Wie Haydon Power mit Bonsai seine Produktivität um das Zehnfache gesteigert hat

Die Herausforderung: Ertrinken in unzusammenhängenden Tools

Haydon Power, eine wachsende Shopify-Agentur, die sich auf E-Commerce-Entwicklung, Design und Wachstumsdienstleistungen spezialisiert hat, hatte mit einem fragmentierten Tech-Stack zu kämpfen, der ihre Fähigkeit zur effizienten Skalierung beeinträchtigte. Wie viele Agenturen jonglierte das Team mit mehreren voneinander getrennten Plattformen:

• Asana für das Projektmanagement

• Float für Ressourcenplanung und Zeiterfassung

• PandaDoc für Verträge und Angebote

• Google Sheets für die manuelle Zeiterfassung und Budgetberechnungen

Wir haben für alles unterschiedliche Programme verwendet. Man muss immer an verschiedene Orte fahren, und dann summieren sich natürlich die einzelnen Gebühren für jeden dieser Orte, ohne dass man sich dessen wirklich bewusst ist.

— Elliott Haydon, Mitbegründer von Haydon Power

Auf betriebliche Ineffizienzen stoßen

Ineffizienzen bei der manuellen Zeiterfassung: Das Team glich die Zeiterfassung am Ende jeder Woche manuell ab und übertrug Daten aus verschiedenen Quellen in Google Sheets, bevor es Rechnungen erstellte.

Herausforderungen bei der Einarbeitung: Die Schulung neuer Mitarbeiter auf mehreren Plattformen erwies sich als kostspielig.

Wenn man ein neues Teammitglied einstellt, ist es ein ziemliches Debakel, es in alle Systeme einzuführen.

— Elliott Haydon, Mitbegründer von Haydon Power

Begrenzte Projekttransparenz: Ohne zentralisierte Berichterstattung erforderte die Ermittlung von Rentabilitätsdaten manuelle Berechnungen über verschiedene Systeme hinweg.

Fragmentierte Kommunikation: Informationen waren über verschiedene Tools verteilt und schwer zu finden.

Es gibt definitiv ein Element von: „Oh, wo ist das Zeiterfassungsblatt?“ Wo ist das? Wie mache ich das? Wo haben wir diese Notizen zu den Kundenbeziehungen hingelegt?

— Elliott Haydon, Mitbegründer von Haydon Power

Die Lösung: alles in Bonsai konsolidieren

Was ihre Aufmerksamkeit sofort auf sich zog, war das Versprechen von Bonsai, ihren gesamten Workflow auf einer einzigen Plattform zu konsolidieren.

Als ich das sah, schien es Zeitverfolgung, Kundenportale, Verträge – alles abgedeckt zu haben. Für uns fühlte es sich so an, als würde es viele Probleme lösen, wenn wir nur an einen einzigen Ort gehen würden.

— Dan Power, Mitbegründer von Haydon Power

Die Agentur war insbesondere von mehreren Schlüsselfaktoren überzeugt:

1. All-in-One-Plattform

Anstatt mehrere Abonnements und Lernkurven zu verwalten, bietet Bonsai Projektmanagement, Zeiterfassung, Kundenportale, Verträge und Rechnungsstellung in einem integrierten System.

2. Echtzeit-Einblicke in das Budget

Die Möglichkeit, die Rentabilität von Projekten und die Budgetverfolgung in Echtzeit auf derselben Plattform zu sehen, auf der auch die Arbeit verwaltet wird, war ein entscheidender Faktor.

3. Vereinfachte Einarbeitung

Dank benutzerdefinierter Berechtigungsstufen und einer einzigen Plattform zum Erlernen der Funktionen ist es nun wesentlich einfacher, neue Teammitglieder einzuarbeiten.

4. Professionelle Kundenerfahrung

Das integrierte Kundenportal bietet Kunden eine professionelle, zentralisierte Möglichkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen, mit dem Team zu kommunizieren und die Abrechnung zu verwalten.

Das Ergebnis: 10-fache Produktivitätssteigerung

Seit der Einführung von Bonsai hat Haydon Power in allen Bereichen seines Betriebs dramatische Verbesserungen erzielt:

Verbessertes Aufgabenmanagement

Das Projektmanagementsystem von Bonsai behebt die bisherigen Einschränkungen von Asana. Das Team kann nun einzelne Teilaufgaben in verschiedenen Phasen verfolgen und behält dabei stets einen klaren Überblick über die übergeordneten Aufgaben. „Uns gefällt, dass man die Teilaufgaben einzeln bearbeiten und verschieben kann, denn manchmal ist es Teil des Problems, zu wissen, in welcher Phase sich jede dieser Teilaufgaben befindet“, bemerkt Haydon Power.

