rester durable et à éviter le surmenage, tant pour vous que pour votre client.

Définissez des délais de réponse et des canaux d'assistance raisonnables. Par exemple, indiquez que vous ne garantissez pas de résultats ou de délais spécifiques, et que les messages non urgents recevront une réponse dans les 24 à 48 heures les jours ouvrables. Définissez des normes de planification, telles que des séances hebdomadaires à jour et heure fixes, avec un délai d'annulation de 24 heures. Expliquez comment les demandes hors champ sont traitées et dans quels cas des frais supplémentaires s'appliquent. En intégrant ces limites dans le contrat, vous créez une relation de coaching saine et durable, fondée sur le respect et la clarté.

Préciser comment et quand l'accord prend fin

Omettre les conditions de résiliation laisse les deux parties dans l'incertitude lorsque les choses ne fonctionnent pas. Un plan de fin clair aide les deux parties à aller de l'avant dans la dignité et réduit les ressentiments.

Précisez comment l'engagement peut prendre fin, les préavis requis et comment les séances non utilisées ou les paiements restants sont traités. Ajoutez un court paragraphe expliquant comment chaque partie peut faire part de ses préoccupations avant la résiliation, par exemple en organisant une réunion de 30 minutes dans les deux semaines suivant la soulevée de la question. Indiquez également si les sessions non utilisées donnent droit à un remboursement ou à un crédit, et comment ceux-ci sont accordés. Une clause finale bien définie permet de maintenir une relation professionnelle et facilite la transition pour les clients qui décident de suspendre ou de mettre fin au coaching.

Pour que le contrat reste conforme à votre pratique réelle

Un contrat qui décrit des processus que vous ne suivez pas peut nuire à votre crédibilité et mécontenter vos clients. Assurez-vous que la langue reflète le fonctionnement réel de votre entreprise, y compris les outils de planification, les méthodes de paiement et la manière dont vous gérez les communications.

Réviser et mettre à jour régulièrement le modèle afin que les politiques, les canaux et les pratiques en matière de données reflètent votre mode de fonctionnement actuel. Par exemple, si vous utilisez actuellement Calendly pour la planification, Zoom pour les réunions et Stripe pour les paiements, assurez-vous que le contrat mentionne ces outils et tout traitement de données associé. Prévoyez une simple révision semestrielle ou liez les mises à jour aux changements de politique, afin que le modèle de contrat de coaching reste en phase avec vos pratiques actuelles et continue à vous protéger, vous et vos clients, en 2025 et au-delà.

Comment utiliser un modèle de contrat de coaching avec de nouveaux clients

Pour commencer votre modèle de contrat de coaching, ajoutez une section permettant d'indiquer les coordonnées de votre client ainsi que les vôtres. Cette section vous guide à travers les étapes pratiques que vous pouvez intégrer à votre flux de travail, depuis l'appel de découverte jusqu'au suivi après la signature. Vous apprendrez quand envoyer le contrat, comment présenter les conditions et quoi faire après la signature des deux parties afin que le contrat soit perçu comme un outil utile et transparent plutôt que comme une simple formalité.

Présenter l'accord lors de la phase de découverte ou d'admission

Abordez la question du contrat dès le début de la relation, lors de la consultation initiale, de l'appel de découverte ou du processus d'admission. Présentez cela comme une garantie mutuelle qui clarifie les attentes, protège les deux parties et garantit le bon déroulement de l'expérience de coaching. Invitez le client à poser des questions afin qu'il se sente à l'aise avant de signer, et rassurez-le en lui expliquant que l'objectif est la clarté et la collaboration, et non la pression.

Utilisez un langage simple et un ton conversationnel lorsque vous parlez du modèle de contrat de coaching. Vous pourriez dire : « Ce modèle nous aide à nous mettre d'accord sur ce que vous espérez accomplir, la manière dont nous allons travailler ensemble, les frais et les conditions d'annulation, ainsi que la manière dont la confidentialité est traitée. » Je vais vous présenter les différentes sections et vous pouvez poser des questions ou demander des précisions à tout moment. Si vous êtes prêt, je peux vous envoyer le contrat immédiatement après notre entretien afin que vous puissiez l'examiner avant notre prochaine séance. Cette approche permet de rester concentré sur l'alignement, tout en établissant des limites claires et les prochaines étapes.

