Cómo Square Waves optimizó las operaciones de su agencia

Square Waves es una agencia dinámica cofundada por Ray Coklan y Dom Iovinelli, especializada en ofrecer soluciones digitales integrales para empresas en crecimiento. Como agencia basada en servicios y centrada en ayudar a los clientes a navegar por su proceso de transformación digital, Square Waves combina el pensamiento estratégico con la ejecución práctica para obtener resultados medibles.

El reto: gestionar el crecimiento a través de múltiples herramientas desconectadas entre sí.

Antes de Bonsai, Square Waves operaba en tres plataformas independientes, cada una con una función diferente:

•ClickUp para la gestión de proyectos y el seguimiento del tiempo.

• QuickBooks Online para la facturación y la gestión financiera.

•HubSpot para CRM y gestión del flujo de operaciones comerciales.

Nuestra gestión de informes es bastante engorrosa en este momento, ya que el seguimiento del tiempo lo hacemos en ClickUp, nuestro CRM está en HubSpot y la facturación se realiza en QuickBooks.

— Ray Coklan, cofundador de Square Waves

Debido a este flujo de trabajo fragmentado, el equipo de Square Waves se enfrentó a numerosos retos,como

Procesamiento manual de datos: solo obtener los informes y la información adecuados llevaba horas cada mes.

Flujos de trabajo desconectados: el equipo tenía que cambiar constantemente entre plataformas, lo que provocaba ineficiencias y posibles inconsistencias en los datos.

Información limitada sobre la rentabilidad: sin datos integrados, comprender la rentabilidad de los proyectos requería un extenso trabajo manual y herramientas personalizadas para conectar los distintos sistemas.

Por qué Square Waves eligió Bonsai

1. Consolidación frente a complejidad

Square Waves reconoció que su crecimiento se veía obstaculizado por la complejidad que suponía gestionar múltiples plataformas. Necesitaban una solución que pudiera:

• Unificar la gestión de proyectos, las relaciones con los clientes y las operaciones financieras.

• Proporcionar información sobre la rentabilidad en tiempo real.

• Optimizar los flujos de trabajo del equipo y reducir los cambios de plataforma.

2. Agencia integral especializada

A diferencia de las herramientas genéricas de gestión de proyectos, las funciones específicas para agencias de Bonsai se ajustaban perfectamente a las necesidades de Square Waves. La plataforma ofrecía:

•Seguimiento integrado del proyecto hasta la obtención de beneficios: conexión directa entre el trabajo del proyecto y los resultados financieros.

• Integración del portal del cliente: colaboración fluida con el cliente dentro del mismo sistema utilizado para las operaciones internas.

•Flujos de trabajo adaptados a las agencias: funciones específicas para empresas basadas en servicios.

La transformación: cómo Bonsai resolvió sus retos

Tomamos la mejor decisión para nuestro crecimiento en Square Waves. Bonsai no solo sustituyó nuestras herramientas. Transformó nuestro enfoque sobre cómo gestionamos Square Waves.

— Ray Coklan, cofundador de Square Waves

Operaciones unificadas

Bonsai ahora sirve como centro neurálgico de Square Waves para todas las operaciones de la agencia:

Gestión de proyectos: los equipos realizan un seguimiento del tiempo, gestionan tareas y colaboran en proyectos dentro de una única plataforma, lo que elimina la necesidad de cambiar de un sistema a otro.

Gestión de clientes: el CRM integrado les permite gestionar acuerdos, relaciones con los clientes y entrega de proyectos en un solo lugar.

Operaciones financieras: la facturación, el cobro y el seguimiento de la rentabilidad están perfectamente integrados en el trabajo del proyecto.

Información sobre la rentabilidad en tiempo real

Una de las mejoras más significativas es el acceso a datos financieros en tiempo real:

Rentabilidad instantánea del proyecto: «Todo está en el lugar adecuado». «No vamos a dar vueltas al asunto», señaló Dom Iovinelli, cofundador. El equipo ahora puede ver los márgenes y la rentabilidad de los proyectos al instante, sin necesidad de realizar cálculos manuales.

Informes completos: en lugar de crear herramientas personalizadas para conectar sistemas dispares, Square Waves ahora cuenta con informes integrados que proporcionan información sobre:

• Rentabilidad del proyecto por cliente y tipo de servicio.

• Planificación de la utilización y la capacidad del equipo

• Previsión de ingresos y gestión del flujo de proyectos

Colaboración optimizada con los clientes

La función del portal del cliente ha transformado la forma en que Square Waves trabaja con sus clientes:

Comunicación centralizada: los clientes pueden ver el progreso del proyecto, cargar archivos y comunicarse con el equipo a través de la misma plataforma que se utiliza para la gestión interna del proyecto.

Seguimiento transparente de los proyectos: los clientes pueden ver el estado de los proyectos y pagar las facturas directamente a través del portal, lo que crea una experiencia fluida.

Eficiencia operativa

Desde la implementación de Bonsai, Square Waves ha logrado:

Mejor coordinación entre agencias: «El seguimiento de los proyectos y la gestión de los clientes están siempre sincronizados», lo que garantiza que nada se pase por alto.

Asignación optimizada de recursos: «Sabemos en qué estamos trabajando y cuándo en todo momento», lo que permite una mejor planificación de la capacidad y programación de proyectos.

Reducción de los gastos administrativos: el equipo dedica menos tiempo a la introducción de datos y la gestión de la plataforma, lo que le permite centrarse en el trabajo con los clientes.

Visibilidad financiera

El enfoque integrado ha proporcionado una visión sin precedentes de su negocio:

Rentabilidad en tiempo real: se acabó el procesamiento manual de datos o la espera de los informes de fin de mes para conocer el rendimiento de los proyectos.

Mejora en la toma de decisiones: gracias al acceso instantáneo a los márgenes de los proyectos y a la utilización del equipo, los directivos pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la fijación de precios.

Para aquellos que están ampliando una agencia, es un cambio revolucionario que vale la pena considerar.

— Ray Coklan, cofundador de Square Waves