Warum Intuitive Websites alle Agenturaufgaben von Asana zu Bonsai verlagert hat

Intuitive Websites ist eine Full-Service-Agentur für digitales Marketing mit Sitz in Castle Rock, Colorado, die sich auf WordPress-Website-Design, SEO, PPC-Management, Social-Media-Marketing und Content-Erstellung spezialisiert hat.

Die Herausforderung: fragmentierte Systeme und blinde Flecken

Begrenzte Transparenz im Projektmanagement

Intuitive Websites nutzte Asana für das Projektmanagement, aber die Plattform erfüllte nicht die Anforderungen des Unternehmens im Bereich Business Intelligence.

„Asana hat uns keine geschäftlichen Erkenntnisse hinsichtlich Zeiterfassung und Arbeitseffizienz geliefert.“
‍
— Kerianne Leffew, COO

Trotz des Upgrades auf die Premium-Stufe von Asana, die speziell für die Transparenz der Arbeitsauslastung auf Portfolioebene entwickelt wurde, funktionierte die Funktion nicht wie erwartet, da Unteraufgaben nicht zusammengefasst wurden, um die Auslastung des Teams anzuzeigen. Jeden Montagmorgen musste die Arbeitsauslastung der Teammitglieder manuell berechnet werden, indem Aufgaben markiert und die Gesamtwerte überprüft wurden.

Herausforderungen bei der Zeiterfassung und Berichterstattung

Die bisherige Zeiterfassung der Agentur umfasste mehrere voneinander getrennte Systeme: Ursprünglich wurde Harvest für die Zeiterfassung und Asana für das Projektmanagement verwendet. 

Dies bedeutete jedoch, dass die Teammitglieder Asana verlassen mussten, um für jede Aufgabe manuell Zeiteinträge in Harvest hinzuzufügen. Sie stellten die Nutzung von Harvest ein, verloren jedoch auch wichtige geschäftliche Erkenntnisse.

Mangelnde Einblicke in die Rentabilität

Die Agentur hatte mit grundlegenden geschäftlichen Fragen zu kämpfen, wie beispielsweise der Ermittlung der Kundenrentabilität auf Projektebene. Sie war nicht in der Lage, die geschätzte und die tatsächliche Zeit pro Aufgabe zu verfolgen, und es gab keine Möglichkeit zu wissen, ob sie das Budget über- oder unterschritten.

„Wir haben keine Klarheit über die Rentabilität nach Kunden oder Kennzahlen zu den geleisteten Stunden im Vergleich zu den Schätzungen.“
‍
— Kerianne Leffew, COO

Warum Bonsai herausragte

Die Suche nach einer besseren Lösung

Intuitive Websites hatte sich intensiv mit Projektmanagement-Lösungen befasst, darunter Accelo und andere auf Agenturen ausgerichtete Plattformen.

Allerdings bot keines davon die richtige Kombination aus Projektmanagement-Funktionen und Business-Intelligence-Features, die sie benötigten. Der Wendepunkt kam, als Kerianne an einem Bonsai-Webinar teilnahm:

„Ich habe Bonsai während eines Webinars entdeckt. Ich erkenne eine gute Sache, wenn ich sie sehe.
‍
— Kerianne Leffew, COO

Wichtige Entscheidungsfaktoren

Mehrere Faktoren haben Bonsai für Intuitive Websites besonders hervorstechen lassen:

1. Agenturspezifisches Design: Speziell für Agenturen entwickelt und nicht als horizontales Projektmanagement-Tool
2. Integrierte Zeiterfassung: Native Zeiterfassung mit robusten Berichtsfunktionen
3. Zeiterfassung für Teilaufgaben: Die Möglichkeit, die Zeit auf Teilaufgabenebene zu erfassen, was für ihre detaillierten Arbeitsabläufe von entscheidender Bedeutung war.
4. Business Intelligence: Umfassende Berichterstattung über Teamauslastung, Projektrentabilität und Kundeneinblicke
5. Kundensupport: Zugang zu persönlicher Unterstützung statt nur zu Ticket-Systemen

Das Ergebnis: Wiederherstellung von Transparenz und Kontrolle

Verbesserte Projekttransparenz und -kontrolle

Mit Bonsai hat Intuitive Websites nun vollständige Transparenz über seine Abläufe:

• Echtzeit-Einblicke in Projekte: Für jedes Projekt werden Budgetstatus, Kostenaufschlüsselung und Rentabilität auf einen Blick angezeigt.
• Umfassende Berichterstattung: Das Dashboard zur Projektrentabilität ermöglicht die Filterung nach Kunde, Teammitglied, Abrechnungsart und Zeiträumen.
• Aufgabenbezogene Nachverfolgung: Detaillierte Berichte über geschätzte und tatsächlich aufgewendete Zeit helfen dabei, Effizienzpotenziale und Schulungsbedarf zu identifizieren.

Optimiertes Ressourcenmanagement

Die Ressourcenverwaltung in Bonsai hat den wöchentlichen Planungsprozess grundlegend verändert:

• Visuelles Arbeitslastmanagement: Die Teamkapazität wird in einer intuitiven Kalenderansicht angezeigt, die die Aufgabenverteilung über die Woche hinweg darstellt.
• Einfaches Rebalancing: Aufgaben können per Drag & Drop verschoben werden, um die Arbeitslast auszugleichen, ohne dass manuelle Berechnungen erforderlich sind.
• Nutzungsüberwachung: Klarer Überblick über die von jedem Teammitglied protokollierten abrechnungsfähigen Stunden

Verbesserte Einblicke in die Teamproduktivität

Bonsai liefert die Business Intelligence, die in ihrer bisherigen Konfiguration fehlte:

• Leistungsanalyse: Berichte zur Teamrentabilität zeigen die abrechenbare Zeit, die Gewinnkapazität und die Margen pro Teammitglied.
• Zeiterfassungsberichte: Detaillierte Stundenzettel und Aktivitätsberichte bieten vollständige Transparenz darüber, wie die Zeit verwendet wird.
• Effizienzidentifizierung: Geschätzte vs. tatsächliche Zeitberichte helfen dabei, Schulungsmöglichkeiten und Preisanpassungen zu identifizieren.

Integriertes Finanzmanagement

Über das Projektmanagement hinaus konsolidiert Bonsai den gesamten Kundenlebenszyklus:

• Einheitliche Kundenverwaltung: Alle Kundeninformationen, Projekte und Finanzdaten in einem System
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Optimierte Prozesse von der Projekterstellung bis zur Rechnungsstellung
• QuickBooks-Integration: Nahtlose Synchronisierung von Finanzdaten

Skalierung mit Bonsai

Während Intuitive Websites weiter wächst, bietet Bonsai die erforderliche operative Grundlage mit unbegrenzten Aufgabenvorlagen, die mehr als 170 Serviceangebote unterstützen, sowie einem sprintbasierten Projektmanagement, das klare Rentabilitätskennzahlen liefert.

Die umfassende Berichterstattung der Plattform ermöglicht datengestützte Entscheidungen hinsichtlich Kundenrentabilität, Ressourcenoptimierung und Preisstrategien, während standardisierte Prozesse und die Nachverfolgung auf Unteraufgabenebene die Qualitätskontrolle und operative Exzellenz bei allen Kundenprojekten gewährleisten.

‍