Pour partager, examiner et signer le contrat

Après réception, envoyez le contrat au client à l'aide de votre outil de signature électronique préféré. Donnez-leur un délai réaliste pour le lire (souvent entre 48 et 72 heures) et soulignez les sections clés qu'ils doivent examiner en premier, telles que les services proposés, les frais et les conditions de paiement, ainsi que la politique d'annulation. Encouragez vos clients à prendre des notes ou à discuter avec vous de leurs questions, et rappelez-leur qu'il est tout à fait acceptable de demander conseil à quelqu'un d'autre s'ils souhaitent obtenir un deuxième avis.

Expliquez que les signatures électroniques marquent le début officiel de la mission de coaching. Vous pouvez garder le message chaleureux et pratique : « Je vous ai envoyé le modèle de contrat de coaching par e-mail pour que vous puissiez le consulter. Vous pouvez signer avec DocuSign/HelloSign/PandaDoc ou signer numériquement dans votre portail. Si des ajustements sont nécessaires, nous pouvons les apporter avant que vous ne signiez, mais une fois que les deux parties ont signé, la mission commence officiellement. Cette clarté aide tout le monde à aller de l'avant en toute confiance.

Pour confirmer la logistique après la signature

Une fois le contrat signé, envoyez une confirmation claire qui résume les prochaines étapes. Indiquez la date et l'heure de la première séance, comment accéder aux séances (lien ou portail), le statut du paiement ou les factures à venir, et où le client peut retrouver le contrat ultérieurement. En transformant cela en une liste de contrôle simple et reproductible, vous pouvez rester cohérent et réduire les allers-retours.

Rendez la confirmation exploitable et compatible avec les machines. Par exemple, joignez une invitation à l'agenda pour la première session, un lien vers le portail client où le contrat est stocké et une brève note sur les délais de paiement. Si vous utilisez un outil CRM ou d'intégration (tel que Dubsado ou HoneyBook), joignez le contrat signé au dossier du client et programmez un rappel pour envoyer un bref suivi une semaine avant la prochaine session. Cela permet de créer un flux de travail fiable et évolutif sur lequel les clients peuvent compter.

Revoir le contrat lorsque les circonstances changent

Considérez le contrat comme une référence vivante pendant toute la durée de la mission. Si le client souhaite modifier la fréquence, suspendre le coaching ou prolonger le programme, expliquez-lui comment le refléter dans un bref addendum ou un accord mis à jour. Revenir aux termes écrits aide à désamorcer les tensions et favorise la résolution collaborative des problèmes en clarifiant les attentes.

Lorsque des modifications sont nécessaires, commencez par une brève discussion collaborative, puis rédigez un addendum qui accompagnera le modèle de contrat de coaching original. Demandez aux deux parties de vérifier et de signer le document mis à jour, puis enregistrez-le dans le même portail client ou système de fichiers. En assurant la transparence et la documentation des changements, vous préservez la confiance et fournissez un compte rendu clair de ce qui a été convenu, de ce qui a changé et pourquoi.

Comment Bonsai aide à gérer les modèles de contrats de coaching

Bonsai intègre tous les éléments familiers d'un contrat de coaching dans un flux de travail numérique clair et facile à utiliser. Les coachs peuvent transformer un modèle unique et bien structuré en une expérience client cohérente, de la première ébauche à la signature en passant par le suivi continu, sans avoir à jongler entre différents outils ou fichiers. Cette source unique d'informations fiables permet à votre entreprise de coaching de rester organisée et professionnelle à chaque étape.

