Wie Square Waves die Abläufe ihrer Agentur optimiert hat

Square Waves ist eine dynamische Agentur, die von Ray Coklan und Dom Iovinelli gegründet wurde und sich auf die Bereitstellung umfassender digitaler Lösungen für wachsende Unternehmen spezialisiert hat. Als serviceorientierte Agentur, die sich darauf konzentriert, Kunden bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen, kombiniert Square Waves strategisches Denken mit praktischer Umsetzung, um messbare Ergebnisse zu erzielen.

Die Herausforderung: Wachstum über mehrere unverbundene Tools hinweg verwalten

Vor Bonsai war Square Waves auf drei separaten Plattformen tätig, die jeweils unterschiedliche Funktionen hatten:

•ClickUp für Projektmanagement und Zeiterfassung

• QuickBooks Online für Rechnungsstellung und Finanzmanagement

•HubSpot für CRM und Deal-Pipeline-Management

Unsere Berichterstattung ist derzeit ziemlich umständlich, da wir die Zeiterfassung in ClickUp durchführen, unser CRM in HubSpot haben und die Rechnungsstellung in QuickBooks erfolgt.

— Ray Coklan, Mitbegründer von Square Waves

Aufgrund dieses fragmentierten Arbeitsablaufs sah sich das Team von Square Waves mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, darunter

Manuelle Datenverarbeitung: Allein die Erstellung der richtigen Berichte und Erkenntnisse nahm jeden Monat mehrere Stunden in Anspruch.

Unzusammenhängende Arbeitsabläufe: Das Team musste ständig zwischen verschiedenen Plattformen wechseln, was zu Ineffizienzen und potenziellen Dateninkonsistenzen führte.

Begrenzte Einblicke in die Rentabilität: Ohne integrierte Daten erforderte das Verständnis der Projektrentabilität umfangreiche manuelle Arbeit und benutzerdefinierte Tools, um die verschiedenen Systeme miteinander zu verbinden.

Warum Square Waves sich für Bonsai entschieden hat

1. Konsolidierung statt Komplexität

Square Waves erkannte, dass ihr Wachstum durch die Komplexität der Verwaltung mehrerer Plattformen behindert wurde. Sie benötigten eine Lösung, die Folgendes leisten konnte:

• Projektmanagement, Kundenbeziehungen und Finanzgeschäfte vereinheitlichen

• Echtzeit-Einblicke in die Rentabilität bereitstellen

• Optimieren Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams und reduzieren Sie den Plattformwechsel.

2. All-in-one agency focus

Im Gegensatz zu generischen Projektmanagement-Tools passten die agenturspezifischen Funktionen von Bonsai perfekt zu den Anforderungen von Square Waves. Die Plattform bot:

•Integrierte Projekt-zu-Gewinn-Verfolgung: Direkte Verbindung zwischen Projektarbeit und finanziellen Ergebnissen

• Integration des Kundenportals: Nahtlose Zusammenarbeit mit Kunden innerhalb desselben Systems, das auch für interne Abläufe verwendet wird

• Auf Agenturen zugeschnittene Workflows: Speziell entwickelte Funktionen für dienstleistungsorientierte Unternehmen

Die Transformation: Wie Bonsai seine Herausforderungen gelöst hat

Wir haben die beste Entscheidung für unser Wachstum bei Square Waves getroffen. Bonsai hat nicht nur unsere Werkzeuge ersetzt. Es hat unsere Herangehensweise an die Führung von Square Waves verändert.

— Ray Coklan, Mitbegründer von Square Waves

Einheitliche Abläufe

Bonsai dient nun als zentrale Drehscheibe für alle Aktivitäten der Agentur Square Waves:

Projektmanagement: Teams verfolgen den Zeitaufwand, verwalten Aufgaben und arbeiten gemeinsam an Projekten auf einer einzigen Plattform, sodass kein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen mehr erforderlich ist.

Kundenmanagement: Das integrierte CRM ermöglicht es ihnen, Geschäfte, Kundenbeziehungen und Projektabwicklung an einem Ort zu verwalten.

Finanzielle Vorgänge: Rechnungsstellung, Abrechnung und Rentabilitätsverfolgung sind nahtlos mit der Projektarbeit verbunden.

Echtzeit-Einblicke in die Rentabilität

Eine der wichtigsten Verbesserungen ist der Zugriff auf Finanzdaten in Echtzeit:

Sofortige Rentabilität des Projekts: „Alles ist an einem Ort richtig. „Wir werden nicht hin und her pendeln“, erklärte Dom Iovinelli, Mitbegründer. Das Team kann nun die Projektmargen und die Rentabilität sofort einsehen, ohne manuelle Berechnungen durchführen zu müssen.

Umfassende Berichterstellung: Anstatt eigene Tools zur Verbindung unterschiedlicher Systeme zu entwickeln, verfügt Square Waves nun über eine integrierte Berichterstellung, die Einblicke in folgende Bereiche bietet:

• Projektrentabilität nach Kunde und Art der Dienstleistung

• Teamauslastung und Kapazitätsplanung

• Umsatzprognosen und Pipeline-Management

Optimierte Zusammenarbeit mit Kunden

Die Kundenportal-Funktion hat die Zusammenarbeit von Square Waves mit seinen Kunden grundlegend verändert:

Zentrale Kommunikation: Kunden können den Projektfortschritt einsehen, Dateien hochladen und über dieselbe Plattform, die auch für das interne Projektmanagement genutzt wird, mit dem Team kommunizieren.

Transparente Projektverfolgung: Kunden haben Einblick in den Projektstatus und können Rechnungen direkt über das Portal bezahlen, was zu einem nahtlosen Erlebnis führt.

Betriebliche Effizienz

Seit der Einführung von Bonsai hat Square Waves Folgendes erreicht:

Bessere Agenturkoordination: „Projektverfolgung und Kundenmanagement sind stets synchronisiert“, sodass nichts übersehen wird.

Optimierte Ressourcenzuweisung: „Wir wissen jederzeit, woran wir arbeiten und wann“, was eine bessere Kapazitätsplanung und Projektterminierung ermöglicht.

Reduzierter Verwaltungsaufwand: Das Team verbringt weniger Zeit mit der Dateneingabe und der Plattformverwaltung und kann sich so besser auf die Arbeit mit den Kunden konzentrieren.

Finanzielle Transparenz

Der integrierte Ansatz hat einen beispiellosen Einblick in ihr Geschäft ermöglicht:

Echtzeit-Rentabilität: Keine manuelle Datenverarbeitung oder Wartezeiten auf Monatsberichte mehr, um die Projektleistung zu verstehen.

Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch den sofortigen Zugriff auf Projektmargen und Teamauslastung kann die Unternehmensleitung fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung und Preisgestaltung treffen.

Für diejenigen, die eine Agentur skalieren möchten, ist dies eine bahnbrechende Neuerung, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden.

— Ray Coklan, Mitbegründer von Square Waves