Cómo Haydon Power multiplicó por diez su productividad con Bonsai

El reto: ahogarse en herramientas desconectadas

Haydon Power, una agencia de Shopify en crecimiento especializada en desarrollo, diseño y servicios de crecimiento de comercio electrónico, tenía dificultades con una pila tecnológica fragmentada que obstaculizaba su capacidad para escalar de manera eficiente. Al igual que muchas agencias, el equipo estaba haciendo malabarismos con varias plataformas desconectadas entre sí:

•Asana para la gestión de proyectos

• Float para la programación de recursos y el seguimiento del tiempo

• PandaDoc para contratos y propuestas

• Hojas de cálculo de Google para el seguimiento manual del tiempo y los cálculos presupuestarios.

Estábamos utilizando diferentes programas para todo. Siempre tienes que ir a sitios diferentes, y entonces, obviamente, las tarifas individuales de cada uno de ellos se acumulan sin que te des cuenta.

— Elliott Haydon, cofundador de Haydon Power

Encontrarse con ineficiencias operativas

Ineficiencias del seguimiento manual del tiempo: el equipo conciliaba manualmente el seguimiento del tiempo al final de cada semana, transfiriendo datos de diversas fuentes a Google Sheets antes de crear las facturas.

Retos de incorporación: la formación de los nuevos empleados en múltiples plataformas resultó costosa.

Cuando incorporas a un nuevo miembro al equipo, es todo un desastre introducirlo en todos los sistemas.

— Elliott Haydon, cofundador de Haydon Power

Visibilidad limitada del proyecto: sin informes centralizados, obtener información sobre la rentabilidad requería cálculos manuales en diferentes sistemas.

Comunicación fragmentada: la información estaba dispersa entre diferentes herramientas y era difícil de encontrar.

Definitivamente hay un elemento de, oh, ¿dónde está la hoja de seguimiento del tiempo? ¿Dónde está esto? ¿Cómo lo hago? ¿Dónde pusimos esas notas sobre las relaciones con los clientes?

— Elliott Haydon, cofundador de Haydon Power

La solución: consolidar todo en Bonsai.

Lo que inmediatamente llamó su atención fue la promesa de Bonsai de consolidar todo su flujo de trabajo en una única plataforma.

Cuando lo vi, me pareció que tenía control del tiempo, portales de clientes, contratos, todo incluido. Para nosotros, ir a un solo lugar nos parecía que resolvería muchos problemas.

— Dan Power, cofundador de Haydon Power

La agencia se sintió especialmente atraída por varios factores clave:

1. Plataforma todo en uno 

En lugar de gestionar múltiples suscripciones y curvas de aprendizaje, Bonsai ofrece gestión de proyectos, seguimiento del tiempo, portales de clientes, contratos y facturación en un único sistema integrado.

2. Información presupuestaria en tiempo real

La capacidad de ver la rentabilidad del proyecto y el seguimiento del presupuesto en tiempo real, dentro de la misma plataforma en la que se gestiona el trabajo, supuso un cambio revolucionario.

3. Incorporación simplificada

Gracias a los niveles de permiso personalizados y a una única plataforma para aprender, poner al día a los nuevos miembros del equipo se ha vuelto mucho más fácil.

4. Experiencia profesional con los clientes

El portal integrado para clientes ofrece a los clientes una forma profesional y centralizada de realizar un seguimiento del progreso de los proyectos, comunicarse con el equipo y gestionar la facturación.

El resultado: mejora de la productividad 10 veces mayor.

Desde la implementación de Bonsai, Haydon Power ha experimentado mejoras espectaculares en todas las áreas de sus operaciones:

Gestión de tareas mejorada

El sistema de gestión de proyectos de Bonsai soluciona las limitaciones que tenían anteriormente con Asana. El equipo ahora puede realizar un seguimiento de las subtareas individuales a través de diferentes etapas, al tiempo que mantiene una visión general clara de las tareas principales. «Nos gusta que se puedan realizar las subtareas de forma individual y moverlas, porque a veces parte del problema es saber en qué fase se encuentra cada una de ellas», señala Haydon Power.

