Por qué Intuitive Websites trasladó todas las operaciones de su agencia de Asana a Bonsai

Intuitive Websites es una agencia de marketing digital con sede en Castle Rock, Colorado, que ofrece servicios integrales y se especializa en diseño de sitios web con WordPress, SEO, gestión de PPC, marketing en redes sociales y creación de contenidos.

El reto: sistemas fragmentados y puntos ciegos

Visibilidad limitada de la gestión de proyectos

Intuitive Websites había estado utilizando Asana para la gestión de proyectos, pero la plataforma no satisfacía sus necesidades de inteligencia empresarial.

«Asana no nos proporcionó información empresarial sobre el seguimiento del tiempo y la eficiencia de la carga de trabajo».
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— Kerianne Leffew, directora de operaciones

A pesar de haber actualizado a la versión premium de Asana específicamente para obtener visibilidad de la carga de trabajo a nivel de cartera, la función no funcionó como se esperaba porque las subtareas no se acumulaban para mostrar la utilización del equipo. Todos los lunes por la mañana era necesario calcular manualmente la carga de trabajo de los miembros del equipo resaltando las tareas y comprobando los totales.

Retos relacionados con el seguimiento del tiempo y la elaboración de informes

La configuración anterior de seguimiento del tiempo de la agencia implicaba múltiples sistemas desconectados: inicialmente utilizaban Harvest para el seguimiento del tiempo junto con Asana para la gestión de proyectos. 

Pero esto significaba que los miembros del equipo tenían que salir de Asana para añadir manualmente las entradas de tiempo en Harvest para cada tarea. Dejaron de utilizar Harvest, pero también perdieron información empresarial crucial.

Falta de información sobre la rentabilidad

La agencia se enfrentaba a cuestiones empresariales fundamentales, como conocer la rentabilidad de los clientes a nivel de proyecto. No podían hacer un seguimiento del tiempo estimado frente al tiempo real por tarea, y no había forma de saber si se estaban excediendo o quedando por debajo del presupuesto.

«No tenemos claridad sobre la rentabilidad por cliente ni métricas sobre las horas registradas en comparación con lo estimado».
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— Kerianne Leffew, directora de operaciones

Por qué Bonsai destacó

La búsqueda de una solución mejor

Intuitive Websites había investigado exhaustivamente soluciones de gestión de proyectos, incluyendo Accelo y otras plataformas enfocadas en agencias.

Sin embargo, ninguno ofrecía la combinación adecuada de capacidades de gestión de proyectos y funciones de inteligencia empresarial que necesitaban. El punto de inflexión se produjo cuando Kerianne asistió a un seminario web sobre bonsáis:

«Descubrí el bonsái durante un seminario web. Sé reconocer lo bueno cuando lo veo.
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— Kerianne Leffew, directora de operaciones

Factores clave para la toma de decisiones

Varios factores hicieron que Bonsai destacara para Intuitive Websites:

1. Diseño específico para agencias: creado específicamente para agencias, en lugar de como una herramienta horizontal de gestión de proyectos.
2. Seguimiento integrado del tiempo: seguimiento nativo del tiempo con sólidas capacidades de generación de informes.
3. Seguimiento del tiempo dedicado a subtareas: la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo a nivel de subtareas, lo cual era fundamental para sus procesos de flujo de trabajo detallados.
4. Inteligencia empresarial: informes exhaustivos sobre la utilización del equipo, la rentabilidad de los proyectos y la información sobre los clientes.
5. Atención al cliente: acceso a asistencia humana en lugar de sistemas basados únicamente en tickets.

Los resultados: visibilidad y control restaurados.

Mayor visibilidad y control del proyecto

Con Bonsai, Intuitive Websites ahora tiene una visibilidad completa de sus operaciones:

• Información sobre los proyectos en tiempo real: cada proyecto muestra el estado del presupuesto, el desglose de los costes y la rentabilidad de un solo vistazo.
• Informes completos: el panel de rentabilidad del proyecto permite filtrar por cliente, miembro del equipo, tipo de facturación y periodos de tiempo.
• Seguimiento a nivel de tareas: los informes detallados sobre el tiempo estimado frente al tiempo real ayudan a identificar oportunidades de mejora de la eficiencia y necesidades de formación.

Gestión optimizada de los recursos

Las capacidades de asignación de recursos en Bonsai han transformado su proceso de planificación semanal:

• Gestión visual de la carga de trabajo: la capacidad del equipo se muestra en una vista de calendario intuitiva que muestra las asignaciones de tareas a lo largo de la semana.
• Reequilibrio sencillo: las tareas se pueden arrastrar y soltar para equilibrar las cargas de trabajo sin necesidad de realizar cálculos manuales.
• Seguimiento de la utilización: Visibilidad clara de las horas facturables registradas por cada miembro del equipo.

Mejora de la información sobre la productividad del equipo

Bonsai proporciona la inteligencia empresarial que faltaba en su configuración anterior:

• Análisis del rendimiento: los informes de rentabilidad del equipo muestran el tiempo facturable, la capacidad de beneficio y los márgenes por miembro del equipo.
• Informes de seguimiento del tiempo: Las hojas de horas detalladas y los informes de actividad proporcionan una visibilidad completa de cómo se emplea el tiempo.
• Identificación de la eficiencia: los informes de tiempo estimado frente al tiempo real ayudan a identificar oportunidades de formación y ajustes de precios.

Gestión financiera integrada

Más allá de la gestión de proyectos, Bonsai consolida todo el ciclo de vida de sus clientes:

• Gestión unificada de clientes: toda la información de los clientes, los proyectos y los datos financieros en un solo sistema.
• Flujos de trabajo automatizados: procesos optimizados desde la creación del proyecto hasta la facturación.
• Integración con QuickBooks: sincronización perfecta de datos financieros

Escalado con Bonsai

A medida que Intuitive Websites sigue creciendo, Bonsai proporciona la base operativa que necesitan con plantillas de tareas ilimitadas que dan soporte a sus más de 170 ofertas de servicios y una gestión de proyectos basada en sprints que ofrece métricas de rentabilidad claras.

Los informes exhaustivos de la plataforma permiten tomar decisiones basadas en datos sobre la rentabilidad de los clientes, la optimización de los recursos y las estrategias de precios, mientras que los procesos estandarizados y el seguimiento a nivel de subtareas garantizan el control de calidad y la excelencia operativa en todas las relaciones con los clientes.

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