Comment l'agence Switchboard.MN rationalise ses opérations grâce à Bonsai

Passer de Todoist à Bonsai pour se développer

Lorsque Switchboard a commencé à utiliser Bonsai il y a cinq ans, l'équipe recherchait une source centrale fiable pour gérer ses projets et ses clients. Auparavant, elle utilisait Todoist pour les tâches et des tableurs pour les factures. À mesure que l'équipe s'agrandissait, elle a ressenti le besoin d'une solution plus robuste.

Leur objectif était de trouver un logiciel suffisamment robuste pour soutenir leur croissance, mais sans être trop complexe ou difficile à utiliser.

Bonsai était l'équilibre parfait entre robustesse et simplicité. Depuis lors, leur équipe s'est agrandie et compte désormais 15 personnes.

Les outils proposés par Bonsai étaient suffisamment robustes pour nous permettre de nous développer rapidement. Et l'expérience utilisateur était suffisamment simple pour qu'il n'y ait aucune friction. 

Rationalisation des projets avec Bonsai

L'équipe Switchboard gère tous ses projets et clients dans Bonsai. Tout au long des projets, elle centralise toutes ses communications dans des tâches où elle partage des fichiers et des mises à jour. 

Grâce à Bonsai, ils ont complètement éliminé le besoin d'échanger des e-mails.

La communication se fait entièrement au sein de Bonsai, nous n'avons pas besoin d'utiliser les e-mails. Tout est centralisé sous le client, le projet et la tâche. Nous pouvons travailler ensemble de manière transparente.

Obtenir des informations sur les heures travaillées par l'équipe

Tout le monde chez Switchboard enregistre son temps de travail dans Bonsai. Cela signifie que Taylor et l'équipe de direction peuvent suivre de près le nombre d'heures consacrées à chaque client.

En interne, ils fixent également des objectifs en termes d'heures facturables pour chaque employé et suivent ces objectifs dans Bonsai.

Nous utilisons le suivi du temps de Bonsai comme un outil global : pour suivre les heures consacrées aux clients sous contrat et, en interne, pour surveiller notre taux d'utilisation.

Gain de temps sur les devis et les factures

Avant Bonsai, l'équipe Switchboard créait ses propositions en interne. Leurs designers passaient des heures à élaborer des propositions esthétiques. 

Ils ont adopté les propositions de Bonsai, créé leurs modèles, et il leur faut désormais 15 à minutes maximum pour envoyer des propositions bien conçues à leurs nouveaux prospects. 

Nous sommes passés de 4 heures à 15 minutes pour envoyer de superbes propositions. Grâce à la facturation automatique, nous envoyons des factures au design soigné en quelques secondes.

Ils ont également gagné des heures sur la gestion administrative de la facturation en remplaçant leur système de feuilles de calcul pour les factures par la facturation automatique de Bonsai. De plus, leurs factures sont esthétiques et en accord avec leur image de marque, ce qui leur donne un aspect plus professionnel et soigné.

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