Cómo Composed Comp escala su crecimiento con Bonsai

Composed Comp es una consultora con sede en Chicago en rápido crecimiento, especializada en el crecimiento impulsado por los productos y el asesoramiento para el éxito de los clientes. En solo 18 meses, el equipo pasó de contar con un puñado de consultores a 14 expertos facturables que prestaban servicios a empresas de software de toda Norteamérica.

Antes del bonsái: el crecimiento supera al proceso

Hasta principios de 2024, cada consultor gestionaba los proyectos «a su manera» con herramientas dispares:

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«Pasábamos horas conciliando las horas de Harvest con los acuerdos de HubSpot y cualquier hoja de cálculo que alguien hubiera creado. Funcionó, pero definitivamente no era escalable.
— Alexis B., director de operaciones

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Esto significaba que no había una única fuente de información veraz y que los responsables carecían de visibilidad en tiempo real sobre las horas consumidas frente a las horas restantes. Además, incorporar a nuevos miembros al equipo significaba enseñarles tres herramientas y un proceso fragmentado.

El proceso de selección

Al evaluar las plataformas de la agencia, Composed Comp requería una organización de proyectos basada en etiquetas, alertas presupuestarias por horas, permisos granulares, un portal para clientes y una migración fluida de Harvest/HubSpot. El bonsái era la única solución para satisfacer todas las necesidades. Como señaló Alexis, director de operaciones,

«La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos piensan en fechas o ingresos. Pensamos en horas. Bonsai fue la primera plataforma que habló nuestro idioma desde el primer momento.

Incorporación: cuatro semanas para «entrar en funcionamiento»

Bonsai asignó un gestor de éxito del cliente (CSM) y un especialista en datos dedicados. Juntos se aseguraron de que Composed Comp entrara en funcionamiento en la fecha límite, con interrupciones mínimas del servicio. 

Alexis apreció el trato exquisito:

El equipo de Bonsai limpió literalmente nuestros CSV, programó la formación en tres zonas horarias y nos envió vídeos de Loom cada vez que nos atascábamos. La gestión del cambio fue muy fácil.

La vida con Bonsai: un espacio de trabajo, claridad total

1. Gestión de proyectos estandarizada

Ahora, cada proyecto comienza con una plantilla compartida que incluye fases, tareas y presupuestos por hora. Los consultores registran el tiempo directamente en las tareas; el progreso del proyecto y las horas restantes se actualizan al instante para los gerentes.

2. Presupuesto en tiempo real & Alertas de utilización

Bonsai avisa a los propietarios de proyectos (en la aplicación y por correo electrónico) cuando se alcanza el 80 % de las horas contratadas. Se acabaron las sorpresas a final de mes y las frenéticas ampliaciones del alcance.

3. Planificación de la capacidad sin hojas de cálculo

Las asignaciones mensuales recurrentes se gestionan mediante la configuración de tareas repetidas; la vista de carga de trabajo las agrupa para que Aaron, el director de consultoría, pueda ver la carga de cada consultor por semana o por mes y reequilibrarla con solo arrastrar y soltar.

4. Facturación integrada & Previsión de ingresos

Las facturas se generan a partir del tiempo registrado; los pagos se realizan mediante tarjetas Stripe o ACH. El equipo directivo filtra la previsión de ingresos por propietario de la cuenta para comprender la cobertura del canal de ventas con meses de antelación.

Escalado con Bonsai

El equipo de producto de Bonsai ya está realizando pruebas beta de las funciones solicitadas por Composed Comp. Para Alexis, la asociación se parece más a un desarrollo conjunto que a una relación entre proveedor y cliente:

«Un gran agradecimiento a los equipos de implementación y de producto de Bonsai, que son como un soplo de aire fresco. Han sido proactivos, receptivos y se han comprometido sinceramente con nuestro éxito.

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