Comment Haydon Power a multiplié sa productivité par 10 grâce à Bonsai

Le défi : se noyer dans des outils déconnectés

Haydon Power, une agence Shopify en pleine croissance spécialisée dans le développement, la conception et les services de croissance du commerce électronique, était confrontée à une pile technologique fragmentée qui l'empêchait de se développer efficacement. Comme beaucoup d'agences, l'équipe jonglait entre plusieurs plateformes déconnectées :

• Asana pour la gestion de projet

• Float pour la planification des ressources et le suivi du temps

• PandaDoc pour les contrats et les propositions

• Google Sheets pour le suivi manuel du temps et les calculs budgétaires

Nous utilisions différents programmes pour tout. Vous devez toujours vous rendre à différents endroits, et bien sûr, les frais individuels pour chacun d'entre eux s'accumulent sans que vous vous en rendiez vraiment compte.

— Elliott Haydon, cofondateur de Haydon Power

Se heurter à des inefficacités opérationnelles

Inefficacité du suivi manuel du temps: l'équipe effectuait manuellement le rapprochement du suivi du temps à la fin de chaque semaine, transférant les données provenant de diverses sources dans Google Sheets avant de créer les factures.

Défis liés à l'intégration : la formation des nouveaux employés sur plusieurs plateformes s'est avérée coûteuse.

Vous recrutez un nouveau membre dans votre équipe, puis c'est tout un cirque pour l'intégrer dans tous les systèmes.

— Elliott Haydon, cofondateur de Haydon Power

Visibilité limitée du projet: sans reporting centralisé, l'obtention d'informations sur la rentabilité nécessitait des calculs manuels sur différents systèmes.

Communication fragmentée : les informations étaient dispersées entre différents outils et difficiles à trouver.

Il y a certainement un élément de, oh, où est la feuille de suivi du temps ? Où est-ce ? Comment faire ? Où avons-nous mis ces notes entre les relations clients ?

— Elliott Haydon, cofondateur de Haydon Power

La solution : tout regrouper dans Bonsai

Ce qui a immédiatement retenu leur attention, c'est la promesse de Bonsai de regrouper l'ensemble de leur flux de travail sur une seule plateforme.

Quand j'ai vu cela, il m'a semblé que tout était pris en charge : suivi du temps, portails clients, contrats. Pour nous, le fait de nous rendre à un seul et unique endroit semblait résoudre beaucoup de problèmes.

— Dan Power, cofondateur de Haydon Power

L'agence a été particulièrement attirée par plusieurs facteurs clés :

1. Plateforme tout-en-un 

Plutôt que de gérer plusieurs abonnements et courbes d'apprentissage, Bonsai offre des fonctionnalités de gestion de projet, de suivi du temps, de portails clients, de contrats et de facturation dans un système intégré unique.

2. Informations budgétaires en temps réel

La possibilité de visualiser la rentabilité des projets et le suivi budgétaire en temps réel, au sein même de la plateforme où le travail est géré, a changé la donne.

3. Simplification de l'intégration

Grâce à des niveaux d'autorisation personnalisés et à une plateforme unique à apprendre, il est désormais beaucoup plus facile de former les nouveaux membres de l'équipe.

4. Expérience client professionnelle

Le portail client intégré offre aux clients un moyen professionnel et centralisé de suivre l'avancement des projets, de communiquer avec l'équipe et de gérer la facturation.

Résultat : amélioration de la productivité multipliée par 10

Depuis la mise en œuvre de Bonsai, Haydon Power a connu des améliorations spectaculaires dans tous les domaines de ses activités :

Gestion améliorée des tâches

Le système de gestion de projet de Bonsai pallie les limites de leur ancien système Asana. L'équipe peut désormais suivre les sous-tâches individuelles à travers différentes étapes tout en conservant une vue d'ensemble claire des tâches principales. « Nous apprécions le fait de pouvoir traiter les sous-tâches individuellement et de les déplacer, car il est parfois difficile de savoir à quel stade se trouve chacune d'entre elles », note Haydon Power.

