Plantilla de contrato de entrenador

¿Qué es una plantilla de contrato de entrenador y para qué sirve?

Una plantilla de contrato de coaching es un acuerdo reutilizable y prediseñado que puedes personalizar para diferentes tipos de coaching, como coaching personal, coaching empresarial o coaching físico. Recoge los términos fundamentales de la relación entre el coach y el cliente y convierte las expectativas informales en compromisos por escrito, lo que facilita el inicio y la ejecución de programas de coaching con claridad y profesionalidad.

Definición y finalidad de un acuerdo de coaching

Un acuerdo de coaching es un contrato escrito que establece lo que el coach proporcionará, lo que el cliente puede esperar y las reglas básicas del compromiso. Ayuda a convertir las expectativas informales en compromisos claros y mantiene a ambas partes alineadas a lo largo del trabajo.

El acuerdo suele incluir el alcance de los servicios, la duración y frecuencia de las sesiones, el método de prestación (vídeo, teléfono o en persona) y cualquier producto que el cliente vaya a recibir. Por ejemplo, un programa de 12 semanas podría incluir seis sesiones de 60 minutos más dos controles de 15 minutos. También cubre las condiciones de pago, las normas de cancelación, la confidencialidad y las directrices éticas, lo que proporciona a ambas partes un punto de referencia sólido en caso de que surjan preguntas o disputas posteriormente.

Al establecer las expectativas desde el principio, el contrato reduce la desviación del alcance y protege tanto al coach como al cliente al aclarar las responsabilidades y los límites desde el primer día.

Cuándo utilizar una plantilla de contrato de coaching

El uso de una plantilla resulta útil en varios casos habituales.

Por ejemplo, la incorporación de nuevos clientes individuales se beneficia de una admisión estándar y condiciones iniciales, mientras que los participantes en el coaching grupal se benefician de reglas claras sobre la dinámica del grupo, la participación y los requisitos de registro. Los contratos de coaching corporativo ayudan a definir el tratamiento confidencial de los datos, la presentación de informes y el patrocinio. La plantilla debe utilizarse antes de prestar los servicios y puede adaptarse a programas de corta duración (4-8 semanas), compromisos más largos (3-12 meses) o coaching continuo con condiciones mensuales.

A medida que cambian los contextos, puede añadir anexos para cada cliente o programa, como entregables, calendarios o cambios en el alcance. El uso de herramientas como Google Docs facilita la personalización de la plantilla base, mientras que DocuSign o PandaDoc se encargan de las firmas electrónicas seguras y el control de versiones, y el almacenamiento de los acuerdos finales en una carpeta compartida (Google Drive o Dropbox) garantiza que todos tengan acceso a las últimas condiciones.

Ventajas principales para entrenadores y clientes

Un contrato bien estructurado aporta claras ventajas para ambas partes.

Para los entrenadores, define los límites, el alcance, las tarifas y las normas de cancelación, lo que reduce las preguntas y agiliza la incorporación. También apoya las prácticas éticas al alinearse con las directrices de asociaciones de coaching como la ICF y la EMCC, lo que facilita las auditorías y renovaciones a lo largo del tiempo. Un contrato claro también ayuda a gestionar las expectativas y te protege de los cambios en el alcance del proyecto.

Para los clientes, un contrato por escrito aumenta la transparencia en cuanto a precios, horarios y cómo se hará el seguimiento del progreso, lo que genera confianza en la relación de coaching. Una plantilla concisa de dos páginas es fácil de revisar y constituye un punto de referencia fiable si cambian los planes o los objetivos. Por último, el uso de herramientas como DocuSign o PandaDoc garantiza una firma segura y un fácil control de versiones para ambas partes.

Elementos esenciales de una plantilla de contrato de coaching

Una plantilla sólida para contratos de coaching ayuda a establecer expectativas, protege a ambas partes y facilita su adaptación a diferentes nichos y jurisdicciones. A continuación se presentan las secciones principales que suelen figurar en los acuerdos de coaching, con orientación sobre lo que cubre cada cláusula, por qué es importante y el tipo de lenguaje que conviene utilizar. Considérelos como bloques de construcción que puede personalizar para el coaching empresarial, el coaching personal o el coaching ejecutivo, y adáptelos a las normas locales.

Relación entre el coach y el cliente y alcance

La cláusula de relación entre el coach y el cliente define la colaboración y establece límites claros sobre lo que abarca el coaching.

