Plantilla de factura para autónomos

Tanto si te gusta lo que haces como si no, lo más importante del trabajo es cobrar, y como autónomo, depende de ti asegurarte de que te paguen de forma justa y puntual.

Una plantilla de factura para autónomos es la mejor manera de empezar a crear un sistema de pago profesional y eficaz con tus clientes. Tanto si te centras en un solo trabajo al mes como si has desarrollado un negocio freelance a tiempo completo, calcular tu tiempo y tu trabajo para facturar correctamente es vital.

En este artículo, describiremos lo que debe incluir tu plantilla de factura y por qué. También incluimos la mejor plantilla de factura para autónomos para que puedas empezar a configurar tu sistema de pago lo antes posible.

11 secciones imprescindibles para tu plantilla de factura para autónomos

Las facturas no tienen por qué ser sofisticadas, solo deben proporcionar toda la información necesaria para que tus clientes sepan cuánto deben pagarte, cuándo deben hacerlo y a través de qué sistema.

Veamos algunas secciones imprescindibles que deben incluir las plantillas de facturas para autónomos.

1. Tu factura como autónomo debe tener un encabezado profesional.

Por obvio que parezca, tu nombre completo o logotipo debe ser lo primero que vea tu cliente en la factura. Asegúrate de que el logotipo de tu frente y/o logotipo sea más grande que el resto para que destaque (¡como tú!).

2. No olvides incluir la fecha de la factura.

Incluya una fecha que indique cuándo se envió la factura a su cliente. Esta es una sección importante, ya que es posible que necesite consultarla si un cliente se retrasa en un pago.

(Profundizaremos en los pagos atrasados en la sección sobre condiciones de pago más adelante).

3. Incluya la información de contacto en su factura como autónomo.

Una vez más, otra sección básica que hay que incluir, pero se trata de incluir todo lo necesario para dar una imagen profesional, ¿no?

Asegúrate de incluir tu número de teléfono, dirección postal, dirección de correo electrónico y sitio web (o LinkedIn si aún no tienes un sitio web) justo debajo del nombre de tu empresa.

Puede incluir su información de contacto en cualquiera de las esquinas superiores de la factura; sin embargo, nuestra plantilla a continuación lo hará por usted.

4. Indique la información de contacto del cliente en la factura de autónomo.

La información de contacto del destinatario es importante para tus propios registros. Incluye la misma información que has incluido en tu sección de contacto para ayudar a tu «yo futuro» si alguna vez necesitas rastrear pagos con fines fiscales.

5. Incluir número de factura

Debajo de la información de contacto de tu plantilla de factura para autónomos, debes incluir el número de factura. Esto te ayuda a llevar un control de las facturas, así que asegúrate de numerarlas en orden secuencial para estar al día.

Por ejemplo, si estás haciendo tu primera factura, puedes empezar con el número #0001. Entonces, la siguiente factura será de 0002 $ y así sucesivamente. Esto puede ayudarte a realizar un seguimiento de los clientes que han pagado y los que no.

6. Añadir la fecha de vencimiento de la factura

Esto es importante. Asegúrate de especificar cuándo vence el pago, con exactitud. El plazo depende totalmente de ti, sin embargo, la mayoría de los autónomos solicitan el pago en un plazo de 30 días o «al recibir la factura», de modo que el cliente paga la factura tan pronto como la recibe.

Asegúrate de hablar sobre las fechas de vencimiento de los pagos mucho antes de que tu cliente reciba tu factura, preferiblemente a través de un contrato firmado. Aunque los acuerdos verbales pueden resultar convenientes, pueden dar lugar a problemas más adelante, especialmente en lo que respecta al pago.

Si tu cliente no te paga a tiempo, puedes utilizar la factura para recordarle la fecha de vencimiento.

7. Mencione los sistemas y opciones de pago en su factura como autónomo.

Las facturas deben facilitar el pago a los clientes. Una forma de apoyar esto es especificando tus opciones de pago.

¿Prefieres que te paguen en efectivo o con cheque? Si utiliza un sistema de pago directo como Paypal o Transferwise, asegúrese de incluir su información de depósito, como la dirección de correo electrónico de PayPal o los datos bancarios, lo que sea que requiera su sistema preferido para realizar depósitos.

8. Incluya las condiciones de pago en su factura como autónomo.

Incluya una sección que describa lo que sucederá si el pago se retrasa. ¿Cobrarán un recargo por demora en las facturas pagadas después de la fecha de vencimiento que han establecido? Si en el pasado ha tenido problemas para cobrar a sus clientes, esto puede ayudarle a garantizar que en el futuro paguen puntualmente.

Por lo general, los autónomos incluyen un recargo del 20 % por demora. Si eliges esta opción, te recomendamos que le recuerdes al cliente el pago un par de veces antes de cobrarle la tarifa. Esto ayudará a fortalecer tu relación.

9. Desglose de servicios en la factura de autónomo

Asegúrate de que tu cliente sepa exactamente lo que has hecho y por lo que está pagando. Puede incluir diferentes servicios en líneas separadas si el trabajo del mes incluyó más de un proyecto. A continuación, junto a cada servicio, puede incluir el precio.

10. Incluir el importe adeudado en la factura de autónomo.

Ah, ahora sí que estamos hablando de cosas interesantes. Si su desglose de servicios incluye una lista de artículos del mes, indique cuánto cobra por cada artículo. Esto puede ser el coste de un servicio o una tarifa por hora.

