Como Haydon Power aumentou a produtividade em 10 vezes com o Bonsai

O desafio: afogado em ferramentas desconectadas

A Haydon Power, uma agência Shopify em crescimento especializada em desenvolvimento, design e serviços de crescimento de comércio eletrônico, estava enfrentando dificuldades com uma pilha de tecnologia fragmentada que estava prejudicando sua capacidade de expandir com eficiência. Como muitas agências, a equipe estava lidando com várias plataformas desconectadas:

•Asana para gerenciamento de projetos

•Flutuação para programação de recursos e controle de tempo

•PandaDoc para contratos e propostas

•Google Sheets para controle manual de tempo e cálculos orçamentários

Estávamos usando programas diferentes para tudo. Você tem que ir sempre a lugares diferentes e, obviamente, as taxas individuais de cada um deles se acumulam sem que você perceba.

— Elliott Haydon, cofundador da Haydon Power

Encontrando ineficiências operacionais

Ineficiências do controle manual do tempo: a equipe estava reconciliando manualmente o controle do tempo no final de cada semana, transferindo dados de várias fontes para o Google Sheets antes de criar faturas.

Desafios de integração: treinar novos funcionários em várias plataformas revelou-se dispendioso.

Você traz um novo membro para a equipe e, então, é um verdadeiro desastre integrá-lo em todos os sistemas.

— Elliott Haydon, cofundador da Haydon Power

Visibilidade limitada do projeto: sem relatórios centralizados, obter informações sobre a rentabilidade exigia cálculos manuais em diferentes sistemas.

Comunicação fragmentada: as informações estavam espalhadas por várias ferramentas e eram difíceis de encontrar.

Definitivamente, há um elemento de: “Onde está a planilha de controle de tempo?” Onde fica isso? Como faço isso? Onde colocamos essas notas entre as relações com os clientes?

— Elliott Haydon, cofundador da Haydon Power

A solução: consolidar tudo no Bonsai

O que imediatamente chamou a atenção deles foi a promessa da Bonsai de consolidar todo o seu fluxo de trabalho em uma única plataforma.

Quando vi isso, parecia ter controle de tempo, portais de clientes, contratos, tudo resolvido. Para nós, ir a um único lugar parecia que resolveria muitos problemas.

— Dan Power, cofundador da Haydon Power

A agência ficou particularmente atraída por vários fatores-chave:

1. Plataforma multifuncional 

Em vez de gerenciar várias assinaturas e curvas de aprendizado, o Bonsai oferece gerenciamento de projetos, controle de tempo, portais de clientes, contratos e faturamento em um único sistema integrado.

2. Informações orçamentárias em tempo real

A capacidade de visualizar a rentabilidade do projeto e acompanhar o orçamento em tempo real, na mesma plataforma em que o trabalho está sendo gerenciado, foi uma grande mudança.

 Integração simplificada

Com níveis de permissão personalizados e uma única plataforma para aprender, tornar os novos membros da equipe operacionais tornou-se significativamente mais fácil.

4. Experiência profissional com clientes

O portal integrado do cliente oferece aos clientes uma maneira profissional e centralizada de acompanhar o andamento do projeto, comunicar-se com a equipe e gerenciar o faturamento.

O resultado: aumento de 10 vezes na produtividade

Desde a implementação do Bonsai, a Haydon Power experimentou melhorias significativas em todas as áreas de suas operações:

Gerenciamento de tarefas aprimorado

O sistema de gerenciamento de projetos da Bonsai resolve as limitações anteriores do Asana. A equipe agora pode acompanhar subtarefas individuais em diferentes estágios, mantendo uma visão geral clara das tarefas principais. “Gostamos da forma como é possível realizar as subtarefas individualmente e movê-las, porque, às vezes, parte do problema é saber em que fase cada uma dessas subtarefas se encontra”, observa Haydon Power.

Controle de tempo integrado

Os membros da equipe agora controlam o tempo diretamente nas tarefas, eliminando o processo semanal de reconciliação manual. O controle de tempo é feito em tempo real, com funcionalidade de cronômetro e opções de entrada manual, garantindo que nenhuma hora faturável seja perdida.

Informações instantâneas sobre o orçamento

Os gerentes de projeto e a liderança agora têm acesso imediato à rentabilidade do projeto, à utilização do orçamento e à análise de margem. A guia Insights fornece uma análise clara do status de faturamento, detalhamento de custos e métricas de rentabilidade na mesma plataforma em que os projetos são gerenciados.

Gerenciamento automatizado de recursos

A equipe gerencia a programação dos funcionários, os pedidos de folga e a alocação de recursos dentro da mesma plataforma. O sistema considera automaticamente feriados e folgas ao calcular a capacidade da equipe.

Faturamento automatizado

A equipe cria faturas diretamente a partir do tempo rastreado, com a possibilidade de marcar entradas como faturáveis ou não faturáveis. Para clientes com contrato de prestação de serviços que excedam as horas alocadas, as faturas podem ser geradas instantaneamente a partir das entradas de tempo não faturadas.

Portal centralizado do cliente

Os clientes agora têm um único destino para todas as atividades relacionadas ao projeto. Eles podem visualizar o progresso do projeto, comunicar-se com a equipe, acessar documentos e até mesmo receber tarefas quando apropriado. O portal é acessível através de um link simples, sem necessidade de credenciais de login separadas.

Permissões flexíveis para clientes

A equipe controla exatamente o que os clientes podem ver e fazer dentro do seu portal. Eles podem visualizar todas as tarefas, apenas as tarefas atribuídas ou nenhuma tarefa, dependendo dos requisitos do projeto e das preferências do cliente.

Integração simplificada

Os novos membros da equipe agora aprendem a usar uma única plataforma, em vez de várias ferramentas. Os perfis de permissão personalizados garantem que cada membro da equipe veja apenas os recursos relevantes para sua função — os desenvolvedores não precisam ver as informações de faturamento, enquanto os gerentes de projeto têm acesso total.

Integração contábil perfeita

Com a integração bidirecional do QuickBooks, as faturas e os dados financeiros são sincronizados automaticamente, eliminando a entrada manual de dados pela equipe de contabilidade.

Conclusão

Excluímos três ferramentas e ficamos dez vezes mais produtivos. O Bonsai não se limitou a substituir as nossas ferramentas, trouxe clareza e controle à nossa forma de trabalhar.

— Dan Power, cofundador da Haydon Power

A consolidação trouxe benefícios mensuráveis:

•Mais tempo com os clientes devido à redução das despesas administrativas

•Trabalho de maior qualidade com melhor visibilidade e gerenciamento do projeto

• Melhor controle do orçamento por meio de insights de rentabilidade em tempo real

•Experiência do cliente mais tranquila por meio do portal integrado

•Integração mais rápida da equipe com uma única plataforma para aprendizagem

Para Haydon Power, o Bonsai resolveu o desafio fundamental da proliferação de ferramentas, ao mesmo tempo em que forneceu os recursos sofisticados de gerenciamento de projetos, acompanhamento financeiro e comunicação com o cliente necessários para expandir sua agência Shopify de maneira eficaz.

O Bonsai tem sido ótimo, estamos muito satisfeitos com a plataforma e a mudança definitivamente aumentou a produtividade, a organização e o controle do orçamento — tudo o que você deseja que aconteça! O que significa mais tempo dedicado aos clientes e a um trabalho de qualidade.

— Dan Power, cofundador da Haydon Power

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