El coaching es un proceso colaborativo destinado a desarrollar habilidades, alcanzar objetivos y fomentar la responsabilidad. No se trata de terapia, tratamiento médico ni asesoramiento legal. El entrenador no diagnosticará afecciones, prescribirá cuidados ni proporcionará tratamientos; si surgen necesidades clínicas, el contrato debe orientar la derivación a profesionales cualificados.

El lenguaje debe dejar claro que los resultados no están garantizados y dependen del esfuerzo, el tiempo y la cooperación. Incluya una nota sobre las normas éticas (por ejemplo, el Código Ético de la ICF) si procede, y especifique las responsabilidades de ambas partes en términos claros.

Servicios, formato y entregables

La sección de servicios, formato y entregables describe lo que se incluye, cómo se entrega y lo que usted proporciona más allá de las sesiones.

Las inclusiones típicas son el número y la duración de las sesiones, la modalidad (en persona, por vídeo o por teléfono) y la forma de comunicación entre sesiones (correo electrónico o mensajería segura). También enumera cualquier recurso que usted proporcione, como hojas de trabajo, grabaciones o llamadas grupales. Utiliza una lista con viñetas para detallar claramente lo que se incluye y lo que se excluye, de modo que ambas partes sepan qué está cubierto y qué no.

• Sesiones incluidas: 6-12 sesiones, cada una de 45-60 minutos.
• Modalidad de entrega: en persona, por vídeo (Zoom, Google Meet) o por teléfono.
• Contacto entre sesiones: correo electrónico o mensajería segura (respuesta en un plazo de 24 a 48 horas)
• Recursos proporcionados: hojas de trabajo, ejercicios, grabaciones y llamadas grupales opcionales.
• Acceso a las notas: acceso exclusivo para el cliente, con acceso del supervisor solo si se permite explícitamente mediante consentimiento.
• Exclusiones: terapia, asesoramiento médico o legal, servicios de crisis.

Utiliza un lenguaje práctico y fácil de adaptar a diferentes nichos o jurisdicciones, y asegúrate de que la redacción se ajuste a tus métodos de impartición y herramientas como Zoom, Google Meet, Calendly o un sistema de gestión del aprendizaje.

Calendario, duración y procedimientos de las sesiones

La sección sobre el calendario, la duración y los procedimientos de las sesiones describe la frecuencia con la que se lleva a cabo el coaching, la duración del programa y cómo se reservan las sesiones.

Muchos programas de coaching tienen una duración de entre 6 y 12 semanas, con sesiones semanales o quincenales de entre 45 y 60 minutos. Puede ofrecer programas más largos (de 3 a 6 meses) para un desarrollo más profundo. Indique las fechas de inicio y finalización, o defina claramente el plazo del programa, y describa cómo los clientes reciben los enlaces de programación (como Calendly) y cómo solicitar cambios.

Incluya también instrucciones para participar en las sesiones en línea (plataforma, datos de inicio de sesión y comprobaciones técnicas) y cualquier requisito previo o de preparación que los clientes deban completar antes de cada reunión para maximizar el valor, como una hoja de trabajo para establecer objetivos o actualizaciones del progreso.

Tarifas, condiciones de pago y paquetes

La sección de tarifas, condiciones de pago y paquetes establece el precio, el calendario de pagos y la forma en que los clientes pagan.

Incluye el precio total o la tarifa por hora, el número de sesiones incluidas y las condiciones de pago, ya sea por adelantado, a plazos o por sesión. Incluya una lista de los métodos de pago aceptados, como tarjetas de crédito/débito, transferencias ACH, efectivo, cheques, etc. Explique también las condiciones de reembolso y cómo se aplican los cambios de precios a los clientes actuales, incluyendo cómo se gestionan los descuentos o promociones.

Además, mencione los paquetes de coaching y cómo se gestionan los cambios en un paquete, para que los clientes sepan lo que están pagando ahora y lo que requeriría un nuevo acuerdo.

Política de reprogramación y cancelación

La política de cancelación, reprogramación y ausencia establece las expectativas en caso de cambios en las sesiones.

Especifique el plazo de preaviso requerido, por ejemplo, 24 o 48 horas, y explique qué se considera una ausencia. Decida si las sesiones perdidas se pierden o se pueden reprogramar, y en qué condiciones. Para mayor claridad, incluya ejemplos que ilustren la política y señale cualquier cargo que se aplique por cancelaciones tardías o ausencias repetidas.

Un lenguaje claro ayuda a prevenir disputas y favorece una relación fluida con el coach. Adapta los detalles a tu consulta y a las necesidades de tus clientes, manteniendo al mismo tiempo una política justa y viable.

