Comment Overpass Studio a remplacé 8 outils par Bonsai

Overpass Studio est un studio de conception et de développement Webflow basé au Royaume-Uni, spécialisé dans la création de sites web pour les startups B2B SaaS.

Leur modèle d'abonnement à la conception de sites web implique qu'ils gèrent un volume important de tâches pour leurs clients et, lorsqu'il s'agit de gérer des sites web en ligne, la rapidité de mise à jour est essentielle. Ils avaient besoin d'un outil de gestion des tâches et d'un tableau de bord client robustes, car ils traitent la plupart des tâches liées au site web en moins de 24 heures.

Nous avons discuté avec leur fondateur, Max Brown, de leur décision de passer à Bonsai.

Le défi : un écosystème d'outils fragmenté

Avant la mise en œuvre de Bonsai, Overpass était confronté à d'importants défis opérationnels liés à une pile technologique fragmentée et à des processus inefficaces.

Prolifération des outils

Overpass avait tenté de rassembler plusieurs outils, notamment Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs et Adobe Creative Suite.

« Nous avions tout essayé pour les feuilles de temps, la planification de projets et la gestion des tâches. Trello, Airtable, Notion, Linear, Toggle, Google Docs, Figma et Slack. Rien ne fonctionnait ensemble.

— Max Brown, fondateur d'Overpass Studio

Fonctionnalité limitée avec Linear

Le studio utilisait principalement Linear pour la gestion de projets, mais ses fonctionnalités étaient très limitées : il n'était pas possible de copier les informations d'un projet lors de la création de nouveaux projets, et il manquait des fonctionnalités adéquates de planification et de gestion des ressources.

Planification manuelle des ressources

L'équipe créait manuellement des plans de ressources dans Figma sous forme de diagrammes visuels, ce qui signifiait qu'elle ne pouvait jamais en extraire de données ni apporter de modifications de dernière minute.

Pourquoi Overpass Studio a choisi Bonsai

Intégration complète: Bonsai offrait la possibilité de regrouper plusieurs outils sur une seule plateforme, éliminant ainsi la saisie de données en double.

Conception axée sur les agences: contrairement aux outils génériques de gestion de projet, Bonsai a été spécialement conçu pour les agences créatives.

Simplicité et expérience utilisateur: l'équipe a apprécié l'interface intuitive de Bonsai, qui ne nécessite pas de formation approfondie.

Évolutivité: avec des projets de croissance significative, Overpass avait besoin d'une plateforme capable d'évoluer au rythme de son activité.

La solution : rationalisation des opérations grâce à Bonsai

Depuis la mise en œuvre de Bonsai, Overpass a transformé son efficacité opérationnelle en consolidant l'ensemble de son flux de travail au sein d'une plateforme unique et complète.

Gestion de projet unifiée

Bonsai sert désormais de plateforme centrale à Overpass pour toutes les activités liées au projet :

• Plusieurs options d'affichage: les équipes peuvent afficher les projets sous forme de tableaux Kanban, de listes, de diagrammes de Gantt ou de tableaux.

•Modèles de tâches: workflows standardisés pour les types de projets courants

•Champs personnalisés: possibilité d'ajouter des informations spécifiques au projet, telles que des liens Figma, directement aux tâches.

•Suivi budgétaire en temps réel: la visibilité budgétaire dans toutes les vues du projet permet d'éviter les dépassements de coûts.

Planification automatisée des ressources

Le processus manuel de planification des ressources basé sur Figma a été complètement éliminé :

•Gestion visuelle des ressources: aperçu clair des capacités de l'équipe et de la répartition des projets

• Planification automatisée: allocation facile des ressources par glisser-déposer entre les projets

• Informations basées sur les données: données réelles sur l'utilisation des ressources pour une meilleure planification

Suivi intégré du temps

Plusieurs options de suivi du temps garantissent une facturation précise des projets :

• Saisie flexible des heures: fonctionnalité chronomètre, saisie manuelle ou suivi via l'application mobile

•Suivi au niveau des tâches: le temps peut être suivi au niveau des projets, des tâches ou des sous-tâches.

• Feuilles de temps automatisées: plus besoin de compiler manuellement les feuilles de temps à la fin du mois.

« Avant de commencer à utiliser Bonsai, j'étais contre le suivi du temps, mais maintenant, je m'en veux de ne pas avoir commencé plus tôt. »

— Max Brown, fondateur d'Overpass Studio

Intégration de la gestion financière

Les outils financiers intégrés à Bonsai ont réduit la charge administrative pesant sur la direction :

•Facturation automatisée: intégration directe entre le suivi du temps et la facturation

•Rapports sur la rentabilité: informations en temps réel sur la rentabilité des projets et des clients

•Prévisions financières: meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et la santé financière de l'entreprise

Résultats : améliorations opérationnelles

La mise en œuvre de Bonsai a permis d'améliorer considérablement les opérations d'Overpass :

De 8 outils à 1

Overpass a réussi à consolider l'ensemble de sa pile opérationnelle dans Bonsai, éliminant ainsi la complexité et les inefficacités liées à la gestion de plusieurs plateformes.

Expérience client collaborative

« Quand nous leur faisons part de nos commentaires, ils nous écoutent vraiment. Nous communiquons directement avec leur équipe produit et constatons que les changements sont rapidement mis en œuvre. Nous sommes tenus informés et nous nous sentons valorisés. »

— Max Brown, fondateur d'Overpass Studio

Meilleure compréhension des activités commerciales

Grâce à la centralisation de toutes les données opérationnelles dans un seul système, Overpass dispose désormais d'une visibilité en temps réel sur la rentabilité des projets, de mesures précises sur l'utilisation des ressources et de rapports complets sur la santé des projets, ce qui lui permet de prendre des décisions fondées sur des données.

Dans l'attente

Alors qu'Overpass Studio continue de se développer, Bonsai lui fournit la base évolutive dont il a besoin sans nécessiter un autre long processus d'évaluation des outils. Pour les studios de design confrontés à des défis similaires liés à la fragmentation des écosystèmes d'outils, l'expérience d'Overpass démontre le pouvoir transformateur du choix d'une plateforme complète spécialement conçue pour les agences de création.

« Bonsai construit une plateforme avec des agences comme la nôtre, et pas seulement pour nous.

Si vous êtes propriétaire d'un studio et que vous en avez assez de changer d'outils toutes les 5 minutes, je vous recommande vivement de les essayer. »

— Max Brown, fondateur d'Overpass Studio

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