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redPepper Marketing es una agencia de marketing bien establecida con sede en Colchester, Reino Unido, fundada por Michelle Tennens. Con más de una década de experiencia prestando servicios a clientes de diversos sectores, redPepper se ha labrado una sólida reputación por ofrecer soluciones de marketing estratégico que generan resultados empresariales reales.
El reto: superar un sistema heredado tras 12 años.
redPepper Marketing había estado utilizando la misma plataforma durante más de una década. Lo que comenzó como una solución adecuada para su pequeño equipo se había convertido en un importante cuello de botella a medida que crecían y evolucionaban sus ofertas de servicios.
Las limitaciones del sistema heredado
Durante 12 años, redPepper confió en Solve360, una plataforma que les había funcionado bien en sus inicios, pero que ahora les impedía alcanzar su máximo potencial.
«Durante los últimos 10 o 12 años, probablemente, utilizamos una plataforma llamada Solve360 que ahora está muy desactualizada», explica Michelle Tennens, fundadora de redPepper. La antigüedad del sistema se hacía patente en áreas críticas que las agencias modernas requieren para un funcionamiento eficiente.
Deficiencias operativas críticas
Sin capacidades de planificación de recursos.
A medida que redPepper crecía, uno de sus mayores retos pasó a ser la gestión de recursos. El sistema heredado no proporcionaba visibilidad sobre la capacidad del equipo ni sobre la distribución de la carga de trabajo.
Teníamos dificultades porque, a medida que crecíamos como agencia, no sabíamos qué capacidad teníamos dentro del equipo y quién trabajaba en qué.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Esta falta de visibilidad provocaba que la agencia incumpliera los plazos y tuviera dificultades para asignar los proyectos.
Visibilidad limitada del proyecto
El equipo carecía de información en tiempo real sobre el progreso del proyecto y los plazos.
La visibilidad, los plazos, el porcentaje de progreso y la posibilidad de transferir tareas de un miembro del equipo a otro sin problemas cobraron mayor importancia.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Seguimiento manual del tiempo
El seguimiento del tiempo de la plataforma era totalmente manual, lo que obligaba a los miembros del equipo a anotar sus horas en lugar de utilizar la moderna función de temporizador. Esto provocó un registro inexacto del tiempo y dificultó el análisis de la rentabilidad del proyecto.
La solución: por qué redPepper eligió Bonsai
Tras un año de búsqueda en el que se evaluaron múltiples plataformas, redPepper seleccionó Bonsai como su nueva base operativa. La decisión no se tomó a la ligera, como destaca Michelle:
No tomamos este cambio a la ligera. Evaluamos muchas soluciones antes de elegir Bonsai: tenía que cumplir todos los requisitos.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Enfoque integral de plataforma
A diferencia de las soluciones puntuales que solo abordaban un aspecto de sus necesidades, Bonsai ofrecía un enfoque integrado para la gestión de la agencia.
Bonsai tiene mucho más, todo en una sola plataforma.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Planificación superior de recursos
Las capacidades de planificación de recursos supusieron un cambio revolucionario para redPepper. La plataforma les proporcionó la visibilidad que tanto necesitaban sobre la capacidad del equipo y la distribución de la carga de trabajo.
Diseño intuitivo
Viniendo de un sistema obsoleto, la interfaz moderna y limpia me resultó atractiva de inmediato.
Desde mi punto de vista, la interfaz de Bonsai transmite tranquilidad. I Quiero información, pero no demasiada.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Seguimiento moderno del tiempo
La función de temporizador integrada supuso una mejora significativa con respecto al proceso manual.
Los resultados: mejoras transformadoras en todas las operaciones.
redPepper ha experimentado mejoras significativas en todas las áreas de las operaciones de su agencia.
Planificación de recursos sin esfuerzo
Visibilidad de la capacidad en tiempo real
El equipo ahora tiene una visibilidad completa de quién está trabajando en qué y cuándo. La planificación de recursos ha pasado de basarse en conjeturas a tomar decisiones basadas en datos.
Se acabaron las conjeturas. Cada miembro del equipo está justo donde debe estar.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Mejora en la asignación de tareas
La capacidad de transferir tareas entre los miembros del equipo sin problemas ha eliminado los cuellos de botella que provocaban incumplimientos de los plazos. La vista de carga de trabajo permite a los gerentes ver la capacidad en tiempo real y redistribuir el trabajo según sea necesario.
Mejor previsión de proyectos
Con una visibilidad clara de la capacidad del equipo y los plazos de los proyectos, redPepper ahora puede pronosticar con precisión su capacidad para asumir nuevos trabajos y planificar la asignación de recursos con meses de antelación.
Mayor visibilidad del proyecto
Seguimiento claro y transparente del progreso
Los gestores de proyectos y los miembros del equipo ahora tienen visibilidad en tiempo real del estado, los plazos y el progreso de los proyectos. Esto ha eliminado la confusión y los plazos incumplidos que afectaban a su antiguo sistema.
