Wie redPepper mit Bonsai seine Agenturprozesse modernisiert hat

redPepper Marketing ist eine etablierte Marketingagentur mit Sitz in Colchester, Großbritannien, die von Michelle Tennens gegründet wurde. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in der Betreuung von Kunden aus verschiedenen Branchen hat sich redPepper einen hervorragenden Ruf für die Bereitstellung strategischer Marketinglösungen erworben, die zu echten Geschäftsergebnissen führen.

Die Herausforderung: Nach 12 Jahren aus einem Altsystem herausgewachsen sein

redPepper Marketing nutzte seit über einem Jahrzehnt dieselbe Plattform. Was als geeignete Lösung für ihr kleineres Team begann, wurde zu einem erheblichen Engpass, als sie wuchsen und ihr Dienstleistungsangebot weiterentwickelten.

Die Einschränkungen des Altsystems

12 Jahre lang vertraute redPepper auf Solve360, eine Plattform, die ihnen in ihren Anfängen gute Dienste geleistet hatte, sie nun aber daran hinderte, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

„Wir haben in den letzten 10 bis 12 Jahren eine Plattform namens Solve360 verwendet, die mittlerweile sehr veraltet ist“, erklärt Michelle Tennens, Gründerin von redPepper. Das Alter des Systems machte sich in kritischen Bereichen bemerkbar, die moderne Behörden für einen effizienten Betrieb benötigen.

Kritische operative Lücken

Keine Ressourcenplanungsfunktionen

Als redPepper wuchs, wurde das Ressourcenmanagement zu einer ihrer größten Herausforderungen. Das Altsystem bot keinen Einblick in die Teamkapazität oder die Verteilung der Arbeitslast.

Wir hatten Schwierigkeiten, weil wir als Agentur gewachsen sind und nicht wussten, über welche Kapazitäten wir innerhalb des Teams verfügten und wer an welchen Aufgaben arbeitete.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Diese mangelnde Transparenz führte dazu, dass die Agentur Termine verpasste und Schwierigkeiten bei der Projektzuweisung hatte.

Begrenzte Projektsichtbarkeit

Dem Team fehlten Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt und die Fristen.

Transparenz, Fristen, prozentualer Fortschritt und die Möglichkeit, Aufgaben nahtlos von einem Teammitglied zum anderen zu übertragen, gewannen an Bedeutung.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Manuelle Zeiterfassung

Die Zeiterfassung der Plattform erfolgte vollständig manuell, sodass die Teammitglieder ihre Arbeitszeiten eintragen mussten, anstatt eine moderne Timer-Funktion zu nutzen. Dies führte zu ungenauen Zeiterfassungen und erschwerte die Rentabilitätsanalyse des Projekts.

Die Lösung: Warum redPepper sich für Bonsai entschieden hat

Nach einer einjährigen Suche, in der mehrere Plattformen evaluiert wurden, entschied sich redPepper für Bonsai als neue operative Grundlage. Die Entscheidung wurde nicht leichtfertig getroffen, wie Michelle betont:

Wir haben diese Änderung nicht auf die leichte Schulter genommen. Wir haben viele Lösungen verglichen, bevor wir uns für Bonsai entschieden haben: Es musste alle Kriterien erfüllen.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Umfassender Plattformansatz

Im Gegensatz zu Punktlösungen, die nur einen Aspekt ihrer Anforderungen abdeckten, bot Bonsai einen integrierten Ansatz für das Agenturmanagement.

Bonsai bietet so viel mehr, alles auf einer einzigen Plattform.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Überlegene Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanungsfunktionen waren für redPepper ein entscheidender Faktor. Die Plattform bot ihnen die dringend benötigte Transparenz hinsichtlich der Teamkapazitäten und der Verteilung der Arbeitslast.

Intuitives Design

Da ich von einem veralteten System kam, hat mich die moderne, übersichtliche Benutzeroberfläche sofort angesprochen.

Aus meiner Sicht wirkt die Benutzeroberfläche von Bonsai ruhig. I Ich möchte Informationen, aber nicht zu viele.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Moderne Zeiterfassung

Die integrierte Timer-Funktion war eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem manuellen Verfahren. ‍

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Die Ergebnisse: transformative Verbesserungen in allen Betriebsbereichen

redPepper hat in allen Bereichen seiner Agenturtätigkeit erhebliche Verbesserungen erzielt.

Mühelose Ressourcenplanung

Echtzeit-Kapazitätstransparenz

Das Team hat nun vollständige Transparenz darüber, wer wann an welchen Aufgaben arbeitet. Die Ressourcenplanung hat sich von Spekulationen hin zu datengestützten Entscheidungen entwickelt.

Keine Spekulationen mehr. Jedes Teammitglied ist genau dort, wo es sein muss.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Verbesserte Aufgabenverteilung

Die Möglichkeit, Aufgaben nahtlos zwischen Teammitgliedern zu verschieben, hat die Engpässe beseitigt, die zu Terminüberschreitungen führten. Die Arbeitsauslastung-Ansicht ermöglicht es Managern, die Kapazitäten in Echtzeit zu sehen und die Arbeit nach Bedarf neu zu verteilen.

Bessere Projektprognosen

Dank klarer Transparenz hinsichtlich der Teamkapazitäten und Projektzeitpläne kann redPepper nun genau prognostizieren, inwieweit neue Aufträge angenommen werden können, und die Ressourcenzuteilung Monate im Voraus planen.

Verbesserte Projektsichtbarkeit

Kristallklare Fortschrittsverfolgung

Projektmanager und Teammitglieder haben nun in Echtzeit Einblick in den Projektstatus, die Fristen und den Fortschritt. Dadurch wurden die Verwirrung und die versäumten Fristen beseitigt, die das alte System plagten.

