Comment Square Waves a rationalisé les opérations de son agence

Square Waves est une agence dynamique cofondée par Ray Coklan et Dom Iovinelli, spécialisée dans la fourniture de solutions numériques complètes pour les entreprises en pleine croissance. En tant qu'agence axée sur les services et dont l'objectif est d'aider ses clients à mener à bien leur transformation numérique, Square Waves combine réflexion stratégique et mise en œuvre pratique afin d'obtenir des résultats mesurables.

Le défi : gérer la croissance à l'aide de plusieurs outils disparates

Avant Bonsai, Square Waves opérait sur trois plateformes distinctes, chacune remplissant une fonction différente :

• ClickUp pour la gestion de projet et le suivi du temps

•QuickBooks Online pour la facturation et la gestion financière

•HubSpot pour la gestion de la relation client (CRM) et du pipeline commercial

Notre système de reporting est actuellement assez lourd, car nous effectuons le suivi du temps dans ClickUp, notre CRM est dans HubSpot et la facturation se fait dans QuickBooks.

— Ray Coklan, cofondateur de Square Waves

En raison de ce flux de travail fragmenté, l'équipe de Square Waves a rencontré de nombreux défis, tels quel'

Le traitement manuel des données: obtenir les bons rapports et les bonnes informations prenait des heures chaque mois.

Workflows déconnectés: l'équipe devait constamment passer d'une plateforme à l'autre, ce qui entraînait des pertes d'efficacité et des incohérences potentielles dans les données.

Informations limitées sur la rentabilité: sans données intégrées, la compréhension de la rentabilité des projets nécessitait un travail manuel considérable et des outils personnalisés pour connecter les différents systèmes.

Pourquoi Square Waves a choisi Bonsai

1. La consolidation plutôt que la complexité

Square Waves a reconnu que sa croissance était freinée par la complexité liée à la gestion de plusieurs plateformes. Ils avaient besoin d'une solution capable de :

• Unifier la gestion de projet, les relations clients et les opérations financières

• Fournir des informations en temps réel sur la rentabilité

• Rationaliser les flux de travail des équipes et réduire les changements de plateforme

2. Agence tout-en-un

Contrairement aux outils génériques de gestion de projet, les fonctionnalités spécifiques aux agences de Bonsai correspondaient parfaitement aux besoins de Square Waves. La plateforme proposait :

•Suivi intégré du projet jusqu'à la rentabilité: lien direct entre le travail sur le projet et les résultats financiers

•Intégration du portail client: collaboration fluide avec les clients au sein du même système utilisé pour les opérations internes.

• Workflows adaptés aux agences: fonctionnalités spécialement conçues pour les entreprises de services

La transformation : comment Bonsai a relevé ses défis

Nous avons pris la meilleure décision pour la croissance de Square Waves. Bonsai n'a pas seulement remplacé nos outils. Cela a transformé notre approche dans la manière dont nous gérons Square Waves.

— Ray Coklan, cofondateur de Square Waves

Opérations unifiées

Bonsai sert désormais de plaque tournante centrale à Square Waves pour toutes les opérations de l'agence :

Gestion de projet: les équipes suivent le temps passé, gèrent les tâches et collaborent sur des projets au sein d'une seule et même plateforme, ce qui évite d'avoir à passer d'un système à l'autre.

Gestion des clients: le CRM intégré leur permet de gérer les transactions, les relations clients et la livraison des projets en un seul endroit.

Opérations financières: la facturation, la comptabilité et le suivi de la rentabilité sont étroitement liés au travail sur les projets.

Informations en temps réel sur la rentabilité

L'une des améliorations les plus significatives est l'accès aux données financières en temps réel :

Rentabilité immédiate du projet: « Tout est réuni au même endroit. « Nous n'allons pas faire des allers-retours », a fait remarquer Dom Iovinelli, cofondateur. L'équipe peut désormais consulter instantanément les marges et la rentabilité des projets sans avoir à effectuer de calculs manuels.

Rapports complets: au lieu de créer des outils personnalisés pour connecter des systèmes disparates, Square Waves dispose désormais d'une fonctionnalité de rapports intégrée qui fournit des informations sur :

• Rentabilité du projet par client et type de service

• Utilisation des équipes et planification des capacités

• Revenue forecasting and pipeline management

Collaboration simplifiée avec les clients

La fonctionnalité du portail client a transformé la manière dont Square Waves travaille avec ses clients :

Communication centralisée: les clients peuvent suivre l'avancement du projet, télécharger des fichiers et communiquer avec l'équipe via la même plateforme que celle utilisée pour la gestion interne du projet.

Suivi transparent des projets: les clients ont une visibilité sur l'état d'avancement des projets et peuvent payer leurs factures directement via le portail, ce qui leur offre une expérience fluide.

Efficacité opérationnelle

Depuis la mise en œuvre de Bonsai, Square Waves a obtenu les résultats suivants :

Meilleure coordination entre les agences: « Le suivi des projets et la gestion des clients sont toujours synchronisés », ce qui garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.

Allocation optimisée des ressources: « Nous savons à tout moment sur quoi nous travaillons et quand », ce qui permet une meilleure planification des capacités et du calendrier des projets.

Réduction des frais administratifs: l'équipe consacre moins de temps à la saisie des données et à la gestion de la plateforme, ce qui lui permet de se concentrer sur le travail avec les clients.

Visibilité financière

L'approche intégrée a permis d'obtenir des informations sans précédent sur leur activité :

Rentabilité en temps réel: plus besoin de traiter manuellement les données ou d'attendre les rapports de fin de mois pour comprendre les performances d'un projet.

Amélioration de la prise de décision: grâce à un accès instantané aux marges des projets et à l'utilisation des équipes, les dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées en matière d'allocation des ressources et de tarification.

Pour ceux qui souhaitent développer leur agence, c'est un changement radical qui mérite d'être pris en considération.

— Ray Coklan, cofondateur de Square Waves