Por que a Intuitive Websites transferiu todas as operações da agência do Asana para o Bonsai

A Intuitive Websites é uma agência de marketing digital full service sediada em Castle Rock, Colorado, especializada em design de sites WordPress, SEO, gerenciamento de PPC, marketing de mídia social e criação de conteúdo.

O desafio: sistemas fragmentados e pontos cegos

Visibilidade limitada da gestão do projeto

A Intuitive Websites vinha utilizando o Asana para gerenciamento de projetos, mas a plataforma não atendia às suas necessidades de inteligência empresarial.

“A Asana não nos forneceu insights comerciais sobre o controle de tempo e a eficiência da carga de trabalho.”
‍
— Kerianne Leffew, diretora de operações

Apesar de ter atualizado para o nível premium do Asana especificamente para obter visibilidade da carga de trabalho em nível de portfólio, o recurso não funcionou como esperado porque as subtarefas não foram acumuladas para mostrar a utilização da equipe. Todas as segundas-feiras de manhã era necessário calcular manualmente as cargas de trabalho dos membros da equipe, destacando as tarefas e verificando os totais.

Desafios relacionados ao controle de tempo e relatórios

A configuração anterior de controle de tempo da agência envolvia vários sistemas desconectados: inicialmente, eles usavam o Harvest para controle de tempo e o Asana para gerenciamento de projetos. 

Mas isso significava que os membros da equipe precisavam sair do Asana para adicionar manualmente entradas de tempo no Harvest para cada tarefa. Eles pararam de usar o Harvest, mas também perderam insights comerciais cruciais.

Falta de informações sobre rentabilidade

A agência enfrentava dificuldades com questões comerciais fundamentais, como saber a rentabilidade do cliente ao nível do projeto. Não conseguiam acompanhar o tempo estimado versus o tempo real por tarefa e não havia forma de saber se estavam a exceder ou a ficar aquém do orçamento.

“Não temos clareza sobre a rentabilidade por cliente ou métricas sobre as horas registradas em comparação com o que foi estimado.”
‍
— Kerianne Leffew, Diretora de Operações

Por que o Bonsai se destacou

A busca por uma solução melhor

A Intuitive Websites pesquisou exaustivamente soluções de gerenciamento de projetos, incluindo o Accelo e outras plataformas voltadas para agências.

No entanto, nenhum deles oferecia a combinação certa de recursos de gerenciamento de projetos e inteligência de negócios de que precisavam. A virada aconteceu quando Kerianne participou de um webinar sobre bonsai:

Descobri o Bonsai durante um webinar. Eu reconheço uma boa oportunidade quando a vejo.
‍
— Kerianne Leffew, Diretora de Operações

Fatores decisivos

Vários fatores fizeram com que a Bonsai se destacasse para a Intuitive Websites:

1. Design específico para agências: criado especificamente para agências, em vez de ser uma ferramenta horizontal de gerenciamento de projetos
2. Rastreamento de tempo integrado: rastreamento de tempo nativo com recursos robustos de relatórios
3. Acompanhamento do tempo das subtarefas: a capacidade de acompanhar o tempo ao nível das subtarefas, o que era fundamental para os seus processos de fluxo de trabalho detalhados.
4. Inteligência empresarial: relatórios abrangentes sobre a utilização da equipe, rentabilidade do projeto e insights do cliente.
5. Suporte ao cliente: acesso a suporte humano em vez de sistemas apenas com tickets

Os resultados: visibilidade e controle restaurados

Maior visibilidade e controle do projeto

Com o Bonsai, a Intuitive Websites agora tem visibilidade completa de suas operações:

• Informações sobre projetos em tempo real: cada projeto mostra o status do orçamento, a composição dos custos e a rentabilidade em um piscar de olhos.
• Relatórios abrangentes: o painel de rentabilidade do projeto permite filtrar por cliente, membro da equipe, tipo de faturamento e períodos de tempo.
• Acompanhamento ao nível das tarefas: relatórios detalhados sobre o tempo estimado versus o tempo real ajudam a identificar oportunidades de eficiência e necessidades de formação.

Gerenciamento simplificado de recursos

Os recursos disponíveis no Bonsai transformaram o processo de planejamento semanal:

• Gerenciamento visual da carga de trabalho: a capacidade da equipe é exibida em uma visualização intuitiva do calendário, mostrando as atribuições de tarefas ao longo da semana.
• Reequilíbrio fácil: as tarefas podem ser arrastadas e soltas para equilibrar as cargas de trabalho sem cálculos manuais.
• Acompanhamento da utilização: Visibilidade clara das horas faturáveis registradas por cada membro da equipe

Informações aprimoradas sobre a produtividade da equipe

A Bonsai fornece a inteligência empresarial que faltava na sua configuração anterior:

• Análise de desempenho: os relatórios de rentabilidade da equipe mostram o tempo faturável, a capacidade de lucro e as margens por membro da equipe.
• Relatórios de controle de tempo: planilhas de horas trabalhadas detalhadas e relatórios de atividades fornecem visibilidade completa sobre como o tempo está sendo gasto.
• Identificação da eficiência: relatórios de tempo estimado versus real ajudam a identificar oportunidades de treinamento e ajustes de preços.

Gestão financeira integrada

Além do gerenciamento de projetos, a Bonsai consolida todo o ciclo de vida do cliente:

• Gerenciamento unificado de clientes: todas as informações dos clientes, projetos e dados financeiros em um único sistema
• Fluxos de trabalho automatizados: processos simplificados, desde a criação do projeto até o faturamento
• Integração com o QuickBooks: sincronização perfeita de dados financeiros

Escalonamento com Bonsai

À medida que a Intuitive Websites continua a crescer, a Bonsai fornece a base operacional de que necessitam, com modelos de tarefas ilimitados que suportam as suas mais de 170 ofertas de serviços e uma gestão de projetos baseada em sprints que fornece métricas de rentabilidade claras.

Os relatórios abrangentes da plataforma permitem tomar decisões baseadas em dados sobre a rentabilidade dos clientes, a otimização de recursos e as estratégias de preços, enquanto os processos padronizados e o acompanhamento ao nível das subtarefas garantem o controle de qualidade e a excelência operacional em todos os compromissos com os clientes.

‍