Como a redPepper modernizou as operações da sua agência com o Bonsai

A redPepper Marketing é uma agência de marketing bem estabelecida com sede em Colchester, Reino Unido, fundada por Michelle Tennens. Com mais de uma década de experiência atendendo clientes em diversos setores, a redPepper construiu uma sólida reputação por oferecer soluções estratégicas de marketing que geram resultados comerciais reais.

O desafio: superar um sistema legado após 12 anos

A redPepper Marketing utilizava a mesma plataforma há mais de uma década. O que começou como uma solução adequada para sua equipe menor tornou-se um grande obstáculo à medida que cresceram e evoluíram suas ofertas de serviços.

As limitações do sistema legado

Durante 12 anos, a redPepper confiou na Solve360, uma plataforma que lhes prestou um bom serviço nos seus primeiros tempos, mas que agora os impedia de atingir todo o seu potencial.

“Nos últimos 10 a 12 anos, utilizamos uma plataforma chamada Solve360, que agora está muito desatualizada”, explica Michelle Tennens, fundadora da redPepper. A idade do sistema estava se tornando evidente em áreas críticas que as agências modernas exigem para operações eficientes.

Lacunas operacionais críticas

Sem recursos de planejamento de recursos

À medida que a redPepper crescia, um dos seus maiores desafios passou a ser a gestão de recursos. O sistema antigo não oferecia visibilidade sobre a capacidade da equipe ou a distribuição da carga de trabalho.

Estávamos enfrentando dificuldades porque, à medida que crescíamos como agência, não sabíamos qual era a capacidade da nossa equipe e quem estava trabalhando em quê.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Essa falta de visibilidade estava fazendo com que a agência perdesse prazos e tivesse dificuldades com a alocação de projetos.

Visibilidade limitada do projeto

A equipe não tinha informações em tempo real sobre o andamento do projeto e os prazos.

A visibilidade, os prazos, o progresso percentual e a capacidade de transferir tarefas de um membro da equipe para outro sem interrupções tornaram-se mais importantes.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Controle manual do tempo

O controle de tempo da plataforma era totalmente manual, exigindo que os membros da equipe registrassem suas horas trabalhadas em vez de usar uma funcionalidade moderna de cronômetro. Isso levou a um registro impreciso do tempo e dificultou a análise da rentabilidade do projeto.

A solução: por que a redPepper escolheu a Bonsai

Após uma pesquisa de um ano avaliando várias plataformas, a redPepper selecionou a Bonsai como sua nova base operacional. A decisão não foi tomada levianamente, como Michelle enfatiza:

Não tomamos essa decisão levianamente. Comparamos várias soluções antes de escolher a Bonsai: ela tinha que atender a todos os requisitos.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Abordagem abrangente da plataforma

Ao contrário das soluções pontuais que abordavam apenas um aspecto das suas necessidades, a Bonsai ofereceu uma abordagem integrada à gestão da agência.

O Bonsai tem muito mais, tudo em uma única plataforma.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Planejamento superior de recursos

Os recursos de planejamento de recursos foram uma grande mudança para a redPepper. A plataforma proporcionou a visibilidade de que eles precisavam desesperadamente sobre a capacidade da equipe e a distribuição da carga de trabalho.

Design intuitivo

Vindo de um sistema desatualizado, a interface moderna e limpa foi imediatamente atraente.

Do meu ponto de vista, a interface do Bonsai transmite tranquilidade. I Quero informações, mas não em excesso.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Controle de tempo moderno

A funcionalidade do temporizador integrado foi uma melhoria significativa em relação ao processo manual. ‍

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Os resultados: melhorias transformacionais em todas as operações

A redPepper registrou melhorias significativas em todas as áreas de operação da agência.

Planejamento de recursos sem esforço

Visibilidade da capacidade em tempo real

A equipe agora tem visibilidade completa sobre quem está trabalhando em quê e quando. O planejamento de recursos deixou de ser baseado em suposições e passou a ser orientado por dados.

Chega de suposições. Cada membro da equipe está exatamente onde precisa estar.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Melhoria na alocação de tarefas

A capacidade de transferir tarefas entre os membros da equipe sem problemas eliminou os gargalos que estavam causando o não cumprimento dos prazos. A visualização da carga de trabalho permite que os gerentes vejam a capacidade em tempo real e redistribuam o trabalho conforme necessário.

Melhor previsão de projetos

Com uma visibilidade clara da capacidade da equipe e dos cronogramas dos projetos, a redPepper agora pode prever com precisão sua capacidade de assumir novos trabalhos e planejar a alocação de recursos com meses de antecedência.

Maior visibilidade do projeto

Acompanhamento claro do progresso

Os gerentes de projeto e membros da equipe agora têm visibilidade em tempo real do status, prazos e progresso do projeto. Isso eliminou a confusão e os prazos perdidos que afetavam o sistema antigo.

