Comment redPepper a modernisé les opérations de son agence grâce à Bonsai

redPepper Marketing est une agence de marketing bien établie basée à Colchester, au Royaume-Uni, fondée par Michelle Tennens. Avec plus d'une décennie d'expérience au service de clients issus de divers secteurs, redPepper s'est forgé une solide réputation en proposant des solutions marketing stratégiques qui génèrent des résultats commerciaux concrets.

Le défi : dépasser un système hérité après 12 ans

redPepper Marketing utilisait la même plateforme depuis plus de dix ans. Ce qui avait commencé comme une solution adaptée à leur petite équipe était devenu un obstacle majeur à mesure que l'entreprise grandissait et développait ses offres de services.

Les limites du système existant

Pendant 12 ans, redPepper s'est appuyé sur Solve360, une plateforme qui lui avait bien servi à ses débuts, mais qui l'empêchait désormais d'atteindre son plein potentiel.

« Au cours des 10 à 12 dernières années, nous avons utilisé une plateforme appelée Solve360, qui est aujourd'hui très obsolète », explique Michelle Tennens, fondatrice de redPepper. L'âge du système se faisait sentir dans des domaines critiques dont les agences modernes ont besoin pour fonctionner efficacement.

Lacunes opérationnelles critiques

Aucune capacité de planification des ressources

Au fur et à mesure que redPepper grandissait, l'un de ses plus grands défis est devenu la gestion des ressources. L'ancien système ne fournissait aucune visibilité sur la capacité de l'équipe ou la répartition de la charge de travail.

Nous avions des difficultés car, à mesure que notre agence grandissait, nous ne savions pas quelles étaient les capacités de notre équipe ni qui travaillait sur quoi.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Ce manque de visibilité empêchait l'agence de respecter les délais et compliquait la répartition des projets.

Visibilité limitée du projet

L'équipe manquait d'informations en temps réel sur l'avancement du projet et les échéances.

La visibilité, les délais, le pourcentage d'avancement et la possibilité de transférer facilement des tâches d'un membre de l'équipe à un autre sont devenus plus importants.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Suivi manuel du temps

Le suivi du temps sur la plateforme était entièrement manuel, ce qui obligeait les membres de l'équipe à noter leurs heures plutôt que d'utiliser une fonctionnalité de chronomètre moderne. Cela a conduit à une saisie inexacte du temps et a rendu difficile l'analyse de la rentabilité du projet.

La solution : pourquoi redPepper a choisi Bonsai

Après une année passée à évaluer plusieurs plateformes, redPepper a choisi Bonsai comme nouvelle base opérationnelle. La décision n'a pas été prise à la légère, comme le souligne Michelle :

Nous n'avons pas pris cette décision à la légère. Nous avons comparé de nombreuses solutions avant de choisir Bonsai : elle devait répondre à tous nos critères.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Approche globale de la plateforme

Contrairement aux solutions ponctuelles qui ne répondaient qu'à un seul aspect de leurs besoins, Bonsai offrait une approche intégrée de la gestion des agences.

Bonsai offre bien plus encore, le tout sur une seule plateforme.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Planification optimale des ressources

Les capacités de planification des ressources ont changé la donne pour redPepper. La plateforme leur a apporté la visibilité dont ils avaient désespérément besoin sur les capacités de l'équipe et la répartition de la charge de travail.

Conception intuitive

Venant d'un système obsolète, l'interface moderne et épurée m'a immédiatement séduit.

De mon point de vue, l'interface de Bonsai est apaisante. I Je veux des informations, mais pas trop.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Suivi moderne du temps

La fonctionnalité de minuterie intégrée constituait une amélioration significative par rapport à leur processus manuel. ‍

‍

Les résultats : des améliorations transformationnelles dans l'ensemble des opérations

redPepper a connu des améliorations significatives dans tous les domaines de ses activités.

Planification des ressources sans effort

Visibilité en temps réel de la capacité

L'équipe dispose désormais d'une visibilité totale sur qui travaille sur quoi et quand. La planification des ressources est passée de conjectures à une prise de décision fondée sur des données.

Fini les conjectures. Chaque membre de l'équipe est exactement là où il doit être.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Amélioration de la répartition des tâches

La possibilité de transférer facilement des tâches entre les membres de l'équipe a permis d'éliminer les goulots d'étranglement qui entraînaient des retards dans les délais. La vue de la charge de travail permet aux responsables de visualiser la capacité en temps réel et de redistribuer le travail selon les besoins.

Meilleure prévision des projets

Grâce à une visibilité claire sur les capacités de l'équipe et les délais des projets, redPepper peut désormais prévoir avec précision sa capacité à accepter de nouveaux travaux et planifier l'allocation des ressources plusieurs mois à l'avance.

Visibilité accrue du projet

Suivi clair et précis des progrès

Les chefs de projet et les membres de l'équipe ont désormais une visibilité en temps réel sur l'état d'avancement du projet, les échéances et les progrès réalisés. Cela a permis d'éliminer la confusion et les retards qui affectaient leur ancien système.

