Wie die Agentur Switchboard.MN ihre Abläufe mit Bonsai optimiert

Wechsel von Todoist zu Bonsai, um zu wachsen

Als Switchboard vor fünf Jahren begann, Bonsai zu nutzen, suchte das Team nach einer zentralen Informationsquelle für die Verwaltung von Projekten und Kunden. Zuvor verwendeten sie Todoist für Aufgaben und Tabellenkalkulationen für Rechnungen. Als das Team wuchs, wurde ihnen klar, dass sie eine robustere Lösung benötigten.

Ihr Ziel war es, eine Software zu finden, die robust genug ist, um ihr Wachstum zu unterstützen, aber nicht zu komplex oder schwer zu bedienen ist.

Bonsai war die perfekte Balance zwischen Robustheit und Einfachheit. Seitdem ist das Team auf 15 Mitarbeiter angewachsen.

Die Tools in Bonsai waren robust genug, damit wir schnell wachsen konnten. Und die Benutzererfahrung war so einfach, dass es keine Reibungsverluste gab. 

Projekte mit Bonsai optimieren

Das Switchboard-Team verwaltet alle seine Projekte und Kunden innerhalb von Bonsai. Während der gesamten Projektdauer zentralisieren sie ihre gesamte Kommunikation innerhalb von Aufgaben, wo sie Dateien und Updates austauschen. 

Dank Bonsai müssen sie jetzt nicht mehr so viele E-Mails hin und her schicken.

Die Kommunikation findet vollständig innerhalb von Bonsai statt, wir müssen keine E-Mails einbeziehen. Alles ist zentral unter dem Kunden, dem Projekt und der Aufgabe zusammengefasst. Wir können nahtlos zusammenarbeiten.

Einblicke in die Arbeitszeiten des Teams gewinnen

Alle Mitarbeiter von Switchboard erfassen ihre Arbeitszeit in Bonsai. So können Taylor und das Führungsteam genau überwachen, wie viele Stunden für jeden Kunden aufgewendet werden.

Intern legen sie auch Ziele für die abrechenbaren Stunden jedes Mitarbeiters fest und verfolgen diese Ziele in Bonsai.

Wir nutzen die Zeiterfassung von Bonsai als ganzheitliches Tool: um die für Stammkunden aufgewendeten Stunden zu erfassen und intern unsere Auslastung zu überwachen.

Stundenlange Zeitersparnis bei Angeboten und Rechnungen

Vor Bonsai erstellte das Switchboard-Team seine Angebote intern. Die Designer verbrachten Stunden damit, ansprechende Angebote zu erstellen. 

Sie sind auf die Angebote von Bonsai umgestiegen, haben ihre Vorlagen erstellt und benötigen nun höchstens 15 Minuten, um ihren neuen Leads ansprechend gestaltete Angebote zu schicken. 

Wir haben die Zeit für das Versenden schöner Angebote von 4 Stunden auf 15 Minuten reduziert. Dank der automatischen Rechnungsstellung benötigen wir keine Zeit mehr für das Versenden schön gestalteter Rechnungen.

Außerdem konnten sie durch den Ersatz ihres Tabellenkalkulationssystems für Rechnungen durch die automatische Rechnungsstellung von Bonsai viele Stunden an Verwaltungsaufwand einsparen. Darüber hinaus sehen ihre Rechnungen großartig aus und entsprechen dem Markenimage, wodurch sie einen professionelleren und gepflegteren Eindruck hinterlassen.

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