Un acuerdo sólido y bien redactado es una excelente herramienta de coaching que proporciona protección legal a las empresas profesionales, garantizando que ambas partes acepten un determinado conjunto de directrices. Al definir los parámetros legales de la relación entre el coach y el cliente, incluyendo el comportamiento adecuado, el alcance de los servicios y el proceso de pago, este contrato sirve para proteger tanto a sus clientes como a usted mismo.
Hoy en día, muchos entrenadores utilizan una plantilla de contrato de entrenador como una excelente manera de asegurarse de que no falte ninguna información importante al firmar con un nuevo cliente. Una plantilla preescrita te permite ahorrar mucho tiempo y disponer rápidamente de un contrato de coaching profesional, ya que solo tendrás que centrarte en rellenar la información específica del cliente. Si estás listo para ahorrar tiempo y comenzar a asesorar a tus clientes sin temor a repercusiones legales, te ayudaremos a crear una plantilla de contrato a prueba de balas.
Sigue leyendo para descubrir algunos de los elementos esenciales que debes incluir.
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Elementos esenciales de una plantilla de contrato de coaching
Recuerda que un contrato de coaching es un documento legal, por lo que, cuando comiences a redactar tu plantilla, debes asegurarte de que incluye toda la información importante y prestar mucha atención a los detalles. Cualquier error u omisión podría dar lugar a desacuerdos o incluso a repercusiones legales. Asegúrese de que ambas partes acepten los servicios de coaching acordados y establezca expectativas claras para las interacciones entre el coach y el cliente.
Estas son las principales áreas que debes cubrir.
Información de contacto
Para comenzar con tu plantilla de acuerdo de coaching, añade una sección para proporcionar la información de contacto de tu cliente, así como la tuya. Incluya el nombre completo, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la dirección de facturación (de su cliente) y cualquier otra información disponible.
Responsabilidades y expectativas
Esta sección es una parte esencial de cualquier acuerdo de coaching, ya que ayuda a mantener relaciones saludables entre el coach y el cliente. En primer lugar, debes dejar claro que, como su entrenador, no tendrás ninguna responsabilidad personal por las acciones que ellos emprendan (o no emprendan) ni por las consecuencias directas o indirectas de las mismas. Además, debe especificar que los servicios que presta no deben utilizarse en ningún caso como sustituto de la terapia y que no diagnosticará, tratará ni curará ninguna enfermedad mental.
También puede utilizar esta sección para establecer el compromiso que espera que tenga su cliente durante el programa de coaching, asegurándose de que esté dispuesto a comunicarse con honestidad, a ser receptivo a los comentarios y a dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para participar adecuadamente en el programa.
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Servicios de coaching ofrecidos
La siguiente sección de tu plantilla de coaching debe enumerar los servicios incluidos en tu plan y cómo se prestarán exactamente. Comience por describir los aspectos profesionales y personales que su cliente desea mejorar y describa brevemente la estrategia que seguirá para ayudarle a alcanzarlos.
Especifique cuántas sesiones de coaching se han acordado, así como la frecuencia de las mismas y cómo se llevarán a cabo las reuniones (videollamadas, en persona, llamadas telefónicas, etc.). Además, mencione cómo el cliente podrá ponerse en contacto con usted entre reuniones y el procedimiento a seguir en caso de que desee solicitar cualquier servicio adicional que usted pueda ofrecer, como redactar informes o revisar documentos.
Política de reprogramación y cancelación
Tu tiempo es valioso, por lo que querrás asegurarte de no desperdiciarlo con citas perdidas. Por este motivo, debe incluir una sección en la que describa el periodo de gracia que ofrecerá a sus clientes antes de que la sesión se considere «perdida». Asegúrate también de explicar el procedimiento que tanto tú como tu cliente debéis seguir en caso de que sea necesario reprogramar o cancelar una sesión, así como la política de reembolso aplicable en tales casos.