Cláusula de confidencialidad

La confidencialidad y la privacidad garantizan la protección de los datos de los clientes, con excepciones definidas.

El coach mantendrá la confidencialidad de la información del cliente, salvo en casos de riesgo de daño, obligaciones legales o denuncias obligatorias, según corresponda. Describa cómo se almacenan las notas de las sesiones, los correos electrónicos y cualquier grabación, quién puede acceder a ellos y durante cuánto tiempo se conservan los registros. Alinee esta sección con las leyes de privacidad pertinentes y las mejores prácticas de seguridad de datos, y evite incluir asesoramiento jurídico específico de cada jurisdicción en una guía genérica.

Incluya una nota sobre el consentimiento para grabar sesiones y cómo se gestionan, almacenan y quién puede ver las grabaciones, asegurándose de que los clientes entienden sus derechos y opciones para controlar o eliminar las grabaciones cuando esté permitido.

Divulgación de información y terceros (opcional)

La divulgación de información y terceros describe una sección opcional para compartir información con otros.

Esta sección opcional permite a los clientes autorizar el intercambio de información con terceros, como un patrocinador empleador, supervisor o profesional sanitario.

Describa qué información se puede compartir, con quién y con qué finalidad. Incluya que el consentimiento puede limitarse o retirarse en cualquier momento, y especifique cómo deben entregarse y registrarse las notificaciones de retirada. Adapte el lenguaje para reflejar su práctica y cualquier requisito de privacidad o intercambio de datos en su jurisdicción.

Rescisión del contrato de entrenamiento

La rescisión del contrato de coaching explica cómo puede finalizar el contrato.

Indique las condiciones en las que cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo (por ejemplo, incumplimiento de los términos, impago, desalineación o cuestiones éticas) y el preaviso requerido. Explique cómo se gestionan las sesiones restantes o las tarifas, y establezca las expectativas en cuanto a reembolsos o créditos si el acuerdo finaliza antes de tiempo. Describa el proceso para comunicar la rescisión por escrito con el fin de garantizar una salida clara y profesional.

Una cláusula de rescisión bien definida ayuda a proteger a ambas partes y preserva la profesionalidad incluso cuando cambian los objetivos.

Cláusula de limitación de responsabilidad

La limitación de responsabilidad y las exenciones de responsabilidad establecen hasta qué punto se puede responsabilizar al entrenador.

Incluya una cláusula que limite la responsabilidad del entrenador en la medida máxima permitida por la ley. Aclare que el coach no es responsable de las decisiones, acciones o resultados del cliente, y que el coaching no sustituye el asesoramiento médico, psicológico, financiero o legal. Utilice un lenguaje claro y sencillo, y tenga en cuenta que esta sección puede requerir información específica de la jurisdicción o revisión legal.

Redactar claramente esta sección ayuda a establecer expectativas realistas y reduce el riesgo de disputas sobre los resultados o las medidas tomadas por el cliente.

Resolución de disputas y ley aplicable

La resolución de disputas y la ley aplicable explican cómo se gestionarán las disputas y bajo qué ley se rige el acuerdo.

Describa si las partes deben intentar primero una resolución informal y, a continuación, recurrir a la mediación o al arbitraje, y especifique qué país o estado regula el acuerdo. Una redacción clara sobre los pasos y el lugar de resolución de disputas ayuda a evitar la incertidumbre sobre dónde y cómo se resolverían los problemas, lo que ahorra tiempo y costes a ambas partes.

Considere incluir un plazo para iniciar la resolución de disputas y el foro aceptable para las discusiones de conciliación a fin de mantener la sencillez del proceso.

Acuerdo completo y otras cláusulas legales estándar

El acuerdo completo y otras cláusulas legales estándar incluyen cláusulas de cierre estándar.

Explique que el acuerdo representa el entendimiento completo entre las partes y que cualquier conversación o borrador previo queda sustituido por el contrato escrito. Incluya la divisibilidad (si una parte del contrato no es válida, el resto sigue siendo válido), la renuncia (el hecho de no hacer cumplir una cláusula no supone una renuncia futura) y el efecto vinculante (el acuerdo vincula a los sucesores y cesionarios). Mantén estos párrafos breves y separados hacia el final de la plantilla para reforzar su propósito.

Estas cláusulas estándar añaden solidez y claridad, reduciendo la posibilidad de ambigüedad más adelante.

Datos y firmas del entrenador y del cliente

La plantilla debe terminar con campos claramente etiquetados para la información de contacto y las firmas del entrenador y el cliente.

