Wie Composed Comp sein Wachstum mit Bonsai skaliert

Composed Comp ist ein schnell wachsendes Beratungsunternehmen mit Sitz in Chicago, das sich auf produktorientiertes Wachstum und Beratung zum Kundenerfolg spezialisiert hat. In nur 18 Monaten wuchs das Team von einer Handvoll Beratern auf 14 abrechnungsfähige Experten an, die Softwareunternehmen in ganz Nordamerika betreuen.

Vor Bonsai: Wachstum übertrifft Prozess

Bis Anfang 2024 verwaltete jeder Berater Projekte „auf seine eigene Weise” mit unterschiedlichen Tools:

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„Wir verbrachten Stunden damit, die Arbeitsstunden von Harvest mit den HubSpot-Deals und den von irgendjemandem erstellten Tabellen abzugleichen. Es hat funktioniert – aber es war definitiv nicht skalierbar.
— Alexis B., Leiterin des operativen Geschäfts

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Das bedeutete, dass es keine einzige Quelle der Wahrheit gab und die Führungskräfte keinen Echtzeit-Überblick über die geleisteten und verbleibenden Stunden hatten. Hinzu kam, dass neue Teammitglieder in drei Tools und einen Patchwork-Prozess eingearbeitet werden mussten.

Das Auswahlverfahren

Bei der Bewertung von Agenturplattformen forderte Composed Comp eine tagbasierte Projektorganisation, stundenbasierte Budgetwarnungen, detaillierte Berechtigungen, ein Kundenportal und eine nahtlose Migration von Harvest/HubSpot. Bonsai war die einzige Lösung, die alle Anforderungen erfüllte. Wie Betriebsleiter Alexis feststellte,

„Die meisten PM-Tools denken in Terminen oder Umsätzen. Wir denken in Stunden. Bonsai war die erste Plattform, die von Anfang an unsere Sprache sprach.

Onboarding: Vier Wochen bis zur Inbetriebnahme

Bonsai hat einen engagierten Customer Success Manager (CSM) und Datenspezialisten zugewiesen. Gemeinsam sorgten sie dafür, dass Composed Comp termingerecht und mit minimalen Serviceunterbrechungen live ging. 

Alexis schätzte den vornehmen Umgang:

„Das Team von Bonsai hat unsere CSV-Dateien buchstäblich bereinigt, Schulungen über drei Zeitzonen hinweg geplant und uns Loom-Videos geschickt, wann immer wir nicht weiterkamen. Das Änderungsmanagement war ein Kinderspiel.

Leben mit Bonsai: Ein Arbeitsplatz, absolute Klarheit

1. Standardisiertes Projektmanagement

Jedes Projekt beginnt nun mit einer gemeinsamen Vorlage, in der Phasen, Aufgaben und Stundenbudgets vorab festgelegt sind. Berater erfassen ihre Zeit direkt für einzelne Aufgaben; Projektfortschritt und verbleibende Stunden werden für Manager sofort aktualisiert.

2. Echtzeit-Budget & Nutzungswarnungen

Bonsai benachrichtigt Projektverantwortliche (in der App und per E-Mail), wenn 80 % der vereinbarten Stunden erreicht sind. Keine Überraschungen mehr am Monatsende und keine hektischen Umfangserweiterungen.

3. Kapazitätsplanung ohne Tabellenkalkulationen

Wiederkehrende monatliche Zuweisungen werden durch die Einrichtung von wiederkehrenden Aufgaben verwaltet. Die Arbeitsauslastung-Ansicht fasst diese zusammen, sodass Aaron, der Consulting Manager, die Auslastung jedes Beraters pro Woche oder Monat sehen und mit Drag-and-Drop-Funktionen schnell neu ausbalancieren kann.

4. Integrierte Abrechnung & Umsatzprognose

Rechnungen werden auf Basis der erfassten Arbeitszeit erstellt; Zahlungen erfolgen über Stripe-gestützte Karten oder ACH-Rails. Das Führungsteam filtert die Umsatzprognose nach Kontoinhaber, um die Pipeline-Abdeckung Monate im Voraus zu verstehen.

Skalierung mit Bonsai

Das Produktteam von Bonsai testet bereits die von Composed Comp angeforderten Funktionen in der Beta-Phase. Für Alexis fühlt sich die Partnerschaft eher wie eine gemeinsame Entwicklung an als wie eine Beziehung zwischen Anbieter und Kunde:

Ein großes Lob an die Implementierungs- und Produktteams von Bonsai, die für frischen Wind sorgen. Sie waren proaktiv, reaktionsschnell und haben sich wirklich für unseren Erfolg eingesetzt.

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