Gestión optimizada de tareas
La moderna interfaz de gestión de tareas permite colaborar fácilmente, compartir archivos y realizar un seguimiento del progreso. Los miembros del equipo pueden ver exactamente en qué deben trabajar y cuándo, lo que mejora la productividad general.
Mejor comunicación con los clientes
Gracias al seguimiento y la generación de informes integrados, redPepper ahora puede proporcionar a los clientes actualizaciones precisas y en tiempo real sobre el estado de los proyectos y los resultados esperados.
Excelencia operativa
Integrated time tracking
La función de temporizador integrada ha mejorado considerablemente la precisión del seguimiento del tiempo. Los miembros del equipo pueden iniciar y detener los temporizadores directamente desde las tareas, lo que garantiza un análisis preciso de la rentabilidad del proyecto.
Flujos de trabajo optimizados
Al consolidar múltiples herramientas en una sola plataforma, redPepper ha eliminado las ineficiencias derivadas del cambio entre sistemas y la introducción manual de datos.
Interfaz moderna e intuitiva
El diseño limpio y moderno ha facilitado la adopción de la plataforma por parte de todo el equipo.
La interfaz de Bonsai es un soplo de aire fresco y fue fácil de aprender para todos.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Implementación del soporte y los comentarios de Bonsai
Comunicación y compromiso proactivos
A diferencia de muchos proveedores de SaaS que desaparecen tras la incorporación, Bonsai ha mantenido una comunicación y un compromiso constantes con redPepper. El equipo ha quedado realmente impresionado por la relación continua y la capacidad de respuesta a sus necesidades.
Desarrollo impulsado por la comunidad
El enfoque de Bonsai en el desarrollo de productos destaca por su disposición a aceptar las sugerencias de los clientes y trabajar en colaboración con su comunidad de usuarios. Esta capacidad de respuesta a los comentarios garantiza que la plataforma siga evolucionando de manera que beneficie realmente a los usuarios.
Atención al cliente excepcional
El nivel de apoyo ha sido toda una revelación para redPepper. En lugar del típico enfoque de «cobrar y desaparecer» habitual en el sector, Bonsai trata a los clientes como auténticos socios, sin que nada parezca demasiado complicado cuando se trata de ayudar a los usuarios a alcanzar el éxito.
Me ha impresionado mucho que el equipo no solo nos haya dado la bienvenida, sino que también se haya mantenido en contacto con nosotros. Ningún comentario parece ser demasiado problema. Realmente es un soplo de aire fresco.
— Michelle Tennens, fundadora & directora ejecutiva
Adopción y satisfacción del equipo
Transición fluida
A pesar de cambiar de sistema después de 12 años, el equipo se adaptó rápidamente a la interfaz intuitiva de Bonsai. El diseño moderno y los flujos de trabajo lógicos hicieron que la curva de aprendizaje fuera mucho más corta de lo previsto.
Mejora de la moral del equipo
El paso de un sistema obsoleto y frustrante a una plataforma moderna y eficiente ha mejorado la satisfacción y la productividad del equipo. Los miembros del equipo ya no tienen que lidiar con interfaces poco intuitivas o funciones que faltan.
Colaboración mejorada
La naturaleza integrada de la plataforma ha mejorado la colaboración entre los miembros del equipo, con una mayor visibilidad del trabajo de cada uno y una transferencia más fácil entre tareas.
Bonsai es maravillosamente ordenado y, al ofrecer diferentes tipos de vistas, permite que todos los miembros del equipo puedan ver las tareas y el flujo de trabajo de la forma que más se adapte a su estilo preferido.
Personalmente, soy partidario de la vista de tablero, mientras que otros prefieren la vista de lista o Gantt.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
El resultado final
Después de 4 meses, puedo afirmar con total seguridad que Bonsai fue la elección acertada para redPepper.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
La transformación ha sido integral y ha afectado a todos los aspectos de las operaciones de la agencia:
- Planificación de recursos sin esfuerzo con visibilidad en tiempo real de la capacidad del equipo.
- Mayor visibilidad del proyecto con plazos claros y seguimiento del progreso.
- Operaciones optimizadas mediante flujos de trabajo integrados y herramientas modernas.
- Mayor satisfacción del equipo gracias a una interfaz intuitiva y moderna.
- Mejor servicio al cliente gracias a un seguimiento y unos informes precisos de los proyectos.
Para redPepper, Bonsai no solo sustituyó su antiguo sistema, sino que transformó su forma de operar como agencia. El enfoque integral de la plataforma eliminó la necesidad de utilizar múltiples herramientas, al tiempo que proporcionó la funcionalidad moderna que necesitaban para atender a sus clientes de manera eficaz.
Este cambio interno nos ha hecho más eficientes y nos ha permitido estar mejor equipados para atender a nuestros clientes. Estoy orgulloso de la capacidad de adaptación de nuestro equipo y espero con interés el crecimiento continuo que traerá consigo este cambio.
— Michelle Tennens, fundadora & Directora ejecutiva
Tras 12 años en la misma plataforma, la audaz decisión de redPepper de pasarse a Bonsai les ha posicionado para seguir creciendo y triunfando en un mercado cada vez más competitivo.
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