Wie 21 Degrees Digital mit Bonsai das Leben in der Agentur vereinfacht hat

Wir wollten einfach einen Ort, an dem Projekte, Zeit, Verträge und Rechnungen zusammenpassen. Bonsai macht das.

— Aliko Mwambingu, Kundenbetreuer

Eine wachsende Agentur, ein wachsender Stack

21 Degrees Digital mit Sitz in Leeds beschäftigt 15 Mitarbeiter, die sich mit bezahlten Medien, SEO und Webprojekten befassen.

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Mit zunehmender Kundenarbeit stieg auch die Anzahl der verwendeten Tools:

• ClickUp für Aufgaben und Zeit

• SharePoint für Dateien

• HubSpot für die Verkaufsverfolgung

• Bessere Angebote + SignNow für Präsentationen und Unterschriften

• Viele Anfragen für Kundenanfragen

• Xero für die Rechnungsstellung (manuell aktualisiert)

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Das Wechseln zwischen sechs verschiedenen Apps verlangsamte die Arbeit des Teams und verschleierte die tatsächlichen Kosten für jeden ihrer Kunden.

Unser ClickUp-Arbeitsbereich war so unübersichtlich, dass es einfacher schien, neu anzufangen, als ihn aufzuräumen.

— Rachel Scahill, Leiterin des operativen Geschäfts

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Auf der Suche nach einem Zuhause

Das Team testete HoneyBook, HubPlanner und Many Requests, aber keines dieser Programme verband Projekte und Finanzen so, wie es erforderlich war. Der All-in-One-Ansatz von Bonsai – Projekte, Angebote, Zeit und Abrechnung unter einem Dach – stach besonders hervor.

Die meisten Tools verlangen von Ihnen, Ihren Prozess anzupassen. Bonsai passt bereits zur Arbeitsweise von Agenturen.

— Rachel Scahill, Leiterin des operativen Geschäfts

In drei Schritten umziehen

1. Datenimport – Live-Retainer, vergangene Zeitprotokolle und HubSpot-Kontakte wurden in Bonsai importiert.

2. Einrichten von Vorlagen – Es wurden Vorlagen für PPC, SEO und Webaufgaben erstellt, sodass Projekte innerhalb weniger Minuten gestartet werden können.

3. Teamtraining – eine kurze Fernschulung hat allen geholfen, sich mit dem neuen System vertraut zu machen.

Drei Wochen später wurde ClickUp gekündigt; nur Bonsai und Xero blieben übrig.

Der Alltag mit Bonsai

• Projektaufgaben, erfasste Arbeitsstunden und Rechnungen basieren nun auf denselben Daten, sodass Kosten und Margen klar ersichtlich sind.

• Ein Angebot kann in einem einzigen Arbeitsablauf zu einem unterzeichneten Vertrag und einer ersten Rechnung werden, wodurch Verwaltungszeit eingespart wird.

• Der Ressourcenplaner zeigt, wer Kapazitäten hat und wer in dieser Woche frei hat, wodurch Terminkonflikte reduziert werden.

Funktionen, die das Team am häufigsten nutzt

• Ressource & Kapazitätsplaner

• Dienstleistungskatalog für einheitliche Preise

• Automatisierung vom Angebot bis zur Rechnung

• Live-Dashboards zur Rentabilität

Jeder nutzt seinen Teil von Bonsai, und die Unternehmensleitung erhält weiterhin einen klaren Überblick über unsere Leistung.

— Aliko Mwambingu, Kundenbetreuer

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