Concluya el documento con el nombre completo del entrenador, el nombre y la dirección de la empresa, y el nombre completo y los datos de contacto del cliente. Incluya espacios para la fecha, las firmas (o firmas electrónicas) y, si procede, los datos de autorización de los patrocinadores corporativos o los padres/tutores. Al proporcionar estos campos, se garantiza que ambas partes dispongan de un registro firmado y de una forma fiable de ponerse en contacto entre sí para realizar actualizaciones o plantear preguntas.

¿Quién debería utilizar esta plantilla de contrato de entrenador?

Adaptar una plantilla genérica de contrato de coaching a tu nicho, modelo de negocio y base de clientes te ayuda a establecer expectativas claras sin abrumar a los clientes. Esta guía paso a paso se centra en adaptar el lenguaje del contrato a tu estilo de coaching, la estructura del programa y cualquier requisito externo, al tiempo que se mantiene el acuerdo legible y fácil de entender para el cliente.

Para alinear la plantilla con tu nicho de coaching

Empieza por adaptar la terminología a tu nicho específico de coaching. Identifica los resultados principales que desean tus clientes y, a continuación, sustituye los términos genéricos por etiquetas precisas, como «coaching de liderazgo ejecutivo», «coaching personal» o «coaching de bienestar». Reemplaza los marcadores de posición con resultados concretos, por ejemplo, mejorar la toma de decisiones, crear rutinas diarias y aumentar la responsabilidad. Ten en cuenta también los métodos que utilizas realmente, como sesiones semanales de 45 minutos, revisiones mensuales o ejercicios centrados en la acción.

En la práctica, adapta los ejemplos a tu nicho. En el coaching ejecutivo, describa resultados como una mayor claridad estratégica y ciclos de decisión más rápidos. En el coaching de vida, haz hincapié en el logro de objetivos y la mejora de las rutinas diarias. En el coaching de bienestar, destaca los cambios sostenibles en los hábitos y la reducción del estrés. Mantenga intacta la estructura general para que las secciones fundamentales, como el alcance de los servicios, la tabla de tarifas y las condiciones de cancelación, sigan siendo claras para los clientes.

Definir paquetes, tarifas y horarios claros.

Defina paquetes claros enumerando sus ofertas reales y cómo los clientes pueden acceder a ellas. Empiece por sustituir la expresión genérica «sesión de una hora» por opciones reales, como paquetes de 4 sesiones, programas de 8 sesiones, programas grupales o contratos corporativos. Describe brevemente cada opción: qué incluye, con qué frecuencia se reúnen, los resultados esperados y cómo funciona la programación. Para cada paquete, incluya rangos de precios y plazos típicos para ayudar a los clientes a decidir rápidamente.

Las opciones comunes incluyen:

• Sesión única de coaching: 60 minutos, normalmente entre 180 y 250 dólares.
• Paquete de 4 sesiones: cuatro sesiones de 60 minutos durante 4-6 semanas, 700-900 $.
• Programa de 8 sesiones: ocho sesiones de 60 minutos durante 8-12 semanas, 1350-1750 $.
• Programa grupal: 6-8 sesiones grupales con un número limitado de participantes, entre 300 y 550 dólares por persona.
• Contrato corporativo: coaching mensual continuo para equipos, a partir de 2000 $ al mes.

Para implementarlo, considere crear variantes de plantillas separadas para sesiones puntuales frente a programas estructurados y utilice una tabla o una lista con viñetas para presentar las opciones con claridad. Para cada variante, defina lo que se incluye, cualquier complemento (como asistencia por correo electrónico o recursos descargables) y las condiciones de cancelación aplicables. Este enfoque ayuda a los clientes a comparar opciones rápidamente y le permite ajustar los precios a medida que crece su negocio.

¿Cómo puedo personalizar esto según mis necesidades?

Adapta las políticas en función de tu capacidad y el perfil de tus clientes. Si ofreces coaching individualizado de alta demanda, establece reglas más estrictas para proteger tu tiempo; para los programas grupales, ofrece más flexibilidad y sustituciones cuando sea posible. Mantenga una política firme pero justa, y redáctela en un lenguaje sencillo que los clientes puedan entender. Incluye plazos claros para las cancelaciones y lo que ocurre si llegas tarde o faltas a una sesión.

Las medidas prácticas incluyen establecer plazos de preaviso (por ejemplo, entre 24 y 48 horas para las clases individuales, con posibles sustituciones en los programas grupales) y definir las tarifas correspondientes. Asegúrate también de explicar el procedimiento que tanto tú como tu cliente debéis seguir en caso de que sea necesario reprogramar o cancelar una sesión, así como la política de reembolso aplicable en tales casos. Por último, documente cómo se gestionan las excepciones en caso de emergencias, retrasos en los viajes o problemas de salud para evitar disputas.