Suma estos artículos y muestra el importe total en la parte inferior, incluyendo los impuestos o las comisiones de PayPal, si procede.

11. ¡Firma la factura de autónomo con gratitud!

Los estudios han demostrado que la gratitud te ayuda a conectar mejor con los demás y a ganarte su confianza. Agradecer el trabajo que te ha proporcionado un cliente te ayudará a mejorar tu relación laboral y te aportará confianza en tu vida diaria.

Debajo del importe total adeudado en tu plantilla de factura para autónomos, considera añadir una nota personal al cliente, ya que te beneficiará en más de un sentido.

Cómo crear una plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas

El sector del trabajo autónomo, también conocido como freelance, está ganando cada vez más importancia. El número de autónomos sigue creciendo en Europa y, sobre todo, en Estados Unidos. El trabajo autónomo tuvo un impacto directo cercano al billón de dólares en la economía estadounidense en 2019, según un informe publicado por Upwork, una empresa global de trabajo autónomo. El número de autónomos en el país ha seguido creciendo, y actualmente alrededor del 35 % de la población activa se dedica a esta actividad. Por lo tanto, el nicho está en auge, pero tiene sus retos.

Uno de los quebraderos de cabeza del trabajo autónomo es fijar los precios y cobrar a los clientes. Algunos informes indican que las empresas suelen tardar al menos 28 días en liquidar sus facturas. Si prestas servicios a tus clientes por horas, debes estar preparado para crear una plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas para solicitar el pago oficialmente a tus clientes. La facturación por tarifa horaria es una política flexible que muchos escritores autónomos, diseñadores web, diseñadores gráficos y especialistas en asistencia técnica adoptan para cobrar a sus clientes.

Debes tener en cuenta tu política de facturación al crear tu plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas. Ser autónomo significa que tú mismo buscas a tus clientes y licitas por contratos. Significa que debes ser competitivo y profesional, y esto también incluye tu método de facturación. Dado que su objetivo es proporcionar servicios de calidad a los clientes y cobrar puntualmente por su trabajo, debe tener en cuenta las siguientes prácticas recomendadas de facturación al redactar su plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas.

1. Firma un contrato e incluye tus condiciones de pago en la factura de autónomo.

No selle un contrato con un apretón de manos; funciona, pero no querrá dejar su acuerdo al azar. Firma un contrato antes de trabajar en un proyecto y luego incluye solo las condiciones de pago de tu acuerdo en tu plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas.

2. Aclarar las condiciones de pago & fecha con la factura del autónomo

Al facturar a su cliente, debe asegurarse de que sepa cuándo espera recibir el pago de sus honorarios. Incluya la fecha de vencimiento del pago, como «Vence en 30 días», «45 días netos» o «pago a la recepción». Informe a su cliente sobre su política de tarifas por hora y muéstrele en la factura que solo le ha cobrado por el trabajo que ha realizado.

3. Incluya la información de contacto correcta en la factura de autónomo.

Asegúrese de proporcionar información de contacto correcta y actualizada de su negocio en la plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas. Facilita que un cliente se ponga en contacto contigo si es necesario. Además, incluya los datos de contacto de su cliente para que pueda hacerse cargo fácilmente de la factura.

4. Indique los detalles del servicio en la factura de autónomo.

Informe a los clientes de lo que les está facturando y de la valoración que le dan al servicio que les presta. Sea lo más detallado posible para evitar llamadas y correos electrónicos en los que se le pida que dé alguna explicación.

5. Cree y envíe la factura de autónomo sin demora.

Debe crear y enviar su plantilla de factura de autónomo con las horas trabajadas cuando complete el trabajo. Cuanto más tardes en enviar la factura a los clientes, más tardarán en pagarla.

6. Incluya el número de factura & y la fecha en la factura de autónomo.

Añade un número de factura a la plantilla de factura para autónomos por horas trabajadas para facilitar el seguimiento de las facturas. Te ayuda a mantenerte organizado con un registro adecuado de los clientes que han pagado y los que aún no han respondido.

7. Cobrar intereses & incluir incentivo con la factura de autónomos

El uso de intereses e incentivos son formas discretas de animar a los clientes a pagar su factura. Los intereses de cobro crean una sensación de urgencia porque tu cliente no quiere pagar más de lo necesario. Además, un incentivo como un descuento por pago puntual fomenta un pago más rápido.

8. Deja espacio para una nota de agradecimiento en la factura de autónomo.

Incluye una sección para dar las gracias a tus clientes por su confianza. Eso por sí solo puede informar una tarea repetitiva o sellar un servicio recurrente.

Tu plantilla de factura para autónomos: resumen

Según cita Forbes: «La próxima generación de autónomos simplemente considerará el trabajo autónomo como una trayectoria profesional atractiva y legítima».

Una de las razones por las que esta trayectoria profesional se ha vuelto cada vez más legítima y fiable es la forma en que los autónomos toman las riendas de su profesionalidad y su éxito. Por sencillo que parezca, una plantilla de factura profesional para autónomos es uno de los muchos pasos que te ayudarán a conseguirlo.

Si utilizas una plantilla de factura profesional para autónomos, te aseguras de que toda tu información profesional esté bien configurada y desarrollas una rutina para que te paguen a tiempo y tus clientes estén contentos, estarás en el buen camino para labrarte una próspera carrera como autónomo.