Como a Overpass Studio substituiu oito ferramentas pelo Bonsai

A Overpass Studio é um estúdio de design e desenvolvimento Webflow, com sede no Reino Unido, especializado na criação de sites para startups B2B SaaS.

O modelo de assinatura do design do site significa que eles gerenciam um grande volume de tarefas dos clientes e, ao gerenciar sites ativos, a velocidade de atualização é importante. Eles precisavam de um painel de controle robusto para gerenciamento de tarefas e clientes, pois realizam a maioria das tarefas do site em menos de 24 horas.

Conversamos com o fundador da empresa, Max Brown, sobre a decisão de mudar para o Bonsai.

O desafio: um ecossistema de ferramentas fragmentado

Antes de implementar o Bonsai, a Overpass enfrentava desafios operacionais significativos decorrentes de uma pilha de tecnologia fragmentada e processos ineficientes.

Proliferação de ferramentas

A Overpass tentou reunir várias ferramentas, incluindo Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs e Adobe Creative Suite.

Tínhamos tentado de tudo para folhas de ponto, planejamento de projetos e gerenciamento de tarefas. Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs, Figma e Slack. Nada funcionava em conjunto."

— Max Brown, fundador da Overpass Studio

Funcionalidade limitada com Linear

O estúdio utilizava principalmente o Linear para gerenciamento de projetos, mas ele tinha funcionalidades muito limitadas, não permitia copiar informações de projetos ao configurar novos projetos e carecia de recursos adequados de programação e planejamento de recursos.

Planejamento manual de recursos

A equipe estava criando manualmente planos de recursos no Figma como diagramas visuais, o que significava que nunca podiam extrair dados deles ou fazer alterações de última hora.

Por que a Overpass Studio escolheu a Bonsai

Integração abrangente: o Bonsai ofereceu a capacidade de consolidar várias ferramentas em uma única plataforma, eliminando a entrada duplicada de dados.

Design focado em agências: ao contrário das ferramentas genéricas de gerenciamento de projetos, o Bonsai foi criado especificamente para agências criativas.

Simplicidade e experiência do usuário: a equipe valorizou a interface intuitiva do Bonsai, que não exigia treinamento extensivo.

Escalabilidade: Com planos de crescimento significativo, a Overpass precisava de uma plataforma que pudesse se adaptar ao seu negócio.

A solução: operações simplificadas com o Bonsai

Desde a implementação do Bonsai, a Overpass transformou sua eficiência operacional ao consolidar todo o seu fluxo de trabalho em uma única plataforma abrangente.

Gerenciamento de projetos unificado

O Bonsai agora funciona como o centro nevrálgico da Overpass para todas as atividades relacionadas ao projeto:

•Várias opções de visualização: as equipes podem visualizar os projetos como quadros Kanban, listas, gráficos de Gantt ou tabelas.

•Modelos de tarefas: fluxos de trabalho padronizados para tipos comuns de projetos

•Campos personalizados: possibilidade de adicionar informações específicas do projeto, como links do Figma, diretamente às tarefas.

•Acompanhamento do orçamento em tempo real: a visibilidade do orçamento em todas as visualizações do projeto evita excedentes de custos.

Planejamento automatizado de recursos

O processo manual de planejamento de recursos baseado no Figma foi completamente eliminado:

•Gestão visual de recursos: visão geral clara da capacidade da equipe e da alocação do projeto

•Agendamento automatizado: fácil alocação de recursos entre projetos com o recurso arrastar e soltar

•Insights baseados em dados: dados reais de utilização de recursos para um melhor planejamento

Controle de tempo integrado

Várias opções de controle de tempo garantem um faturamento preciso do projeto:

•Entrada de tempo flexível: funcionalidade de cronômetro, entrada manual ou acompanhamento por aplicativo móvel

•Acompanhamento ao nível das tarefas: o tempo pode ser acompanhado ao nível do projeto, da tarefa ou da subtarefa.

•Folhas de ponto automatizadas: não é mais necessário compilar manualmente as folhas de ponto no final do mês.

“Eu era contra o controle de tempo antes de começarmos a usar o Bonsai, agora estou me culpando por não termos começado antes.”

— Max Brown, fundador da Overpass Studio

Integração da gestão financeira

As ferramentas financeiras integradas do Bonsai reduziram a carga administrativa sobre a liderança:

•Faturamento automatizado: integração direta entre controle de tempo e faturamento

•Relatórios de rentabilidade: informações em tempo real sobre a rentabilidade de projetos e clientes

•Previsão financeira: melhor visibilidade do fluxo de caixa e da saúde do negócio

Resultados: Melhorias operacionais

A implementação do Bonsai proporcionou melhorias operacionais significativas para a Overpass:

De 8 ferramentas para 1

A Overpass consolidou com sucesso toda a sua pilha operacional no Bonsai, eliminando a complexidade e as ineficiências do gerenciamento de múltiplas plataformas.

Experiência colaborativa do cliente

Quando damos feedback, eles realmente ouvem. Falamos diretamente com a equipe de produtos deles e vemos as mudanças serem implementadas rapidamente. Somos mantidos informados e nos sentimos valorizados.

— Max Brown, fundador da Overpass Studio

Melhores insights de negócios

Com todos os dados operacionais em um único sistema, a Overpass agora tem visibilidade em tempo real da rentabilidade dos projetos, métricas precisas de utilização de recursos e relatórios abrangentes sobre a saúde dos projetos para a tomada de decisões baseadas em dados.

Ansioso

À medida que a Overpass Studio continua a crescer, a Bonsai fornece a base escalável de que necessitam, sem exigir outro longo processo de avaliação de ferramentas. Para estúdios de design que enfrentam desafios semelhantes com ecossistemas de ferramentas fragmentados, a experiência da Overpass demonstra o poder transformador de escolher uma plataforma abrangente projetada especificamente para agências criativas.

A Bonsai está construindo uma plataforma com agências como a nossa, não apenas para nós.

Portanto, se você é proprietário de um estúdio e está cansado de trocar de ferramentas a cada 5 minutos, recomendo que dê uma olhada nelas.

— Max Brown, fundador do Overpass Studio

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