Para reflejar las prácticas de confidencialidad y conservación de registros.

Explique exactamente dónde se almacenan las notas, quién puede acceder a ellas, cuánto tiempo se conservan y si se graban las sesiones. Utilice un lenguaje sencillo para describir el tratamiento de los datos, como el almacenamiento cifrado en la nube, los registros de acceso y el acceso exclusivo de los miembros autorizados del equipo. En la mayoría de los lugares, los coaches conservan las notas de los clientes durante 3 a 7 años, pero comprueba las normas locales y las directrices de acreditación, ya que algunas jurisdicciones exigen un periodo de conservación más largo para los clientes corporativos. Evita prometer más de lo que realmente puedes cumplir y establece expectativas acordes con ello.

Incluya también cómo gestiona las grabaciones y las solicitudes de eliminación de los clientes. Si graba sesiones de forma habitual, indique claramente los requisitos de consentimiento y la duración del almacenamiento, y explique si los clientes pueden solicitar transcripciones o optar por no ser grabados. Al especificar los detalles de almacenamiento y los plazos de conservación, se reducen los malentendidos y se protege la privacidad de los clientes a medida que evoluciona su práctica.

Para mantener un lenguaje sencillo y fácil de entender para el cliente.

Céntrese en la claridad utilizando frases cortas, evitando la jerga jurídica y definiendo cualquier término que pueda confundir a los clientes. Utilice la voz activa, ejemplos concretos y un lenguaje cotidiano para describir los servicios, los resultados y los límites. Lee en voz alta las secciones clave o compártelas con un compañero de confianza para asegurarte de que el tono sea alentador y esté en consonancia con tus valores como coach, sin dejar de ser firme en cuanto a las expectativas.

Haz que los términos sean fáciles de entender y de leer. Divida los párrafos largos en fragmentos más pequeños, utilice encabezados y espacios, y defina términos como «confidencialidad», «alcance de los servicios» y «política de cancelación» en términos sencillos. Cuando revises, haz una prueba con un amigo que no sea de tu campo para confirmar que suena útil en lugar de intimidante, y haz los ajustes necesarios.

Para obtener una revisión profesional cuando sea necesario.

Recomiende a un profesional jurídico cualificado que revise los contratos personalizados, especialmente si trabaja en el extranjero, presta servicios a clientes corporativos o maneja temas delicados. Una plantilla es un punto de partida, no un sustituto del asesoramiento jurídico, y es posible que las normativas locales o los organismos de acreditación impongan requisitos adicionales que usted debe cumplir.

Cuando esté listo, prepare un borrador limpio y una versión con marcas rojas que muestre los cambios propuestos. Reúna sus notas sobre protección de datos, privacidad y cualquier norma específica del sector, y pida a un abogado que verifique su aplicabilidad y cumplimiento. Si no puede acceder rápidamente a un abogado, considere la posibilidad de solicitar una revisión regional o en línea sin costo alguno para detectar los problemas más importantes antes de firmar con un cliente.

Errores comunes que se deben evitar en los contratos de coaching

Utilice nuestra plantilla de contrato de entrenador para formalizar acuerdos y proteger a ambas partes en las relaciones con los clientes. También deja claras las expectativas, por lo que ambas partes se sienten respetadas y en sintonía desde el primer día. En esta sección, señalamos los errores más frecuentes en la redacción y el uso, y ofrecemos soluciones concretas que puede aplicar para que su acuerdo sea protector y esté centrado en el cliente.

Para evitar descripciones de servicios vagas o incompletas.

Las frases vagas como «sesiones de coaching según lo acordado» crean confusión tanto para usted como para su cliente. Una descripción clara del servicio ayuda a establecer expectativas y reduce las disputas antes de que surjan. Cuando la redacción es precisa, tanto usted como el cliente saben exactamente qué está incluido y qué no, lo que evita posteriores desacuerdos sobre el alcance o los resultados esperados.