Condiciones de pago
A continuación, debe esbozar el calendario de pagos previsto, especificando cualquier importe que se requiera por adelantado, así como el número de plazos que quedarán pendientes y las fechas concretas en las que espera recibir el pago. Incluya una lista de los métodos de pago aceptados, como tarjetas de crédito/débito, transferencias ACH, efectivo, cheques, etc. También es importante discutir cuándo se le cobrará a su cliente un recargo por mora (cuántos días después de la fecha de vencimiento de la factura) y cuál será el monto del recargo (tarifa fija o porcentaje).
Derechos de propiedad intelectual
Es probable que tu programa de coaching contenga mucho material original creado por ti mismo. Obviamente, no querrás que tu cliente utilice este material con fines comerciales ni le dé ningún otro uso indebido. Por este motivo, es importante incluir una cláusula que especifique claramente cómo puede utilizar su cliente el material proporcionado, ya sean herramientas en línea, revistas, hojas de trabajo, folletos, etc. Estos materiales deben seguir siendo siempre de su exclusiva propiedad o propiedad intelectual, por lo que debe asegurarse de que estén protegidos legalmente.
Cláusula de confidencialidad
Como coach profesional, debes garantizar a tus clientes que toda su información personal permanecerá privada. Tu cláusula de confidencialidad debe indicar que, a menos que lo exija la ley, nunca divulgarás voluntariamente ninguna información intercambiada durante el programa. Ten en cuenta que estas reglas básicas deben aplicarse en ambos sentidos, ya que el cliente también debe comprometerse a mantener la confidencialidad de la relación de coaching, las técnicas, los secretos comerciales y cualquier otra información confidencial de la empresa.
Terminación de los servicios
Debes incluir una sección para especificar el procedimiento a seguir en caso de que, en cualquier momento del proceso de coaching, tú o tu cliente necesitéis cancelar el programa. Esta cláusula debe especificar qué hacer en estas circunstancias particulares, explicando con cuánta antelación cualquiera de las partes debe presentar una notificación por escrito de la cancelación, así como la forma en que debe pagarse cualquier saldo pendiente por los servicios de coaching que usted haya prestado.
Si vas a ofrecer algún reembolso por las sesiones no completadas, también debes indicar cuándo y cómo se devolverá el dinero a tu cliente.
Directrices de comunicación
Mientras prestas tus servicios de coaching, puede resultar complicado establecer límites. No quieres que tus clientes te llamen a las 9 de la noche. un sábado por la noche, por lo que es esencial establecer límites claros con respecto a tu disponibilidad. Utilice esta sección para indicar su horario de atención al público y especificar cómo desea que sus clientes se pongan en contacto con usted. Por supuesto, no querrás que tu cliente sienta que no puede contar contigo, así que tómate el tiempo necesario para definir en qué situaciones será aceptable ponerse en contacto contigo fuera del horario establecido (lo que se consideraría un asunto urgente).
Además, puede mencionar un tiempo de respuesta previsto para que sus clientes sepan cuándo recibirán una respuesta. Ya sea 3 horas, 24 horas o 1-2 días hábiles, asegúrate de que esto sea factible para ti a largo plazo, ya que tendrás que respetarlo durante toda la duración del contrato.
Cláusula de limitación de responsabilidad
Con un límite de responsabilidad, puede reducir la cantidad total que acabaría debiendo a un cliente si alguna vez se enfrentara a problemas legales. Este límite lo puede establecer usted mismo, y es recomendable que considere cuánto podría pagar en caso de una acción legal.
Si te resulta útil, echa un vistazo a lo que otros entrenadores suelen incluir en sus contratos sobre este tema y piensa en lo que mejor se adapta a tu estilo. Aunque puede resultar difícil redactarla, no debe evitar incluir una cláusula de limitación de responsabilidad, ya que hacerlo podría costarle mucho dinero.
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