Integrated time tracking

Los miembros del equipo ahora registran el tiempo directamente en las tareas, lo que elimina el proceso semanal de conciliación manual. El seguimiento del tiempo se realiza en tiempo real, con funciones de temporizador y opciones de introducción manual, lo que garantiza que no se pierda ninguna hora facturable.

Información presupuestaria instantánea

Los gestores de proyectos y los responsables de liderazgo ahora tienen acceso inmediato a la rentabilidad de los proyectos, la utilización del presupuesto y el análisis de márgenes. La pestaña «Insights» ofrece un desglose claro del estado de facturación, el desglose de costes y las métricas de rentabilidad dentro de la misma plataforma en la que se gestionan los proyectos.

Gestión automatizada de recursos

El equipo gestiona la programación del personal, las solicitudes de permisos y la asignación de recursos dentro de la misma plataforma. El sistema tiene en cuenta automáticamente los días festivos y las vacaciones al calcular la capacidad del equipo.

Facturación automatizada

El equipo crea facturas directamente a partir del tiempo registrado, con la posibilidad de marcar las entradas como facturables o no facturables. Para los clientes con contrato de retención que superen las horas asignadas, se pueden generar facturas al instante a partir de las entradas de tiempo no facturadas.

Portal centralizado para clientes

Los clientes ahora disponen de un único destino para todas las actividades relacionadas con los proyectos. Pueden ver el progreso del proyecto, comunicarse con el equipo, acceder a documentos e incluso recibir tareas asignadas cuando sea necesario. Se puede acceder al portal a través de un simple enlace sin necesidad de credenciales de inicio de sesión independientes.

Permisos flexibles para clientes

El equipo controla exactamente lo que los clientes pueden ver y hacer dentro de su portal. Pueden ver todas las tareas, solo las tareas asignadas o ninguna tarea, dependiendo de los requisitos del proyecto y las preferencias del cliente.

Incorporación simplificada

Los nuevos miembros del equipo ahora aprenden a utilizar una única plataforma en lugar de múltiples herramientas. Los perfiles de permisos personalizados garantizan que cada miembro del equipo solo vea las funciones relevantes para su función: los desarrolladores no necesitan ver la información de facturación, mientras que los gestores de proyectos tienen acceso completo.

Integración contable perfecta

Gracias a la integración bidireccional con QuickBooks, las facturas y los datos financieros se sincronizan automáticamente, lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente por parte del equipo de contabilidad.

El resultado final

Eliminamos tres herramientas y multiplicamos por diez nuestra productividad. Bonsai no solo sustituyó nuestras herramientas, sino que aportó claridad y control a nuestra forma de trabajar.

— Dan Power, cofundador de Haydon Power

La consolidación ha aportado beneficios cuantificables:

• Más tiempo con los clientes gracias a la reducción de los gastos administrativos generales.

• Trabajo de mayor calidad con mejor visibilidad y gestión de los proyectos.

• Mejora del control presupuestario gracias a la información en tiempo real sobre la rentabilidad.

• Experiencia del cliente más fluida a través del portal integrado.

• Incorporación más rápida del equipo con una única plataforma para aprender.

Para Haydon Power, Bonsai resolvió el problema fundamental de la proliferación de herramientas, al tiempo que proporcionó las sofisticadas funciones de gestión de proyectos, seguimiento financiero y comunicación con los clientes necesarias para ampliar eficazmente su agencia Shopify.

Bonsai ha sido fantástico, estamos muy contentos con la plataforma y el cambio ha aumentado sin duda la productividad, la organización y el seguimiento del presupuesto, ¡todo lo que uno desea! Lo que significa más tiempo dedicado a los clientes y a un trabajo de calidad.

— Dan Power, cofundador de Haydon Power

¿Listo para optimizar las operaciones de su agencia como Haydon Power? Descubre cómo Bonsai puede consolidar tus herramientas y aumentar tu productividad.