Optimiertes Aufgabenmanagement

Die moderne Aufgabenverwaltungsschnittstelle ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit, Dateifreigabe und Fortschrittsverfolgung. Teammitglieder können genau sehen, woran sie wann arbeiten müssen, was die Gesamtproduktivität verbessert.

Bessere Kommunikation mit Kunden

Dank integrierter Projektverfolgung und Berichterstellung kann redPepper seinen Kunden nun genaue Echtzeit-Updates zum Projektstatus und zu den zu liefernden Ergebnissen bereitstellen.

Operative Exzellenz

Integrierte Zeiterfassung

Die integrierte Timer-Funktion hat die Genauigkeit der Zeiterfassung erheblich verbessert. Teammitglieder können Timer direkt aus Aufgaben heraus starten und stoppen, wodurch eine genaue Analyse der Projektrentabilität gewährleistet wird.

Optimierte Arbeitsabläufe

Durch die Zusammenführung mehrerer Tools auf einer Plattform hat redPepper die Ineffizienzen beim Wechsel zwischen Systemen und bei der manuellen Dateneingabe beseitigt.

Moderne, intuitive Benutzeroberfläche

Das klare, moderne Design hat dazu geführt, dass die Plattform vom gesamten Team problemlos angenommen wurde.

Die Benutzeroberfläche von Bonsai ist eine Wohltat und für alle leicht zu erlernen.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Bonsais Unterstützung und Umsetzung von Feedback

Proaktive Kommunikation und Engagement

Im Gegensatz zu vielen SaaS-Anbietern, die nach der Einarbeitung verschwinden, hat Bonsai eine kontinuierliche Kommunikation und Zusammenarbeit mit redPepper aufrechterhalten. Das Team ist wirklich beeindruckt von der kontinuierlichen Zusammenarbeit und der Bereitschaft, auf ihre Bedürfnisse einzugehen.

Gemeinschaftsorientierte Entwicklung

Der Ansatz von Bonsai bei der Produktentwicklung zeichnet sich durch die Bereitschaft aus, Kundenvorschläge aufzunehmen und eng mit der Nutzergemeinschaft zusammenzuarbeiten. Diese Reaktionsfähigkeit auf Feedback stellt sicher, dass sich die Plattform weiterhin so weiterentwickelt, dass die Nutzer wirklich davon profitieren.

Außergewöhnliche Kundenbetreuung

Das Ausmaß der Unterstützung war für redPepper eine völlige Überraschung. Anstatt den in der Branche üblichen Ansatz „abkassieren und verschwinden“ zu verfolgen, behandelt Bonsai seine Kunden als echte Partner und scheut keine Mühen, um den Nutzern zum Erfolg zu verhelfen.

Ich bin wirklich beeindruckt davon, dass das Team uns nicht nur an Bord geholt hat, sondern auch in Kontakt geblieben ist. Kein Feedback scheint jemals zu viel Mühe zu sein. Es ist wirklich eine Wohltat.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Team-Akzeptanz und Zufriedenheit

Reibungsloser Übergang

Trotz eines Systemwechsels nach 12 Jahren hat sich das Team schnell an die intuitive Benutzeroberfläche von Bonsai gewöhnt. Das moderne Design und die logischen Arbeitsabläufe verkürzten die Einarbeitungszeit deutlich stärker als erwartet.

Verbesserte Teammoral

Der Wechsel von einem veralteten, frustrierenden System zu einer modernen, effizienten Plattform hat die Zufriedenheit und Produktivität des Teams verbessert. Teammitglieder haben keine Probleme mehr mit umständlichen Benutzeroberflächen oder fehlenden Funktionen.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die integrierte Natur der Plattform hat die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verbessert, da sie einen besseren Einblick in die Arbeit der anderen haben und Aufgaben leichter weitergeben können.

Bonsai ist wunderbar übersichtlich und bietet verschiedene Ansichten, sodass jeder im Team Aufgaben und Arbeitsabläufe so betrachten kann, wie es seinem bevorzugten Stil entspricht.

Ich persönlich bin ein Fan der Board-Ansicht, während andere die Listenansicht oder Gantt bevorzugen.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

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Das Fazit

Nach vier Monaten kann ich mit Überzeugung sagen, dass Bonsai die richtige Wahl für redPepper war.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Die Umgestaltung war umfassend und betraf alle Aspekte der Agenturtätigkeit:

• Mühelose Ressourcenplanung mit Echtzeit-Einblick in die Teamkapazität
• Verbesserte Projekttransparenz mit klaren Fristen und Fortschrittsverfolgung
• Optimierte Abläufe durch integrierte Workflows und moderne Tools
• Verbesserte Teamzufriedenheit dank einer intuitiven, modernen Benutzeroberfläche
• Besserer Kundenservice durch genaue Projektverfolgung und Berichterstattung

Für redPepper hat Bonsai nicht nur das alte System ersetzt, sondern auch die Arbeitsweise der Agentur grundlegend verändert. Der umfassende Plattformansatz machte den Einsatz mehrerer Tools überflüssig und bot gleichzeitig die modernen Funktionen, die sie benötigten, um ihre Kunden effektiv zu bedienen.

Durch diesen internen Umzug sind wir effizienter geworden und können unsere Kunden besser bedienen. Ich bin stolz auf die Anpassungsfähigkeit unseres Teams und freue mich auf das weitere Wachstum, das diese Veränderung mit sich bringen wird.

— Michelle Tennens, Gründerin & CEO

Nach 12 Jahren auf derselben Plattform hat redPepper mit seinem mutigen Wechsel zu Bonsai die Weichen für weiteres Wachstum und Erfolg in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt gestellt.

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