Como a Square Waves simplificou as operações da sua agência

A Square Waves é uma agência dinâmica cofundada por Ray Coklan e Dom Iovinelli, especializada em fornecer soluções digitais abrangentes para empresas em crescimento. Como uma agência baseada em serviços focada em ajudar os clientes a navegar em sua jornada de transformação digital, a Square Waves combina pensamento estratégico com execução prática para gerar resultados mensuráveis.

O desafio: gerenciar o crescimento em várias ferramentas desconectadas

Antes da Bonsai, a Square Waves operava em três plataformas separadas, cada uma com uma função diferente:

•ClickUp para gerenciamento de projetos e controle de tempo

•QuickBooks Online para faturamento e gestão financeira

•HubSpot para CRM e gerenciamento do pipeline de negócios

Atualmente, nossos relatórios são bastante complicados, pois controlamos o tempo no ClickUp, nosso CRM está no HubSpot e o faturamento é feito no QuickBooks.

— Ray Coklan, cofundador da Square Waves

Devido a esse fluxo de trabalho fragmentado, a equipe da Square Waves enfrentou muitos desafios, tais como

Processamento manual de dados: apenas para obter os relatórios e insights corretos, eram necessárias horas todos os meses.

Fluxos de trabalho desconectados: a equipe precisava alternar constantemente entre plataformas, o que levava a ineficiências e possíveis inconsistências nos dados.

Informações limitadas sobre a rentabilidade: sem dados integrados, compreender a rentabilidade dos projetos exigia um trabalho manual extenso e ferramentas personalizadas para conectar os vários sistemas.

Por que a Square Waves escolheu a Bonsai

 Consolidação acima da complexidade

A Square Waves reconheceu que seu crescimento estava sendo prejudicado pela complexidade do gerenciamento de múltiplas plataformas. Eles precisavam de uma solução que pudesse:

• Unificar a gestão de projetos, as relações com os clientes e as operações financeiras

• Forneça informações sobre a rentabilidade em tempo real

• Simplifique os fluxos de trabalho da equipe e reduza a troca de plataformas

2. Agência multifuncional

Ao contrário das ferramentas genéricas de gerenciamento de projetos, os recursos específicos para agências do Bonsai se alinharam perfeitamente às necessidades da Square Waves. A plataforma oferecia:

•Acompanhamento integrado do projeto até o lucro: conexão direta entre o trabalho do projeto e os resultados financeiros

•Integração do Portal do Cliente: colaboração perfeita com o cliente dentro do mesmo sistema usado para operações internas

•Fluxos de trabalho personalizados para agências: recursos criados especificamente para empresas prestadoras de serviços

A transformação: como a Bonsai resolveu seus desafios

Tomamos a melhor decisão para o nosso crescimento na Square Waves. O bonsai não substituiu apenas nossas ferramentas. Isso transformou nossa abordagem sobre como administramos a Square Waves.

— Ray Coklan, cofundador da Square Waves

Operações unificadas

A Bonsai agora funciona como o centro nevrálgico da Square Waves para todas as operações da agência:

Gerenciamento de projetos: as equipes controlam o tempo, gerenciam tarefas e colaboram em projetos em uma única plataforma, eliminando a necessidade de alternar entre sistemas.

Gerenciamento de clientes: O CRM integrado permite que eles gerenciem negócios, relacionamentos com clientes e entrega de projetos em um único lugar.

Operações financeiras: Faturamento, cobrança e acompanhamento da rentabilidade estão perfeitamente conectados ao trabalho do projeto.

Informações sobre rentabilidade em tempo real

Uma das melhorias mais significativas é o acesso a dados financeiros em tempo real:

Rentabilidade instantânea do projeto: “Tudo certo em um só lugar. Não vamos ficar indo e voltando”, observou Dom Iovinelli, cofundador. A equipe agora pode ver as margens e a rentabilidade do projeto instantaneamente, sem cálculos manuais.

Relatórios abrangentes: em vez de criar ferramentas personalizadas para conectar sistemas distintos, a Square Waves agora possui relatórios integrados que fornecem informações sobre:

• Rentabilidade do projeto por cliente e tipo de serviço

• Planejamento da utilização e capacidade da equipe

• Previsão de receitas e gestão do pipeline

Colaboração simplificada com o cliente

O recurso do portal do cliente transformou a forma como a Square Waves trabalha com seus clientes:

Comunicação centralizada: os clientes podem visualizar o andamento do projeto, enviar arquivos e se comunicar com a equipe por meio da mesma plataforma usada para o gerenciamento interno do projeto.

Acompanhamento transparente do projeto: os clientes têm visibilidade do status do projeto e podem pagar as faturas diretamente pelo portal, criando uma experiência perfeita.

Eficiência operacional

Desde a implementação do Bonsai, a Square Waves alcançou:

Melhor coordenação da agência: “O acompanhamento do projeto e a gestão do cliente estão sempre sincronizados”, garantindo que nada seja esquecido.

Alocação otimizada de recursos: “Sabemos sempre em que estamos trabalhando e quando”, o que permite um melhor planejamento da capacidade e programação do projeto.

Redução das despesas administrativas: a equipe dedica menos tempo à entrada de dados e ao gerenciamento da plataforma, o que permite que se concentre no trabalho com os clientes.

Visibilidade financeira

A abordagem integrada proporcionou uma visão sem precedentes sobre seus negócios:

Rentabilidade em tempo real: não é mais necessário processar dados manualmente ou aguardar relatórios no final do mês para compreender o desempenho do projeto.

Melhoria na tomada de decisões: com acesso instantâneo às margens do projeto e à utilização da equipe, a liderança pode tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos e preços.

Para quem está expandindo uma agência, é uma mudança revolucionária que vale a pena considerar.

— Ray Coklan, cofundador da Square Waves