Gerenciamento simplificado de tarefas

A moderna interface de gerenciamento de tarefas permite fácil colaboração, compartilhamento de arquivos e acompanhamento do progresso. Os membros da equipe podem ver exatamente no que precisam trabalhar e quando, melhorando a produtividade geral.

Melhor comunicação com o cliente

Com o acompanhamento e relatórios integrados do projeto, a redPepper agora pode fornecer aos clientes atualizações precisas e em tempo real sobre o status do projeto e os resultados esperados.

Excelência operacional

Controle de tempo integrado

A funcionalidade do temporizador integrado melhorou drasticamente a precisão do controle de tempo. Os membros da equipe podem iniciar e parar os cronômetros diretamente das tarefas, garantindo uma análise precisa da rentabilidade do projeto.

Fluxos de trabalho simplificados

Ao consolidar várias ferramentas em uma única plataforma, a redPepper eliminou as ineficiências da alternância entre sistemas e da entrada manual de dados.

Interface moderna e intuitiva

O design limpo e moderno tornou a plataforma fácil de ser adotada por toda a equipe.

A interface do Bonsai é uma lufada de ar fresco e foi fácil para todos aprenderem.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Suporte e implementação de feedback do Bonsai

Comunicação e envolvimento proativos

Ao contrário de muitos fornecedores de SaaS que desaparecem após a integração, a Bonsai manteve uma comunicação e um envolvimento consistentes com a redPepper. A equipe ficou genuinamente impressionada com o relacionamento contínuo e a capacidade de resposta às suas necessidades.

Desenvolvimento impulsionado pela comunidade

A abordagem da Bonsai ao desenvolvimento de produtos destaca-se pela sua disponibilidade para aceitar sugestões dos clientes e trabalhar em colaboração com a sua comunidade de usuários. Essa capacidade de resposta ao feedback garante que a plataforma continue evoluindo de maneiras que realmente beneficiem os usuários.

Atendimento ao cliente excepcional

O nível de apoio foi uma revelação completa para a redPepper. Em vez da abordagem típica de “cobrar e desaparecer”, comum no setor, a Bonsai trata os clientes como verdadeiros parceiros, sem medir esforços para ajudar os usuários a alcançarem o sucesso.

Fiquei muito impressionado com o fato de a equipe não ter apenas nos integrado, mas também ter mantido contato. Nenhum feedback parece ser demais. É realmente uma lufada de ar fresco.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Adoção e satisfação da equipe

Transição suave

Apesar de ter mudado de sistema após 12 anos, a equipe se adaptou rapidamente à interface intuitiva do Bonsai. O design moderno e os fluxos de trabalho lógicos tornaram a curva de aprendizagem muito mais curta do que o previsto.

Melhoria no moral da equipe

A mudança de um sistema desatualizado e frustrante para uma plataforma moderna e eficiente melhorou a satisfação e a produtividade da equipe. Os membros da equipe não precisam mais lidar com interfaces complicadas ou funcionalidades ausentes.

Colaboração aprimorada

A natureza integrada da plataforma melhorou a colaboração entre os membros da equipe, com maior visibilidade do trabalho uns dos outros e transferências mais fáceis entre tarefas.

O Bonsai é maravilhosamente organizado e, ao oferecer diferentes tipos de visualizações, permite que todos os membros da equipe vejam as tarefas e o fluxo de trabalho da maneira que preferirem.

Pessoalmente, sou fã da visualização em quadro, enquanto outros preferem a visualização em lista ou Gantt.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

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Conclusão

Após quatro meses, posso afirmar com toda a certeza que o Bonsai foi a escolha certa para a redPepper.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

A transformação foi abrangente, afetando todos os aspectos das operações da agência:

• Planejamento de recursos sem esforço, com visibilidade em tempo real da capacidade da equipe
• Maior visibilidade do projeto com prazos claros e acompanhamento do progresso
• Operações simplificadas por meio de fluxos de trabalho integrados e ferramentas modernas
• Maior satisfação da equipe com uma interface intuitiva e moderna
• Melhor atendimento ao cliente por meio de acompanhamento e relatórios precisos dos projetos

Para a redPepper, o Bonsai não substituiu apenas o sistema antigo, mas transformou a forma como a agência opera. A abordagem abrangente da plataforma eliminou a necessidade de múltiplas ferramentas, ao mesmo tempo que forneceu a funcionalidade moderna necessária para atender seus clientes de forma eficaz.

Essa mudança interna nos tornou mais eficientes e melhor equipados para atender nossos clientes. Tenho orgulho da adaptabilidade da nossa equipe e estou ansioso pelo crescimento contínuo que essa mudança trará.

— Michelle Tennens, fundadora e CEO da &

Após 12 anos na mesma plataforma, a decisão ousada da redPepper de migrar para o Bonsai posicionou a empresa para um crescimento contínuo e sucesso em um mercado cada vez mais competitivo.

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