Cómo Overpass Studio sustituyó ocho herramientas por Bonsai

Overpass Studio es un estudio de diseño y desarrollo Webflow con sede en el Reino Unido que se especializa en la creación de sitios web para startups B2B SaaS.

Su modelo de suscripción al diseño de sitios web implica que gestionan un gran volumen de tareas de los clientes y, al gestionar sitios web activos, la rapidez de actualización es fundamental. Necesitaban una gestión de tareas y un panel de control de clientes robustos, ya que completan la mayoría de las tareas del sitio web en menos de 24 horas.

Hablamos con su fundador, Max Brown, sobre su decisión de pasarse a Bonsai.

El reto: un ecosistema de herramientas fragmentado

Antes de implementar Bonsai, Overpass se enfrentaba a importantes retos operativos derivados de una pila tecnológica fragmentada y unos procesos ineficientes.

Proliferación de herramientas

Overpass había intentado combinar varias herramientas, entre ellas Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs y Adobe Creative Suite.

«Lo habíamos probado todo en cuanto a hojas de horas, planificación de proyectos y gestión de tareas. Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs, Figma y Slack. Nada funcionaba en conjunto.

— Max Brown, fundador de Overpass Studio

Funcionalidad limitada con Linear

El estudio utilizaba principalmente Linear para la gestión de proyectos, pero tenía una funcionalidad muy limitada, no permitía copiar la información de los proyectos al crear otros nuevos y carecía de las capacidades adecuadas de programación y planificación de recursos.

Planificación manual de recursos

El equipo creaba manualmente planes de recursos en Figma en forma de diagramas visuales, lo que significaba que nunca podían extraer datos de ellos ni realizar cambios de última hora.

Por qué Overpass Studio eligió Bonsai

Integración completa: Bonsai ofrecía la posibilidad de consolidar múltiples herramientas en una sola plataforma, eliminando la duplicación en la introducción de datos.

Diseño centrado en las agencias: a diferencia de las herramientas genéricas de gestión de proyectos, Bonsai se ha creado específicamente para agencias creativas.

Simplicidad y experiencia del usuario: el equipo valoró la interfaz intuitiva de Bonsai, que no requiere una formación exhaustiva.

Escalabilidad: Con planes de crecer significativamente, Overpass necesitaba una plataforma que pudiera escalar con su negocio.

La solución: operaciones optimizadas con Bonsai.

Desde la implementación de Bonsai, Overpass ha transformado su eficiencia operativa al consolidar todo su flujo de trabajo en una única plataforma integral.

Gestión unificada de proyectos

Bonsai ahora sirve como centro neurálgico de Overpass para todas las actividades relacionadas con el proyecto:

• Múltiples opciones de visualización: los equipos pueden ver los proyectos como tableros Kanban, listas, diagramas de Gantt o tablas.

•Plantillas de tareas: flujos de trabajo estandarizados para tipos de proyectos comunes.

•Campos personalizados: posibilidad de añadir información específica del proyecto, como enlaces de Figma, directamente a las tareas.

•Seguimiento del presupuesto en tiempo real: la visibilidad del presupuesto en todas las vistas del proyecto evita los sobrecostes.

Planificación automatizada de recursos

El proceso manual de planificación de recursos basado en Figma ha sido completamente eliminado:

• Gestión visual de recursos: visión general clara de la capacidad del equipo y la asignación de proyectos.

•Programación automatizada: fácil asignación de recursos mediante arrastrar y soltar entre proyectos.

• Información basada en datos: datos reales sobre la utilización de recursos para una mejor planificación.

Integrated time tracking

Las múltiples opciones de seguimiento del tiempo garantizan una facturación precisa de los proyectos:

• Introducción flexible del tiempo: función de cronómetro, introducción manual o seguimiento mediante aplicación móvil.

•Seguimiento a nivel de tarea: el tiempo se puede controlar a nivel de proyecto, tarea o subtarea.

• Hojas de horas automatizadas: se acabó la compilación manual de hojas de horas a final de mes.

«Antes de empezar a usar Bonsai, era contrario al control del tiempo, pero ahora me arrepiento de no haber empezado antes».

— Max Brown, fundador de Overpass Studio

Integración de la gestión financiera

Las herramientas financieras integradas en Bonsai han reducido la carga administrativa de los directivos:

•Facturación automatizada: integración directa entre el control del tiempo y la facturación.

•Informes de rentabilidad: información en tiempo real sobre la rentabilidad de los proyectos y los clientes.

• Previsiones financieras: mayor visibilidad del flujo de caja y la salud del negocio.

Resultados: Mejoras operativas

La implementación de Bonsai ha proporcionado importantes mejoras operativas a Overpass:

De 8 herramientas a 1

Overpass consolidó con éxito toda su pila operativa en Bonsai, eliminando la complejidad y las ineficiencias de gestionar múltiples plataformas.

Experiencia colaborativa del cliente

«Cuando les damos nuestra opinión, realmente nos escuchan». Hablamos directamente con su equipo de producto y vemos cómo se implementan los cambios rápidamente. Nos mantienen informados y nos sentimos valorados».

— Max Brown, fundador de Overpass Studio

Mejores conocimientos empresariales

Con todos los datos operativos en un solo sistema, Overpass ahora tiene visibilidad en tiempo real de la rentabilidad de los proyectos, métricas precisas de utilización de recursos e informes completos sobre el estado de los proyectos para la toma de decisiones basada en datos.

Con ilusión

A medida que Overpass Studio sigue creciendo, Bonsai proporciona la base escalable que necesitan sin necesidad de otro largo proceso de evaluación de herramientas. Para los estudios de diseño que se enfrentan a retos similares con ecosistemas de herramientas fragmentados, la experiencia de Overpass demuestra el poder transformador de elegir una plataforma integral diseñada específicamente para agencias creativas.

«Bonsai está creando una plataforma con agencias como la nuestra, no solo para nosotros.

Así que si eres propietario de un estudio y estás cansado de cambiar de herramientas cada 5 minutos, te recomiendo encarecidamente que les eches un vistazo.

— Max Brown, fundador de Overpass Studio

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