En la práctica, especifique el número total de sesiones, la duración de cada sesión y el formato (vídeo, teléfono, presencial). Indique qué tipo de asistencia se incluye entre sesiones (por ejemplo, comprobación de correo electrónico o notas de responsabilidad) y qué no se incluye (como acceso de emergencia o mensajes ilimitados). Por ejemplo, una descripción poco precisa podría ser «12 sesiones de coaching acordadas a lo largo de 12 semanas». Una versión más contundente diría: «12 sesiones semanales de 60 minutos a través de Zoom, con asistencia por correo electrónico de hasta dos preguntas por semana entre sesiones y un plazo de respuesta de 24 horas en días laborables; sin llamadas de emergencia ni mensajes ilimitados». Este nivel de detalle se ajusta a herramientas de programación del mundo real como Calendly y reduce los desajustes cuando empiezas a prestar el servicio.

Para evitar confusiones sobre las tarifas y los reembolsos

Los precios poco claros o los cargos ocultos pueden minar la confianza y dar lugar a disputas. Una sección de precios clara y transparente ayuda a los clientes a elaborar su presupuesto y reduce las negociaciones tras la firma. Cuando las cifras están claras, ambas partes avanzan con confianza.

Detalle la inversión total, el calendario de pagos y qué ocurre si un cliente abandona antes de tiempo. Por ejemplo, un programa de 12 semanas podría tener un precio de 1800 $, con un depósito no reembolsable de 600 $ que se abonaría en el momento de la firma y los 1200 $ restantes antes de la semana 1. Si un cliente cancela después de la cuarta semana, proporcione un enfoque claro y prorrateado para los reembolsos o créditos basados en las sesiones utilizadas frente a las no utilizadas. Si ofreces créditos, explica claramente cómo se pueden utilizar y si tienen fecha de caducidad. Ten en cuenta también que los precios pueden cambiar; revisa esta sección al menos una vez al año para mantener la plantilla actualizada con las tarifas vigentes y los métodos de pago habituales (Stripe, PayPal, ACH).

Establecer límites y expectativas realistas.

Prometer resultados o disponibilidad excesivos socava la relación de coaching. Sé directo sobre lo que puedes y no puedes garantizar, y establece límites razonables que protejan a ambas partes. Establecer límites claros también te ayuda a mantener la sostenibilidad y a prevenir el agotamiento, tanto tuyo como de tu cliente.

Defina tiempos de respuesta y canales de asistencia razonables. Por ejemplo, indique que no garantiza resultados ni plazos específicos, y que los mensajes no urgentes se responderán en un plazo de 24 a 48 horas en días laborables. Establezca normas generales de programación, como sesiones semanales en un día y hora fijos, con un plazo de cancelación de 24 horas. Explique cómo se gestionan las solicitudes que quedan fuera del ámbito de aplicación y cuándo se aplican tarifas adicionales. Al incluir estos límites en el contrato, se crea una relación de coaching sana y duradera basada en el respeto y la claridad.

Aclarar cómo y cuándo finaliza el acuerdo.

Omitir los términos de rescisión deja a ambas partes en la incertidumbre cuando las cosas no funcionan. Un plan de finalización claro ayuda a ambas partes a seguir adelante con dignidad y reduce los resentimientos.

Especifique cómo puede finalizar el compromiso, cualquier aviso requerido y cómo se gestionan las sesiones no utilizadas o los pagos restantes. Incluya un breve párrafo sobre cómo cualquiera de las partes puede plantear sus inquietudes antes de rescindir el contrato, por ejemplo, mediante una reunión de 30 minutos programada en un plazo de dos semanas desde que se planteó el problema. Describa también si se aplican reembolsos o créditos a las sesiones no utilizadas y cómo se emiten. Una cláusula final bien definida mantiene la relación profesional y facilita la transición a los clientes que deciden pausar o concluir el coaching.

Para mantener la coherencia entre el contrato y su práctica real.

Un contrato que describe procesos que no se siguen puede dañar la credibilidad y molestar a los clientes. Asegúrate de que el lenguaje refleje el flujo real de tu negocio, incluyendo las herramientas de programación, los métodos de pago y la forma en que gestionas las comunicaciones.

Revise y actualice periódicamente la plantilla para que las políticas, los canales y las prácticas de datos reflejen su forma de operar en la actualidad. Por ejemplo, si ahora utilizas Calendly para la programación, Zoom para las reuniones y Stripe para los pagos, asegúrate de que el contrato mencione estas herramientas y cualquier tratamiento de datos relacionado. Planifica una revisión sencilla cada seis meses o vincula las actualizaciones a los cambios en las políticas, de modo que la plantilla del contrato de coaching siga estando en consonancia con tu práctica actual y continúe protegiéndote tanto a ti como a tus clientes en 2025 y más allá.

