Pourquoi Intuitive Websites a transféré toutes ses opérations d'agence d'Asana vers Bonsai

Intuitive Websites est une agence de marketing numérique offrant une gamme complète de services, basée à Castle Rock, dans le Colorado, spécialisée dans la conception de sites Web WordPress, le référencement naturel (SEO), la gestion du paiement au clic (PPC), le marketing sur les réseaux sociaux et la création de contenu.

Le défi : des systèmes fragmentés et des angles morts

Visibilité limitée sur la gestion de projet

Intuitive Websites utilisait Asana pour la gestion de projets, mais la plateforme ne répondait pas à ses besoins en matière de veille économique.

« Asana ne nous a pas fourni d'informations commerciales concernant le suivi du temps et l'efficacité de la charge de travail. »
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— Kerianne Leffew, directrice des opérations

Malgré la mise à niveau vers le niveau premium d'Asana, spécialement conçu pour offrir une visibilité sur la charge de travail au niveau du portefeuille, la fonctionnalité n'a pas fonctionné comme prévu, car les sous-tâches n'étaient pas regroupées pour afficher l'utilisation de l'équipe. Chaque lundi matin, il fallait calculer manuellement la charge de travail des membres de l'équipe en mettant en évidence les tâches et en vérifiant les totaux.

Difficultés liées au suivi du temps et à la création de rapports

La configuration précédente de l'agence pour le suivi du temps impliquait plusieurs systèmes déconnectés : elle utilisait initialement Harvest pour le suivi du temps et Asana pour la gestion de projets. 

Mais cela signifiait que les membres de l'équipe devaient quitter Asana pour ajouter manuellement les entrées de temps dans Harvest pour chaque tâche. Ils ont cessé d'utiliser Harvest, mais ont également perdu des informations commerciales cruciales.

Manque d'informations sur la rentabilité

L'agence était confrontée à des questions commerciales fondamentales, telles que la connaissance de la rentabilité des clients au niveau des projets. Elle était incapable de suivre le temps estimé par rapport au temps réel par tâche, et il n'y avait aucun moyen de savoir si elle dépassait ou non son budget.

« Nous n'avons aucune visibilité sur la rentabilité par client ni sur les heures enregistrées par rapport aux estimations. »
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— Kerianne Leffew, directrice des opérations

Pourquoi Bonsai s'est démarqué

La recherche d'une meilleure solution

Intuitive Websites avait mené des recherches approfondies sur les solutions de gestion de projet, notamment Accelo et d'autres plateformes destinées aux agences.

Cependant, aucun ne fournissait la combinaison adéquate de capacités de gestion de projet et de fonctionnalités de veille économique dont ils avaient besoin. Le tournant décisif s'est produit lorsque Kerianne a assisté à un webinaire sur le bonsaï :

« J'ai découvert le bonsaï lors d'un webinaire. Je sais reconnaître une bonne chose quand je la vois. »
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— Kerianne Leffew, directrice des opérations

Facteurs décisionnels clés

Plusieurs facteurs ont permis à Bonsai de se démarquer pour Intuitive Websites :

1. Conception spécifique aux agences: Conçu spécialement pour les agences plutôt que comme un outil de gestion de projet horizontal.
2. Suivi intégré du temps: suivi natif du temps avec de solides capacités de reporting
3. Suivi du temps consacré aux sous-tâches: la possibilité de suivre le temps consacré à chaque sous-tâche, ce qui était essentiel pour leurs processus de travail détaillés.
4. Business intelligence: rapports complets sur l'utilisation des équipes, la rentabilité des projets et les informations sur les clients
5. Assistance clientèle: accès à une assistance humaine plutôt qu'à des systèmes basés uniquement sur des tickets

Résultats : visibilité et contrôle rétablis

Visibilité et contrôle améliorés des projets

Grâce à Bonsai, Intuitive Websites dispose désormais d'une visibilité complète sur ses opérations :

• Informations en temps réel sur les projets: chaque projet affiche en un coup d'œil l'état du budget, la répartition des coûts et la rentabilité.
• Rapports complets: le tableau de bord de rentabilité du projet permet de filtrer par client, membre de l'équipe, type de facturation et période.
• Suivi au niveau des tâches: des rapports détaillés sur le temps estimé et le temps réel permettent d'identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité et les besoins en formation.

Gestion rationalisée des ressources

Les capacités de gestion des ressources dans Bonsai ont transformé leur processus de planification hebdomadaire :

• Gestion visuelle de la charge de travail: la capacité de l'équipe est affichée dans un calendrier intuitif qui présente les tâches attribuées tout au long de la semaine.
• Rééquilibrage facile: les tâches peuvent être glissées-déposées pour équilibrer les charges de travail sans calculs manuels.
• Suivi de l'utilisation: visibilité claire sur les heures facturables enregistrées par chaque membre de l'équipe

Meilleure visibilité sur la productivité de l'équipe

Bonsai fournit les informations commerciales qui faisaient défaut dans leur configuration précédente :

• Analyse des performances: les rapports sur la rentabilité des équipes indiquent le temps facturable, la capacité bénéficiaire et les marges par membre de l'équipe.
• Rapports de suivi du temps: des feuilles de temps détaillées et des rapports d'activité offrent une visibilité complète sur la manière dont le temps est utilisé.
• Identification de l'efficacité: les rapports sur les temps estimés et réels permettent d'identifier les possibilités de formation et les ajustements de prix.

Gestion financière intégrée

Au-delà de la gestion de projet, Bonsai consolide l'ensemble du cycle de vie de ses clients :

• Gestion unifiée des clients: toutes les informations sur les clients, les projets et les données financières dans un seul système
• Workflows automatisés: processus rationalisés, de la création du projet à la facturation
• Intégration QuickBooks: synchronisation transparente des données financières

Mise à l'échelle avec Bonsai

Alors qu'Intuitive Websites poursuit sa croissance, Bonsai lui fournit la base opérationnelle dont elle a besoin grâce à des modèles de tâches illimités prenant en charge ses plus de 170 offres de services et à une gestion de projet basée sur des sprints qui fournit des indicateurs de rentabilité clairs.

Les rapports complets fournis par la plateforme permettent de prendre des décisions fondées sur des données concernant la rentabilité des clients, l'optimisation des ressources et les stratégies de tarification, tandis que les processus standardisés et le suivi au niveau des sous-tâches garantissent le contrôle de la qualité et l'excellence opérationnelle dans toutes les relations avec les clients.

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