Utilisez notre modèle gratuit pour créer le contrat de coaching idéal

Dans Bonsai, vous commencez par un contrat de coaching principal qui comprend les clauses standard sur lesquelles vous vous appuyez : relation coach-client, services proposés, honoraires, confidentialité et politiques. Enregistrez ce modèle comme modèle réutilisable afin que chaque nouveau client puisse partir sur des bases solides identiques. Cela facilite l'intégration et garantit la cohérence de vos conditions dans tous vos engagements.

Une fois le modèle principal en place, vous pouvez le dupliquer pour différentes offres telles que le coaching individuel, les programmes de groupe ou les forfaits d'entreprise. Les modifications mineures apportées à la portée ou aux tarifs ne perturberont pas la structure globale ou le langage que vous avez élaborés, ce qui vous permettra de conserver un ton professionnel et de réduire les modifications standardisées dans l'ensemble de l'entreprise. Le résultat est un système évolutif qui vous fait gagner du temps tout en préservant la clarté pour les clients.

Au fur et à mesure que vous affinez votre langage, utilisez des espaces réservés pour les noms des clients, les dates et les détails du programme afin d'accélérer la rédaction des prochains brouillons. Conservez une liste de contrôle concise et partagée dans le modèle afin de ne pas oublier d'inclure les éléments essentiels tels que les politiques d'annulation et les dates de début. Grâce à l'historique des versions, vous pouvez suivre les modifications apportées au fil du temps et revenir en arrière si nécessaire, tout en conservant une trace fiable à des fins de conformité et de référence.

Pour suivre et gérer les contrats de coaching en un seul endroit

Bonsai vous permet d'envoyer des contrats directement à vos clients à partir de leurs fiches de contact, et vous pouvez voir en un coup d'œil si un contrat a été consulté, signé ou s'il est toujours en attente. Tous les contrats de coaching signés sont conservés avec les dossiers clients, vous n'avez donc pas besoin de fouiller dans des dossiers ou des fils de discussion par e-mail pour trouver le bon document.

Les avantages pratiques sont évidents : plus de PDF perdus, plus de pièces jointes fragiles et un accès facile avant les sessions. Vous aurez une vue d'ensemble claire des personnes sous contrat, des dates d'expiration des contrats et des formules d'accompagnement dont bénéficie chaque client. L'approche centralisée facilite également la consultation de l'historique des contrats lorsque vous avez besoin de vous référer à la portée, aux tarifs ou aux conditions de renouvellement au cours d'une session ou d'une discussion sur le renouvellement.

En pratique, ouvrez le profil d'un client, accédez à la section Contrats et vérifiez le statut, les dates d'expiration et les programmes associés. Utilisez des filtres tels que « Actif », « Expiré » ou « En attente de signature » pour organiser rapidement votre semaine. Comme les contrats restent dans le dossier client, vous pouvez joindre des notes, des factures et des comptes rendus de session en un seul endroit pour une expérience client fluide.

Pour automatiser les rappels, les approbations et les étapes suivantes

Bonsai rationalise les flux de travail liés aux contrats en automatisant les tâches clés afin que les coachs puissent se concentrer davantage sur leur travail et moins sur les tâches administratives. Les automatisations couvrent les moments critiques du cycle de vie du contrat, de la signature initiale aux actions post-signature, garantissant ainsi qu'aucun détail ne soit oublié.

Ces automatisations vous aident à rester cohérent dans l'ensemble de votre activité de coaching. En standardisant les communications et les transferts, vous maintenez un rythme professionnel qui favorise la confiance et la fiabilité auprès des clients. Dans l'ensemble, vous réduirez le suivi manuel, accélérerez l'intégration et maintiendrez chaque client sur la bonne voie grâce à des étapes claires.

• Envoi de rappels automatiques aux clients qui n'ont pas encore signé
• Envoi automatique d'e-mails de bienvenue et de formulaires d'inscription dès la signature du contrat
• Lier les accords signés aux projets, aux factures et aux calendriers de paiement
• Réduire le suivi manuel afin que les coachs puissent se concentrer davantage sur leur travail et moins sur les tâches administratives.