Cómo utilizar una plantilla de contrato de coaching con nuevos clientes

El uso de una plantilla de contrato de coaching como parte de tu proceso de incorporación ayuda tanto a ti como a tu cliente a comenzar con expectativas claras y compartidas. Esta sección le guía a través de los pasos prácticos que puede incorporar a su flujo de trabajo, desde la llamada inicial hasta el seguimiento posterior a la firma. Aprenderás cuándo enviar el acuerdo, cómo presentar los términos y qué hacer después de que ambas partes lo firmen, para que el contrato se perciba como una herramienta útil y transparente, en lugar de una mera formalidad.

Presentar el acuerdo durante la fase de descubrimiento o admisión.

Plantee el contrato al inicio de la relación, durante la consulta inicial, la llamada de descubrimiento o el proceso de admisión. Encuadre esto como una salvaguarda mutua que aclara las expectativas, protege a ambas partes y mantiene la experiencia de coaching sin problemas. Anime al cliente a hacer preguntas para que se sienta cómodo antes de firmar y asegúrele que el objetivo es la claridad y la colaboración, no la presión.

Utilice un lenguaje sencillo y un tono coloquial cuando hable sobre la plantilla del contrato de coaching. Podría decirse que «esta plantilla nos ayuda a ponernos de acuerdo sobre lo que usted espera conseguir, cómo trabajaremos juntos, cuáles son las tarifas y las condiciones de cancelación, y cómo se gestiona la confidencialidad». Te guiaré por las secciones y puedes hacer preguntas o solicitar aclaraciones en cualquier momento. Si estás listo, puedo enviarte el contrato justo después de nuestra entrevista inicial para que puedas revisarlo antes de nuestra próxima sesión. Este enfoque mantiene el énfasis en la alineación, al tiempo que establece límites claros y los siguientes pasos a seguir.

Para compartir, revisar y firmar el contrato.

Después de la admisión, envíe el contrato al cliente utilizando su herramienta de firma electrónica preferida. Dales un plazo realista para leerlo, normalmente entre 48 y 72 horas, y destaca las secciones clave que deben revisar primero, como los servicios ofrecidos, las tarifas y las condiciones de pago, y la política de cancelación. Anime a los clientes a tomar notas o a comentar cualquier duda con usted, y recuérdeles que es perfectamente aceptable que busquen su propio asesoramiento si desean una segunda opinión.

Explique que las firmas electrónicas marcan el inicio formal del compromiso de coaching. Puedes mantener el mensaje cordial y práctico: «Te he enviado la plantilla del contrato de coaching a tu correo electrónico para que la revises». Puede firmar con DocuSign/HelloSign/PandaDoc o firmar digitalmente en su portal. Si hay algo que modificar, podemos hacerlo antes de que firme, pero una vez que ambas partes hayan firmado, el compromiso comienza oficialmente. Esta claridad ayuda a todos a avanzar con confianza.

Confirmar la logística tras la firma.

Una vez firmado el contrato, envíe una confirmación clara que resuma los siguientes pasos. Incluya la fecha y hora de la primera sesión, cómo acceder a las sesiones (enlace o portal), el estado del pago o las facturas pendientes, y dónde puede encontrar el cliente el acuerdo más adelante. Convertir esto en una lista de verificación sencilla y repetible te ayuda a mantener la coherencia y reduce las idas y venidas.

Haz que la confirmación sea viable y fácil de procesar por las máquinas. Por ejemplo, incluye una invitación de calendario para la primera sesión, un enlace al portal del cliente donde se almacena el contrato y una breve nota sobre los plazos de pago. Si utilizas una herramienta de CRM o de incorporación (como Dubsado o HoneyBook), adjunta el contrato firmado al registro del cliente y configura un recordatorio para enviar un breve seguimiento una semana antes de la próxima sesión. Esto crea un flujo de trabajo fiable y escalable en el que los clientes pueden confiar.

Revisar el contrato cuando cambien las circunstancias.

Trate el contrato como una referencia viva durante el compromiso. Si el cliente desea cambiar la frecuencia, pausar el coaching o ampliar el programa, explíquele cómo reflejarlo en un breve anexo o en un acuerdo actualizado. Volver a los términos escritos ayuda a aliviar la tensión y favorece la resolución colaborativa de problemas al mantener las expectativas explícitas.

Cuando sea necesario realizar cambios, comience con una breve discusión colaborativa y, a continuación, redacte un anexo que se adjunte a la plantilla original del contrato de coaching. Pida a ambas partes que revisen y firmen el documento actualizado, y guárdelo en el mismo portal del cliente o sistema de archivos. Al mantener los cambios transparentes y documentados, se preserva la confianza y se proporciona un registro claro de lo que se acordó, lo que cambió y por qué.