Integrierte Zeiterfassung

Teammitglieder erfassen ihre Arbeitszeit nun direkt innerhalb der Aufgaben, wodurch der wöchentliche manuelle Abgleich entfällt. Die Zeiterfassung erfolgt in Echtzeit, sowohl mit Timer-Funktion als auch mit manuellen Eingabemöglichkeiten, sodass keine abrechnungsfähigen Stunden verloren gehen.

Sofortige Einblicke in das Budget

Projektmanager und Führungskräfte haben nun sofortigen Zugriff auf die Rentabilität von Projekten, die Budgetauslastung und die Margenanalyse. Die Registerkarte „Einblicke“ bietet eine übersichtliche Aufschlüsselung des Abrechnungsstatus, der Kostenaufschlüsselung und der Rentabilitätskennzahlen innerhalb derselben Plattform, auf der Projekte verwaltet werden.

Automatisiertes Ressourcenmanagement

Das Team verwaltet die Personalplanung, Urlaubsanträge und Ressourcenzuweisung innerhalb derselben Plattform. Das System berücksichtigt bei der Berechnung der Teamkapazität automatisch Feiertage und Urlaubstage.

Automatisierte Rechnungsstellung

Das Team erstellt Rechnungen direkt aus den erfassten Zeiten und kann Einträge als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig kennzeichnen. Für Stammkunden, die ihre zugewiesenen Stunden überschreiten, können Rechnungen sofort aus nicht abgerechneten Zeiteinträgen erstellt werden.

Zentralisiertes Kundenportal

Kunden haben nun eine zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Aktivitäten. Sie können den Projektfortschritt einsehen, mit dem Team kommunizieren, auf Dokumente zugreifen und bei Bedarf sogar Aufgaben zugewiesen bekommen. Das Portal ist über einen einfachen Link zugänglich, ohne dass separate Anmeldedaten erforderlich sind.

Flexible Client-Berechtigungen

Das Team kontrolliert genau, was Kunden in ihrem Portal sehen und tun können. Je nach Projektanforderungen und Kundenwünschen können sie alle Aufgaben, nur zugewiesene Aufgaben oder gar keine Aufgaben anzeigen.

Vereinfachtes Onboarding

Neue Teammitglieder lernen nun eine einzige Plattform statt mehrerer Tools kennen. Benutzerdefinierte Berechtigungsprofile stellen sicher, dass jedes Teammitglied nur die für seine Rolle relevanten Funktionen sieht – Entwickler müssen keine Rechnungsinformationen sehen, während Projektmanager vollen Zugriff haben.

Nahtlose Integration in die Buchhaltung

Dank der bidirektionalen QuickBooks-Integration werden Rechnungen und Finanzdaten automatisch synchronisiert, sodass die manuelle Dateneingabe für das Buchhaltungsteam entfällt.

Das Fazit

Wir haben drei Tools gelöscht – und sind jetzt zehnmal produktiver. Bonsai hat nicht nur unsere Tools ersetzt, sondern auch Klarheit und Kontrolle in unsere Arbeitsweise gebracht.

— Dan Power, Mitbegründer von Haydon Power

Die Konsolidierung hat messbare Vorteile gebracht:

• Mehr Zeit für Kunden dank reduziertem Verwaltungsaufwand

• Höhere Arbeitsqualität durch bessere Projekttransparenz und -verwaltung

• Verbesserte Budgetkontrolle durch Echtzeit-Einblicke in die Rentabilität

• Reibungsloseres Kundenerlebnis durch das integrierte Portal

• Schnelleres Onboarding von Teams dank einer einzigen Plattform zum Lernen

Für Haydon Power löste Bonsai das grundlegende Problem der Tool-Flut und stellte gleichzeitig die anspruchsvollen Funktionen für Projektmanagement, Finanzüberwachung und Kundenkommunikation bereit, die für eine effektive Skalierung ihrer Shopify-Agentur erforderlich waren.

Bonsai ist großartig, wir sind sehr zufrieden mit der Plattform und der Umstieg hat definitiv zu einer Steigerung der Produktivität, Organisation und Budgetüberwachung geführt – also zu all den Dingen, die man sich wünscht! Das bedeutet mehr Zeit für Kunden und qualitativ hochwertige Arbeit.

— Dan Power, Mitbegründer von Haydon Power

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