Gestion rationalisée des tâches

L'interface moderne de gestion des tâches facilite la collaboration, le partage de fichiers et le suivi des progrès. Les membres de l'équipe peuvent voir exactement ce sur quoi ils doivent travailler et à quel moment, ce qui améliore la productivité globale.

Meilleure communication avec les clients

Grâce à ses fonctionnalités intégrées de suivi et de reporting, redPepper peut désormais fournir à ses clients des informations précises et en temps réel sur l'état d'avancement des projets et les livrables.

Excellence opérationnelle

Suivi intégré du temps

La fonctionnalité de minuterie intégrée a considérablement amélioré la précision du suivi du temps. Les membres de l'équipe peuvent démarrer et arrêter les chronomètres directement à partir des tâches, ce qui garantit une analyse précise de la rentabilité du projet.

Flux de travail rationalisés

En regroupant plusieurs outils sur une seule plateforme, redPepper a éliminé les inefficacités liées au passage d'un système à l'autre et à la saisie manuelle des données.

Interface moderne et intuitive

Grâce à son design épuré et moderne, toute l'équipe a facilement adopté cette plateforme.

L'interface de Bonsai est une bouffée d'air frais et a été facile à prendre en main pour tout le monde.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Assistance et mise en œuvre des commentaires de Bonsai

Communication et engagement proactifs

Contrairement à de nombreux fournisseurs SaaS qui disparaissent après l'intégration, Bonsai a maintenu une communication et un engagement constants avec redPepper. L'équipe a été véritablement impressionnée par la relation continue et la réactivité à leurs besoins.

Développement communautaire

L'approche de Bonsai en matière de développement de produits se distingue par sa volonté de prendre en compte les suggestions des clients et de travailler en collaboration avec sa communauté d'utilisateurs. Cette réactivité aux commentaires garantit que la plateforme continue d'évoluer d'une manière qui profite véritablement aux utilisateurs.

Service client exceptionnel

Le niveau de soutien a été une véritable révélation pour redPepper. Plutôt que d'adopter l'approche classique « facturer et disparaître » courante dans le secteur, Bonsai traite ses clients comme de véritables partenaires, sans jamais rechigner à aider les utilisateurs à réussir.

J'ai été très impressionné par le fait que l'équipe ne s'est pas contentée de nous accueillir, mais qu'elle est restée en contact avec nous. Aucun commentaire ne semble jamais trop difficile à traiter. C'est vraiment une bouffée d'air frais.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Adoption et satisfaction de l'équipe

Transition en douceur

Malgré le changement de système après 12 ans, l'équipe s'est rapidement adaptée à l'interface intuitive de Bonsai. Le design moderne et les flux de travail logiques ont rendu la courbe d'apprentissage beaucoup plus courte que prévu.

Amélioration du moral de l'équipe

Le passage d'un système obsolète et frustrant à une plateforme moderne et efficace a amélioré la satisfaction et la productivité de l'équipe. Les membres de l'équipe n'ont plus à se débattre avec des interfaces peu pratiques ou des fonctionnalités manquantes.

Collaboration renforcée

La nature intégrée de la plateforme a amélioré la collaboration entre les membres de l'équipe, grâce à une meilleure visibilité sur le travail de chacun et à des transferts plus faciles entre les tâches.

Bonsai est merveilleusement épuré et offre différents types d'affichage, ce qui permet à chaque membre de l'équipe de visualiser les tâches et le flux de travail selon son style préféré.

Personnellement, je préfère l'affichage Tableau, tandis que d'autres préfèrent l'affichage Liste ou Gantt.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

‍

En résumé

Après 4 mois, je peux affirmer avec certitude que Bonsai était le bon choix pour redPepper.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

La transformation a été globale, touchant tous les aspects des activités de leur agence :

• Planification des ressources sans effort grâce à une visibilité en temps réel sur les capacités de l'équipe
• Visibilité accrue du projet grâce à des échéances claires et au suivi des progrès
• Opérations rationalisées grâce à des flux de travail intégrés et des outils modernes
• Amélioration de la satisfaction de l'équipe grâce à une interface intuitive et moderne
• Meilleur service client grâce à un suivi et à des rapports précis sur les projets

Pour redPepper, Bonsai n'a pas seulement remplacé leur ancien système, il a transformé leur mode de fonctionnement en tant qu'agence. L'approche globale de la plateforme a éliminé le besoin de multiples outils tout en fournissant les fonctionnalités modernes dont ils avaient besoin pour servir efficacement leurs clients.

Ce déménagement interne nous a permis de gagner en efficacité et d'être mieux équipés pour servir nos clients. Je suis fier de la capacité d'adaptation de notre équipe et j'ai hâte de voir la croissance continue que ce changement va apporter.

— Michelle Tennens, fondatrice et PDG de &

Après 12 ans passés sur la même plateforme, le choix audacieux de redPepper de passer à Bonsai lui a permis de se positionner pour poursuivre sa croissance et son succès sur un marché de plus en plus concurrentiel.

‍