Wie Overpass Studio acht Tools durch Bonsai ersetzt hat

Overpass Studio ist ein Design- und Webflow-Entwicklungsstudio mit Sitz in Großbritannien, das sich auf die Erstellung von Websites für B2B-SaaS-Startups spezialisiert hat.

Das Abonnementmodell für das Website-Design bedeutet, dass sie ein hohes Aufkommen an Aufgaben von Kunden verwalten und bei der Verwaltung von Live-Websites die Geschwindigkeit der Aktualisierung eine wichtige Rolle spielt. Sie benötigten ein robustes Aufgabenmanagement und ein Kunden-Dashboard, da sie die meisten Website-Aufgaben in weniger als 24 Stunden erledigen.

Wir sprachen mit ihrem Gründer, Max Brown, über ihre Entscheidung, zu Bonsai zu wechseln.

Die Herausforderung: Ein fragmentiertes Tool-Ökosystem

Vor der Implementierung von Bonsai stand Overpass vor erheblichen betrieblichen Herausforderungen, die auf einen fragmentierten Technologie-Stack und ineffiziente Prozesse zurückzuführen waren.

Werkzeugvermehrung

Overpass hatte versucht, mehrere Tools wie Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs und Adobe Creative Suite miteinander zu verbinden.

„Wir hatten schon alles Mögliche für Zeiterfassung, Projektplanung und Aufgabenmanagement ausprobiert. Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs, Figma und Slack. Nichts hat zusammengepasst.

— Max Brown, Gründer von Overpass Studio

Eingeschränkte Funktionalität mit Linear

Das Studio nutzte Linear in erster Linie für das Projektmanagement, aber es hatte nur sehr eingeschränkte Funktionen, keine Möglichkeit, Projektinformationen beim Einrichten neuer Projekte zu kopieren, und es fehlten geeignete Funktionen für die Terminplanung und Ressourcenplanung.

Manuelle Ressourcenplanung

Das Team erstellte Ressourcenpläne manuell in Figma als visuelle Diagramme, was bedeutete, dass sie niemals Daten daraus extrahieren oder in letzter Minute Änderungen vornehmen konnten.

Warum Overpass Studio sich für Bonsai entschieden hat

Umfassende Integration: Bonsai bot die Möglichkeit, mehrere Tools auf einer Plattform zu konsolidieren, wodurch doppelte Dateneingaben vermieden wurden.

Agenturorientiertes Design: Im Gegensatz zu generischen Projektmanagement-Tools wurde Bonsai speziell für Kreativagenturen entwickelt.

Einfachheit und Benutzererfahrung: Das Team schätzte die intuitive Benutzeroberfläche von Bonsai, für die keine umfangreiche Schulung erforderlich war.

Skalierbarkeit: Angesichts der Pläne für ein deutliches Wachstum benötigte Overpass eine Plattform, die mit dem Unternehmen mitwachsen konnte.

Die Lösung: Optimierte Abläufe mit Bonsai

Seit der Einführung von Bonsai hat Overpass seine betriebliche Effizienz durch die Konsolidierung seines gesamten Workflows auf einer einzigen, umfassenden Plattform transformiert.

Einheitliches Projektmanagement

Bonsai dient nun als zentrale Drehscheibe für alle projektbezogenen Aktivitäten von Overpass:

• Mehrere Ansichtsoptionen: Teams können Projekte als Kanban-Boards, Listen, Gantt-Diagramme oder Tabellen anzeigen.

• Aufgabenvorlagen: Standardisierte Arbeitsabläufe für gängige Projektarten

• Benutzerdefinierte Felder: Möglichkeit, projektspezifische Informationen wie Figma-Links direkt zu Aufgaben hinzuzufügen

• Echtzeit-Budgetverfolgung: Die Transparenz des Budgets über alle Projektansichten hinweg verhindert Kostenüberschreitungen.

Automatisierte Ressourcenplanung

Der manuelle, auf Figma basierende Ressourcenplanungsprozess wurde vollständig abgeschafft:

•Visuelles Ressourcenmanagement: Klarer Überblick über die Teamkapazität und die Projektzuweisung

• Automatisierte Planung: Einfache Ressourcenzuweisung per Drag-and-Drop über Projekte hinweg

•Datengestützte Erkenntnisse: Tatsächliche Daten zur Ressourcennutzung für eine bessere Planung

Integrierte Zeiterfassung

Mehrere Zeiterfassungsoptionen gewährleisten eine genaue Projektabrechnung:

•Flexible Zeiterfassung: Stoppuhrfunktion, manuelle Eingabe oder Erfassung über mobile App

• Verfolgung auf Aufgabenebene: Die Zeit kann auf Projekt-, Aufgaben- oder Unteraufgabenebene verfolgt werden.

• Automatisierte Stundenzettel: Keine manuelle Zusammenstellung der Stundenzettel mehr am Monatsende

„Bevor wir mit Bonsai angefangen haben, war ich gegen Zeiterfassung, jetzt ärgere ich mich, dass wir nicht schon früher damit angefangen haben.“

— Max Brown, Gründer von Overpass Studio

Integration des Finanzmanagements

Die integrierten Finanztools von Bonsai haben den Verwaltungsaufwand für die Unternehmensleitung reduziert:

• Automatisierte Rechnungsstellung: Direkte Integration zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung

• Rentabilitätsberichte: Echtzeit-Einblicke in die Rentabilität von Projekten und Kunden

•Finanzprognosen: Bessere Transparenz hinsichtlich Cashflow und Unternehmensgesundheit

Ergebnisse: Operative Verbesserungen

Die Implementierung von Bonsai hat zu erheblichen betrieblichen Verbesserungen für Overpass geführt:

Von 8 Werkzeugen zu 1

Overpass hat seinen gesamten Betriebsstack erfolgreich in Bonsai konsolidiert und damit die Komplexität und Ineffizienzen der Verwaltung mehrerer Plattformen beseitigt.

Kollaborative Kundenerfahrung

„Wenn wir Feedback geben, hören sie tatsächlich zu. Wir sprechen direkt mit ihrem Produktteam und sehen, dass Änderungen schnell umgesetzt werden. Wir werden auf dem Laufenden gehalten und fühlen uns geschätzt.

— Max Brown, Gründer von Overpass Studio

Bessere Geschäftseinblicke

Da alle Betriebsdaten in einem System zusammengefasst sind, verfügt Overpass nun über Echtzeit-Einblick in die Rentabilität von Projekten, genaue Kennzahlen zur Ressourcennutzung und umfassende Berichte zum Projektstatus für eine datengestützte Entscheidungsfindung.

Ich freue mich darauf

Während Overpass Studio weiter wächst, bietet Bonsai die skalierbare Grundlage, die das Unternehmen benötigt, ohne dass ein weiterer langwieriger Tool-Evaluierungsprozess erforderlich ist. Für Designstudios, die mit ähnlichen Herausforderungen aufgrund fragmentierter Tool-Ökosysteme konfrontiert sind, zeigt die Erfahrung von Overpass, wie transformativ die Entscheidung für eine umfassende Plattform sein kann, die speziell für Kreativagenturen entwickelt wurde.

„Bonsai baut eine Plattform mit Agenturen wie uns auf, nicht nur für uns.

Wenn Sie also ein Studiobesitzer sind, der es leid ist, alle 5 Minuten die Werkzeuge zu wechseln, empfehle ich Ihnen wirklich, sich diese anzusehen.

— Max Brown, Gründer von Overpass Studio

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