Cómo Bonsai ayuda a gestionar las plantillas de contratos de coaching

Bonsai integra todos los elementos habituales de un acuerdo de coaching en un flujo de trabajo digital limpio y fácil de usar. Los entrenadores pueden convertir una única plantilla bien estructurada en una experiencia coherente para el cliente, desde el primer borrador hasta la firma y el seguimiento continuo, sin tener que manejar herramientas o archivos separados. Esta única fuente de información veraz mantiene tu negocio de coaching organizado y profesional en cada paso.

Utiliza nuestra plantilla gratuita para crear el acuerdo de coaching perfecto.

En Bonsai, se comienza con un contrato marco de coaching que incluye las cláusulas estándar en las que se basa: relación entre el coach y el cliente, servicios ofrecidos, tarifas, confidencialidad y políticas. Guarde esta plantilla como modelo reutilizable para que cada nuevo cliente comience desde la misma base sólida. Esto facilita la incorporación y garantiza que tus condiciones se mantengan coherentes en todos los compromisos.

Una vez que la plantilla maestra esté lista, puedes duplicarla para diferentes ofertas, como coaching individual, programas grupales o paquetes corporativos. Las ligeras modificaciones en el alcance o los precios no alterarán la estructura general ni el lenguaje que ha elaborado, por lo que mantendrá un tono profesional y reducirá los cambios repetitivos en toda la empresa. El resultado es un sistema escalable que le ahorra tiempo y mantiene la claridad para los clientes.

A medida que perfeccionas tu lenguaje, utiliza marcadores de posición para los nombres de los clientes, las fechas y los detalles del programa a fin de agilizar los borradores futuros. Mantén una lista de verificación breve y compartida dentro de la plantilla para recordar incluir elementos esenciales como las políticas de cancelación y las fechas de inicio. Con el historial de versiones, puede realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo y revertirlos si es necesario, manteniendo un registro fiable para fines de cumplimiento y referencia.

Para realizar un seguimiento y gestionar los contratos de coaching en un solo lugar.

Bonsai te permite enviar acuerdos directamente a los clientes desde sus registros de contacto, y puedes ver de un vistazo si un contrato ha sido visto, firmado o si aún está pendiente de acción. Todos los acuerdos de coaching firmados se almacenan junto con los registros de los clientes, por lo que no tendrás que buscar en carpetas o cadenas de correos electrónicos para encontrar el documento adecuado.

Las ventajas prácticas son evidentes: se acabaron los PDF perdidos, los frágiles archivos adjuntos de correo electrónico y el fácil acceso antes de las sesiones. Obtendrá una visión clara de quién está bajo contrato, cuándo vencen los plazos y qué paquete de coaching tiene cada cliente. El enfoque centralizado también facilita la consulta del historial de contratos cuando se necesita consultar el alcance, los precios o las condiciones de renovación durante una sesión o una negociación de renovación.

En la práctica, abra el perfil de un cliente, vaya a Contratos y revise el estado, las fechas de vencimiento y los programas vinculados. Utiliza filtros como «Activo», «Caducado» o «En espera de firma» para organizar rápidamente tu semana. Dado que los contratos permanecen en el archivo del cliente, puedes adjuntar notas, facturas y registros de sesiones en un solo lugar para ofrecer una experiencia fluida al cliente.

Para automatizar recordatorios, aprobaciones y siguientes pasos.

Bonsai optimiza los flujos de trabajo de los contratos mediante la automatización de tareas clave, de modo que los entrenadores puedan centrarse más en la prestación de servicios y menos en las tareas administrativas. Las automatizaciones cubren los momentos críticos del ciclo de vida del contrato, desde la firma inicial hasta las acciones posteriores a la firma, garantizando que nada se pase por alto.

Estas automatizaciones te ayudan a mantener la coherencia en tu negocio de coaching. Al estandarizar las comunicaciones y los traspasos, se mantiene un ritmo profesional que fomenta la confianza y la fiabilidad con los clientes. En general, reducirás el seguimiento manual, acelerarás la incorporación y mantendrás a todos los clientes al día con los siguientes pasos claros.

• Envío de recordatorios automáticos a los clientes que aún no han firmado.
• Activar correos electrónicos de bienvenida y formularios de admisión tan pronto como se firme un contrato.
• Vinculación de acuerdos firmados con proyectos, facturas y calendarios de pago.
• Reducir el seguimiento manual para que los entrenadores puedan centrarse más en la enseñanza y menos en las tareas administrativas.