Suivi intégré du temps

Les membres de l'équipe suivent désormais le temps directement dans les tâches, ce qui élimine le processus hebdomadaire de rapprochement manuel. Le suivi du temps s'effectue en temps réel, avec une fonctionnalité de minuterie et des options de saisie manuelle, garantissant ainsi qu'aucune heure facturable n'est perdue.

Aperçu instantané du budget

Les chefs de projet et les dirigeants ont désormais un accès immédiat aux informations relatives à la rentabilité des projets, à l'utilisation du budget et à l'analyse des marges. L'onglet « Insights » fournit une ventilation claire du statut de facturation, de la répartition des coûts et des indicateurs de rentabilité au sein de la même plateforme où les projets sont gérés.

Gestion automatisée des ressources

L'équipe gère la planification du personnel, les demandes de congés et l'allocation des ressources au sein de la même plateforme. Le système tient automatiquement compte des jours fériés et des congés lors du calcul de la capacité de l'équipe.

Facturation automatisée

L'équipe crée des factures directement à partir du temps suivi, avec la possibilité de marquer les entrées comme facturables ou non facturables. Pour les clients sous contrat qui dépassent leur nombre d'heures allouées, les factures peuvent être générées instantanément à partir des entrées de temps non facturées.

Portail client centralisé

Les clients disposent désormais d'un guichet unique pour toutes les activités liées aux projets. Ils peuvent consulter l'avancement du projet, communiquer avec l'équipe, accéder aux documents et même se voir attribuer des tâches lorsque cela est approprié. Le portail est accessible via un simple lien sans nécessiter d'identifiants de connexion distincts.

Autorisations client flexibles

L'équipe contrôle précisément ce que les clients peuvent voir et faire sur leur portail. Ils peuvent voir toutes les tâches, seulement les tâches assignées, ou aucune tâche, selon les exigences du projet et les préférences du client.

Intégration simplifiée

Les nouveaux membres de l'équipe apprennent désormais à utiliser une seule plateforme au lieu de plusieurs outils. Les profils d'autorisation personnalisés garantissent que chaque membre de l'équipe ne voit que les fonctionnalités pertinentes pour son rôle : les développeurs n'ont pas besoin de voir les informations de facturation, tandis que les chefs de projet y ont pleinement accès.

Intégration comptable transparente

Grâce à l'intégration bidirectionnelle avec QuickBooks, les factures et les données financières se synchronisent automatiquement, éliminant ainsi la saisie manuelle des données pour leur équipe comptable.

En résumé

Nous avons supprimé 3 outils et avons multiplié notre productivité par 10. Bonsai n'a pas seulement remplacé nos outils, il a apporté clarté et contrôle à notre façon de travailler.

— Dan Power, cofondateur de Haydon Power

La consolidation a apporté des avantages mesurables :

• Plus de temps à consacrer aux clients grâce à la réduction des frais administratifs

• Un travail de meilleure qualité grâce à une meilleure visibilité et une meilleure gestion des projets

• Amélioration du contrôle budgétaire grâce à des informations en temps réel sur la rentabilité

• Expérience client plus fluide grâce au portail intégré

• Intégration plus rapide des équipes grâce à une plateforme unique pour l'apprentissage

Pour Haydon Power, Bonsai a résolu le problème fondamental de la prolifération des outils tout en fournissant les fonctionnalités sophistiquées de gestion de projet, de suivi financier et de communication avec les clients nécessaires pour développer efficacement leur agence Shopify.

Bonsai est formidable, nous sommes vraiment satisfaits de la plateforme et ce changement a clairement amélioré notre productivité, notre organisation et le suivi budgétaire, soit tout ce que l'on peut souhaiter ! Ce qui signifie plus de temps consacré aux clients et à un travail de qualité.

— Dan Power, cofondateur de Haydon Power

Prêt à rationaliser les opérations de votre agence comme Haydon Power ? Découvrez comment Bonsai peut consolider vos outils et booster votre productivité.